Khái niệm hàng tồn kho không còn xa lạ đối với nhiều người, thực tế, khi nghe đến hàng tồn kho nhiều bạn sẽ nghĩ đây là loại hàng hóa không bán được mà bị tồn trong kho, nên được coi là tiêu cực đối với doanh nghiệp nếu có càng nhiều hàng tồn kho.
Tuy nhiên, với một lượng hàng tồn kho nhất định, doanh nghiệp vẫn cân nhắc đến việc nên hay không nên giữ hàng tồn kho.
Trước khi đi phân tích vấn đề này, chúng ta cần tìm hiểu kỹ về bản chất của hàng tồn kho.
»» Xem thêm: Học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu tốt
1.Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là mặt hàng được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của doanh nghiệp vỉ vậy nhiều người nhầm tưởng đây là mặt hàng không bán được, hàng bị hỏng hoặc hàng hóa lỗi thời. Tuy nhiên, nhiều doanh giữ hàng tồn kho như một phương án dự phòng hoặc đây chính là nguyên liệu hoặc bán thành phẩm được chuẩn bị cho quy trình sản xuất hàng hóa mới.
Doanh nghiệp sẽ tận dụng hàng tồn kho như một tài sản ngắn hạn, sau đó tiêu thụ hàng hóa hoặc đưa chúng vào quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng, vì giá trị của chúng được tận dụng trong trường hợp cung cấp hàng hóa kịp thời vì khách hàng có thể đặt hàng bất cứ lúc nào, hoặc bổ sung vào sản xuất.
>>>>> Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Mục đích quản trị hàng tồn kho
2.Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hoá bán thành phẩm, thành phẩm, việc nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.
Doanh nghiệp phải thường xuyên sử dụng kho hàng và việc quản lý hàng tồn kho thì vô cùng quan trọng quyết định đến các kế hoạch khác trong việc sản xuất và điều chuyển hàng hóa. Một người quản lý kho cần phải nắm được các tiêu chí cần thiết để đảm bảo kho hàng hoạt động hiệu quả.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần phải biết được:
- Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?
- Cách kiểm soát lượng hàng tồn như thế nào?
- Diện tích kho hàng có đủ điều kiện chứa số lượng hàng hóa như vậy không?
- Điều kiện về cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ đáp ứng được nhu cầu sản xuất của nguyên vật liệu và thời gian sản xuất hay không?
- Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng?
- Chi phí quản lý trong thời gian hàng tồn kho có phù hợp không?
- Chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn kho
Việc quản lý tồn kho là một quy trình trong chuỗi cung ứng giúp giám sát được quá trình lưu chuyển của hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho hàng lưu trữ, và sau đó chuyển đến các điểm giao dịch mua bán.
Với những doanh nghiệp lớn hay có chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất, lưu chuyển phức tạp thì việc quản trị kho hàng có rủi ro cao hơn, khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho. Do vậy, việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp là điều mà doanh nghiệp đó cân nhắc thực hiện nhằm tối đa hóa lợi ích, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
3.Mục đích quản trị hàng tồn kho
Doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn bán hết các hàng hóa sẵn có, và không muốn có hàng hóa tồn trong kho trong thời gian dài vì phải mất chi phí trong việc bù lỗ hàng hóa mất mát/hư hại/lỗi thời và việc quản lý hàng hóa trong kho.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu giữ một số lượng hàng nhất định trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng hoặc tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất. Vậy mục đích để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp theo các hoạt động sau đây:
1.Giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránhcác trường hợp gây tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng hay không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.
Duy trì mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:
Khi quản lý hàng tổn kho, bạn biết được số lượng hàng đang có trong kho, tránh tình trạng thiếu sản phẩm và lưu giữ vừa đủ hàng tồn kho cần thiết. Bên cạnh đó, bạn nắm được lượng hàng biến động trong kho hàng nhiều hay ít, có sự thay đổi như thế nào từ đó rút ra được nhu cầu của khách hàng, và đảm bảo lượng hàng hóa phù hợp trong kho.
Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:
Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp tránh nguy cơ “cháy hàng’ khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn. Khi đó, khách hàng sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian:
Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp biết sự thay đổi hàng hóa trong kho giúp tiết kiệm thời gian thay vì phải kiểm tra và đếm từng mặt hàng. Việc sử dụng hệ thống quản lý vừa tiết kiếm thời gian, lại tránh được các sai sót không đáng.
Tiết kiệm chi phí:
Khi lượng hàng tồn kho được tính vào mức vừa đủ, thì doanh nghiệp sẽ tiết kiêm được một khoản lớn chi phí lưu kho. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa căn cứ vào số liệu hàng nhập và xuất kho, nhờ đó, bạn vạch ra được kế hoạch cho việc sản xuất và lưu trừ mặt hàng hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.
2.Dự phòng
Phương án dự phòng là trường hợp doanh nghiệp hạn chế rủi ro hoặc cung cấp lợi ích cho doanh nghiệp:
Trong trường hợp, vào một thời điểm nào đó, nhu cầu về hàng hóa đột nhiên tăng lên, thị trường không đủ hàng hóa để cung ứng, đây là thời điểm mà hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi ích.
Trường hợp quá trình sản xuất bị thiếu hụt nguyên liệu, nhưng thị trường đang thiếu hụt nguyên liệu đó, thì hàng tồn kho giúp ích cho doanh nghiệp bổ sung nguyên liệu và tránh bị ép giá cao do doanh nghiệp khác đầu cơ.
3.Đầu cơ
Giá cả thường xuyên biến động, và thường có xu hướng tăng lên, vì vậy, nếu doanh nghiệp tích trữ một lượng hàng nhất định trong kho sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí. Lượng hàng tích trữ này là hàng hóa hay nguyên vật liệu đều có ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông thường người ta sẽ lưu trữ nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm [có thời hạn lâu] – để phục vụ cho quá trình sản xuất vì nguyên liệu chưa qua sản xuất thì chỉ mất chi phí đầu vào và có thể điều chỉnh quá trình ra các thành phẩm khác nhau, giảm thiểu việc lỗi thời sản phẩm.
Trên đây là bài chia sẻ về Hàng tồn kho là gì? Mục đích quản trị hàng tồn kho được biên soạn bời đội ngũ chuyên gia tại Trung tâm Xuất nhập khẩu Lê Ánh - đơn vị đào tạo thực tế, chuyên sâu về xuất nhập khẩu. Hy vọng sẽ hữu ích cho việc học tập và công việc của bạn.
»»»» Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu ONLINE cho người mới bắt đầu
Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu – logistics, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học xuất nhập khẩu logistics tại trung tâm XNK Lê Ánh.
Chúc bạn thành công!
Tồn kho [inventory] với mỗi bộ phận trong công ty sẽ có một “góc nhìn” khác nhau. Đối với bộ phận sản xuất hàng tồn kho như một biện pháp để “phòng hờ” cho các trường hợp sai sót. Kế toán lại xem nó như một tài sản có giá trị. Vậy có cách nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? Cùng tìm hiểu 8 phương pháp để quản lý hàng tồn kho, cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp nhé.
Hàng tồn kho là gì?
Nhiều người nghĩ hàng tồn kho là những sản phẩm không bán được còn lưu lại trong kho. Tuy nhiên, đây là một suy nghĩ sai lầm. Thực tế, đây là những sản phẩm được doanh nghiệp lên kế hoạch để bán ra sau. Nó được xem như lượng hàng hóa dự trữ của một doanh nghiệp sản xuất. Đây cũng là một phần tài sản của công ty. Hàng hóa tồn kho có mối liên hệ chặt chẽ với việc sản xuất và bán hàng. Tuy nhiên, nếu quản lý hàng tồn kho không tốt sẽ ảnh hưởng đến chi phí. Doanh nghiệp sẽ gặp tình trạng không bán được hàng, hàng hóa lỗi thời không còn phù hợp với thị trường. Đây cũng là lý do tồn kho được xem là hàng không bán được trong doanh nghiệp.
