Các chi phí không có hóa đơn nhưng vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lệ thường bao gồm một số khoản chi dưới đây. Tham khảo để chuẩn bị hồ sơ hợp lệ nhé!
1/ Các chi phí được lập mẫu 01/TNDN
Về cơ bản, mẫu này có thể hiểu là 1 chứng từ thay thế cho hóa đơn trong các trường hợp bên bán không phải là đối tượng xuất được hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
Tải về tại: //manaboxvietnam.com/mau-01-tndn-song-ngu/
Cụ thể, xem tại bài viết
Cách lập mẫu 01/TNDN và các trường hợp cần lưu ý
2/ Trường hợp chi phí thuê cá nhân kinh doanh
Ngày 10/6/2019, Tổng Cục thuế có công văn số 2355/TCT-DNNCN hướng dẫn rõ trường hợp chi phí thuê cá nhân kinh doanh. Theo đó:
Trường hợp Điều kiện chi phí được trừ Thuế của cá nhân Ký hợp đồng lao động với cá nhân kinh doanh Tương tự chi phí tiền lương [Có hợp đồng lao động, chứng từ chi lương…] Khấu trừ theo diện tiền lương, tiền công Ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân kinh doanh cùng ngành nghề Nếu doanh thu của cá nhân kinh doanh từ 100 triệu đồng/năm trở xuống: Mẫu 01/TNDN kèm hồ sơ liên quan [Hợp đồng, chứng từ thanh toán…] Không chịu thuế TNCN, GTGT, môn bài Nếu doanh thu của cá nhân kinh doanh trên 100 triệu đồng/năm: Hóa đơn kèm hồ sơ liên quan [Hợp đồng, chứng từ thanh toán…] Cá nhân kinh doanh tự kê khai thuế của hoạt động kinh doanh
Doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế
Tham khảo công văn 2355/TCT-DNNCN: Căn cứ các quy định, hướng dẫn nêu trên:
– Trường hợp Công ty TNHH Manabox Việt Nam-TP Hà Nội [Công ty] ký hợp đồng lao động với cá nhân thì Công ty thực hiện các quy định về khấu trừ Thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và thực hiện quyết toán Thuế TNCN theo ủy quyền của cá nhân theo quy định, không phân biệt cá nhân là chủ hộ kinh doanh hay không phải là chủ hộ kinh doanh.
– Trường hợp Công ty ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân đáp ứng tác điều kiện là thương nhân như: có đăng ký kinh doanh cùng ngành nghề hoặc có đăng ký thuế theo hình thức hộ kinh doanh cùng ngành nghề với hợp đồng dịch vụ, thì Công ty không khấu trừ thuế TNCN mà cá nhân [hộ kinh doanh] phải cấp hóa đơn [nếu thuộc diện được sử dụng hóa đơn] hoặc lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu số 01/TNDN [nếu không thuộc diện được sử dụng hóa đơn].
Trường hợp Công ty ký hợp đồng với cá nhân khác với trường hợp nêu trên thì Công ty thực hiện khấu trừ theo quy định về tiền lương, tiền công theo thuế suất 10% trước khi trả cho cá nhân.
Hồ sơ thuê khoán và xử lý chi phí nhân công – Tax documents for labor cost
Ngoài ra, nếu như trước đây, việc mua hàng hóa dịch vụ từ các cá nhân cũng đều cần có hóa đơn liên quan thì từ năm 2014, trên tinh thần đơn giản hóa thủ tục hành chính và cũng hạn chế hành vi lạm dụng hóa đơn cho các mục đích không hợp pháp, không phải giao dịch mua hàng hóa dịch vụ nào doanh nghiệp cũng cần có hóa đơn như trước, việc ghi nhận một giao dịch căn cứ không phải chỉ theo hình thức hóa đơn mà dựa theo thực tế từng trường hợp và các chứng từ chứng minh khác đi kèm như biên bản nghiệm thu [dịch vụ], biên bàn bàn giao [hàng hóa], hợp đồng…
Các chi phí không có hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được coi là chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Làm thế nào để hợp lý hóa các chi phí này? Hồ sơ hợp lý hóa chi phí không có hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp? Cùng Taxkey tìm hiểu.
1. Điều kiện để là khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trừ các khoản chi được trừ tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
+ Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên [giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng] khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Các khoản chi phí của doanh nghiệp không có hóa đơn giá trị gia tăng
– Các khoản chi phí mà doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn và không Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán bao gồm:
– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh [không bao gồm các trường hợp nêu trên] có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng [100 triệu đồng/năm].
Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ
– Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động:
+ Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
+ Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng.
+ Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi. Trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
+ Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên [do một cá nhân làm chủ]; thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
– Các khoản chi phí vay lãi của ngân hàng
– Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo trong và ngoài nước với hình thức thanh toán là thẻ ngân hàng không có hóa đơn giá trị gia tăng.
Để đưa chi phí không có hóa đơn vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần:
3.1. Nếu doanh nghiệp mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra
Thì cần có:
– Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ.
– Chứng từ thanh toán [Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn].
– Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
– Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
\>>>Xem thêm: Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo bảng kê chi tiết
3.2. Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có ngưỡng doanh thu khoảng 100.000.000 đồng/năm
Doanh nghiệp cần:
+ Hợp đồng mua bán.
+ Chứng từ thanh toán [Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn].
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
+ Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
3.3. Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có ngưỡng doanh thu khoảng từ 100.000.000 đồng/năm trở lên
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần:
+ Hợp đồng mua bán.
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
+ Hóa đơn bán hàng.
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng [vì có hóa đơn].
+ Cần có Hóa đơn.
3.4. Khi thuê tài sản của các cá nhân từ dưới 100.000.000 đồng/năm
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ:
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó.
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê.
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản.
3.5. Khi thuê tài sản của các cá nhân từ 100.000.000 đồng/năm trở lên
– Nếu trên hợp đồng thể hiện là doanh nghiệp nộp thay thì doanh nghiệp cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó.
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê.
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
+ Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Nếu trên hợp đồng thể hiện cá nhân là người đi nộp thuế thì doanh nghiệp cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó.
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
3.6. Chứng từ vay vốn
+ Hợp đồng vay vốn.
+ Hồ sơ giải ngân.
+ Chứng từ chuyển tiền vốn vay.
+ Chứng từ chuyển tiền chi phí lãi vay.
+ Chứng từ chuyển tiền trả vốn vay.
3.7. Chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển
– Trường hợp nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ [thuê xe ôm..]
- Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2.000.000 đồng/tháng.
Thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau:
+ Hợp đồng lao động thời vụ đã ký.
+ Chứng minh nhân dân photo của cá nhân thuê vận chuyển.
+ Chứng từ thanh toán [có đủ chữ ký]
+ Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ.
- Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2.000.000 đồng/tháng trở lên.
Thì kế toán cũng lập bộ hồ sơ như trên. Đồng thời khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương [có chứng từ khấu trừ thuế đi kèm].
– Trường hợp chi phí vận chuyển có giá trị lớn [ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,…]
Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện ký hợp đồng khoán việc đối với cá nhân vận chuyển.
Kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau:
+ Hợp đồng giao khoán.
+ Biên bản nghiệm thu công việc.
+ Chứng minh thư nhân dân photo của cá nhân vận chuyển.
+ Chứng từ thanh toán.
+ Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp. [Đây là hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho cá nhân vận chuyển khi cá nhân đó đi nộp thuế và cá nhân này sẽ đưa hóa đơn này cho doanh nghiệp]
\>>>Xem thêm: Cách xuất hóa đơn bán hàng kèm theo chi phí vận chuyển
3.8. Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo trong và ngoài nước với hình thức thanh toán là thẻ ngân hàng không có hóa đơn giá trị gia tăng
– Đối với nhà mạng, nhà quảng cáo đăng ký trong nước:
+ Hợp đồng/chào hàng-chấp nhận hoặc đặt hàng qua email hay phương thức phù hợp với Luật Thương mại; Luật Giao dịch điện tử; Luật công nghệ thông tin.
+ Hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt [nếu tổng trị giá hoá đơn từ 20.000.000 đồng/lần trở lên].
– Đối với nhà mạng, nhà quảng cáo chưa đăng ký trong nước:
+ Đề xuất bằng văn bản của bộ phận kinh doanh cần quảng cáo với cấp trên. Kèm theo bản in các điều khoản mà nhà mạng/trang quảng cáo đó đưa ra. Như: giá cả; phương thức quảng cáo; cách trả tiền; thời gian quảng cáo;… Và được Lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt.
+ Báo cáo nghiệm thu hoặc chứng từ chứng minh rằng yêu cầu quảng cáo của doanh nghiệp đã được thực hiện theo như đề xuất nêu trên.
+ Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng kèm ủy nhiệm chi; séc;… của doanh nghiệp chứng minh việc doanh nghiệp thanh toán tiền trả cho trang quảng cáo.
Chi phí dưới bao nhiêu không cần hóa đơn?
Tức là, bán hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000 đồng không cần xuất hóa đơn chỉ phải xuất hóa đơn khi có yêu cầu. Còn theo quy định hiện hành, mọi trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ đều phải xuất hóa đơn, không phân biệt tổng giá thanh toán là bao nhiêu.
Thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ hạch toán vào đầu?
Theo như quy định nêu trên thì các khoản thuế giá trị gia tăng không được khấu từ thì cơ sở kinh doanh được quyền hạch toán vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định.
Mua hàng hóa dịch vụ của cá nhân hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới số tiền bao nhiêu vẫn được lập bảng kê dựa vào chi phí?
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm. => Thì phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC.
Chi phí như thế nào là hợp lý?
Chi phí hợp lý là những khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.