Các bước chuyển đổi lên hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
[Baocaotaichinh.vn] Ngành thuế đã chính thức thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ở sáu tỉnh thành trên cả nước, nhằm đúc rút kinh nghiệm và tiến tới áp dụng đại trà bắt buộc trên toàn quốc từ tháng 07 năm 2022.
Vậy để áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chúng ta phải làm những bước nào? hồ sơ chuẩn bị ra sao? Mr Thức Nguyễn Văn và CÔNG TY TNHH ĐẠI LÝ THUẾ BCTC hướng dẫn qua để nhà kế và doanh nghiệp cũng như những ai liên quan cần tham khảo nhé.
Bước 1: Xác định DN mình áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
1. Đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
a] DN vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền.
b] DN thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
c] DN rủi ro cao về thuế [ Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email]
d] Hộ, cá nhân kinh doanh
2. Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.
a] DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế .
b] DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định.
Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng HĐĐT
Chờ đợi cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký
Bước 3: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp liên hệ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được TỔNG CỤC THUẾ công bố đạt chuẩn theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để cấp bù miễn phí số hóa đơn điện tử còn tồn hoặc mua mới rồi phát hành hóa đơn theo mẫu mới để sử dụng.
Bước này chúng ta có thể làm trên hệ thống cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc làm trên phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà mình chọn mua [Mình sẽ cập nhật bài hướng dẫn thực hành chi tiết sau]
Bước 4: Sau khi nhận được thông báo chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ không còn giá trị sử dụng như hình minh họa.
Lưu ý trong báo cáo BC26 lần này không có nhập hóa đơn hủy mà đợi khi làm báo cáo BC26 cho quý 04/2021 thì chúng ta mới gõ vào ô hủy nhé. Vẫn biết hóa đơn điện tử là không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, nhưng quý 04/2021 đang giao thoa giữa cũ và mới thì chúng ta vẫn báo cáo nhằm tránh rắc rối khi thanh tra, kiểm tra sau này.
Mẫu BC26 lần này có tác dụng quyết toán, chốt lại tại thời điểm chuyển đổi lên hóa đơn kiểu mới thì còn tồn những hóa đơn nào nên anh chị chọn ngày là đầu quý tới ngày mình muốn chốt chuyển lên.
Ví dụ hôm nay ngày 06/12/2021 mình muốn chuyển thì anh chị em chọn từ 01/10/2021 tới 06/12/2021, nếu để mặc định thì HTKK hiện thị tới 31/12/2021 nên sẽ báo lỗi.
Chọn Phụ lục 3.12 và điền các thông tin Quyết toán hóa đơn không còn sử dụng và thực hiện tiêu hủy theo luật định như hình.
Bước 5: Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho cơ quan thuế, xem hình minh họa.
Lưu ý ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy, hóa đợn điện tử theo quy định theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp, Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
Link tải mẫu: Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn
- Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục].
Link tải mẫu: Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy
- Biên bản hủy hóa đơn.
Link tải mẫu: Biên bản hủy hóa đơn.
Bước 6: Tới hạn nộp báo cáo tháng/quý theo quy định thì Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng dành cho các hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và chính thức chia tay hóa đơn cũ như hình minh họa.
LƯU Ý: Do BC26 lần trước cùng quý 04/2021 nên khi mở lên làm các bạn phải nhấn xóa - delete BC26 cũ đi rồi làm mới không có phụ lục 3.12 đính kèm nhé.
Trên đây là các bước để chúng ta chuyển đổi lên hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP mà Mr Thức Nguyễn Văn và CÔNG TY TNHH ĐẠI LÝ THUẾ BCTC gửi tới quý khách hàng và các cá nhân tổ chức… tham khảo để thực hiện.
Chúc nhà kế và doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn thành công!
Theo quy định tại điều 27 thông tư 39/2014/TT-BTC [sửa đổi bởi thông tư 119/2014/TT-BTC]
Điều 27. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ [trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn] có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau [mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này]. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không [=0]
Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng [tổng số] hóa đơn. Cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết [từ số…đến số] khi cơ quan thuế yêu cầu.
