87 1 MB 10 143
Nhấn vào bên dưới để tải tài liệu
Đang xem trước 10 trên tổng 87 trang, để tải xuống xem đầy đủ hãy nhấn vào bên trên
TIỂU LUẬN: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý của công ty 20 Lời nói đầu
Trong tiến trình xây dựng đất nước đi theo con đường CNXH với nền kinh tế thị
trường có sự điều tiết của nhà nước, mỗi doanh nghiệp là một chủ thể hoạt động kinh
doanh, viêc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề qua trọng quyết định sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động,
mềm dẻo trong việc điều chỉnh kịp thời phương hướng kinh doanh, sử dụng có hiệu quả
nguồn lực hiện có, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Trong điều kiện này, khi mà khoa học kỹ thuật và công nghệ trở thành một yếu tố
ảnh hưởng trực tiếp có tính quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, thì bất kì
một doanh nghiệp nào muốn hoạt động thành công đều phải quan tâm đặc biệt đến đội
ngũ cán bộ quản lý, khai thác hết tiềm năng, trí lực của cán bộ vào quá trình sản xuất kinh
doanh.
ở công ty 20, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đã
được Đảng uỷ, ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm vì nó có vai trò quan trọng góp
phần tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm để nâng cao hiệu quả kinh
doanh, mở rộng thị trường, nâng cao ưu thế và thúc đẩy sự phát triển của công ty. Mặc
dầu vậy nhưng bộ máy quản lý ở công ty vẫn còn tồn tại những thiếu sót cần điều chỉnh
sao cho hợp lý hơn.
Qua một thời gian thực tập tại công ty 20, trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức
quản lý của công ty, nhận thấy tổ chức bộ máy phù hợp, thích ứng với hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu cơ
bản của doanh nghiệp. Vì vậy em đã chọn đề tại cho chuyên đề tốt nghiệp là “ Hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20 ”.
Nói chung chuyên đề gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng của bộ máy quản lý của công ty 20. Phần III: Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của công ty 20. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn thực tập: TS Nguyễn Thị Thiêng
cùng ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên các phòng ban khác trong công ty 20 đã tạo
mọi điều kiện giúp em hoàn thành tốt chuyên đề này.
Song do giới hạn của thời gian và sự hiểu biết, chắc chắn đề tài còn có nhiều
thiếu sót về cả nội dung và hình thức. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, hướng dẫn
của quý cơ quan, các thầy cô giáo giảng dạy, cô giáo hướng dẫn để em có điều kiện củng
cố và nâng cao trình độ, hiểu biết để có thể hoàn thành tốt hơn các chuyên đề sau này. Phần I Cơ sở lý luận về cơ cấu t ổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
I. Bản chất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1. Một số khái niệm về quản lý
a] Khái niệm về quả lý:
Các nhà quản lý thời nay không những chỉ cần am hiểu kiến thức nghiệp vụ
chuyên môn mà còn phải am hiểu về quản lý, cách thức tổ chức sao cho có hiệu quả nhất.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm quản lý:
- Theo quan điểm của Taylo “Quản lý là hiểu biết được chính xác điều bạn muốn
người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất
và rẻ nhất”.
- Theo quan điểm của nhà quản lý nổi tiếng Liter Drucher “Quản lý kinh doanh
không phải là một nhiệm vụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo. Tạo ra các điều kiện
kinh tế và thay đổ chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách thụ động”.
- Theo một quan điểm khác thì “Quản lý là sự tác dụng của chủ thể quản lý lên
đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi
trường”. [Giáo trình quản lý nhà nước về kinh tế].
b] Mục đích quản lý và thực chất của quản lý doanh nghiệp.
- Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất cả về số lượng và chất
lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện
điều kiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên của doanh nghiệp.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người yếu tố cơ bản của lực
lượng sản xuất. Quy mô doanh nghiệp mở rộng thì vai trò quản lý ngày càng nâng cao và thực sự trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động và tăng hiệu
quả kinh tế của sản xuất kinh doanh.
c] Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
- Tổ chức là một chức năng cơ bản của hoạt động quản lý. Quá trình tổ chức thực
hiện là sự nối liền giữa chức năng hoạch định với các chức năng khác của hoạt động quản
lý, nó làm nhiệm vụ biến kế hoạch thành hiện thực thông qua sự sắp xếp, bố trí, phân
công công việc cho từng cá nhân trong đơn vị.
- Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong
hệ thống để thực hiện mục tiêu đã đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các quy tắc, quy định
nhất định.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối
liên hệ chặt chẽ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá được giao những
trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện những
chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm các hệ thống phòng ban chức năng có nhiệm
vụ cơ bản giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất
kinh doanh.
Do vậy cơ cấu tổ chức là bộ máy quản lý chính là hình thức phân công lao động
trong lĩnh vực quản lý, có tác động đến quá trình hoạt động của bộ máy, một mặt phản
ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác có tác dụng trở lại việc phát triển sản xuất.
2. Chức năng quản trị kinh doanh và vai trò của bộ máy quản lý đối với hạot
động của doanh nghiệp
a] Chức năng quản trị doanh nghiệp
Chức năng quản trị kinh doanh là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của
chủ doanh nghiệp lên đối tượng và khách thể kinh doanh. Là tập hợp những nhiệm vụ
khác nhau mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trong quá trình kinh doanh. Như vậy thực
chất của các chức năng quản trị kinh doanh chính là lý do của sự tồn tại các hoạt động
quản trị kinh doanh.
Việc nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp có ý nghĩa
quan trọng về lý luận và thực tiễn. Trước hết việc xác định đúng đắn các chức năng quản lý là tiền đề cần thiết và khách quan có thể quản lý doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Hơn
nữa muốn tổ chức bbộ máy của doanh nghiệp theo hướng chuyên, tịnh, gọn, nhẹ và có
hiệu lực không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với chức
năng quản lý.
b] Phân laọi các chức năng quản trị kinh doanh
- Chức năng định hướng:
Định hướng là quá trình ấn định những nhiệm vụ, mục tiêu và các phương pháp
tốt nhất để thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ đó.
Việc định hướng phải nhằm thiết lập môi trường tốt nhất để cá nhân đang làm
việc với nhau trong doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả. Định hướng là việc
lựa chọn một trong những phương án hành động trong tương lai cho doanh nghiệp. Nó
bao gồm sự lựa chọn và các mục tiêu của doanh nghiệp và của từng bộ phận, xác định
các phương thức để đạt được các mục tiêu.
- Chức năng tổ chức và phân phối:
Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt đến một mục đích
nào đó phải đóng góp những vai trò nhất định. Một vai trò ngụ ý rằng: công việc mà mỗi
người làm có một mục đích và một mục tiêu nhất định, sự hoạt động của họ nằm trong
một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ như thế nào với nỗ lực của
nhau, tại đó họ có quyền lợi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính các điều đó nảy
sinh chức năng tổ chức và phối hợp thể hiện thông qua việc xây dựng được một cơ cấu tổ
chức hợp lý và một quy chế làm việc có hiệu quả thích nghi với mọi biến động của môi
trường cạnh tranh bên ngoài.
- Chức năng điều khiển:
Điều khiển là một trong các chức năng quản lý, đó là quá trình tác động lên con
người trong doanh nghiệp một cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu
đạt được những mục tiêu đề ra của doanh nghiệp
Trong chức năng điều khiển của mình, chủ doanh nghiệp phải thực hiện nhiệm
vụ chính là ra quyết định và tổ chức thực hiện nó. - Chức năng kiểm tra:
Kiểm tra là một chức năng cơ bản trong chức trách của chủ doanh nghiệp. Kiểm
tra là đo lường chân chính việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của doanh
nghiệp và các kế hoạch vạch ra để đạt được mục tiêu này. Thực chất của việc kiểm tra
các doanh nghiệp là khả năng sửa chữa tối đa số lượng sai lầm lớn nhất trong một thời
gian tối thiểu trong doanh nghiệp.
- Chức năng điều chỉnh:
Điều chỉnh là thường xuyên theo dõi sự vận động của hệ thóng để kịp thời phát
hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình
thường giữa các bộ phận chấp hành.
