Kế toán là bộ phận đóng vai trò không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Để hoạt động kế toán diễn ra trật tự và có được sự phối hợp ăn ý với tất cả các bộ phận khác đòi hỏi quy trình kế toán phù hợp.
Vậy quy trình kế toán có tầm quan trọng với hoạt động của doanh nghiệp như thế nào? Các bước thực hiện quy trình kế toán gồm những gì? Hãy cùng Quang Minh tìm hiểu tầm quan trọng, các bước và nội dung thực hiện quy trình kế toán nhé.
Khái niệm về Quy trình kế toán
Quy trình kế toán được định nghĩa là sự hệ thống hoá các bước tương ứng với việc thực hiện những công việc kế toán liền kề nhau. Quy trình này có mối liên hệ giữa bộ phận kế toán với các phòng ban khác nhau và được thực hiện theo một trật tự nhất định.
Dựa vào quy trình kế toán, các nghiệp vụ phát sinh được diễn ra suôn sẻ dựa trên quyền hạn, trách nhiệm và mức độ quan trọng trong doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận kế toán có thể xử lý nhanh chóng và thuận tiện các phát sinh.
Tầm quan trọng của quy trình kế toán trong hoạt động của doanh nghiệp
Với định nghĩa bên trên, chúng ta thấy rằng quy trình kế toán bao gồm các bước thực hiện công tác kế toán diễn ra theo một trật tự nhất định. Quy trình này có mối tương quan mật thiết với mọi bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp.
Với quy trình kế toán, các công việc liên quan để triển khai các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được quy đổi theo trách nhiệm, quyền hạn và mức độ quan trọng.
Hầu hết các kế toán trưởng, kế toán viên hay kế toán tổng hợp đều phải có kinh nghiệm thực tế qua quá trình làm việc lâu dài mới có thể xử lý được nhanh những tình huống bất ngờ phát sinh. Trong khi đó, quy trình kế toán được hệ thống đã được điều chỉnh cho phù hợp trong quá trình hoạt động nên đảm bảo tính thực tế. Nhờ đó, các nhân viên của bộ phận kế toán thực hiện quy trình kế toán có thể xử lý nhanh các phát sinh liên quan đến quá trình làm việc.
Các bước trong quy trình kế toán doanh nghiệp
Thông thường quy trình kế toán trong doanh nghiệp sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp
- Bộ phận kế toán sẽ thực hiện tổng hợp tất cả các công việc, các quan hệ mua bán kinh tế và các phát sinh tài chính của doanh nghiệp mỗi ngày.
- Các bộ phận, phòng ban cần phải lập chứng từ gốc khi có phát sinh tài chính theo quy định.
- Một số nghiệp vụ phát sinh cần tiến hành lập chứng từ gốc như: tiền chi ứng mua trang thiết bị, văn phòng phẩm trong 3 tháng, tiền bảo hiểm cho nhân viên,…
Bước 2: Lập chứng từ gốc dựa trên các nghiệp vụ đã tổng hợp được
Chứng từ gốc không chỉ được xem là căn cứ pháp lý, mà còn là minh chứng cho các giao dịch được kế toán ghi nhận vào sổ kế toán. Các chứng từ này được lập ra khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc
Sau khi lập, các chứng từ gốc sẽ được bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra tính hợp lệ và chính xác. Sau đó, bộ phận kế toán mới đưa chứng từ gốc để kế toán trưởng xét duyệt. Giai đoạn này nhằm phát hiện và hạn chế sai sót trong các bước tiếp theo.
Bước 4: Tiến hành ghi sổ sách kế toán
Tiếp theo, bộ phận kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán gốc hoàn chỉnh. Đó sẽ là căn cứ để kế toán thực hiện công tác nhập liệu lên hệ thống. Đồng thời, ghi chép vào sổ kế toán và lưu trữ lâu dài.
Bước 5: Sắp xếp chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán sẽ được kế toán sẽ sắp xếp theo thứ tự thời gian chuẩn. Việc sắp xếp chứng từ cũng có thể thực hiện theo phòng ban. Bước này được thực hiện một cách khoa học và hệ thống sẽ giúp kế toán tránh sai sót và việc tìm kiếm chứng từ diễn ra nhanh chóng hơn.
Bước 6: Tiến hành bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển
Bước tiếp theo, nhân viên kế toán cần tiến hành bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển khi khóa sổ kế toán. Đây là một trong những nghiệp vụ kế toán nhằm thực hiện việc tổng hợp dữ liệu trong tháng dựa trên các bút toán tổng kết mỗi ngày. Từ đó, kế toán có thể xác định số dư nguồn vốn, lãi lỗ và tài sản chính xác của doanh nghiệp trong kỳ.
