Nhằm giúp các bạn hình thành tư duy tốt trong việc tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel, Blog Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn seri bài viết về “Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel”. Bài viết của tác giả Dương Mạnh Quân – Giảng viên của Học Excel Online, dựa trên những kinh nghiệm giảng dạy trong thực tế của thầy liên quan tới nội dung này. Mời các bạn cùng tìm hiểu nhé.
Đây là kỹ thuật thường sử dụng để giúp chúng ta xác định được danh sách các đối tượng cần báo cáo dựa trên 1 bảng dữ liệu gốc. Điều này dựa trên nguyên tắc:
- Đối với Báo cáo tổng hợp: Mỗi đối tượng cần báo cáo sẽ xuất hiện 1 lần trên mỗi 1 dòng [báo cáo 1 chiều] hoặc 1 lần trên mỗi 1 cột [báo cáo 2 chiều] hoặc theo 1 danh sách đối tượng [báo cáo 3 chiều]
- Đối với Báo cáo chi tiết: Xác định danh sách chọn đối tượng cần chi tiết. Trong danh sách này các đối tượng chỉ xuất hiện 1 lần và không được trùng lặp [giống với chiều thứ 3 trong báo cáo tổng hợp]
Ví dụ:
Dựa vào bảng quản lý dữ liệu khách hàng dưới đây hãy lập báo cáo tổng hợp số tiền Rút, Gửi theo từng khu vực
Dễ nhận thấy là để có thể lập được báo cáo trên, chúng ta cần phải lọc ra được tại cột Khu vực 1 danh sách các khu vực mà chỉ xuất hiện 1 lần.
1. Sử dụng công cụ Remove Duplicate
Đây là công cụ đơn giản và dễ sử dụng nhất để làm việc này, tuy nhiên chỉ có từ phiên bản Office 2007 trở về sau.
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Copy dữ liệu cần loại bỏ giá trị trùng sang 1 vị trí bên ngoài bảng tính ban đầu
- Bước 2: Chọn vùng dữ liệu vừa copy, trên thanh công cụ chọn tab Data > Chọn Remove Duplicates
- Bước 3: Trong cửa sổ Remove Duplicates: Mục 1 là vị trí cột được chọn để loại bỏ giá trị trùng. Mục 2 là trong cột đó có chứa dòng tiêu đề hay không, nếu có thì đánh dấu chọn. Sau khi hoàn tất việc xác định thông tin của cột lọc trùng, bấm ok.
- Bước 4: Kết quả thu được khi lọc giá trị trùng như sau:
Excel đã loại bỏ 13 giá trị trùng, chỉ giữ lại 7 giá trị không trùng.
Như vậy chỉ với 1 vài thao tác đơn giản chúng ta đã có thể loại bỏ được những dữ liệu bị trùng lặp trong 1 danh sách.
[Ngoài ra chúng ta còn có thêm 1 số cách khác nữa để loại bỏ giá trị trùng trong danh sách, mời các bạn xem thêm tại bài viết: Tổng hợp các phương pháp loại bỏ giá trị trùng lặp của thầy Nguyễn Đức Thanh]
2. Sử dụng danh sách không trùng vào báo cáo
Sau khi đã lấy được danh sách không trùng, chúng ta sẽ sử dụng danh sách đó để phục vụ cho việc lập báo cáo. Các dạng báo cáo như sau:
- Báo cáo 1 chiều: Báo cáo tổng hợp theo khu vực [sử dụng trực tiếp]
- Báo cáo 2 chiều: Báo cáo tổng hợp số tiền gửi theo từng ngày, từng khu vực [Transpose danh sách theo hàng ngang + Lấy danh sách ngày không trùng theo cột Ngày]
- Báo cáo 3 chiều: Báo cáo chi tiết theo khu vực… số tiền gửi và rút theo từng ngày [Sử dụng Data Validation / List để đưa danh sách không trùng vào danh sách chọn đối tượng của báo cáo]
Như vậy chúng ta đã có thể nắm được mục đích của việc loại bỏ giá trị trùng trong 1 danh sách, kỹ thuật lọc bỏ giá trị trùng và ứng dụng của danh sách không trùng trong việc lập báo cáo.
Xem thêm: Cách lọc tên trùng trong excel – dễ làm nhất
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn “Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm“. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.
On Feb 4, 2022
Nếu bạn là người thường xuyên làm việc với ứng dụng Excel thì việc gặp các giá trị trùng lặp nhiều lần trên một trang tính là điều khá bình thường. Đối với các công việc yêu cầu tổng hợp dữ liệu nguồn vào một tệp duy nhất, chẳng hạn như báo cáo, sẽ mất nhiều thời gian để hợp nhất các giá trị trùng lặp này thành một hàng.
vậy giải pháp là gì?
Vâng, trong hướng dẫn hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với các bạn một vài thủ thuật nhỏ trong việc hợp nhất các giá trị trùng lặp trên bảng tính để thuận tiện hơn trong việc thiết lập và thực hiện các báo cáo đã lập lịch. hàng tháng, hàng quý, hàng năm của nơi làm việc….
Đọc thêm:
#đầu tiên. Cách hợp nhất dữ liệu trùng lặp về một bảng tính tổng trên Excel
+ Bước 1: Đầu tiên, hãy mở tệp Excel của bạn.
+ Bước 2: Tại đây bạn bôi đen tổng vùng dữ liệu cần trích xuất => và bấm mở Tab Data => sau đó chọn tính năng Consolidate.
+ Bước 3: Sau đó tại hộp thoại Consolidate bạn nhấp vào giá trị ô tại Refernce như hình bên dưới.
+ Bước 4: Và tạo vùng chọn cho các giá trị cần tính bằng cách bôi đen các giá trị tương ứng => sau đó click back vào ô giá trị của hộp thoại Consolidate - Refernce.
Hãy luôn nhìn vào hình để hiểu!
+ Bước 5: Sau đó đặt Function được Sumvà nhấp vào Add để thêm giá trị mới tạo vào ô All Refernce. Sau đó, bạn chọn Top Row và Left column => sau đó nhấn OK để thực hiện.
Vậy là xong, bây giờ tất cả các giá trị trùng lặp của bạn trên tệp Excel đã được tự động tích lũy và trích xuất để chọn tổng giá trị
# 2. Cách hợp nhất các giá trị trùng lặp trong Excel với Kutools cho Excel
+ Bước 1: Với Kutools cho Excel, bạn cần tạo vùng lựa chọn cho trang tính [bao gồm cả tiêu đề]. Sau đó đánh dấu chọn mở Tab Kutools trên tệp Excel => và chọn Content => chọn tiếp theo Advanced Combine Rows…
+ Bước 2: Hộp thoại Advanced Combine Rows hiển thị. Tại đây bạn chọn phần Tên sản phẩm [nhân đôi phần] => và nhấp vào Primary Key.
+ Bước 3: Sau đó, bạn chọn My data has headers => và chọn phần Số lượng [nội dung cần tổng hợp] => sau đó bấm vào Calculate => và chọn Sum => cuối cùng bấm OK để thực hiện.
Và đây là kết quả sau khi thực hiện.
# 3. Cách tính tổng các giá trị trùng lặp trong Excel bằng mã VBA
+ Bước 1: Đầu tiên muốn sử dụng chương trình Macros VBA bạn cần tạo vùng chọn cho các giá trị cần tính => Sau đó nhấn tổ hợp phim Alt + F11 để mở hộp thoại Microsoft Visua Basic for Applications.
+ Bước 2: Tại hộp thoại Microsoft Visua Basic for Applications => bạn bấm vào Insert => và chọn Module.
+ Bước 3: Một hộp thoại khác mở ra, nơi bạn sao chép mã sau:
Sub CombineRows []‘Cập nhật 20130829’Dim WorkRng As RangeDim Dic As VariantDim arr As VariantKhi có lỗi Tiếp tục lại tiếp theoxTitleId = “KutoolsforExcel”Đặt WorkRng = Application.SelectionĐặt WorkRng = Application.InputBox [“Phạm vi”, xTitleId, WorkRng.Address, Loại: = 8]Đặt Dic = CreateObject [“Scripting.Dictionary”]arr = WorkRng.ValueĐối với i = 1 Đến UBound [arr, 1]Dic [arr [i, 1]] = Dic [arr [i, 1]] + arr [i, 2]tiếp theoApplication.ScreenUpdating = SaiWorkRng.ClearContentsWorkRng.Range [“A1”]. Thay đổi kích thước [Dic.Count, 1] = Application.WorksheetFunction.Transpose [Dic.keys]WorkRng.Range [“B1”]. Thay đổi kích thước [Dic.Count, 1] = Application.WorksheetFunction.Transpose [Dic.items]Application.ScreenUpdating = True
Kết thúc Sub
=> Sau đó Paste vào cửa sổ dòng lệnh => sau đó nhấn. Chìa khóa F5 trên bàn phím để chạy Macros.
+ Bước 4: nhấn OK để xác nhận lựa chọn mà Macro sẽ áp dụng.
Và chúng tôi nhận được kết quả sau:
Phần kết
Được rồi, rất đơn giản phải không, với ba cách hợp nhất các giá trị dữ liệu trùng lặp trên Excel ở trên, bạn sẽ có nhiều tùy chọn hơn để xử lý bảng tính của mình. Hỗ trợ bạn tạo các tập tin thống kê, lập báo cáo, tổng hợp dữ liệu, quản lý dữ liệu tiện lợi hơn….
Đây là hướng dẫn Hợp nhất các giá trị trùng lặp trên tệp Excel Tôi cũng muốn tạm dừng. Hi vọng thủ thuật này sẽ hữu ích với bạn.
Chúc may mắn !
CTV: Lương Trung – congthucexcel.com
Ghi chú: Bài viết này có hữu ích cho bạn không? Đừng quên đánh giá bài viết, thích và chia sẻ nó với bạn bè và gia đình của bạn!
Những bài viết liên quan : Thủ Thuật Excel
Nguồn : congthucexcel.com
Next Post
Nhân bản Slide trong PowerPoint