Cách viết bài truyền thông sự kiện

Truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là hoạt động công bố thông tin, hình ảnh về một sự kiện nhằm thu hút đối tượng tham gia (đối với sự kiện sắp diễn ra) hoặc truyền tải thông điệp, quảng bá hình ảnh/ thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác (đối với các sự kiện đã kết thúc).

Truyền thông sự kiện mang ý nghĩa gì?

1.Ý nghĩa của truyền thông trước sự kiện

Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham dự sự kiện đó.

2. Ý nghĩa của truyền thông sau sự kiện

Hầu hết các doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ dừng lại ở việc quảng bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ, dẫn đến việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong muốn. Thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích to lớn như sau:

• Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện
• Truyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm
• Truyền thông sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mới
• Một sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác

Những sự kiện nào cần xây dựng chiến dịch truyền thông?

Dựa vào ý nghĩa của truyền thông sự kiện trên đây cho thấy, bất kỳ sự kiện nào khi được truyền thông rộng rãi trước và sau sự kiện đều đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Chẳng hạn, với sự kiện xúc tiến, quảng bá (khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ ) là thông báo về sự tồn tại của doanh nghiệp. Với sự kiện giáo dục, đào tạo (hội nghị, hội thảo) là thu hút đối tượng khách hàng tiềm năng tham dự sự kiện. Còn đối với lễ kỷ niệm, tri ân (thành lập công ty, tri ân khách hàng, khen thưởng nhân viên) là nâng cao hình ảnh về quy mô, thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

Do vậy, điều doanh nghiệp cần cân nhắc ở đây là dự trù mức kinh phí hợp lý và lựa chọn một phương tiện truyền thông thích hợp, hiệu quả.

Các phương tiện truyền thông sự kiện hiệu quả

1. Ấn phẩm quảng cáo

Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm: poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, tờ gấp

2. Sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng

Cách truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện đại chúng bao gồm truyền hình, radio, báo giấy Trong đó, truyền hình là phương tiện ít được các doanh nghiệp lựa chọn bởi chi phí vô cùng tốn kém; radio có chi phí thấp hơn nhưng lại hạn chế về phương diện truyền thông hình ảnh; còn báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về mặt hình ảnh và chữ viết, tuy nhiên cần lưu ý về thời điểm phát hành, số lượng phát hành và quan trọng nhất là đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.

3. Quảng bá sự kiện với hoạt động Activation

Chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay các cuộc thi bên lề sự kiện là những hoạt động activation tiêu biểu, thường xuyên được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện, đặc biệt là các sự kiện như khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới

4. Truyền thông sự kiện bằng phương tiện công nghệ số (digital marketing)

53% dân số Việt Nam đang sử dụng internet (theo số liệu 2017) và 72% dân số Việt Nam đang sử dụng điện thoại thông minh có kết nối internet (theo số liệu 2016) là những bằng chứng không thể chối cãi khi việc sử dụng các phương tiện công nghệ số trong truyền thông sự kiện đang ngày càng lên ngôi.

Gửi email marketing thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website có lưu lượng truy cập lớn hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức phổ biến nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương tiện digital marketing khác như SMS marketing, truyền thông trên mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn hoặc xây dựng riêng một website/landingpage để thường xuyên cập nhật tin tức nóng hổi nhất về sự kiện đó.

Một sự kiện chỉ thực sự thành công và đem lại hiệu quả cao nhất khi được truyền thông rộng rãi. Bởi vậy, không có lý do gì người làm công tác tổ chức sự kiện không xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện chuyên nghiệp, bài bản. Có thể chi phí sẽ là điều đầu tiên khiến bạn đắn đo, nhưng chỉ cần lựa chọn đúng cách thức, phương tiện, truyền thông sự kiện sẽ đem lại cho bạn nhiều hoa thơm, trái ngọt hơn cả mong đợi.

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019!