Bước 7: Khóa sổ kế toán và xác định số dư
Ở bước này, kế toán viên sẽ tổng hợp tất cả những chứng từ gốc đã được kiểm tra và hoàn thiện bút toán để lên sổ cái kế toán và khóa lại. Sau đó, sổ cái kế toán được lưu trữ và không thể tiến hành chỉnh sửa. Đây chính là tài liệu quan trọng để kế toán viên lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh
Giai đoạn quan trọng tiếp theo trong quy trình kế toán của các doanh nghiệp là lập bảng cân đối số phát sinh. Bảng cân đối số phát sinh được lập và tổng hợp căn cứ trên số liệu từ sổ cái và sổ chi tiết. Nhờ đó, báo cáo tài chính được thực hiện sẽ dễ dàng, thuận tiện và chuẩn xác hơn.
Bước 9: Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế
Cuối cùng, nhân viên kế toán phải lập báo cáo tài chính, thực hiện quyết toán thuế với những nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn phức tạp. Khi lập báo cáo tài chính cần dựa vào 4 tài liệu chính là: Kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Quy trình kế toán phần hành trong doanh nghiệp
Kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện quy trình kế toán để phục vụ công việc hàng ngày. Trong khi đó, mỗi vị trí kế toán phần hành trong doanh nghiệp có những công việc cụ thể khác nhau. Vì thế, mỗi quy trình kế toán phần hành có những điểm khác biệt dựa trên tính chất công việc.
Quy trình kế toán bán hàng
- Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ người bán hoặc từ phòng kinh doanh. Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
- Bước 2: Kiểm tra mức độ tồn kho của hàng hoá.
- Bước 3: Thu tiền từ đơn hàng bán ra và tiến hành xuất kho, ghi nhận doanh thu và xuất hoá đơn cho khách hàng. Đồng thời, quản lý việc trả lại hàng bán và giảm giá hàng hoá, sản phẩm. Kế toán bán hàng thực hiện việc thu tiền khách hàng đối với các đơn hàng bán ra.
- Bước 4: Báo cáo phân tích.Tổng hợp các thông tin và hoá đơn về sản phẩm, hàng hoá bán ra của doanh nghiệp.
Quy trình kế toán mua hàng
- Bước 1: Tiếp nhận các hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan. Đồng thời, tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của chúng.
- Bước 2: Tiến hành thủ tục nhập kho hàng hóa, sản phẩm.
- Bước 3: Thực hiện thủ tục thanh toán đối với đơn hàng.
- Bước 4: Tiến hành ghi sổ kế toán và hoàn thiện các chứng từ mua hàng.
Quy trình kế toán tiền
- Bước 1: Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu, chi kèm theo chứng từ yêu cầu thu, chi.
- Bước 2: Đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.
- Bước 3: Duyệt đề nghị thu, chi từ kế toán trưởng, bộ phận kế toán thanh toán và giám đốc hoặc phó giám đốc.
- Bước 4: Thực hiện việc thu, chi tiền.
- Bước 5: Kiểm kê quỹ và ghi chép sổ chi tiết tiền mặt.
Quy trình kế toán tiền lương
- Bước 1: Bộ phận chấm công chịu trách nhiệm chấm công hằng ngày cho người lao động.
- Bước 2: Tổng hợp bảng tổng hợp chấm công và gửi cho kế toán tiền lương.
- Bước 3: Dựa trên bảng tổng hợp chấm công và những chứng từ liên quan, kế toán sẽ tính toán và lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản khác. Sau đó, giám đốc xem xét và duyệt ký vào bảng lương.
- Bước 4: Căn cứ vào ký duyệt của bảng lương đã được giám đốc, kế toán tiền lương tiến hành trả lương cho người lao động.
- Bước 6: Sau đó, kế toán nộp bảo hiểm và hạch toán chi phí lương.
Quy trình kế toán tài sản cố định
- Bước 1: Nội dung kế toán ghi tăng, điều chuyển, đánh giá và tính toán khấu hao tài sản cố định. Đồng thời, ghi giảm, thanh lý và loại bỏ tài sản không giá trị.
- Bước 2: Kế toán kiểm kê tài sản cố định
- Bước 3: Vào sổ tài sản cố định
Quy trình kế toán kho
- Bước 1: Kế toán thực hiện việc xuất, nhập, chuyển và tính giá xuất kho khi có lệnh sản xuất, tháo lắp.
- Bước 2: Kế toán kho tiến hành nhập, xuất kho.
- Bước 3: Thực hiện việc kiểm kê kho.
- Bước 4: Tiến hành các báo cáo phân tích liên quan đến kho.
Với bài viết trên đây, Quang Minh cung cấp đến bạn đọc quy trình kế toán trong doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng những thông tin này mang lại hữu ích để bạn có thể xây dựng quy trình kế toán hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.