Cấu trúc phân chia công việc [WBS] là một công cụ được sử dụng để xác định một dự án trong các phần tử công việc rời rạc ở định dạng Phân cấp. Nó hiển thị và xác định sản phẩm hoặc các sản phẩm sẽ được phát triển và/hoặc sản xuất. Nó liên kết các yếu tố của công việc phải hoàn thành với nhau và với sản phẩm cuối cùng. Nói cách khác, WBS là một phương pháp có tổ chức để chia sản phẩm thành các sản phẩm con ở mức độ chi tiết thấp hơn. Nó được sử dụng để lập kế hoạch, ước tính chi phí, thực hiện và kiểm soát
quảng cáo
Sự định nghĩa. Cấu trúc phân chia công việc là sự phân tách theo thứ bậc các nhiệm vụ công việc cần được thực hiện bởi các thành viên nhóm dự án để hoàn thành các mục tiêu và mục tiêu của dự án và tạo ra sản phẩm được yêu cầu.
Mục đích của Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS]
Mục đích của WBS là chia nhỏ các dự án thành các phần có thể quản lý được, cho phép lập kế hoạch, ước tính chi phí, thực hiện và kiểm soát tốt hơn
Ví dụ về Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS]
Ví dụ về WBS từ Sổ tay Kỹ thuật Hệ thống SMCTại sao phải phát triển Cấu trúc phân chia công việc [WBS]
WBS là phương tiện tổ chức các hoạt động phát triển hệ thống dựa trên sự phân rã hệ thống và sản phẩm. Nó là một cây phả hệ hướng sản phẩm bao gồm phần cứng, phần mềm, dịch vụ, dữ liệu và cơ sở vật chất, là kết quả của những nỗ lực kỹ thuật hệ thống trong quá trình phát triển và sản xuất hệ thống và các thành phần của nó, đồng thời xác định hoàn toàn chương trình. WBS được chuẩn bị từ cả kiến trúc vật lý và hệ thống và xác định tất cả các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho hệ thống. Cấu trúc từ trên xuống này cung cấp tính liên tục của dòng chảy xuống cho tất cả các tác vụ. Phải cung cấp đủ cấp độ để xác định đúng các gói công việc nhằm mục đích kiểm soát chi phí và tiến độ. [1]
quảng cáo
Lợi ích của Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS] là
- Tổ chức các sản phẩm và nhiệm vụ của dự án
- Xác định lịch trình chương trình [Lịch trình tổng thể tích hợp]
- Tăng cường giao tiếp
- Chi tiết nhiệm vụ và phụ thuộc
- Xác định tất cả các sản phẩm và dịch vụ mà một hệ thống cần
- Giúp xác định ước tính chi phí
- Xác định các giai đoạn dự án
Hai loại cấu trúc phân chia công việc [WBS]
Người quản lý chương trình [PM] thường chịu trách nhiệm phát triển WBS tổng thể của chương trình và bắt đầu phát triển WBS hợp đồng cho từng hợp đồng theo thông lệ chung của DoD được thiết lập trong Mil-HDBK 881. Hai loại WBS trên một chương trình là
- Chương trình WBS. WBS chương trình được thiết lập để cung cấp khuôn khổ cho lập kế hoạch chương trình và kỹ thuật, ước tính chi phí, phân bổ nguồn lực, đo lường hiệu suất và báo cáo trạng thái. WBS xác định toàn bộ hệ thống phần cứng, phần mềm, dịch vụ, dữ liệu và cơ sở vật chất và liên kết các yếu tố này với nhau và với sản phẩm cuối cùng. Các văn phòng chương trình phát triển một chương trình WBS điều chỉnh hướng dẫn được cung cấp trong MIL-HDBK-881 và MIL-STD-881D. WBS cũng là một phần không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị Mô tả Yêu cầu Phân tích Chi phí [CARD].
- Hợp đồng WBS. là một phần của WBS chương trình và liên quan đến các sản phẩm và nhiệm vụ trong một hợp đồng cụ thể.
