-->
CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC1.Một số khái niệm căn bản 2.Thiết lập cơ cấu tổ chức 3. Phân quyền và ủy quyền trong quản trò I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM Khái niệm chức năng tổ chức Chức năng Tổ chức là Chức năng quản trò liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu [bộ máy] tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong tổ chức đó. Nội dung của Chức năng tổ chứcThiết kế, phát triển cơ cấu tổ chứcXây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việcThiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. Vai trò của chức năng tổ chứcBảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể.Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trò. Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chứcTầm hạn quản trò : là số lượng bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trò có khả năng điều hành hữu hiệu nhấtTầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu [cấp bậc và phân hệ]Tầm hạn bò tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, … Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 81144161664642562561024102440964096409640965125126464881111223344556677Số nhà quản trị [1 – 6]1.365Số nhà quản trị [1 – 4]585 Quyền hành: là năng lực cho phép yêu cầu người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình.Quyền hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy Quyền hành gắn với vò trí và cấp bậc quản tròQuyền hành được hình thành từ nhiều yếu tốTính chính thức và hợp pháp của chức vụSự chấp nhận của các đối tượng liên quanNăng lực và đạo đức nhà quản trò Phân quyền trong quản trò : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất đònhLà xu thế của quản trò hiện đạiLàm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thốngĐáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động của các hệ thống lớn II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm Cơ cấu tổ chức [bộ máy quản lý] là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất đònh, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trò nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. 1.Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức1.Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chứcXây d ng c c u t ch cự ơ ấ ổ ứCác yêuCác yêucầucầu1. Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc 1. Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc phải phù hợp với thực tế, phải có khả phải phù hợp với thực tế, phải có khả năng thay đổi nhanh chóngnăng thay đổi nhanh chóng2. Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ 2. Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéoràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo3. Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ 3. Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều bộ phận giải quyếtbộ phận giải quyết4. Xác định các luồng thông tin dọc và 4. Xác định các luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phậnphận II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chứcMục tiêu và chiến lược phát triển của DNQuy mô hoạt động của DNĐặc điểm hoạt động cuả DNMôi trường hoạt động của DNKhả năng về nguồn lực của DN II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC3. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chứcNguyên tắc gắn với mục tiêuNguyên tắc thống nhất chỉ huyNguyên tắc hiệu quả kinh tếNguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt An toàn trong hoạt động II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC4. Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chứcQuan điểm cổ điển Tính bài bản cao , quy đònh chi tiết các chức danh, hệ thống quyền lực phân biệt rõMô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽÍt chú trọng hợp tác II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨCQuan điểm hiện đại: Tính bài bản thấp, quy đònh ít chức danhChú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoáNhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống. Các mô hình cơ cấu tổ chứcCác mô hình cơ cấu tổ chức2. Xây d ng c c u t ch cự ơ ấ ổ ứƯu điểm Đảm bảo chế độ một thủ trưởng Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp Chế độ trách nhiệm rõ ràngNhược điểm Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng Ưu điểm Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trịNhược điểm Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy Chế độ trách nhiệm không rõ ràng Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khănCác mô hình cơ cấu tổ chứcCác mô hình cơ cấu tổ chức Nhược điểm Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năngƯu điểm Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ Nhược điểm Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng còn hạn chếƯu điểm Tổ chức linh động Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng III. PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết đònh trong CCTCPhân quyền là cơ sở để thực hiện uỷ quyền QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆMQuyền hạn là phương tiện [cơ sở cho phép] để tác động đến suy nghó và hành động của người khác.Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chòu về hậu quả [kết quả] thực hiện công việc.Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng [tương xứng] với trách nhiệm. UỶ QUYỀN“ y quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc “Uỷ quyền công việc # giao việcUỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác nhằm:Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện công việcTrao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việcPhân bổ nguồn lực cần thiết cho người được uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc. TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ?Lợi ích đối với người được ủy quyềnGiúp phát triển các kó năng mới cũng như năng lực của họ Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực hơn với công việc Thực hiện uỷ quyền thành công còn mang đến cơ hội phát triển cho các thành viên vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc . Lợi ích đối với nhà quản lý:Tập trung vào những công việc chính yếuGiảm được áp lực công việc. Nâng cao hiệu quả công việc của tập thểĐào tạo nhà QT kế cận VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI UỶ QUYỀN?Không tin tưởng vào trình độ và năng lực của nhân viênSợ không kiểm soát được những nhiệm vụ đã giao.Sợ nhân viên sẽ không thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao.Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình
Page 2
Trở ngại của ủy quyền: 1. Tâm lý lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ 2. Sợ cấp dưới thực hiện công việc theo cách riêng của họ hoặc họ sẽ làm tốt hơn mình và vượt mình trong thăng tiến 3. Không xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn Khắc phục trở ngại trong ủy quyền: 1. Trao cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ 2. Thực hiện truyền thông cởi mở giữa nhà quản trị và cấp dưới
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Chương 6: Tổ chức, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Khái niệm và vai trò1 Xây dựng cơ cấu tổ chức2 Sự phân chia quyền lực3 Câu hỏi thảo luận4 1.1. Khái niệm - Lập nên các bộ phận [các khâu, các cấp] - Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận [nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm] 1.1. Khái niệm ổ ứ ự ổ ứ ộ ổ ứ ệ ổ ứ 1.1. Khái niệm 1.2. Vai trò của tổ chức 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Khoa học tổ chức 1. Tầm hạn quản trị: số lượng nhân viên; số lượng các cấp trung gian; số lượng các bộ phận/phòng ban trong tổ chức => Phải có căn cứ khoa học 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Tầm [hạn] kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị điều khiển trực tiếp 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8 1 4 16 64 256 1024 4096 4096 512 64 8 11 2 3 4 5 6 7 Số nhà quản trị [1 – 6] 1.365 Số nhà quản trị [1 – 4] 585 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức • Mối quan hệ giữa các nhân viên + nhân viên & nhà quản trị • Trình độ & khả năng của các thuộc cấp • Năng lực của nhà quản trị • Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc • Kỹ thuật thông tin Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng Tầm hạn quản trị hẹp ☺ Ưu điểm Nhược điểm Giám sát và kiểm soát chặt chẽ Tăng số cấp quản trị Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới Tốn kém nhiều chi phí quản trị Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng Tầm hạn quản trị rộng ☺ Ưu điểm Nhược điểm Giảm số cấp quản trị Có nguy cơ không kiểm soát nổi Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định chậm Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn Cần phải có những nhà quản trị giỏi Phải có chính sách rõ ràng Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Khoa học tổ chức 1. Tầm hạn quản trị: số lượng nhân viên; số lượng các cấp trung gian; số lượng các bộ phận/phòng ban trong tổ chức => Phải có căn cứ khoa học 2. Quyền hành trong quản trị: Theo Max Weber quyền hành của NQT phải có đủ 3 yếu tố: - Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ - Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng - Nhà quản trị có khả năng và đức tính khiến cấp dưới tin tưởng 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Khoa học tổ chức 1. Tầm hạn quản trị: số lượng nhân viên; số lượng các cấp trung gian; số lượng các bộ phận/phòng ban trong tổ chức => Phải có căn cứ khoa học 2. Quyền hành trong quản trị: Theo Max Weber quyền hành của NQT phải có đủ 3 yếu tố: - Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ - Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng - Nhà quản trị có khả năng và đức tính khiến cấp dưới tin tưởng 3. Phân cấp quản trị: Thực chất là phân chia quyền lực hay ủy quyền của nhà quản trị cho cấp dưới 2.1. Khái niệm 2.1. Khái niệm Thống nhất chỉ huy Gắn với mục tiêu Cân đối Hiệu quả Linh hoạt An toàn và tin cậy 2.2. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 2.3. Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức 2.4. Các cách phân chia cơ cấu tổ chức ⇒ ⇒ ⇒ ⇒2.4. Các cách phân chia cơ cấu tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức Ưu điểm ☺ Đảm bảo chế độ một thủ trưởng ☺ Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp ☺ Chế độ trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng Quản đốc Phân xưởng 2 Quản đốc Phân xưởng 3 Quản đốc Phân xưởng 1 Giám Đốc Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Quản trị Chức năng B Quản trị Chức năng C Quản trị Chức năng A GIÁM ĐỐC Quản đốc Phân xưởng 1 Quản đốc Phân xưởng 2 Quản đốc Phân xưởng 3 Ưu điểm ☺ Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị ☺ Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện ☺ Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị Nhược điểm Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy Chế độ trách nhiệm không rõ ràng Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức Quản đốc Phân xưởng 1 Quản trị Chức năng B Quản trị Chức năng C Quản trị Chức năng D Quản trị Chức năng A GIÁM ĐỐC Quản đốc Phân xưởng 2 Quản đốc Phân xưởng 3 Nhược điểm Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng ☺ Ưu điểm Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức CHỦ TỊCH P. chủ tịch Marketing Quản trị dự án A P. chủ tịch Sản xuất P. chủ tịch Kỹ thuật P. chủ tịch Cung ứng P. chủ tịch Nhân sự Quản trị dự án B Quản trị dự án C Nhược điểm Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình độ nhất định Ưu điểm ☺ Tổ chức linh động ☺ Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả ☺ Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động ☺ Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng Quản lý Khu vực Miền Tây Quản lý Khu vực Miền Đông Quản lý Khu vực Miền Trung Quản lý Khu vực Miền Bắc GIÁM ĐỐC KINH DOANH ☺ Ưu điểm + Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương + Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng + Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương + Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị Nhược điểm + Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung + Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức Kiểm Toán Tư vấn Quản Trị GIÁM ĐỐC Tư vấn Luật & Thuế ☺ Ưu điểm Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ cung ứng Trách nhiệm về lợi nhuận đối với sản phẩm rõ ràng Nhược điểm Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức 2.4. Các cách phân chia cơ cấu tổ chức ☺ Ưu điểm + Hiểu rõ nhu cầu khách hàng + Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng Nhược điểm + Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng + Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng Quản Lý Tín Dụng Công Thương Quản Lý Tín Dụng Cơ Quan Chính Phủ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Quản Lý Tín dụng nông nghiệp 3.1. Khái niệm Mức độ độc lập trong việc ra quyết định và các chỉ thị Quyền lực Phân tán công việc cho cấp dưới trong tổ chức Phân quyền 3.1. Khái niệm Tập quyền > < > < Tập quyền Phân Quyền Môi trường ổn định Những nhà quản trị cấp thấp hơn thiếu khả năng và kinh nghiệm ra quyết định Những nhà quản trị cấp thấp hơn không sẵn lòng tham gia làm quyết định Quyết định rất quan trọng Tổ chức đang đối mặt với nguy cơ khủng hoảng/phá sản Môi trường phức tạp và biến động Những nhà quản trị cấp thấp hơn có khả năng và kinh nghiệm ra quyết định Những nhà quản trị cấp thấp hơn muốn tham gia làm quyết định Quyết định kém quan trọng Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ Chuẩn Bị Ủy Thác Quyết Định Công Việc Ủy Thác Lựa Chọn Người Để Ủy Thác Thực Hiện Ủy Thác 3.2. Ủy quyền 3.2. Ủy quyền Những nguyên tắc ủy quyền: 1. Người được ủy quyền phải là cấp dưới trực tiếp làm những việc đó 2. Không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền 3. Quyền lợi của người ủy quyền và người được ủy quyền phải gắn bó với nhau 4. Nội dung ủy quyền phải rõ ràng 5. Phải tự giác, không áp đặt 6. Người được ủy quyền phải có đầy đủ các thông tin trước khi bắt tay vào việc 3.2. Ủy quyền Nghệ thuật cần có để ủy quyền: 1. Sự hợp tác 2. Sẵn sàng chia sẻ 3. Chấp nhận thất bại của người khác 4. Sẵn sàng tin cậy cấp dưới 5. Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi 3.2. Ủy quyền Trở ngại của ủy quyền: 1. Tâm lý lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ 2. Sợ cấp dưới thực hiện công việc theo cách riêng của họ hoặc họ sẽ làm tốt hơn mình và vượt mình trong thăng tiến 3. Không xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn Khắc phục trở ngại trong ủy quyền: 1. Trao cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ 2. Thực hiện truyền thông cởi mở giữa nhà quản trị và cấp dưới
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- bai_giang_mon_quan_tri_hoc_chuong_6_0002.pdf