Thông thường trong mỗi một công ty thường có Ban quản trị với 5 thành viên. Ban này thường tổ chức các cuộc họp theo quý để cập nhật tình hình về kinh doanh, và giải quyết các vấn đề về chiến lược phát triển của công ty. Trong những trường hợp khẩn cấp sẽ có cuộc họp bất thường.
Trước khi cuộc họp diễn ra, Ban điều hành công ty, Ban thư ký, Ban tổng giám đốc sẽ có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung.
Ban Tổng giám đốc
Thành phần của Ban này bao gồm một tổng giám đốc, hai phó tổng và một tổng giám đốc tài chính. Nhiệm vụ của phòng ban này là chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của công ty, đồng thời giám sát các công ty con.
Ban kiểm soát
Nhiệm vụ của ban này là thực hiện giám sát Ban quản trị và Ban tổng giám đốc trong lĩnh vực quản lý, điều hành theo quy định của pháp luật.
Ban kiểm toán nội bộ
Đây là bộ phận thuộc Ban quản trị, có nhiệm vụ kiểm tra và kiểm soát hoạt động của công ty mẹ và công ty con. Đảm bảo các báo cáo về kế toán và tài chính tin cậy trước khi công bố. Thông qua kiểm toán sẽ phát hiện ra những sai sót, gian lận để bảo vệ tài sản của công ty.
Ban quản lý
Ban quản lý bao gồm các phòng ban trong công ty như:
Đây là bộ phận quan trọng có vai trò chủ đạo trong mỗi công ty. Đảm bảo các sản phẩm đầu ra và các sản phẩm đầu vào cho công ty. Giúp công ty đưa ra những sản phẩm để mở rộng thị trường và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng mới.
Bộ phận Phòng ban này có trách nhiệm cung cấp cho Ban lãnh đạo các thông tin tài liệu. Đồng thời theo dõi quá trình sản xuất tại phân xưởng, đảm bảo các hợp đồng với khách hàng được đúng thời gian, đúng chất lượng.
Xây dựng kế hoạch và phân bố chỉ kinh doanh cho công ty. Giúp công ty đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả
Bộ phận này có trách nhiệm đảm bảo cho công ty các chế độ như lương, thưởng, thu, chi,…
Bộ phận này chịu trách nhiệm về tình hình nhân sự của công ty. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, quản lý và tuyển dụng nhân sự, bố trí các lao động ở vị trí việc làm phù hợp để đảm bảo nguồn nhân lực cho sản xuất. Có trách nhiệm về các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong công ty. Triển khai các nội quy của công ty, hoạt động khen thưởng, hoạt động phúc lợi.
Ban sản xuất
Bao gồm rất nhiều các bộ phận khác nhau như bộ phận xưởng đúc, bộ phận gia công, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận quản lý chất lượng,..
Chức năng nhiệm vụ của phòng sản xuất là theo dõi tình hình về sản xuất của công ty, đảm bảo các yếu tố về kỹ thuật, các hoạt động xuất nhập khẩu, các hoạt động nghiên cứu để đổi mới sản phẩm, hoạt động đánh giá chất lượng sản phẩm, hoạt động vận chuyển sản phẩm đến với khách hàng, hoạt động quản lý sản phẩm theo đúng chất lượng,….
Cách thức xây dựng
Phân tích sự phù hợp của từng bộ phận Phòng Ban
Mỗi phòng ban đều có vai trò và chức năng rất quan trọng đối với công ty. Giúp cho công ty hoàn thành được từng khối công việc cụ thể. Do vậy việc xây dựng các phòng ban phù hợp giúp phân công đúng việc, đúng chức năng. Nên sắp xếp các phòng ban phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty.
Xây dựng sơ đồ tổ chức cụ thể
Việc xây dựng sơ đồ sẽ giúp phân rõ ràng nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban. Vừa tạo sự khoa học, vừa không gây chồng chéo giữa các bộ phận.
Tính toán số nhân viên trong mỗi phòng ban
Số nhân viên làm việc tại phòng ban rất quan trọng. Giúp công ty vừa cung cấp đủ nhân lực cho các hoạt động, vừa hoàn thành công việc hiệu quả, vừa đảm bảo giảm bớt chi phí quản lý.
07.02.2018 21276 hongthuy95
Tùy thuộc vào quy mô và loại sản phẩm sản xuất mà quy định các bộ phận hoạt động tương ứng trong một nhà máy. Tuy nhiên, một nhà máy sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế thì không thể thiếu các bộ phận dưới đây:
Hành chính – nhân sự
- Tham mưu cho lãnh đạo các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng và các quy chế áp dụng liên quan
- Chịu trách nhiệm lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực
- Lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ hành chính quan trọng
- Thực hiện soạn thảo các văn bản, tài liệu hành chính lưu hành nội bộ, văn bản gửi cho khách hàng khi được yêu cầu
- Đón tiếp khách và đối tác của doanh nghiệp
- Thường xuyên theo dõi, quản lý và kiểm tra các vấn đề về tài sản cố định, bảo trì bảo dưỡng tài sản, trật tự an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh lao động,… của doanh nghiệp
- …
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng hệ thống kế toán, nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp.
- Thường xuyên cập nhật các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành phục vụ cho công việc
- Chịu trách nhiệm quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra
- Nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp, kịp thời tham mưu cho ban lãnh đạo ra quyết định liên quan; định kỳ báo cáo tình hình tài chính của doanh nghiệp cho lãnh đạo khi có yêu cầu
- Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thanh toán hợp đồng và các chế độ khác theo quy định của doanh nghiệp
- Quản lý doanh thu, số lượng hàng hóa, tài sản cố định, công nợ, hàng tồn kho,…
- …
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển các sản phẩm mới
- Nghiên cứu biện pháp gia tăng tính năng, chất lượng các sản phẩm hiện có
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển các dự án kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
- Định mức kỹ thuật, lập các quy trình bào chế, lập tiêu chuẩn
- Thực hiện chuyển giao tiến trình, quy trình chuẩn cho các bộ phận khác có liên quan
- Chịu trách nhiệm xử lý các sự cố trong sản xuất; thực hiện cảnh báo, đưa ra các biện pháp phòng tránh các nguy cơ,…
- …
Tìm hiểu thêm: Kỹ sư R&D là gì? Cơ hội việc làm và mức lương kỹ sư R&D hiện nay
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm tra, quản lý chất lượng sản phẩm theo yêu cầu
- Lập các báo cáo về sự không phù hợp/ phù hợp của sản phẩm trong quá trình kiểm tra
- Lập các báo cáo khắc phục và phòng ngừa trong quá trình sản xuất, kiểm tra
- Lưu hồ sơ các hạng mục đã kiểm tra
- Tham gia vào các hoạt động cải tiến sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm
- Tham gia đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng định kỳ của doanh nghiệp
- Thực hiện việc huấn luyện cho các bộ phận liên quan về việc áp dụng hệ thống, tiêu chuẩn và quy trình chuẩn
- …
- Chịu trách nhiệm bảo trì hệ thống máy móc, thiết bị hiện có trong nhà máy phục vụ hoạt động sản xuất
- Chịu trách nhiệm quản lý công cụ dụng cụ của bộ phận, quản lý những công việc liên quan đến bảo trì và sữa chữa máy móc thiết bị hiện có của nhà xưởng; đồng thời quản lý những công việc liên quan đến việc tiếp nhận máy móc thiết bị mới, công nghệ mới được công ty trang bị nhằm mục đích phục vụ sản xuất
- Thường xuyên theo dõi, kiểm tra chất lượng hoạt động của máy móc thiết bị nhằm duy trì và cải tiến chất lượng sản xuất chung
- Đề xuất với cấp trên các giải pháp nâng cao năng suất, đầu tư công nghệ mới, đề xuất phát triển kỹ thuật và cải tiến công nghệ
- Đảm bảo khu vực làm việc luôn được vệ sinh và an toàn lao động
- Chịu trách nhiệm phổ biến đến các nhân viên khác các nội quy, quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy,…
- …
- Cung ứng và điều phối vật tư, nguyên liệu đầu vào và đầu ra nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả năng suất các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.
- Thực hiện điều phối kế hoạch sản xuất của nhà máy phù hợp với nhu cầu thị trường từ phòng kinh doanh
- Đảm nhận các công việc bán hàng, xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp ra thị trường tiêu thụ
- Là cầu nối trong việc tạo ra và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp, các đối tác trong và ngoài nước
- …
- Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
- Định kỳ hàng tháng/ quý/ năm xây dựng các kế hoạch và chiến lược kinh doanh trình ban lãnh đạo xét duyệt
- Giám sát, kiểm tra chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm của các bộ phận khác trong phạm vi quyền hạn
- Theo dõi, nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Thường xuyên nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh; báo cáo tình hình chiến lược, phương án thay thế và các cách hợp tác với khách hàng cho lãnh đạo.
- Xây dựng chiến lược PR, marketing thương hiệu, các sản phẩm dựa trên từng giai đoạn phát triển và đối tượng khách hàng mục tiêu
- …
Trên đây là những bộ phận thường thấy nhất trong bộ máy tổ chức của một nhà máy. Tùy theo quy mô và loại sản phẩm sản xuất mà doanh nghiệp có thể phát triển thêm, chia nhỏ hoặc gộp chung các bộ phận trên, đảm bảo bộ máy hoạt động tinh gọn, tránh rườm rà và hao tốn nhân sự, nguồn lực, tạo nên sự tương thích với nhu cầu sử dụng nhân lực, khả năng đáp ứng công việc và hiệu quả hoạt động sản xuất của nhà máy.
Xem thêm: 6 kinh nghiệm quản lý công nhân quản lý nhà máy, xí nghiệp cần biết
Ms. Công nhân
Ảnh nguồn Internet