Hàng tồn kho ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?
Đối với doanh nghiệp hàng tồn kho đôi khi là “cứu cánh” cho các đơn hàng gấp, sản xuất không kịp. Trường hợp này rất ít khi xảy ra vì đa số công ty chỉ trữ hàng ở một mức an toàn.
Đối với doanh nghiệp hàng tồn kho trong quá trình sản xuất là một khoản nợ phải trả. Đây là một bất lợi vì nó ràng buộc vốn lưu động có thể cần trong ngắn hạn. Khi có sự thay đổi thì hàng tồn kho chính là gánh nặng và “mắc kẹt” nguồn vốn của doanh nghiệp. Tồn kho quá nhiều còn là vấn đề chi phí. Bản thân việc sản xuất nhưng không bán ra được là một khoản chi phí “chết” của doanh nghiệp. Doanh nghiệp còn phải bỏ ra chi phí kho bãi, nhân công để bảo quản và kiểm kê tốt lượng hàng ấy.
Hàng tồn kho ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?
Đọc thêm: Quy trình kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp với 5 bước đơn giản
8 phương pháp để giảm hàng tồn kho
Sau đây là 8 phương pháp được Cloudify tổng hợp để giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho.
1. Giảm thời gian cung ứng từ nhà cung cấp
Chỉ với một vài thao tác nhỏ trong việc đặt hàng từ nhà cung cấp cũng giúp cho doanh nghiệp hạn chế được số lượng tồn kho. Ví dụ: với nhà cung cấp trong nước, doanh nghiệp giảm thời gian giao hàng. Đặt hàng với số lượng nhỏ và thường xuyên làm giảm thời gian phải chờ đợi.
Một phương pháp giúp giảm thiểu thời gian của chuỗi cung ứng là “lập bản đồ chuỗi cung ứng”. Nó cung cấp sự minh bạch, giúp doanh nghiệp xác định cách giảm thời gian cung ứng hàng hóa.
2. Giảm thời gian sản xuất
Thời gian của một chu kỳ sản xuất là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Các quá trình này được thực hiện càng nhanh, thời gian chu kỳ càng ngắn. Sản xuất nhanh hơn dẫn đến mức tồn kho sản xuất thấp hơn. Vì lượng nguyên vật liệu thô được giảm xuống. Quá trình sản xuất được chuyển sang thành phẩm và vận chuyển ra khỏi nhà máy nhanh chóng.
3. Tự động hóa quy trình đặt hàng
Bằng cách loại bỏ các đơn đặt hàng giấy, các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí. Và với một hệ thống MRP, doanh nghiệp có thể cài đặt mức hàng tồn kho tối thiểu và hệ thống sẽ tự động báo hiệu lượng hàng dự trữ đang ít hơn hay nhiều hơn mức tồn kho tối thiểu đó.
Khi triển khai một hệ thống tự động nhận biết khi nào kho cần bổ sung và xác định những thay đổi trong xu hướng sản xuất, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể nguy cơ tồn kho dư thừa và lỗi thời.
Kiểm soát hàng tồn kho thông qua tự động hóa quy trình đặt hàng
4. Cải thiện quan hệ với các nhà cung cấp
Mối quan hệ chặt chẽ với từng nhà cung cấp và khách hàng sẽ hỗ trợ giảm tồn kho. Có mối liên hệ chặt chẽ với họ là một dấu hiệu cho thấy quan hệ khách hàng và đối tác có hiệu quả. Các nhà cung cấp hiểu rõ sản phẩm của họ nhất và với mối quan hệ vững chắc này họ sẽ chia sẻ kiến thức của mình cho doanh nghiệp của bạn. Với khách hàng, doanh nghiệp được lắng nghe nhu cầu từ họ nhiều hơn từ đó có thay đổi trong sản phẩm để đáp ứng thị trường tốt hơn. Hình thức giao tiếp này có thể dẫn đến việc giao hàng nhanh hơn, trả lại ít hơn và lượng hàng tồn kho thấp hơn.
