Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị. Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.
Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.
Tuy nhiên, với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc.
Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp, Nhà nước. Bất cứ doanh nghiệp hay công ty, tổ chức đoàn thể hay Nhà nước nào, cũng đều cần các văn bản và tài liệu để có thể quyết định các chính sách, chủ trương và luôn sử dụng đến các giấy tờ, công văn.
Thông qua công tác này, mọi người phổ biến các văn bản, chính sách hay công văn dễ dàng hơn. Từ đó, các quá trình sẽ dễ dàng liên hệ, trao đổi dễ dàng hơn. .png]
8 Tiêu chuẩn đánh giá công việc của văn thư lưu trữ
1.Tiếp nhận công văn đến / đi đầy đủ, chính xác
2.Tổng hợp thông tin lưu trữ đầy đủ nội dung trên phần mềm quản lý nội bộ
3.Thực hiện đúng quy trình lưu trữ bảo mật, an toàn, khoa học
4.Quản lý con dấu, đóng công văn theo đúng trình tự quy định
5.Quản lý hiệu quả thông tin khách đến theo lịch hẹn,tổ chức đón tiếp chuyên nghiệp
6.Tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, an toàn lao động, vệ sinh lao động…
7.Phối hợp linh hoạt, chuyên nghiệp với các phòng ban chuyên môn khác
8.Thực hiện đầy đủ các báo cáo, cung cấp thông tin chuẩn xác theo đúng tình hình thực tế… .png]
Yếu tố để tuyển dụng nhân viên văn thư lưu trữ
+Trình độ chuyên môn :Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ, lưu trữ học hoặc ngành liên quan
+Có chứng chỉ văn thư lưu trữ nếu học khác ngành
+Kinh nghiệm làm việc : 0 - 1 năm, ưu tiên làm cùng ngành nghề
+Trình độ tin học : Thành thạo tin học văn phòng
+Có kiến thức về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ
+Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản trở lên, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác
+Kỹ năng :
+Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học
Khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt
Chủ động, linh hoạt xử lý vấn đề
Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực công việc
Kỷ luật, tuân thủ quy định lưu trữ bảo mật
Tuy không phải là ngành quá “khát” nhân lực, nhưng hành chính văn phòng vẫn là bộ phận không thể thiếu mà công ty, tổ chức nào cũng cần đến. Vì vậy, cơ hội làm việc trong ngành cũng rất rộng mở. Sinh viên các ngành hành chính văn thư, Khoa học thông tin hay các ngành liên quan sau khi tốt nghiệp có thể làm thư ký, trợ lý cho các lãnh đạo doanh nghiệp, làm việc tại các phòng ban chức năng ở doanh nghiệp hoặc các trung tâm lưu trữ dữ liệu.
Một trong những nhiệm vụ, chức năng của bộ phận Hành chính trong một cơ quan là giúp cơ quan đó trong việc quản lý văn bản, công văn giấy tờ từ các nơi khác đến và chuyển tải thông tin giấy tờ phát hành từ cơ quan đó ra bên ngoài, hơn 95% công việc này được thực hiện ở bộ phận văn thư.
Thoạt nghe qua chúng ta có thể thấy hoạt động này rất đơn giản, nó được hiểu là gửi, nhận văn bản và thật vậy, nếu không xác định cho nó, không có nhận thức đúng bản chất, đúng vị trí, vai trò, mức độ ảnh hưởng của nó thì thấy nó đơn giản, nhưng một khi hoạt động này mang trên chính bản thân nó một sứ mạng, đặc cho nó ở một vị trí đúng, nhìn nhận nó đúng về giá trị và liên tục đánh giá, tổng hợp hoàn thiện sẽ cho ta thấy, hoạt động gửi nhận văn bản của một cơ quan, đơn vị, hay nói cách khác, hoạt động của bộ phận văn thư là rất quan trọng và nó phải được nghiêm túc nhìn nhận dưới góc độ của lý thuyết về quản lý. Thật vậy: Chúng ta cùng phân tích hoạt động này dưới góc độ của công tác quản lý như sau:
Dưới góc độ của sứ mạng, giá trị và các yếu tố thành công cốt lõi
Việc tiếp nhận văn bản, phân loại, chuyển tải đến lãnh đạo có kịp thời để người lãnh đạo xử lý, đưa ra quyết định lãnh đạo đúng thời điểm, thời gian… đây là vấn đề ảnh ảnh hưởng rất nhiều đến yếu tố lãnh đạo, đóng góp nhiều đến những kết quả của người lãnh đạo. Chúng ta thử hãy đặt ra một ví dụ: một vấn đề cần phải có lãnh đạo ra quyết định xử lý ngay nhưng bộ phận văn thư chuyển tải văn bản đến chậm thì điều gì sẽ xảy ra. Và như vậy, việc chuyển tải văn bản, công văn ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả công tác lãnh đạo. Đây mới là sứ mạng thật sự của bộ phận văn thư. Bộ phận văn thư là người trực tiếp quản lý thông tin, và vì vậy, thông tin có được bảo mật hay không?, có được chuyển đến đúng người, đúng tổ chức hay không?. Chúng ta cũng vẫn đặt ra một tình huống: một thông tin mật, thông tin chưa được công bố chính thức nhưng bị lộ lọt ra ngoài hay một thông tin có quy định phạm vi nhưng chuyển đến ngoài phạm vi quy định sẽ nguy hiểm đến mức nào. Những nội dung này ảnh hưởng không nhỏ đến tính bảo mật thông tin, đặc biệt là những thông tin cần phải bảo đảm bảo một theo chế độ bí mật nhà nước theo quy định. Đây mới là một trong những giá trị cốt lõi của bộ phận văn thư.
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, làm sao để thông tin đến được với lãnh đạo kịp thời nhất, an toàn nhất, tiết kiệm nhất, tạo ra những giá trị mới tốt hơn, phục vụ nhanh chóng và tiện lợi hơn, tạo sự hài lòng của người lãnh đạo, tiết kiệm thời gian, chi phí…. Đây mới là vấn đề cần được nghiên cứu và liên tục hoàn thiện. Tóm lại, hoạt động của công tác văn thư phải được thực hiện: Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật - Hiện đại: Quá trình này cần đến quản lý và phải cần đến những yếu tố thành công cốt lõi đó là:
- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của một cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, vì vậy, khi thực hiện nội dung này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
- Chính xác: Giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức; thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản…
- Bí mật: Đây là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư, phải hiện đúng các văn bản chỉ đạo về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,…
- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi một cơ quan, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Dưới góc độ của năng lực, sự ủng hộ để đảm bảo rằng các yếu tố thành công cốt lõi được thực hiện
Để đảm bảo rằng các yếu tố thành công cốt lõi được thực hiện, người làm công tác quản lý công tác văn thư cần quan tâm đến các nội dung: Lựa chọn con người - xây dựng nội dung - triển khai thực hiện
* Lựa chọn con người
Phẩm chất: Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các cơ quan. Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành thể hiện bằng sự trung thành với chế độ; có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật.
Chuyên môn: Nắm vững lý luận nghiệp vụ; hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện;
Bí mật: Có sự kín đáo; có ý thức giữ gìn bí mật, bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác; luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của các cơ quan.
Tỉ mỉ: Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất.
Thận trọng: Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định.
Ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực; phòng làm việc của văn thư là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như vậy gọn gàng sẽ là một trong những yếu tố bảo đảm an toàn thông tin.
Nguyên tắc: Phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hoặc làm trái quy định; không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định, trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định, phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.
Hòa nhã, tế nhị: Phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc.
* Xây dựng nội dung
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện;
- Quản lý nghiệp vụ;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng thi đua, khen thưởng;
* Tổ chức thực hiện
- Kiểm tra thực hiện;
- Tổ chức tổng kết, đánh giá, điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện.
Và như vậy, dưới góc độ quản lý, công tác văn thư của một cơ quan cần được đặt trong khuôn khổ của quá trình quản lý dựa trên kết quả để đảm bảo sự thành công và góp phần nâng cao hiệu lực quản lý, hiệu quả hoạt động của cơ quan.