GIẢI PHÁP HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO ESSOFT
1. TỔNG QUANHệ thống phần mềm quản lý đào tạo Essoft của Nam Việt được xây dựng nhằm hỗ trợ các cán bộ xử lý công việc trong công tác quản lý đào tạo tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề,.. để nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như hỗ trợ sinh viên, giảng viên, lãnh đạo trong việc khai thác thông tin. Hệ thống phần mềm quản lý đào tạo Essoft của Nam Việt tập trung chính vào việc tin học hoá các quy trình nghiệp vụ chính như: Quản lý đào tạo và xếp thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý tài chính sinh viên, xét duyệt tư cách sinh viên, đánh giá tình hình học tập của sinh viên, tổng hợp và thống kê dữ liệu, quản lý nhân sự, quản lý giảng viên, quản lý lương, tổ chức đăng ký học online, nhận dạng điểm viết tay, phân quyền khai thác dữ liệu xuống nhiều cấp quản lý [như các khoa/bộ môn,…]…, khai thác và tra cứu thông tin trực tuyếnPhần mềm quản lý đào tạo đa dạng về loại hình, phương thức đào tạo:- Nhiều bậc đào tạo [Cao đẳng, Đại học, Sau đại học,..].- Nhiều loại hình, phương thức đào tạo [Chính quy, Tại chức, Văn bằng II, đào tạo từ xa...].- Nhiều mô hình đào tạo [Niên chế, Tín chỉ, kết hợp cả Niên chế và Tín chỉ,..].Phần mềm quản lý đào tạo Essoft đảm bảo các Quy trình nghiệp vụ của phần mềm phù hợp với các quy chế của Bộ giáo dục đào tạo và Bộ lao động TBXH bao gồm:- Quy chế 43 cho học chế Tín chỉ- Quy chế 25 cho học chế Niên chế- Quy chế 40 cho Trung cấp chuyên nghiệp- Quy chế 14 cho Cao đẳng, Trung cấp nghề- Quy chế 13 cho Trung cấp vừa học vừa làm- Quy chế 36 cho Đào tạo hệ tại chức- Quy chế 58 về mẫu hồ sơ sinh viên- Quy chế 60 về đánh giá rèn luyện- Quy chế 44 về xét học bổng- Quy chế 42 về quản lý HS, SVYÊU CẦU HỆ THỐNGMáy chủ DatabaseCó thể chạy trên nền các HĐH sau : Unix/ Linux/Window 2000 Server / Advanced Server Oracle 9i hoặc phiên bản cao hơnMáy chủ ứng dụngCó thể chạy trên nền các HĐH sau : Window 2000 Server / Advanced Server Máy trạmMicrosoft Internet Explorer version 6.0 hoặc phiên bản cao hơn là tốt nhấtNgoài ra có thể chạy trên các trình duyệt khác ngoài IEGIẢI THƯỞNGPhần mềm quản lý đào tạo Essoft đã được nhiều trường Đại học, Cao đẳng trong cả nước tin tưởng lựa chọn và triển khai ứng dụng thành công cũng như nhận được sự đánh giá cao từ giới chuyên môn khi được trao các giải thưởng uy tín như: - Cúp vàng CNTT năm 2014 - Giải thưởng Sao khuê năm 20152. TÍNH NĂNG• Module: Quản lý kế hoạch đào tạoCho phép quản lý kế hoạch khung ngành, chuyên ngành và hỗ trợ việc lập kế hoạch cho chương trình đào tạo của nhà trường cho từng hệ theo khoá, lớp.• Module: Quản lý thời khóa biểuHệ thống hỗ trợ sắp xếp thời khóa biểu tự động, bảo đảm sinh viên được học liên tục trong một khoảng thời gian đã định trước. Hệ thống hỗ trợ quản lý thời khóa biểu thi, phân bổ phòng thi, số lượng sinh viên thi, kiểm tra việc thi chính thức, thi lại của sinh viên.Linh động [có thể kéo thả] trong việc thay đổi phân công giảng dạy của giảng viên theo ưu tiên và các thay đổi bất thường của kế hoạch giảng dạy.• Module: Quản lý phách và tổ chức thiHệ thống tuân thủ những nguyên tắc lập phách theo qui trình thực tế.Hệ thống cung cấp nhiều tham số giúp người sử dụng điều chỉnh qui trình một cách rất linh hoạt, phù hợp với qui trình thực tế trường mình.• Module: Quản lý học bổngHệ thống hỗ trợ việc quản lý các quỹ học bổng của nhà trường, kể cả những quỹ thường xuyên [Học bổng chính sách, Trợ cấp xã hội, Khuyến khích học tập], cũng như ngắn hạn [các quỹ được hình thành bởi các hội hoặc các nhà tài trợ].• Module: Quản lý sinh viênHệ thống hỗ trợ đưa dữ liệu từ File sinh viên trúng tuyển vào hệ thống, quản lý đăng ký nhập học, phân lớp, lý lịch, khen thưởng, kỷ luật cho phép thêm, sửa, xóa sinh viên. • Module: Quản lý kết quả học tập Hệ thống hỗ trợ nhập điểm theo danh sách lớp quản lý, theo danh sách thi và theo mã sinh viên trong nhà trường. Quản lý số lần thi của sinh viên, kết quả học tập theo từng học kỳ, năm học, toàn khóa học. Hệ thống hỗ trợ tính điểm trung bình sinh viên theo mốc thời gian khác nhau: theo kỳ học, năm học, toàn bộ quản trình học của sinh viên theo lớp học, ngành học, khoa, hoặc toàn trường. Hệ thống hỗ trợ việc xét duyệt của tất cả các hoạt động xét duyệt trong nhà trường như: thi lại, học lại, lên lớp, bảo lưu, lưu ban, làm luận văn, tốt nghiệp, … và hỗ trợ việc thay đổi các điều kiện xét duyệt cho từng năm học, khoá học khác nhau một cách linh động và dễ dàng.• Module: Quản lý thu học phíHệ thống hỗ trợ quản lý các mức học phí cho từng khoá, từng lớp theo mỗi niên học. Xác định định mức miễn giảm và hỗ trợ đưa ra danh sách sinh viên cùng số học phí phải nộp theo từng đợt thu. Hệ thống hỗ trợ chức năng theo dõi thu học phí học lại cho sinh viên.• Module: Quản lý xét học tiếp, buộc thôi họcHệ thống hỗ trợ lọc các sinh viên thuộc diện buộc thôi học. Các điều kiện có thể được đặt cấu hình lại một cách dễ dàng khi điều kiện thay đổi . Áp dụng chế độ chính sách, giảm điểm xét buộc thôi học đối với sinh viên. Buộc sinh viên thôi học, khóa dữ liệu của sinh viên• Module: Quản lý tốt nghiệp và văn bằngHệ thống hỗ trợ xét điều kiện sinh viên làm luận văn và tốt nghiệp, điều kiện xét có thể thay đổi từng khoa, từng năm. Hệ thống hỗ trợ quản lý văn bằng giúp việc thực hiện mục tiêu quản lý và cấp phát văn bằng cho tất cả các đối tượng tham gia đào tạo.• Module: Tính khối lượng công việc - vượt giờCăn cứ để tính khối lượng công việc, khối lượng vượt giờ chủ yếu vẫn dựa vào qui định của Bộ GD&ĐT, tuy vậy hệ thống đã sử dụng các tham số khai báo nhằm mở rộng phạm vi áp dụng cho các trường có các cách tính khác nhau.• Module: Quản lý nhân sựHệ thống hỗ trợ tạo và theo dõi hồ sơ nhân sự, quản lý về thay đổi đơn vị bộ phận của nhân viênHệ thống hỗ trợ theo dõi quá trình công tác nhân sự, người dùng theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động của nhân viên trước và trong nhà trường.• Module: Quản lý lươngHệ thống hỗ trợ quản lý ngạch bậc lương của nhân viên, quản lý các tham số lương của nhân viênHệ thống hỗ trợ các tiên ích như: Xác định điều kiện nâng lương, lập danh sách nhân viên đến kỳ nâng lương. Hệ thống hỗ trợ theo dõi quá trình lương của nhân viên Hệ thống hỗ trợ theo dõi thu nhập của giảng viên• Module: Cổng thông tin trực tuyếnCổng thông tin này giúp sinh viên có được những thông tin bổ ích từ hệ thống thông tin của nhà trường. Cổng thông tin cũng giúp sinh viên có thêm hiểu biết về môi trường đang học tập, trao đổi thông tin, ý kiến. Cổng này cung cấp:- Khả năng đăng ký học trực tuyến.- Xem chương trình học.- Tra cứu điểm.- Diễn đànCác thông tin về các hoạt động sinh viên [hoạt động của các câu lạc bộ, các phong trào tình nguyện, các hoạt động văn hóa trong trường].Các ý kiến đóng góp đối với nhà trường.Cổng thông tin này cũng giúp lãnh đạo nhà trường nhận được những thông tin thường trực và xem các báo cáo, thống kê về các lĩnh vực quản lý của nhà trường để nắm được tình hình hoạt động của trường một cách vĩ mô, có những can thiệp kịp thời để điều chỉnh quá trình quản lý.3. ƯU VIỆT• Giải quyết mọi khó khăn của yêu cầu quản lý đào tạo- Dữ liệu được liên kết và liên thông trực tiếp từ các bộ phận với nhau tránh dư thừa dữ liệu và tính chính xác của dữ liệu trong phạm vi toàn trường- Thay thế công tác quản lý thủ công hoặc bán thủ công để đáp ứng được sự tăng trưởng về chất lượng và quy mô đào tạo- Tạo được các kênh truyền tải thông tin giữa các bộ phận và sinh viên, tiết kiệm thời gian và công sức phải giải quyết- Mở rộng dịch vụ đại học công- Khai thác thông tin trực tuyến- Quản lý chuyên nghiệp quá trình học tập- Quảng bá thông tin rỗng rãi cho đối tượng học và phụ huynh,..- Đưa thông tin lên mạng Tích hợp Web và Internet, Essoft v7.0 giúp các trường dễ dàng đưa kho tài liệu của mình lên mạng. Có cơ chế kiểm soát đối với từng đối tượng người dùng từ sinh viên, giảng viên, lãnh đạo trường đến phụ huynh, cộng đồng, xã hội phu giúp người sử dụng có thể tra cứu, cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi.- Việc áp dụng Giải pháp Essoft trong các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề sẽ giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà trường, đáp ứng được khả năng xử lý thông tin nhanh và độ chính xác cao và cũng như đáp ứng tối đa các đòi hỏi về chất lượng trong công việc quản lý khác.- Giải pháp Essoft được xây dựng vận thông qua môi trường mạng [qua web hoặc qua winform hoặc qua services], sử dụng cơ sở dữ liệu Oracle, cho phép lưu trữ một số lượng lớn thông tin dữ liệu trong nhiều năm với tốc độ xử lý thông tin rất nhanh và tín ổn định cao thuận tiện cho việc mở rộng, khai thác hệ thống và nâng cấp sau này.• Người dùng có thể truy cập từ bất kỳ đâu thông qua hệ thống mạng theo phân quyền của mình để khai thác và tác nghiệp:Lãnh đạo xem các thống kê báo cáoCán bộ tác nghiệp Giảng viên nhập điểm, tra cứu thông tin cá nhân Sinh viên đăng ký học, tra cứu thông tin cá nhân• Triển khai dễ dàng theo quy trìnhTrợ giúp cài đặt và triển khai phần mềm Essoft v7.0 từ A đến Z. Cung cấp miễn phí tài liệu hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn cài đặt và phim giới thiệu trực quan, sinh động, dễ hiểu, dễ học, dễ triển khai• Quy trình chặt chẽ:Khảo sát triển khai --> Lập kế hoạch triển khai chi tiết --> Chuẩn bị triển khai --> Tổ chức đào tạo --> Cài đặt phần mềm --> Tùy biến phần mềm theo yêu cầu --> Chuẩn bị cho hỗ trợ --> Tư vấn cải tiến quy trình --> Báo cáo triển khai --> Điều chỉnh --> Kết thúc triển khai.• Tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệpChúng tôi có đội ngũ nhân viên tư vấn và hỗ trợ khách hàng có chuyên môn giỏi và được đào tạo bài bản, luôn sẵn sàng chờ để giải đáp những khó khăn vướng mắc của khách hàng trong khi sử dụng các sản phẩm phần mềm. Chúng tôi cung cấp nhiều phương tiện liên lạc giữa khách hàng và công ty như điện thoại, Fax, Email, Online Chat 24/24. Website cũng là một kho tri thức lớn giúp khách hàng có thể tự tra cứu những vấn đề, sự cố gặp phải khi sử dụng sản phẩm kèm theo giải pháp khắc phục.• Cam kết mạnh mẽMục tiêu cuối cùng của chúng tôi là đem đến sự hài lòng cho khách hàng của mình. Để đạt được điều đó triết lý kinh doanh của chúng tôi dựa trên các giá trị mang tính nền tảng:- Giải pháp tin cậy- Dịch vụ hoàn hảo- Công nghệ tiên tiến- Phần mềm chuyên nghiệpChúng tôi cam kết đem đến cho khách hàng các dịch vụ: bảo hành, bảo trì, hỗ trợ… theo cách tốt nhất nhằm đem lại sự hài lòng cho khách hàng và bảo vệ thương hiệu công ty.• Thương hiệu mạnhVới 7 năm kinh nghiệm trong việc triển khai các giải pháp phần mềm phục vụ tổ chức, doanh nghiệp, chất lượng của sản phẩm đến tay khách hàng được khẳng định qua các giải thưởng uy tín.4. LỢI ÍCH• Lợi ích chung- Thông tin trong suốt và công khai- Phổ biến thông tin nhanh chóng và chính xác đến từng cá nhân- Hệ thống phân quyền, bảo mật tốt- Giảm tối đa thời gian cho các đối tượng quản lý trong các công việc cần phải làm có tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần- Hỗ trợ lãnh đạo dễ dàng trong phương án bố trí nhân sự và mô hình tổ chức hoạt động- Các báo cáo / thống kê nhanh chóng ,chính xác và công sức bỏ ra để thực hiện gần như bằng 0 so với việc nếu phải làm thủ công- Giúp công tác kế hoạch và quản lý đơn giản đối với những tác vụ khó khăn [xếp thời khóa biểu,..]- Dễ dàng liên kết với các tổ chức bên ngoài khác trong việc hợp tác đào tạo cũng như hợp tác trong các lĩnh vực khác [vd : liên kết với ngân hàng thu học phí và chi/trả lương cho nhân viên,..]• Lợi ích đối với lãnh đạo:- Theo dõi được tình hình học tập của sinh viên cũng như công tác quản lý của các cán bộ trong nhà trường. - Tăng khả năng quản lý tập trung, tối ưu hóa nguồn lực- Tăng khả năng phân tích, có thể chủ động can thiệp kịp thời và hiệu quả vào quá trình quản lý.- Thống kê / báo cáo nhanh và chính xác• Lợi ích đối với giảng viên và cán bộ quản lý:- Tin học hóa tối đa các nghiệp vụ quản lý đào tạo, nâng cao hiệu quả công việc và giảm bớt các thủ tục hành chính.- Giảm gần như tuyệt đối các công việc phải làm thủ công- Giảm tối đa thời gian xử lý công việc hàng ngày- Dễ dàng thống kê báo cáo với lãnh đạo các số liệu thực tế- Xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi, hợp tác.• Lợi ích đối với sinh viên:- Tăng khả năng trao đổi, dễ dàng thu thập thông tin liên quan đến chương trình học, kiến thức bổ trợ và các hoạt động tập thể.- Dễ dàng theo dõi được các thông tin về quá trình học tập cũng như các thông tin từ nhà trường và giảng viên- Cung cấp nhiều thông tin quan trọng giúp ích cho sinh viên trong việc định hướng học tập và định hướng nghề nghiệp. Tạo thói quen chủ động trong vấn đề học tập và nghiên cứu khoa học
- Giảm tối đa thời gian cho sinh viên trong các công việc cần trao đổi trực tiếp với nhà trường