Cách gộp dữ liệu các sheet trong excel

Khi chúng ta sử dụng Excel, bạn thường hợp nhất nhiều sheet vào một sheet lớn để phân tích và tính toán dữ liệu dễ dàng hơn. Hầu hết người sử dụng sử dụng lệnh sao chép và dán, nhưng khi có nhiều sheet tính, cách này rất tốn thời gian. Trong bài viết này, Học Excel Onlinesẽ hướng dẫn các bạn một số mẹo để giải quyết vấn đề. 

Hợp nhất tất cả sheet từ một file excel đang mở thành một sheet tính bằng VBA

Giả sử bạn có ba sheet tính [Grade1, Grade2, Grade3] chứa thông tin của học sinh, bạn cần gộp sheet trong Excel thành một sheet tính như hình dưới đây :

Mã VBA sau có thể giúp bạn lấy dữ liệu của tất cả sheet tính từ file tính đang hoạt động và kết hợp chúng thành trang tính mới. Đồng thời, tất cả trang tính phải có cùng cấu trúc, cùng tiêu đề cột và thứ tự cột. Hãy làm như sau:

1. Nhấn giữ Alt + F11, hộp thoại Microsoft Visual Basic for Applications mở ra.
2. Nhấp Insert > Module, và dán đoạn mã sau vào cửa sổ Module.

1. Nhấn F5 để chạy mã. Tất cả dữ liệu trong bảng tính đã được hợp nhất thành trang tính Combined được đặt trước các trang tính khác.

Chú ý.

[1] Dữ liệu của bạn phải bắt đầu từ ô A1, nếu không đoạn mã sẽ không hoạt động.

[2] Dữ liệu của bạn phải có cùng cấu trúc.

[3] Mã này chỉ có thể kết hợp tất cả trang tính của một bảng tính, nếu bạn muốn hợp nhất nhiều trang tính từ nhiều bảng tính khác nhau, đoạn mã này sẽ không hoạt động.

Không chỉ việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet trong Excel mà VBA còn giúp ích rất nhiều trong công việc: giúp bạn tăng tốc trong quá trình xử lý trên excel, giúp lập các báo cáo tự động, điều khiển các chương trình khác như word, power point, outlook… giúp biến file excel của bạn trở thành 1 phần mềm chuyên nghiệp…

Để có thể học VBA một cách đầy đủ, có hệ thống, bạn hãy tham gia khoá học VBA101 – VBA cơ bản dành cho người mới bắt đầu của hệ thống Học Excel Online. Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký khóa học này. Chi tiết xem tại:

Tác giả: dtnguyen [Nguyễn Đức Thanh]

@ Học Excel Online | DTNguyen.business

· · ·

Là một thủ quỹ, kế toán hay là một nhân viên văn phòng thì việc tổng kết, thống kê các báo cáo của các ban bệ để đưa ra mức quyết toán phù hợp trong từng tháng, từng quý là một việc làm thường xuyên.

Và rõ ràng là công việc này làm mất rất nhiều thời gian của bạn để có thể tổng hợp lại thành một File tổng kết cụ thể đúng không ạ?

Vâng, nếu như các bạn làm theo cách thủ công thì quá trình nhập liệu sẽ rất lâu, và đôi khi sơ ý có thể gây sai sót dữ liệu, ảnh hưởng nghiêm trọng tới các thành viên trong cùng công ty hoặc cơ quan mà bạn làm việc.

Chính vì thế trong bài viết ngày hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn cách tổng hợp, gộp nhiều file Excel thành một file duy nhất. Qua đó các bạn có thể ứng dụng các hàm để thống kê thành quả công việc, và quyết toán thu, chi của cơ quan mình trong một khoảng thời gian bất kỳ.

Do có nhiều phiên bản Excel khác nhau và giao diện của phiên bản mới so với phiên bản cũ có hơi khác một chút nên mình sẽ chia bài viết ra làm 2 trường hợp nhé. Trường hợp đầu tiên là bạn sử dụng phiên bản Excel 2007 trở lên.

Mục Lục Nội Dung

• I. Nối nhiều file Excel thành một file duy nhất [2007… 2021..]
  • Cách #1: Sử dụng Code VBA để ghép nhiều file Excel 
  • Cách #2: Sử dụng một đoạn code VBA khác
  • Cách #3: Ghép, nối file Excel thủ công [Move or copy]
  • Cách #4. Sử dụng code gộp nhiều Sheet thành 1 File
• II. Ghép nối file Excel [Áp dụng cho Excel 2003]
• III. Lời kết

I. Nối nhiều file Excel thành một file duy nhất [2007… 2021..]

Có nhiều code để chúng ta có thể làm việc này một cách dễ dàng, ở trong bài viết này mình sẽ trình bày với các bạn 3 cách để làm việc này một cách đơn giản nhất.

Ví dụ mình có hai danh sách File Excel như hình bên dưới, bây giờ mình cần ghép thành một file Excel duy nhất để việc tính toán thống kê được nhanh chóng và chính xác hơn.

Danh sách 1: Địa chi Đông Sơn, Hàm Rồng:

Danh sách 2: Địa chỉ Đội 9, Thiệu Dương:

Cách #1: Sử dụng Code VBA để ghép nhiều file Excel 

+ Bước 1: Bạn bật ứng dụng Excel của mình lên rồi nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để bât cửa sổ VBA lên.

Đối với Excel 2007: Bạn nhấn vào icon biểu tượng Excel Button [ở góc trên cùng bên trái] của file Excel => chọn Excel Options => Một cửa sổ xuất hiện, bạn chọn tab Popular => tích chọn Show Deverloper tab in the Ribbon => chọn OK.

Tiếp theo sử dụng tổ hợp phím tắt Alt + F11 hoặc nhấn vào tab Developer để mở cửa sổ giao diện Visual Basic.

Đối với Excel 2013 trở lên thì bạn xem bài hướng dẫn này để biết cách thêm tab Developer vào thanh Ribbon nhé !

+ Bước 2: Trong trình VBA bạn click chọn Insert => chọn Module để bật cửa sổ Code và Copy phần code mình để bên dưới và dán vào nhé.

Code Gộp File Excel:

Sub GopFileExcel[]
Dim FilesToOpen
Dim x As Integer
On Error GoTo ErrHandler
Application.ScreenUpdating = False
FilesToOpen = Application.GetOpenFilename _
[FileFilter:="Microsoft Excel Files [*.xlsx], *.xlsx", MultiSelect:=True, Title:="Files to Merge"]
If TypeName[FilesToOpen] = "Boolean" Then
MsgBox "No Files were selected"
GoTo ExitHandler
End If
x = 1
While x View Macros để bật chế độ ghép File tự động cho Excel.

+ Bước 5: Trong cửa sổ Macro, bạn click chọn GopFileExcel rồi nhấn lệnh Run để chọn File.

+ Bước 6: Tìm các File Excel cần gộp => chọn tất cả và nhấn Open để gộp các File Excel vào File Tổng hợp.

Và đậy là kết quả qúa trình gộp nhiều File Excel thành một File duy nhất. Lúc này bạn có thể dùng các hàm để tính toàn các bước tiếp theo cho công việc của mình rồi nhé.

Cách #2: Sử dụng một đoạn code VBA khác

+ Bước 1: Bạn hãy copy hết các file Excel cần nối vào một thư mục. Bạn nên đặt tên thư mục không có dấu và các ký tự đặc biệt nhé.

+ Bước 2: Chạy một file Excel mà bạn muốn ghép các file khác vào. Ví dụ mình sẽ chạy File Excel 1.

+ Bước 3: Bạn mở cửa sổ cửa sổ Microsoft Visual Basic for applications lên bằng cách nhấn tổ hợp phím ALT + F11 [bạn làm theo bước 2 như hướng dẫn bên trên].

Sau đó sử dụng đoạn code sau:

Sub GetSheets[]
Path = "C:\Users\karra\Desktop\Bai Tap"
Filename = Dir[Path & "*.xls"]
Do While Filename ""
Workbooks.Open Filename:=Path & Filename, ReadOnly:=True
For Each Sheet In ActiveWorkbook.Sheets
Sheet.Copy After:=ThisWorkbook.Sheets[1]
Next Sheet
Workbooks[Filename].Close
Filename = Dir[]
Loop
End Sub

+ Bước 4: Làm tương tự từ Bước 3 mà mình đã hướng dẫn ở Cách 1.

Cách #3: Ghép, nối file Excel thủ công [Move or copy]

Ngoài cách sử dụng code VBA ra thì còn một cách làm thủ công nữa đó là sử dụng tính năng Move or Copy. Tuy có hơi lâu một chút nhưng nếu bạn không sử dụng được code thì đây cũng là một cách hay cho bạn.

+ Bước 1: Bạn mở tất cả các file Excel cần ghép nối vào 1 file ra.

+ Bước 2: Với cách này thì bạn có thể copy từ Sheet sang Sheet. Tuy nhiên trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn copy toàn bộ các Sheet từ file Excel này để nối vào 1 file Excel khác.

Bạn chọn có chọn nhiều Sheet cùng lúc bằng cách nhấn giữ phím Ctrl hoặc là phím Shift. Sau đó nhấn phải chuột vào 1 Sheet bất kỳ => chọn Move or Copy...

+ Bước 3: Trong cửa sổ Move or Copy bạn chọn bảng tính chính từ mục Move selected sheets to book [có nghĩa là tất cả các file Excel khác sẽ được copy vào bảng tính chính này].

Sau đó xác nhận vị trí của các trang tính được hợp nhất như hình dưới đây :

+ Bước 4: Sau đó nhấn OK. Lúc này thì các trang tính được chọn sẽ được di chuyển đến bảng tính chính.

+ Bước 5: Bạn lặp lại các bước từ 2 đến 4 để tiếp tục di chuyển các Sheet còn lại nhé.

Cách #4. Sử dụng code gộp nhiều Sheet thành 1 File

+ Bước 1 và Bước 2 giống với hướng dẫn ở Cách #1 bên trên.

+ Bước 3: Sau đó bạn giữ nguyên Code đó và làm tương tự để thêm Code gộp nhiều Sheet thành một file. Bạn chọn Insert => chọn Module và sao chép toàn bộ mã Code ở dưới vào ô trống.

Code Gộp Sheet thành một File tổng:

Sub MergeSheets[]
Const NHR = 1
Dim MWS As Worksheet
Dim AWS As Worksheet
Dim FAR As Long
Dim LR As Long
Set AWS = ActiveSheet
For Each MWS In ActiveWindow.SelectedSheets
If Not MWS Is AWS Then
FAR = AWS.UsedRange.Cells[AWS.UsedRange.Cells.Count].Row + 1
LR = MWS.UsedRange.Cells[MWS.UsedRange.Cells.Count].Row
MWS.Range[MWS.Rows[NHR + 1], MWS.Rows[LR]].Copy AWS.Rows[FAR]
End If
Next MWS
End Sub

+ Bước 4: Bạn chọn đặt tên File là MergeSheets như hình rồi click sang phần File Excel Tổng hợp bạn đầu của mình. Lưu ý là bạn đừng tắt code VBA nhé.

+ Bước 5: Lúc này bạn mới tạo được một File Excel gồm nhiều Sheet, bao gồm nội dung ở các File bạn lựa chọn mà thôi. Để gộp các Sheet này vào một Sheet trong File thì bạn chọn File Tổng hợp trước rồi giữ Ctrl rồi click vào các Sheet cần [ghép] lại.

+ Bước 6: Bạn chọn Tab Insert , và click tiếp vào Macros => chọn View Macros để khởi động chế độ tự động trên Excel.

+ Bước 7: Tại cửa sổ Macro bạn chọn MergeSheets => sau đó click Run để hợp nhất các Sheet lại vào Sheet Tổng hợp.

+ Bước 8: Kiểm tra kết quả nào 😛

II. Ghép nối file Excel [Áp dụng cho Excel 2003]

Đối với Excel 2003 và Excel thì giao diện có hơi khác một chút. Các bạn có thể thao tác như sau để truy cập vào Macro để sử dụng Code. Code thì chúng ta vẫn sử dụng code bên trên nhé.

Mặc dù giờ chắc cũng ít người dùng OFFICE 2003 nhưng mình vẫn viết cho đầy đủ, biết đâu vẫn có bạn dùng 🙂

Thực hiện:

Bạn vào menu Tools => chọn Macro => sử dụng code bên trên để thực hiện nối File hoặc gộp Sheet.

Bạn có thể làm theo bài hướng dẫn này nhé.  [Trong phần cách Gộp ô trong Excel không bị mất dữ liệu]

III. Lời kết

Okay, như vậy là mình vừa hướng dẫn cho các bạn cách thức nối, gộp nhiều file Excel thành một file duy nhất. Hoặc gộp nhiều Sheet trong Excel thành một Sheet duy nhất rồi nhé.

Mình nghĩ thủ thuật này sẽ cực kỳ tiện lợi trong quá trình thống kê các chương mục, danh sách báo cáo của các bạn đó.

Đến đây bài hướng dẫn gộp nhiều File Excel thành một File duy nhất của mình cũng xin được kết thúc rồi. Hy vọng thủ thuật này sẽ hữu ích trong công việc của mọi người.

Chúc các bạn thành công !

Đọc thêm:

• Cách tìm giá trị thứ N trong Excel [lớn nhất, lớn thứ 2, nhỏ thứ 2…]
• Cách cài đặt để in 2 mặt giấy trong Excel, Word 2007, 2016.. đơn giản
• [Tuts] Cách bảo vệ công thức trong Excel, khóa công thức Excel

Bài viết đạt: 4.3/5 sao - [Có 31 lượt đánh giá]

Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !