Phương pháp trộn nhiều sheet excel trong word

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn dữ liệu Excel vào Word đơn giản và chi tiết. Nếu bạn đang muốn in phiếu lương một cách đơn giản nhất thì đừng bỏ qua bài viết này nhé.

Giới thiệu file nguồn

Bạn có  thể tải file  thực hành tại đây.

Mình đã có sẵn hai file Word và Excel về phiếu lương để các bạn có thể vừa đọc bài viết vừa thực hành theo nhé. Sau khi tải xuống bạn sẽ có một file nguồn Excel chứa bảng lương của một công ty A nào đó với các trường Họ tên, Vị Trí, Phòng ban,...

Chúng ta sẽ tiến hành trộn vào file Word cũng chứa đầy đủ thông tin về các trường như trên, điều đặc biệt là bạn không cần phải nhập tay từng dòng giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian khi làm việc và học tập.

Cách bước thực hiện

Đầu tiên bạn sẽ truy cập vào thẻ Mailings ở file Word, sau đó chọn tiếp vào mục Start Mail Merge cuối cùng là chọn vào Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Sẽ hiện ra một cửa sổ Mail Merge với các tùy chọn, bạn sẽ tích vào Letters sau đó chọn vào Next: Starting Document.

Ở bước số 2 bạn sẽ tích chọn vào Use the current document  tức là sử dụng file hiện tại để nhận dữ liệu từ Excel trộn vào, hoàn tất chọn Next: Select Recipients.

Với bước số ba bạn sẽ tích vào Use an existing list sau đó chọn vào mục có tên là Browse, sẽ xuất hiện cửa sổ Select Data Source sau khi click, lúc này bạn cần trỏ tới đường dẫn chứa file Excel có sẵn hoặc file Excel đã tải xuống với link để ở đầu bài viết, hoàn tất chọn Open.

Do file nguồn mình chuẩn bị chỉ có một sheet duy nhất là Bảng Lương nên bạn có thể dễ dàng chọn vào, đối với file nguồn khác bạn cần phải chọn chính xác sheet chứa dữ liệu bảng lương nhé. Hoàn tất chọn vào OK.

Sẽ xuất hiện cửa sổ Mail Merge Recipients sau khi click OK, lúc này bạn cần phải tích chọn cẩn thận các trường cần liên kết. Lưu ý rằng không nên tích chọn vào các trường nếu không sử dụng nhé.

Trước khi thực hiện bước số 4 bạn nên đặt con trỏ chuột vào vị trí ô đầu tiên trong bảng lương của file Word  sau đó chọn vào More Items, sẽ xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field để bạn lựa chọn các trường thích hợp vào. Do trường đầu tiên ứng với Họ tên nên mình sẽ chọn là Hoten sau đó Insert.

Thực hiện việc chèn tương tự cho các thuộc tính còn lại, các thuộc tính đều có tên giống nhau nên bạn yên tâm là sẽ không chọn nhầm nhé.

Lần lượt chọn vào Next: Preview your letters ở bước 4 và Next: Complete the merge ở bước 5.

Đến với bước cuối cùng bạn sẽ chọn vào Edit individual letters, sau đó ở cửa sổ Merge to New Document tích chọn vào All. Hoàn tất chọn OK.

Lúc này đây ở cửa sổ Word ban đầu bạn truy cập vào thẻ Mailings đã xuất hiện các mũi tên để bạn di chuyển qua lại giữa các phiếu lương.

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn cách để trộn dữ liệu từ Excel vào Word một cách đơn giản và chi tiết nhất. Đây là một thủ thuật rất hay giúp tiết kiếm nhiều thời gian trong việc in ra các phiếu lương. Nếu bạn muốn học thêm các thủ thuật hay thì đừng ngại tìm kiếm trên website này nhé.

Video hướng dẫn