5. Loại bỏ hoặc tái sử dụng kho cũ
Doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí trực tiếp và gián tiếp của việc lưu giữ hàng tồn kho lỗi thời bằng cách loại bỏ hoặc tái sử dụng. Tồn kho lỗi thời là kết quả của việc tồn kho một lượng lớn các mặt hàng không còn cần thiết do có sự thay đổi không lường trước được trong hướng đi của doanh nghiệp.
6. Giảm kích thước đơn hàng
Đặt hàng với số lượng nhỏ hơn với tần suất thường xuyên hơn. Nó giúp quản lý dòng tiền tốt hơn và giữ cho mức tồn kho ở mức thấp hơn. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gánh nặng với lượng hàng tồn quá nhiều nếu hoạt động kinh doanh thay đổi. Một lần nữa, hệ thống WMS có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì mức tồn kho sản xuất thấp hơn.
7. Giảm hàng tồn kho bằng các dự báo chính xác
Nếu doanh nghiệp có công cụ đáng tin cậy để dự báo nhu cầu, thì việc loại bỏ hàng tồn kho trở nên đơn giản hơn nhiều. Hệ thống MRP sử dụng dữ liệu từ từng quy trình sản xuất để đưa ra dự báo chính xác nhất có thể. Cùng với một chuỗi cung ứng hiệu quả, phần mềm kiểm kê sản xuất cho phép doanh nghiệp giữ mức tồn kho của mình ở mức thấp một cách tự tin.
8. Chuyển sang các nguyên liệu đa năng
Tùy thuộc vào loại hình sản xuất, doanh nghiệp sử dụng vật liệu hoặc thành phần linh hoạt hoặc có thể thay thế cho nhau sẽ giúp giảm lượng hàng tồn kho. Giữ nguyên vật liệu trong kho để có thể sử dụng trong các sản phẩm khác nhau dẫn đến lượng hàng tồn kho ít hơn và chi phí thấp hơn. Nếu vật liệu có doanh thu cao, bạn có thể đặt hàng với số lượng ít và thường xuyên hơn.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho Cloudify
Phần mềm quản lý kho Cloudify cho phép bạn quản lý kho hiệu quả thông qua hệ thống thông minh. Doanh nghiệp không phải mất nhiều chi phí vì kho hàng đã được quản lý hiệu quả. Phần mềm cho phép thiết lập mức tồn kho tối thiểu chỗ từng mặt hàng. Khi số lượng tồn kho ít hơn mức tối thiểu phần mềm sẽ tự động gửi thông báo về cho quản lý.
Đồng thời, phần mềm cũng quản lý được quá trình cung ứng từ nhà cung cấp. Việc theo dõi đơn hàng để chủ động thời gian sản xuất được cập nhật tức thời. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần phải trữ quá nhiều nguyên vật liệu hay hàng hóa.
Các chức năng của phần mềm quản lý kho Cloudify WMS
Cloudify đang là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP, quản lý kho, sản xuất… Các giải pháp của Cloudify được sử dụng trong đa dạng các lĩnh vực kinh doanh như sản xuất, thương mại, bất động sản, thực phẩm, may mặc, gỗ… Riêng đối với phần mềm quản lý kho, Cloudify luôn tập trung cho ra mắt các chức năng phù hợp với đặc thù quản lý của doanh nghiệp như:
Quản lý hàng tồn kho theo layout trực quan
Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS cho phép doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách tinh gọn, rõ ràng để dễ dàng kiểm soát và tìm kiếm. Mỗi sản phẩm sẽ được thiết lập một vị trí cố định trong kho và trên hệ thống của Cloudify. Khi nhân viên tiến hành xuất, nhập kho, hệ thống sẽ gợi ý vị trí để nhân viên lấy hàng hoặc sắp xếp hàng hóa. Việc này giúp tiết kiệm thời gian nhân viên tìm kiếm hàng hóa theo như các thủ công. Ngoài ra, việc sắp xếp sản phẩm khoa học cũng là giảm đi mức độ hư hỏng gây ảnh hưởng đến chi phí chung của doanh nghiệp.
Cảnh báo hàng tồn kho tối thiểu trên điện thoại
Đây là chức năng giúp duy trì lượng hàng tồn kho ở mức an toàn nhất. Hệ thống có sẵn chức năng thiết lập hàng tồn kho tối thiểu cho từng sản phẩm. Sau khi thiết lập, nếu bạn chạm mức hàng tối thiểu hệ thống gửi thông báo ngay trên điện thoại. Bạn dễ dàng kiểm soát được hàng hóa trong kho ở mức an toàn. Tránh trường hợp hàng thừa, hàng thiếu ảnh hưởng đến việc kinh doanh.
Tìm hiểu ngay: Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS
Cập nhật số liệu hàng tồn kho real time
Các phần mềm giờ đây đã được thiết lập các báo cáo theo thời gian thực. Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS cũng không ngoại lệ. Dù bạn đang ở bất kỳ nơi đâu, bạn chỉ cần một vài thao tác trên hệ thống là đã có số liệu chính xác nhất. Nhân viên kinh doanh đi thị trường cũng dõi được hàng tồn kho để chủ động khi bán hàng.
Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, lô, date, hạn sử dụng
Ngoài những chức năng trên, phần mềm quản lý kho của Cloudify còn giúp quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, lô, date, hạn sử dụng. Việc quản lý hàng hóa linh hoạt sẽ góp phần giúp cho việc vận hành đơn giản hơn. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất kính, bao bì sẽ cần quản lý nguyên vật liệu theo nhiều đơn vị tính và kích thước khác nhau. Doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm cần quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, theo lô, để duy trì nguồn hàng mới, tránh việc hạn cận date, hết hạn.
Quản lý nhiều kho, hoạt động luân chuyển hàng hóa giữa các kho
Phần mềm của Cloudify còn cho phép quản lý được nhiều kho mà không phải trả thêm chi phí. Nhờ đó, bạn theo dõi lượng hàng tồn kho của từng cửa hàng/nhà kho. Ví dụ, kho A của bạn đang có sản phẩm M tồn kho 1000 chiếc. Trong khi tại kho B sản phẩm này chỉ tồn 100 chiếc. Khách hàng tại khu vực B muốn đặt 200 sản phẩm M. Khi đó, bạn có thể linh hoạt xuất kho hàng hóa sản phẩm M tại kho A thay vì kho B. Nhờ vậy, lượng hàng hóa được cân bằng giữa các kho.
Quản lý tồn kho bằng mã vạch, QR code
Với phần mềm quản lý kho của Cloudify bạn chỉ cần quét mã vạch hoặc mã QR là đã có đầy đủ thông tin. ĐIều này giúp bạn truy xuất thông tin sản phẩm nhanh chóng. Việc xuất, nhập kho được thực hiện nhanh hơn. Nhân viên kiểm soát tốt hàng hóa tồn kho và tiết kiệm thời gian.
Hàng tồn kho là một trong những nguyên nhân dẫn đến doanh nghiệp không xoay vòng vốn kịp thời để duy trì hoạt động kinh doanh. Vì vế, nhiều doanh nghiệp đã chọn áp dụng phần mềm quản lý kho hàng. Phần mềm giúp hạn chế tình trạng dư thừa và tồn kho quá mức. Phần mềm quản lý kho của Cloudify cũng là một giải pháp được nhiều khách hàng tin tưởng triển khai. Để biết thêm chi tiết và được tư vấn vui lòng liên hệ tại đây hoặc qua hotline 1900 866 695.
Xem thêm
Top 3 phần mềm ERP Việt Nam doanh nghiệp nên lựa chọn
SaaS ERP và những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần biết
Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Top các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp