Đăng ký địa điểm e-mail, do đó bạn không cần phải nhập địa chỉ e-mail mọi lúc, và có thể gửi các tập tin quét từ máy quét hoặc chức năng fax qua e-mail.
- Nó rất dễ dàng để chọn điểm đến e-mail nếu bạn đăng ký “Tên” và “Hiển thị Key” như là điểm đến e-mail.
- Bạn có thể đăng ký địa điểm e-mail như một nhóm.
- Bạn có thể sử dụng địa chỉ e-mail như là địa chỉ của người gửi khi gửi file quét trong chế độ quét. Nếu bạn muốn làm điều này, thiết lập một mã bảo vệ trên địa chỉ người gửi để ngăn chặn truy cập trái phép.
Ghi chú :
- Bạn có thể chọn một địa chỉ e-mail từ một máy chủ LDAP, và sau đó đăng ký nó trong Address Book.
- Bạn có thể thiết lập máy tính để gửi một truyền Báo cáo kết quả bằng e-mail bất cứ khi nào một truyền được gửi.
Đăng ký một địa chỉ Email
- Nhấn [System Settings].
- .Nhấn [Administrator Tools].
- Nhấn [Address Book Management].
- Check rằng [Program / Change] được chọn. Chọn các tên có địa chỉ e-mail mà bạn muốn đăng ký. Bấm phím tên, hoặc nhập số đăng ký sử dụng các phím số. Bạn có thể tìm kiếm theo tên đăng ký, số fax, thư mục tên, địa chỉ e-mail, hoặc điểm đến IP-fax.
Sau quá trình dài sử dụng thì máy photocopy của bạn cũng đã lưu trữ quá nhiều file. Việc bạn cần làm bây giờ đó là xóa bộ nhớ máy photocopy để bảo mật những thông tin và giúp máy hoạt động được tốt hơn. Bài viết sau đây khomayvanphong sẽ hướng dẫn bạn cách giải quyết vấn đề này nhé.
Tại sao lại phải xóa bộ nhớ cho máy photo
Cũng tương tự như máy tính và mỗi lần bạn in, scan hay copy tài liệu thì máy photocopy cũng sẽ tự động lưu trữ lại những tài liệu vào ổ cứng trên máy. Nếu bạn cứ mặc chúng thì sau một khaongr thời gian dài bạn sẽ không thể lưu trữ thêm những cái khác cũng như khiến cho máy khởi động và hoạt động chậm chạp đi.
Cùng với sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học công nghệ và các dòng máy photocopy Ricoh hay Toshiba cho đến Samsung hay canon…Chúng đều được trang bị các chức năng tự động lưu trữ tài liệu vào ổ cứng khi in, scan để người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc truy cập sử dụng lại mà không cần thiết phải có bản gốc.
Nếu bạn cứ sử dụng mà lại không quan tâm đến vấn đề dọn dẹp bộ nhớ cho chúng thì sẽ đến lúc chúng hoạt động ì ạch và bạn sẽ không lưu thêm được bất cứ thứ gì.
Rồi đến một ngày nào đó máy photocopy bạn xảy ra sự cố và bạn không thể giải quyết và gửi chúng đi đến các trung tâm bảo hành để sửa chữa. Mọi thông tin về tài liệu trên đó sẽ bị đánh cấp nếu như gặp phải người có ý đồ xấu.
Xem thêm: máy photocopy toshiba mới
Các bước bạn cần biết để xóa bộ nhớ máy photocopy đơn giản nhất
Bước 1: Tháo ổ cứng ra để có thể xóa bộ nhớ máy photocopy
Điều này là cần thiết và là bước đầu tiên của quá trình này, bạn cũng nên tắt kết nối với nguồn điện trước khi tháo ổ cứng. Thao tác tháo rất dễ dàng và chỉ cần tháo nắp ngoài của máy photocopy ra là bạn sẽ thấy ổ cứng.
Bước 2: Kết nối ổ cứng của máy photocopy với máy tính
Tìm xem cổng kết nối USB kèm theo để kết nối tới máy tính và chúng luôn được thiết kế dành riêng cho việc này.
Bước 3: Tiến hành xóa bộ nhớ cho máy photocopy của bạn
Thực hiện khá đơn giản và cách làm giống tương tự như khi bạn format cho USB. Bạn cũng có thể chọn xóa lần lượt nếu như bạn có nhu cầu giữ lại những file tài liệu cần thiết để sử dụng.
Bước 4: Kết nối lại với máy photocopy sau khi đã dọn dẹp máy xong
Sau khi kết thúc quá trình xóa bỏ những file không cần dùng nữa, các bạn tiến hành kết nối lại. Đặt trả lại ổ cứng lại vào máy photocopy đúng theo vị trí bạn đã lấy ra rồi tiến hành đặt lại nhẹ nhàng và cẩn thận.
Bước 5: Khởi động lại máy và tiếp tục sử dụng
Lắp xong thì thực hiện việc kết nối trở lại và kiểm tra kết nối với nguồn điện, wifi trước khi khởi động máy photocopy. Vậy là bạn cũng đã thực hiện xong công việc xóa bỏ và giải phóng dung lượng bộ nhớ cho chiếc máy photocopy của mình rồi đấy!
Với nhiều năm làm việc cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, khomayvanphong luôn tự hào là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực mua bán, cho thuê và sửa chữa máy photocopy. Cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng với hầu hết các dòng máy trên thị trường với mức chi phí thấp nhưng chất lượng cao.
Xóa và lưu trữ dữ liệu trên máy photocopy là một việc vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến tiến độ làm việc và quan trọng hơn là nó ảnh hưởng đến việc bảo mật thông tin. Bài viết này, Quảng Lợi sẽ chia sẻ đến các bạn cách xóa và lưu trữ dữ liệu trên máy photocopy đơn giản và chính xác nhất.
Tầm quan trọng của ổ cứng máy photocopy
Ổ cứng được đưa vào máy photocopy và máy in đa chức từ khoảng năm 2003. Đây là thứ cho phép chúng thực hiện các nhiệm vụ. Đây là bộ phận cho phép chúng thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như đối chiếu các tài liệu lớn và tăng tốc cho quá trình in bản sao của các biểu mẫu và giấy tờ có nhiều trang.
Việc ổ cứng có thể tháo rời và truy cập rất lâu ở máy photocopy cho thấy việc bảo mật dữ liệu ở ổ cứng gần như là không tồn tại. Chính vì vậy mà lưu trữ và xóa dữ liệu quan trọng trên ổ cứng hiện là một phần rất thực tế và rất quan trọng trong việc sử dụng máy photocopy của bất kỳ công ty nào.
Chú ý đến các hệ thống sử dụng bộ nhớ RAM
Các hệ thống sử dụng RAM để lưu trữ thông tin cho các công việc in và sao chép cơ bản không cần ghi dữ liệu vào ổ cứng. Khi thông tin này được lưu trữ trong RAM, bạn thường sẽ được hưởng lợi từ tính chất dễ “bay hơi” của RAM. Khi tắt máy thì những thông tin sẽ bị xóa. Điều này không với ổ cứng, các thông tin vẫn ở đó cho đến khi bị xóa hoặc bị ghi đè.
Hệ thống hỗ trợ độc quyền nhưng không đánh tin cậy
Hầu hết các máy photocopy sử dụng file tệp dữ liệu không chuẩn. Do đó khi tháo ổ cứng ra, chúng không thể kết nối với máy tính và đọc được dữ liệu. Điều này có nghĩa là tài sẽ của bạn sẽ được bảo vệ ở mức tối thiểu khả năng đọc ổ cứng từ máy photocopy bình thường. Tuy nhiên, nó sẽ không bảo vệ được được tài liệu của bạn khỏi những phần mềm phức tạp hơn được thiết kế để xâm nhập vào hệ thống để truy xuất dữ liệu.
Sử dụng các tùy chọn phần mềm mã hóa để xóa dữ liệu cho tốt
Đa phần các máy photocopy đa chức năng đều có ít nhất 1 tùy chọn để xóa dữ liệu một cách an toàn và ghi đè lên đĩa cứng để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin được lưu trữ trong các tác vụ sao chép và in ấn. Một số phần mềm này có thể xóa dữ liệu ngay lập tức khi hoàn thành công việc. trong khi đó cũng có những phần mềm sẽ ghi lại ổ cứng nhiều lần để xóa dữ liệu an toàn. Đặc biệt là khi bán, bảo dưỡng, nâng cấp hoặc thay thế máy. Ngoài ra còn có những phần mềm đảm bảo hình quét của bạn được mã hóa khi chúng sao lưu vào ổ cứng để tăng thêm bảo mật cho các tệp và dữ liệu nhạy cảm.
Sử dụng các phần mềm mã hóa để xóa dữ liệu
Đa phần các máy photocopy đa chức năng đều bao gồm một tùy chọn, ít nhất, để xóa dữ liệu một cách an toàn và ghi đè lên đĩa cứng để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin được lưu trữ trong các tác vụ sao chép và in ấn. Một số phần mềm này liên quan đến việc xóa ngay lập tức khi hoàn thành công việc, trong khi phần mềm khác sẽ ghi lại ổ cứng nhiều lần để xóa an toàn dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa khi thiết bị được bán, bảo dưỡng, nâng cấp hoặc thay thế. Ngoài ra còn có phần mềm đảm bảo hình ảnh quét của bạn được mã hóa khi chúng được ghi vào ổ đĩa để bảo vệ thêm các tệp và dữ liệu nhạy cảm của bạn.
Các phương pháp hay nhất để luôn được bảo vệ dữ liệu
Có phần mềm bảo mật là một bước đầu tiên tốt, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc nó thực sự an toàn. Trước hết, đừng chỉ sử dụng phần mềm bảo mật khi bạn mở máy photocopy hoặc máy in. Sử dụng nó hàng ngày, hoặc ít nhất hàng tuần để loại bỏ bất kỳ tệp tích lũy nào cho tốt. Hãy biến nó thành một phần trong các hoạt động thường xuyên của công ty bạn và chỉ định ai đó làm nhiệm vụ này như một phần của bản mô tả công việc của người đó.
Bạn cũng muốn đảm bảo rằng bạn được bảo vệ hoàn toàn khi kết thúc hợp đồng thuê, hoặc khi bạn bán nó. Trong những trường hợp này, chạy ghi đè bảo mật hai lần có thể không phải là một ý tưởng tồi. Và, nếu bạn thực sự muốn chắc chắn rằng bất kỳ thông tin bảo mật quan trọng nào đã bị hủy, hãy tháo ổ cứng và hủy nó — chỉ cần đảm bảo nhận được chứng chỉ hủy từ nhà cung cấp.
Hiện nay Quảng Lợi là một đơn vị chuyên cung cấp máy photocopy uy tín tại Hà Nội và các tỉnh thành trên toàn quốc. Với các dịch vụ đi kèm như bán và cho thuê máy photocopy. Quảng Lợi mong muốn sẽ trở thành đối tác tin cậy của khách hàng và là nơi để trao tin tưởng. Với đội ngũ nhân viên có trình độ tay nghề và chuyên môn cao. Chúng tôi tin rằng sẽ đáp ứng được yêu cầu của các khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.