Phát triển cấu trúc phân chia công việc ban đầu [WBS]
Với sự hỗ trợ của kỹ thuật hệ thống, Thủ tướng phát triển ba cấp độ đầu tiên của WBS chương trình và hướng dẫn các nhà thầu phát triển WBS cấp thấp hơn. Như với hầu hết các tiêu chuẩn và sổ tay, việc sử dụng MIL-HDBK-881 không thể được chỉ định làm yêu cầu hợp đồng. Mặc dù phát triển WBS là một hoạt động kỹ thuật hệ thống, nhưng nó tác động đến các chuyên gia lập kế hoạch chi phí, lập kế hoạch, lập ngân sách và cán bộ hợp đồng. Cần có một nhóm tích hợp đại diện cho các Bên liên quan này để hỗ trợ phát triển WBS. [1]
quảng cáo
Hướng dẫn Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS] [MIL-STD-881]
WBS cung cấp một khuôn khổ nhất quán và dễ thấy cho các hạng mục và hợp đồng trang thiết bị quốc phòng trong một chương trình. Mil-Standard 881D mang đến sự thống nhất trong định nghĩa và tính nhất quán trong cách tiếp cận để phát triển tất cả các cấp độ WBS. Tạo và áp dụng các cấu trúc phân chia công việc thống nhất giúp cải thiện giao tiếp trong quá trình mua lại. Nó cũng cung cấp định hướng cho ngành trong việc mở rộng cơ cấu phân chia công việc theo hợp đồng. [1]
Chuẩn. MIL-STD-881D “WBS Thực hành Tiêu chuẩn DoD cho các hạng mục Vật tư Quốc phòng”
Các Cấp độ Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS]
Ba Cấp độ Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS] đầu tiên được tổ chức như sau
quảng cáo
- Cấp độ 1. Hệ thống tổng thể
- Cấp độ 2. Các yếu tố chính [Phân đoạn][Các giai đoạn dự án chính]
- Cấp 3. Thành phần cấp dưới [Vật phẩm chính][Nhóm nhiệm vụ]
quảng cáo
Thí dụ. Cấp độ WBS
Cách tạo cấu trúc phân chia công việc [WBS]
Quá trình phát triển một WBS rất đơn giản nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị và hiểu biết rõ ràng về những gì cần phải hoàn thành trong một dự án
quảng cáo
- Bước 1. Thu thập tài liệu chính. Bạn phải hiểu các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Để thực hiện việc này, hãy thu thập điều lệ dự án, phạm vi, mục tiêu và mọi yêu cầu
- Bước 2. Xác định các thành viên nhóm chính của bạn. Một WBS không thể được xây dựng trong chân không. Cần có một nhóm người chuyên biệt để biết cách chia nhỏ các phần của họ thành các phần kín đáo
- Bước 3. Xác định WBS Cấp 1. Cấp độ này là một bản tóm tắt các sản phẩm bàn giao phải được đáp ứng để đáp ứng phạm vi dự án
- Bước 4. Tạo các mức WBS. Đây là bước mà bạn chia nhỏ thành phần WBS thành các sự kiện kín đáo. Đây là bước tốn nhiều thời gian và quan trọng nhất trong quy trình. Bạn cần chia nhỏ công việc cho đến khi mỗi Yếu tố có thể được hoàn thành bởi một cá nhân hoặc tổ chức duy nhất
- Bước 5. Tạo từ điển WBS. Từ điển mô tả từng yếu tố công việc trong WBS
- Bước 6. Tạo Lịch trình tổng thể tích hợp [IMS] và Kế hoạch tổng thể tích hợp [IMP]. Điều này tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh về tất cả các công việc cần phải hoàn thành và khi nào
Cách sử dụng Cấu trúc phân chia công việc [WBS]
Cấu trúc phân chia công việc chủ yếu được sử dụng như một công cụ lập kế hoạch để giúp Người quản lý chương trình và nhân viên dự án lập kế hoạch, xác định và tổ chức một dự án thành các sản phẩm có thể giao được một cách kín đáo. Nó mô tả tất cả các công việc cần hoàn thành để giúp tránh mọi nhầm lẫn. Có ba thành phần chính của WBS giúp xác định chương trình. đó là
- Kiểm soát tài khoản. Tài khoản kiểm soát [CA] là điểm kiểm soát quản lý tại đó ngân sách [kế hoạch nguồn lực] và chi phí thực tế được tích lũy và so sánh với giá trị thu được cho mục đích kiểm soát quản lý. Bất kỳ Yếu tố WBS nào mà dự án có kế hoạch giám sát và báo cáo hiệu suất
- Gói kế hoạch. Đây là các bước đã được tạo nhưng chưa được xác định đầy đủ trong các gói công việc
- Gói công việc. Gói công việc chỉ đơn giản là một nhiệm vụ/hoạt động hoặc nhóm công việc và là điểm mà tại đó công việc được lên kế hoạch, tiến độ được đo lường và giá trị thu được được tính toán. Phân chia tự nhiên của Tài khoản kiểm soát. Thông tin này được mô tả trong Từ điển WBS
Thí dụ. Mức độ có thể phân phối của WBS
Kiểm soát các tài khoản trong Cấu trúc phân chia công việc [WBS]
Tài khoản kiểm soát là các phần tử WBS mà tại đó dự án có kế hoạch giám sát và báo cáo hiệu suất. Tài khoản kiểm soát có thể là bất kỳ Thành phần nào trong WBS. Để hỗ trợ giám sát và báo cáo, các công cụ thông tin quản lý dự án được sử dụng để thu thập, phân tích và báo cáo thông tin tại bất kỳ Phần tử nào trong WBS
Gói công việc trong Cấu trúc phân chia công việc [WBS]
Gói công việc [WP] chỉ đơn giản là một nhiệm vụ/hoạt động hoặc nhóm công việc và là điểm mà tại đó công việc được lên kế hoạch, tiến độ được đo lường và giá trị thu được được tính toán. Nó có thể được dịch sang các thuật ngữ khác nhau trong các công ty và chức năng khác nhau. Nó có thể là công việc thiết kế, gói thiết kế công cụ, bản dựng theo gói, đơn đặt hàng tại cửa hàng, số bộ phận, đơn đặt hàng hoặc bất kỳ nhiệm vụ/hoạt động có thể xác định nào khác ở bất kỳ cấp độ kiểm soát nào là bình thường đối với việc quản lý chương trình trong phạm vi . Chúng thường đại diện cho mức thấp nhất của WBS
Ví dụ về gói công việc
Các gói công việc có nhiều định dạng, nhưng định dạng phổ biến nhất là trong WBS. Dưới đây là WBS và các gói công việc ở cấp độ thấp nhất
Ví dụ về Gói công việc trong Định dạng Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS]Công cụ Ứng dụng Cấu trúc Phân chia Công việc [WBS]
Có rất nhiều công cụ ứng dụng mà bạn có thể sử dụng để phát triển một WBS. Dưới đây là một số loại ví dụ có thể được sử dụng
- Biểu đồ nút. Một đại diện đồ họa của các sản phẩm trong các nút
- Sơ đồ. Ứng dụng WBS phổ biến nhất
- Biểu đồ Gantt. Bạn có thể hiển thị các phụ thuộc nhiệm vụ và hiển thị các mốc quan trọng của dự án
- bảng tính. Một WBS có thể được tạo trong bảng tính chi tiết các cấp độ và giai đoạn khác nhau trong các cột và hàng
- Danh sách. Một danh sách đơn giản các sản phẩm bàn giao. Sử dụng tốt nhất cho một WBS đơn giản
Cấu trúc phân chia công việc của nhà thầu [WBS]
Hợp đồng WBS là WBS được Chính phủ phê duyệt cho các mục đích báo cáo chương trình và bao gồm tất cả các yếu tố của chương trình [ví dụ: phần cứng, phần mềm, dịch vụ, dữ liệu hoặc cơ sở vật chất], thuộc trách nhiệm của nhà thầu. Nó bao gồm việc mở rộng tùy ý của nhà thầu xuống các cấp thấp hơn, theo chỉ đạo của Chính phủ và Tuyên bố Công việc [SOW] của hợp đồng
Từ điển cấu trúc phân chia công việc [WBS]
Từ điển WBS là một tài liệu mô tả từng gói công việc thành phần trong một thành phần dự án của WBS. Các yếu tố này có thể bao gồm các mốc quan trọng, sản phẩm bàn giao, hoạt động, phạm vi, tài nguyên, chi phí và chất lượng. Mục đích chính của từ điển WBS là xác định và truyền đạt công việc chi tiết hơn để giúp những người làm việc trên một phần tử hoặc gói công việc hiểu những gì cần phải làm