2/25/2022
Giới thiệu
Các công việc lặp đi lặp lại tốn nhiều thời gian của người dùng, làm giảm năng suất và tạo ra một môi trường làm việc kém hấp dẫn. Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt [RPA] giúp bạn giải phóng thời gian, dành cho những nỗ lực sáng tạo hoặc quan trọng hơn. Microsoft Power Automate cho phép bạn xây dựng tính năng tự động hóa đó từ đầu đến cuối bằng cách sử dụng các quy trình Power Automate. Xây dựng các quy trình trên phiên bản desktop là bước đầu tiên trong việc thiết kế giải pháp RPA.
Trong bài viết này, bạn sẽ học:
• Tìm hiểu về quy trình Power Automate.
Bạn có thể đăng ký dùng thử nếu bạn chưa mua bản quyền Power Automate: Pricing | Microsoft Power Automate. Vì đây là môi trường thử nghiệm, bạn có thể tạo một tài khoản Microsoft mới để dùng thử.
Tạo môi trường thử nghiệm
Vào trang Microsoft Power Platform admin center. Chọn Environments, chọn Demo [default].
Nếu bạn sử dụng môi trường thuê bao, bạn có thể chọn môi trường sẵn có hoặc tạo mới.
Thêm dữ liệu [database] bằng cách chọn Add database. Bạn có thể chỉ định các giá trị được yêu cầu hoặc có thể giữ nguyên giá trị mặc định tại các hộp thoại. Chọn Add.
Việc tạo database có thể mất vài phút.
Cài đặt phần mềm
Cài đặt Power Automate phiên bản mới nhất và ứng dụng Contoso Invoicing.
Power Automate
Vào Power Automate và đăng nhập tài khoản. Sau khi đăng nhập, chọn My flows > Install > Power Automate.
Sau khi download xong, chọn file để mở và cài đặt theo hướng dẫn.
Sau khi đã cài đặt, chọn link để enable extension và chọn Launch app để mở ứng dụng Power Automate.
Sau khi mở ứng dụng, dùng tài khoản Microsoft đăng nhập.
Ứng dụng Contoso Invoicing
Tải ứng dụng Contoso Invoicing app, giải nén và cài đặt.
Khám phá Power Automate Desktop
Góc trên bên phải cho biết bạn đang ở trong môi trường nào. Hãy dành một chút thời gian để đảm bảo rằng đây chính là môi trường mà bạn đã tạo cơ sở dữ liệu trước đó. Tại Flows, bạn sẽ thấy các quy trình trên màn hình hiện có, bạn có thể chỉnh sửa, bắt đầu hoặc xóa chúng. Bạn có thể khám phá việc tạo hoặc chỉnh sửa quy trình bằng cách chọn nút + New flow ở góc trên bên trái.
Đặt tên quy trình và chọn Create.
Sau khi tạo quy trình mới, cửa sổ trình thiết kế [designer] Power Automate sẽ hiện ra. Một số điểm cần nhớ tại designer:
- The toolbar [A] – chứa các lệnh cơ bản [Save, Undo, Copy, Debug, and Paste], nút bắt đầu ghi màn hình/web và lệnh điều khiển [Start/Pause/Stop].
- Subflows [B] – dưới Main flow.
- Actions pane [C] - Chứa tất cả các hành động Power Automate và bao gồm một thanh tìm kiếm giúp bạn tìm các hành động cụ thể bằng cách khớp tên hành động với chuỗi văn bản.
- Workspace [D] - Chứa tất cả các hành động được thêm vào quy trình cho đến hiện tại. Các chức năng được tách thành các tab.
- Input/output variables [E] - Chứa tất cả các biến mà bạn đã tạo trong quá trình này.
- Flow variables [F] - Danh sách tất cả các biến được sử dụng trong quy trình.
Lưu quy trình và đóng cửa sổ. Bây giờ bạn sẽ thấy quy trình mới của mình trong danh sách. Chọn nút dấu chấm lửng [...] để mở rộng các tùy chọn cho quy trình đó và sau đó xóa nó.
Tạo Quy trình trên Power Automate Desktop
Vào trang Power Automate.
Tại My flows, chọn Desktop flows > Launch app
Chọn Launch app để mở Power Automate. Đặt tên "Untitled" cho quy trình mới, tên có thể thay đổi sau.
Các quy trình trên desktop được tạo ra để bắt chước các hành động [actions] của người dùng đang thực hiện các bước trong một quy trình.
Để thêm actions vào quy trình, chọn quy trình cần thêm và kéo thả vào Main canvas. Tại nút sổ xuống System tại thanh Actions, chọn và kéo Run Application. Bạn sẽ sử dụng tính năng này để mở ứng dụng invoicing.
Trong hộp thoại sau, chỉ định đường dẫn đến ứng dụng bằng cách nhập vị trí theo cách thủ công; tuy nhiên, bằng cách chọn biểu tượng ở bên phải, bạn có thể chọn ứng dụng từ trình Explorer. Bạn có thể tìm kiếm tại trình Explorer nếu bạn không biết vị trí chính xác của ứng dụng của mình.
Giữ nguyên các trường còn lại rồi chọn Save.
Bây giờ ứng dụng Power Automate đã được mở, bạn có thể hoàn thành các thao tác tiếp theo. Trước đây, bạn đã chọn từ các hành động trên ngăn Actions; tuy nhiên, một cách đơn giản hơn để truyền đạt các hành động cần được thực hiện là ghi lại màn hình.
Ghi lại hành động Power Automate Desktop
Trước khi bắt đầu, bạn nên lưu ý dọn dẹp một vài hạng mục. Đầu tiên, quá trình sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nếu bạn thoát khỏi các ứng dụng không cần thiết khi đang ghi. Nếu bạn có nhiều trình duyệt hoặc chương trình đang chạy, bạn nên đóng lại. Thứ hai, sẽ rất khó để đọc hướng dẫn và thực hiện đồng thời các thao tác được yêu cầu cho việc ghi âm. Sau khi dọn dẹp, bây giờ bạn đã sẵn sàng để bắt đầu ghi [recording].
Để bắt đầu ghi lại các hành động trên desktop, hãy mở ứng dụng Contoso Invoicing và Desktop recoder trong Power Automate. Nếu ứng dụng không được tối đa hóa, trình ghi trên màn hình sẽ hiển thị dưới dạng biểu tượng không có văn bản trên thanh công cụ. Chọn nút Start recording [bắt đầu ghi] trong Power Automate.
Khi bạn ghi lại, hãy đảm bảo rằng bạn đi chậm và đợi vài giây giữa các hành động. Đường viền màu đỏ sẽ hiển thị trên điều khiển trước khi bạn chọn và điểm đánh dấu màu xanh lam sẽ hiển thị sau đó. Nếu những đường viền và điểm nổi bật này không xuất hiện, hành động của bạn có thể không được ghi lại đúng cách.
Trong ứng dụng Contoso Invoicing, chọn Invoices rồi tạo bản ghi mới bằng cách chọn biểu tượng thích hợp ở phía trên bên trái.
Điền đầy đủ thông tin cần thiết cho hóa đơn: Date, Account, Contact, Amount và Status.
Bạn có thể sử dụng bất kỳ giá trị nào bạn muốn hoặc bạn có thể sao chép các giá trị được sử dụng trong ảnh chụp màn hình sau. Chỉnh sửa trường Date [Ngày], ngay cả khi trường có giá trị mà bạn muốn. Hành động này sẽ cho phép bạn thay đổi theo quy trình thay vì luôn phải sử dụng ngày mặc định. Đảm bảo chỉ sử dụng chuột, không sử dụng phím tắt để chuyển đến trường tiếp theo. Bạn có thể tạm dừng ghi hoặc xóa các hành động nếu có lỗi.
Khi bạn hoàn tất, hãy chọn biểu tượng Save để lưu bản ghi.
Quay lại bản ghi, đặt nó vào Power Automate, rồi chọn Finish [Hoàn tất]. Các hành động được ghi lại sẽ giống như ảnh chụp màn hình sau đây.
Sau khi bạn chọn Finish, các hành động mới được ghi lại sẽ hiển thị bên dưới hành động mở ứng dụng. Hành động đóng ứng dụng không được ghi lại. Ngoài ra, việc này không chứng minh quy trình đang chạy sẽ dẫn đến một bản mới của ứng dụng được mở cho mỗi lần chạy.
Chỉnh sửa và kiểm tra các hành động đã ghi
Bạn có thể chỉnh sửa các hành động ghi bằng cách chọn nút dấu chấm lửng [...], sau đó chọn Edit [Chỉnh sửa]. Trong hộp thoại tiếp theo, bạn có thể sửa những lỗi mà bạn đã mắc phải trong quá trình ghi.
Bạn cũng có thể Delete [Xóa] các bước không cần thiết hoặc trùng lặp trong menu này.
Kiểm tra lại quy trình bằng cách chọn biểu tượng Run trên thanh công cụ. Tránh sử dụng máy tính khi thực hiện các hành động trong khi kiểm tra.
Chọn Save khi kiểm tra xong.
Đề xuất
Khoá học Microsoft Power Automate