Đối tượng áp dụng: Các trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Thời hạn nộp báo cáo:– Báo cáo quý: Chậm nhất vào ngày thứ 30 của tháng liền kề quý tiếp theo
– Báo cáo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo
Lưu ý: Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực không phải lập, gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan thuế [theo khoản 4 Điều 27 tại Quyết định 1209/QĐ-BTC].
Chưa phát hành hóa đơn có phải nộp báo cáo sử dụng?
Công ty mới thành lập chưa tiến hành đặt in và phát hành hóa đơn có cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC hay không?
Trả lời
Theo điều 27 thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:
Điều 27. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơnHàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ [trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn] có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau [mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này]. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không [=0]
….
Hiện nay, các văn bản pháp luật chưa có hướng dẫn cụ thể về vấn đề này dẫn tới nhiều quan điểm khác nhau của các cơ quan thuế khác nhau. Tuy nhiên, đa số cơ quan thuế đồng ý với quan điểm chưa làm phát hành thì chưa phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Thực tế, cục thuế thành phố Hồ Chí Minh cũng đã có văn bản trả lời doanh nghiệp tại công văn 5228/CT-TTHT ngày 04/07/2014 về việc này, chúng tôi xin trích lược như sau:
Căn cứ Điều 25 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ [có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2013 đến hết ngày 31/5/2014]:“Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ [trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn] có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau [mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này].Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.…”
Trường hợp Công ty nếu từ khi thành lập [tháng 10/2013] đến khi tiến hành giải thể [tháng 03/2014] chưa đặt in hoá đơn, chưa lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế thì không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Theo nội dung công văn 5228/CT-TTHT ngày 04/07/2014 thì riêng đối với cục thuế TP Hồ Chí Minh khi chưa phát hành hóa đơn thì chưa phải làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng. Do vậy, trường hợp doanh nghiệp đã thành lập nhưng chưa sử dụng để đảm bảo tốt nhất vẫn nên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để trách gặp phiền phức với cơ quan thuế trong quá trình chờ đợi hướng dẫn chung trên cả nước
Mức phạt báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn
Việc xử phạt báo cáo hoá đơn được quy định tại điều 29 nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 29. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:a] Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;b] Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:a] Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;b] Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.6. Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định này thì không áp dụng Điều này khi xử phạt vi phạm hành chính.7. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 Điều này.
Theo đó:
Xử phạt lập sai báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn: Mức phạt tiền từ 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ theo quy định. Tuy nhiên, nếu đơn vị phát hiện sai sót và sửa lại trước khi thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở thì sẽ không bị xử phạt
Mức phạt nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn
Chậm từ 1 – 5 ngày [có tình tiết giảm nhẹ]: Cảnh cáoChậm từ 1 – 10 ngày phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồngChậm từ 11 – 20 ngày phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000Chậm từ 21 – 90 ngày phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000
Chậm quá 91 ngày phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000
Lưu ý: Theo quy định mức phạt tiền của tổ chức sẽ gấp 2 lần đối với cá nhân
Điều 5. Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn5. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này.
Điều 7. Hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
4. Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiềna] Mức phạt tiền quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, khoản 1, 2 Điều 19 và Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức.
Từ 01/07/2020 không cần nộp báo cáo sử dụng hóa đơn
Theo quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC [sẽ thay thế Nghị định 119/2019/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC] thì đơn vị không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trừ trường hợp sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế.
Hóa đơn mua của cơ quan thuế là gì?
Theo điều 20 nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp hệ thống cấp hóa đơn điện tự bị lỗi thì cơ quan thuế sẽ có giải pháp bán hóa đơn để sử dụng
Điều 20. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
1. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
3. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.
4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
Việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ theo quy định tại điều 29 nghị định 123/2020/NĐ-CP: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không [= 0], không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không [0], trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Báo cáo hóa đơn theo sự kiện phát sinh
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi:– Chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; – Giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi
Lưu ý: Hiện tại, nhiều đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, do vậy các trường hợp sử dụng hóa đơn này cũng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP