Chắc hẳn bạn cũng biết Lọc trùng trong Excel luôn là hàm cần thiết và cơ bản, đặc biệt với các thống kê về kho hàng hay nhân sự công ty. Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm lọc trùng trong Excel một cách đơn giản và nhanh nhất.
Để tránh mắc lỗi trùng lặp trong việc nhập dữ liệu lớn trải suốt một thời gian dài, công cụ lọc trùng trong excel đã xuất hiện rất sớm trên excel các phiên bản cũ. Từ phiên bản excel 2007 trở lên, sự cải thiện của công cụ lọc trùng trong excel đã hiệu quả mà đơn giản hơn rất nhiều.
Sử dụng bản thống kê hàng hóa sau làm ví dụ.
Các bước thực hiện
Bước 1: Bôi đen phần giá trị cần lọc. Tại ví dụ này chúng ta bôi đen cột mã hàng.
Bước 2: Chọn mục Home, tìm nhóm Styles, chọn Conditional Formatting, tiếp tục chọn Highlight Cells Rules, chọn Duplicate Value.
Bước 3: Trong bảng hiện ra, Values with sẽ có chuỗi các sự lựa chọn màu sắc để các giá trị trùng được hiển thị nổi bật hơn. Còn ở mục bên cạnh, nếu chọn Unique, excel 2010 sẽ hiển thị giá trị tồn tại duy nhất trong chuỗi dữ liệu chúng ta bôi đen.
Để dùng hàm lọc trùng trong Excel, ta chọn Duplicate, rồi Okay. Và đây là các excel 2010 hiển thị giá trị trùng sau khi lọc.
Bằng 3 bước hướng dẫn cơ bản, rất mong công cụ lọc trùng trong excel hay giá trị tồn tại duy nhất sẽ đơn giản và dễ dàng hơn với các bạn sử dụng Excel. Nếu các bạn có bất kỳ thắc mắc gì có thể comment ngay dưới bài viết này để chúng tôi có thể giải quyết mọi thắc mắc của bạn trong thời gian sớm nhất.
Ngoài ra, các bạn còn có thể theo dõi video sau đây để có thể biết thêm một cách nữa xử lý dữ liệu trùng lặp:
Xem thêm:
Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel 2010, 2013 và 2016
Hướng dẫn cách ẩn lỗi #N/A bằng Conditional Formatting trong Excel
Những kiến thức bạn đang tìm hiểu nằm trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Khi tham gia khóa học này bạn sẽ được tìm hiểu cách sử dụng các công cụ: conditional formatting, data validation, pivot table… để ứng dụng vào trong công việc. Ngoài ra bạn còn biết cách sử dụng các hàm trong excel, từ các hàm cơ bản cho tới các hàm nâng cao, phức tạp. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học.
Trùng lặp dữ liệu là vấn đề mà chúng ta dễ dàng gặp phải khi sử dụng Excel, sẽ càng dễ gặp hơn khi chúng ta làm việc với một khối lượng lớn dữ liệu trên bảng tính. Hàm lọc dữ liệu sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng giải quyết được vấn đề tưởng khó xơi nhưng lại dễ ăn này bằng cách lọc bớt và xóa đi những dữ liệu trùng lặp.
Hãy cùng Daotaotinhoc.vn tìm hiểu cặn kẽ về cách sử dụng hàm lọc dữ liệu cùng nhiều mẹo hay liên quan trong Excel ngay sau đây.
Sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel thế nào cho đúng?
Các dữ liệu bị trùng nhau có thể nằm trong cùng một cột hay nhiều cột khác nhau, thậm chí là trên toàn bộ các ô trên bảng tính.
Các bước lọc và đánh dấu dữ liệu bị trùng nhau đối với dữ liệu ở cột bằng hàm lọc trùng nhau trong Excel
Để sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel ở một cột, chúng ta thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Đầu tiên chúng ta quét chọn phần dữ liệu cần lọc trong bảng tính.
Bước 2: Tại thẻ Home, chọn Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules rồi chọn Duplicate Values.
Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Duplicate Values, ở menu xổ bên trái của hộp thoại, chúng ta chọn Duplicate. Tại ô values with, chúng ta chọn một màu sắc tùy chọn để đánh dấu những dữ liệu bị trùng lặp và làm nổi bật chúng.
Hàm đã lọc dữ trùng nhau và làm nổi bật các giá trị bị trùng lặp:
Các bước lọc và đánh dấu dữ liệu trùng nhau đối với dữ liệu trong hàng bằng hàm lọc trùng nhau trong Excel
Việc sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel đối với các hàng sẽ khó và phức tạp hơn một chút so với việc lọc dữ liệu trong cột.
Ví dụ chúng ta có bảng dữ liệu như sau:
Ở các cột liền kề bên phải [cột E], chúng ta nhập vào công thức = A2&B2&C2&D2
Chúng ta sẽ kéo công thức này xuống tất cả các hàng trong bảng tính. Công thức này sẽ có tác dụng kết hợp tất cả các giá trị của ô ở một chuỗi duy nhất. Đặc biệt, chúng ta cũng có thể sử dụng hàm Concatenate để kết hợp các chuỗi văn bản lại với nhau.
Như bạn thấy, bằng cách này chúng ta sẽ tạo được một chuỗi văn bản duy nhất cho mỗi hàng. Khi có bất kì dữ liệu trùng lặp nào xuất hiện trong hàng thì các chuỗi được tạo sẽ đều giống nhau.
Chọn phạm vi có các chuỗi kết hợp [E2: E11 trong ảnh ví dụ].
Bước 1: Chọn phạm vi có các chuỗi văn bản đã được nối bằng hàm Excel ở trên, trong trường hợp này là E2 : E11.
Bước 2: Tiếp tục click chọn Home sau đó chọn Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules rồi chọn Duplicate Values.
Bước 3: Khi hộp thoại Duplicate Values xuất hiện, chúng ta tiếp tục chọn giá trị Duplicate menu bên trái và chỉ định màu mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu các giá trị, dữ liệu trùng nhau tương tự như bên trên đã thực hiện.
Như bạn thấy, các dữ liệu trùng nhau trong cột E đã được đánh dấu và làm nổi bật lên.
Nhưng ở ví dụ vừa rồi, chúng ta chỉ lọc và đánh dấu các dữ liệu là các chuỗi mà chúng ta đã tạo ra trước đó. Để lọc và đánh dấu tất cả các dữ liệu trong tất cả các hàng trùng nhau, chúng ta cần thực hiện các bước sau:
Trong cột ngay sát nhau, chúng ta nhập công thức =A2&B2&C2&D2
Sau đó chúng ta kéo công thức xuống tất cả các hàng trong bảng tính. Công thức này sẽ kết hợp tất cả các giá trị ô dưới dạng một chuỗi duy nhất.
Tiếp theo, chúng ta chọn vùng dữ liệu A2: D11.
Sau đó chúng ta click chọn Home, chọn Conditional Formatting rồi chọn New Rule.
Hộp thoại New Formatting Rule sẽ xuất hiện, chúng ta chọn mục Use a formula to determine which cells to format trong mục Select a Rule Type.
Tiếp theo chúng ta sẽ nhập hàm Countif với công thức như sau: =COUNTIF[$E$2:$E$11,$E2]>1 vào khung nhập Format values where this formula is true.
Cuối cùng, chúng ta click chọn Format rồi chọn OK. Công thức này sẽ giúp cho chúng ta lọc và đánh dấu tất cả các hàng có dữ liệu trùng nhau.
Các bước xóa dữ liệu trùng nhau trong bảng tính excel
Các bước xóa dữ liệu trùng lặp trong một cột
Chúng ta cũng có thể dễ dàng xóa các dữ liệu trùng nhau trong một cột chỉ với các bước đơn giản sau đây:
Bước 1: Quét chọn dữ liệu trùng nhau mà chúng ta muốn xóa
Bước 2: Click chọn Data, chọn tiếp Data Tools rồi chọn Remove Duplicates.
Bước 3: Khi hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện:
Trường hợp trong dữ liệu bạn vừa chọn có chứa tiêu đề, hãy tick chọn vào ô My data has headers. Đồng thời cần đảm bảo cột đã được chọn, sau đó click OK.
Các bước xóa dữ liệu trùng nhau đối với hàng trong bảng tính Excel
Để xóa dữ liệu trùng nhau ở cùng hàng trong bảng tính, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Quét chọn tất cả các ô trong bảng tính.
Bước 2: Click chọn Data, chọn Data Tools rồi chọn Remove Duplicates. [như ảnh]
Bước 3: Hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện
Nếu dữ liệu vừa quét chọn có chứa tiêu đề, chúng ta sẽ tick chọn tùy chọn My data has headers. Vẫn sẽ đảm bảo đã chọn tất cả các cột rồi click OK để áp dụng.
Daotaotinhoc.vn vừa hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel. Thật đơn giản phải không nào?
Xem thêm bài viết cùng chủ đề:
Hướng dẫn sử dụng hàm IFERROR trong Excel
Hướng dẫn sử dụng hàm lấy kí tự trong Excel
Hướng dẫn 2 cách sử dụng hàm tính số ngày trong Excel kèm ví dụ minh họa