Gần đây, chúng tôi với tư cách là một cộng đồng dân cư đã thực hiện nhiều nghiên cứu, trong nỗ lực tìm hiểu tại sao các cuộc họp có hiệu quả - hay không.
Thông thường, chúng tôi đã dán nhãn chúng là một truyền thống không hiệu quả; thường được coi là lãng phí thời gian [trừ khi mọi người thực sự đến chuẩn bị] và thật an toàn nếu cho rằng tất cả chúng ta đã đến ít nhất một cuộc họp mà không được chuẩn bị trước. Vì vậy, những gì cho? Tại sao các cuộc họp lại khó quan tâm đến vậy? Tại sao họ lại khó quản lý? Tại sao chúng ta tiếp tục có chúng?
Vấn đề là gì?
Phần lớn, vấn đề về các cuộc họp không hiệu quả xoay quanh các khái niệm về tham gia, chuẩn bị, thông tin, sự can thiệpvà phát triển cụ thể.
Rất khó để thúc đẩy những người không quan tâm đến những gì đang được thảo luận.
Càng khó hơn để tiến về phía trước khi mọi người không có đủ thông tin cần thiết.
Việc tổ chức các cuộc thảo luận mang tính xây dựng trở nên khó khăn khi mọi người không ở trên cùng một trang.
Hầu như không thể vượt lên khi bị sa lầy bởi những điều tầm thường hàng ngày, và nó chắc chắn không dễ dàng đạt được mục tiêu khi các dự án không thể hoàn thành đúng hạn.
Vì vậy, làm thế nào tốt nhất để chúng ta tiến lên phía trước?
Thu hút mọi người tham gia
Hầu hết mọi người đều muốn thảo luận về những điều ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Những điều tốt cần đưa ra trong các cuộc họp là thảo luận xung quanh các vấn đề liên quan đến các bộ phận khác nhau, vì các nguồn lực đã được phân bổ cho mục đích duy nhất là thảo luận nhóm.
Hãy dành thời gian để xem xét xem vấn đề này có ảnh hưởng đến nhóm mà bạn sẽ giải quyết tại cuộc họp hay không. Họ sẽ đánh giá cao mong muốn của bạn để bao gồm chúng.
Sắp được chuẩn bị
Điều quan trọng là phải cung cấp cho nhóm của bạn một số cảnh báo khi đưa ra các quyết định quan trọng hoặc các cuộc họp liên quan đến việc chuẩn bị, vì bạn muốn tối đa hóa thời gian với tất cả các bên liên quan. Cố gắng thông báo cho mọi người trong khi những người khác, những người đã chuẩn bị, ngồi và chờ đợi, là một cách tuyệt vời để khiến nhóm của bạn thất vọng và không thích hợp.
Hãy dành thời gian để xem xét những điều sau: Nếu bạn nhận được lời mời tham gia cuộc họp này, bạn có thông tin cần thiết để tham gia một cách tích cực, đầy đủ thông tin và mang tính xây dựng không?
Hiểu điểm
Mọi người sẽ không thể hữu ích nếu họ không biết những gì bạn đang tìm kiếm. Xác định cho nhóm những gì bạn mong đợi từ câu trả lời của họ. Phương pháp dựa trên câu hỏi giúp bạn thu hút nhiều câu trả lời hữu ích hơn từ nhóm của mình, nhưng chỉ khi họ biết câu trả lời của họ đang được sử dụng để làm gì.
Hãy cho biết nếu bạn đang tổ chức cuộc họp để bạn có thể thu thập ý kiến đóng góp cho một quyết định lớn hơn. Nếu bạn cần một người thuyết phục về một ý tưởng mới, hãy nêu điều đó trong chương trình làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm sự đồng thuận vào cuối cuộc họp, hãy viết điều đó ra và nói rõ rằng mục tiêu cuối cùng của cuộc thảo luận là quyết định một điều gì đó.
Hãy dành thời gian để liệt kê những mong đợi của bạn khi bắt đầu cuộc họp, để mọi người biết tại sao bạn lại thu thập chúng.
Quản lý thời gian
Giữ cho một nhóm lớn người có chủ đề là một thách thức trong khi giữ cho họ đúng kế hoạch là điều gần như không thể. Vì lý do này, điều quan trọng là quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả trong mỗi cuộc họp. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng chương trình làm việc tốt.
Lập dàn ý cho từng phần / câu hỏi / chủ đề trong một khung thời gian. Khung thời gian này sẽ phân bổ một adeqlượng thời gian dành cho thảo luận, sửa đổi và kết luận. Điều quan trọng là phải lập dàn ý trước cuộc họp: thường thì bạn sẽ nhận được phản hồi rằng một số vấn đề nhất định hoặc cần thêm thời gian để thảo luận hoặc có thể được cắt giảm đáng kể.
Hãy dành thời gian để xem xét làm thế nào để dành thời gian của bạn một cách tốt nhất cho cuộc họp này. Bạn muốn dành bao lâu cho mỗi mục thảo luận? Cuộc thảo luận này sẽ chiếm nhiều thời gian hơn có đáng không?
Đạt được mục tiêu
Nếu không có sự tham gia, chuẩn bị, giao tiếp và quản lý thời gian, cơ hội phát triển kinh doanh của bạn là rất mỏng. Các cuộc họp của bạn sẽ đi lang thang; bạn sẽ làm nhân viên của bạn thất vọng; dự án của bạn sẽ rơi và ở lại, trong bãi đậu xe.
Điều quan trọng là phải đặt ra các mục tiêu và luôn nỗ lực để đạt được chúng. Toàn bộ lý do mọi người tổ chức các cuộc họp là để củng cố nỗ lực của họ về một chủ đề nhất định với mục đích hoàn thành một điều gì đó. Đừng để lịch sử các cuộc họp mờ nhạt là lý do khiến bạn không đến được nơi bạn muốn.
Dành thời gian để đặt mục tiêu và thường xuyên xem lại chúng.
Làm thế nào để chúng tôi sửa chữa cuộc họp?
Tại Freeconference đây, khi ai đó không thể họp, đó là trường hợp khẩn cấp. Chúng tôi đang tham gia vào thị trường của các cuộc họp hiệu quả và chúng tôi muốn bạn tối đa hóa thời gian của mình để cộng tác, cho dù từ xa thông qua hội nghị ảo, hoặc trực tiếp tại bàn phòng họp.
Cuộc họp cuối cùng của bạn có hiệu quả hay không, những việc cần làm sau khi kết thúc sẽ quyết định mức độ hiệu quả của cuộc họp tiếp theo. Lời khuyên của chúng tôi là:
Lập một chương trình họp chắc chắn.
Thu hút mọi người.
Chuẩn bị nhân viên của bạn.
Truyền đạt sở thích của bạn.
Đặt mục tiêu và biến chúng thành mục tiêu chung.
Tôn trọng thời gian của họ.
Và đừng quên, một chút biết ơn sẽ giúp bạn đi một chặng đường dài. Cảm ơn họ đã tham gia; cảm ơn họ vì thời gian của họ; cảm ơn họ vì những ý tưởng của họ.
Chúng tôi sẽ không ở bất cứ đâu nếu không có sự cộng tác. Đừng để những phút họp của bạn trôi qua một cách lãng phí. Quay lại việc Làm cho Cuộc họp trở nên Quan trọng.
FreeConference.com nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị miễn phí ban đầu, cho phép bạn tự do chọn cách kết nối với cuộc họp của mình ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không bị ràng buộc.
Tạo một tài khoản miễn phí ngày hôm nay và trải nghiệm hội nghị từ xa miễn phí, video không tải xuống, chia sẻ màn hình, hội nghị web và hơn thế nữa.
Họp nhiều, vì sao?
Nhiều lãnh đạo từ cấp sở - ngành đến phường - xã một tuần có khi cả 6 ngày đều họp, thậm chí mỗi ngày dự 3-4 cuộc họp
-
Nghe họp là ngán!
-
Hãi hùng hội họp
-
Họp quá nhiều do bộ trưởng, chủ tịch tỉnh "đẩy" việc lên
Nói về nguyên nhân có quá nhiều cuộc họp, ông Đỗ Duy Thụy - Chủ tịch UBND phường Bình Khánh, quận 2, TP HCM - phân tích có thể phân thành 3 dạng: họp góp ý, họp triển khai nhiệm vụ và họp thảo luận thông qua tập thể.
Không chọn lọc nội dung, thành phần tham dự
"Họp để triển khai nhiệm vụ như công tác tuần, tháng, năm…, theo tôi, là dạng họp không cần thiết. TP đã triển khai rồi, các phòng, ban tham mưu, lãnh đạo quyết. Nếu trong quá trình triển khai có vướng mắc, khó khăn thì trao đổi trực tiếp, không cần phải tổ chức cuộc họp" - ông Thụy nêu ý kiến.
Đối với dạng họp góp ý [dự thảo, kế hoạch, chương trình công tác…] và thảo luận, ông Thụy cho rằng hiện có tình trạng đến khi họp mới gửi tài liệu nên chất lượng cuộc họp không có, gây mất thời gian, phải tổ chức nhiều lần mà vẫn không kết luận được. Nếu gửi trước tài liệu đến các đại biểu, đề nghị họ phản hồi ý kiến qua mail, sau đó tổng hợp thì khi vào họp, lãnh đạo sẽ quyết trên cơ sở các ý kiến đã gửi về. Trường hợp có ý kiến trái chiều, đề nghị tác giả giải trình, người chủ trì cuộc họp quyết luôn, như vậy sẽ giảm bớt được một số cuộc họp không cần thiết.
"Họp nhiều cũng một phần do việc gì các đơn vị cũng tổ chức sơ kết, tổng kết mà không chọn lọc nội dung. Ví dụ, sơ kết về giải tỏa trật tự lòng lề đường là cần thiết nhưng nếu các đơn vị chỉ lên báo cáo thành tích thì không ổn. Cái cần sơ kết là cách làm hay, hiến kế nhân rộng mô hình… Ngoài ra, việc dự không đúng thành phần cũng góp phần vào việc họp nhiều mà không đạt kết quả" - ông Thụy phân tích.
Những cuộc họp hiệu quả sẽ giúp đưa ra định hướng, giải pháp phù hợp, giải quyết tốt công việc Ảnh: Phan Anh
Thiếu quyết đoán, sợ trách nhiệm
TS Diệp Văn Sơn, chuyên gia cải cách hành chính, cho rằng vấn đề nằm ở chỗ cơ chế vận hành của nền hành chính còn nhiều khiếm khuyết, bất cập. Nhiều lãnh đạo bộ, ngành, địa phương thường than phiền tăng bao nhiêu thứ trưởng, phó chủ tịch, phó giám đốc sở cũng không đủ người đi dự các cuộc họp!
Nguyên nhân họp nhiều, theo TS Diệp Văn Sơn, chính là: Thứ nhất, phân công, phân cấp không rõ ràng. Nhiều cuộc họp sẽ được giảm thiểu nếu giao quyền tự chủ cho các sở, phân cấp cho quận - huyện, nâng cao trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan này.
Thứ hai, việc phân định chức năng giữa các cơ quan chưa rõ ràng, chồng chéo, nhiều cơ quan tổ chức tham gia cùng một việc nhưng không có người chịu trách nhiệm chính, nên phải họp để thống nhất từ chuyện lớn đến chuyện nhỏ, đòi hỏi có mặt đủ thành phần.
Thứ ba, cơ chế Đảng lãnh đạo, nhà nước quản lý chưa được thể chế hóa. Có những việc phải tiến hành 5-6 cuộc họp. Thứ tư, chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách chưa được làm rõ. Thứ năm, phân cấp trung ương - địa phương chưa rõ, chưa được thể chế hóa, chế độ hóa và ngay giữa 3 cấp ở địa phương cũng vậy. Thứ sáu, chưa xóa bỏ được tư duy bao cấp trong quản lý, cái gì nhà nước cũng ôm, cái gì cũng xin - cho.
Cuối cùng, vấn đề năng lực, thiếu tính quyết đoán, không dám chịu trách nhiệm... nên kéo tập thể vào, sinh ra họp hành.
Hãy ở vị trí người dân!
Đọc bài "Nghe họp là ngán!" trên Báo Người Lao Động, tôi thật sự cảm thông cho cán bộ lãnh đạo ở TP HCM. Các anh chị cũng chẳng sung sướng gì khi phải họp nhiều.
Dẫu là vậy, cũng xin hãy đứng ở vị trí người dân. Khi quý vị đang bận họp thì người dân như ngồi trên đống lửa, chờ quý vị về giải quyết công việc cho họ.
Ví dụ, một người phát hiện ra một vị trí tuyển dụng và có thể "thắng chắc" nhưng thời gian nộp hồ sơ chỉ còn đúng trong ngày. Khi lên phường - xã nhờ xác nhận bản lý lịch, người đó nghe câu trả lời: "Lãnh đạo đi họp hết rồi" thì không bức xúc mới lạ. Câu chuyện lùm xùm liên quan đến giấy chứng tử ở Hà Nội có nguyên nhân cũng từ "bận họp" mà ra.
Vậy cái sự họp triền miên của các cấp chính quyền xuất phát từ nguyên nhân nào? Có người giải thích do việc nhiều nên phải họp giải quyết. Rồi họp để đôn đốc, chấn chỉnh cấp dưới; họp để tìm nguyên nhân trì trệ của một số sự vụ… Những giải thích này đều có lý nhưng dư luận không thể không hoài nghi. Đó là quận - huyện không dám quyết nên mới nhờ đến sở - ngành vào cuộc cùng quyết. Đó là phường - xã sợ trách nhiệm nên nhờ quận - huyện… Thậm chí, có cả vấn đề tiêu cực, bảo bận họp để gây khó. Việc này xuất hiện nhiều ở lĩnh vực liên quan đến thủ tục đất đai. Không ít người than phiền nếu tự đi chuyển mục đích sử dụng đất, sang tên sổ đỏ, sổ hồng, họ luôn nghe điệp khúc: "Hẹn - bận họp". Oái oăm là khi bỏ tiền nhờ "cò", thủ tục lại chạy "vèo vèo". Nói vậy để thấy cái lý bận họp đôi khi rất gần với nhũng nhiễu và hạch sách.
M.Anh