Muốn sự điều chỉnh đạt hiệu quả phải thường xuyên thu nhận tài liệu về sự chênh
lệch của hệ thống và những thông số đã cho thông qua khâu kiểm tra.
- Chức năng sản xuất:
Là việc sử dụng các nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến các yếu tố đầu
vào khác [bao gồm hàng hoá dịch vụ cho xã hội] phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp
đã phát hiện trước ở trên thị trường. Đây là quá trình tốn kém thời gian của chuỗi các
hoạt động kinh doanh và vì thế sẽ dễ trở thành bị lạc hậu không theo kịp với các biến
động của thị trường.
- Chức năng quản trị nhân sự:
Quản trị nhân sự là việc bố trí hợp lý những người lao động cùng với những máy
móc thiết bị, những công nghệ sản xuất và những nguồn nhiên nguyên vật liệu một cách
có hiệu quả. Quản trị nhân lực bao gồm 2 việc:
+ Quản lý con người: Đó là công việc quản lý hàng ngày đối với một người về
tập thể người lao động, là công việc xây dựng những “kíp” được điều động, điều phối
“phản ứng” tạo cho doanh nghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế, kỹ
thuật ... + Tối ưu hoá nguồn nhân lực: Đó là công việc sắp đặt của những người có trách
nhiệm, những kỹ thuật cụ thể và những công cụ để nắm được những thông số khác nhau
về việc làm, đào tạo, tiền lương ...
- Chức năng quản lý tài chính:
Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân sự đúng chưa phải đã đủ, các doanh nghiệp
còn phải đối phó với các biến động của thị trường để đứng vững và phát triển. Muốn làm
được điều này doanh nghiệp phải làm tốt chức năng quản trị tài chính. Quản trị tài chính
sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp biết được mình đang có bao nhiêu tiền, đã thu được những
món tiền gì, đã tiêu bao nhiêu tiền và tiêu như thế nào, có thể huy động nguồn vốn từ
đâu, khi nào phải dừng hoạt động kinh doanh lại? Nói cách khác quản lý tài chính trong
doanh nghiệp là việc quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh trong quá trình kinh
doanh của doanh nghiệp; bao gồm các mối quan hệ [thu-chi-lỗ-lãi...]và các mối quan hệ
tài chính của doanh nghiệp với thị trường tài chính ở bên ngoài [ổn định, tăng trưởng,
phát triển, suy thoái, lãi suất, ...].
- Chức năng thương mại:
Chức năng thương mại là chức năng hoà nhập vào thị trường của doanh nghiệp
để tồn tại và phát triển mà mục tiêu chủ yếu là doanh nghiệp phải tìm được một phân
đoạn thị trường tương ứng với tiềm năng, vị trí của mình trong quá trình cạnh tranh giữa
các bên ở trên thị trường về các sản phẩm cùng loại với các sản phẩm của doanh nghiệp.
c] Vai trò của bộ máy quản lý đối với hoạt động của doanh nghiệp
Xuất phát từ những đặc điểm của quản lý ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp
đóng vai trò quan trọng trong việc tồn tại, phát triển hay phá sản của một doanh nghiệp.
Là một tổ chức đầu lão, bộ máy quản lý doanh nghiệp phân tích xu thế phát triển và dự
báo tình hình chung về chất lượng, số lượng, về cơ sở vật chất hiện có, về hiệu quả sản
xuất kinh doanh ... của đơn vị mình thông qua những thông tin mà những cán bộ nắm bắt
được.
Bộ máy quản lý càng hợp lý, khoa học và có mối quan hệ ngang dọc không
khăng khít qua lại càng dễ nắm bắt được nhiều thông tin cần thiết, quan trọng. Để đạt được hiệu quả kinh tế, tổ chức bộ máy quản lý phải đủ về số lượng, mạnh
về chất lượng bố trí hợp lý, cân đối, hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng và hoàn thành tốt
mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý và có hệ thống; tổ chức,
điều hành và tính toán, lựa chon các hình thức phương pháp tổ chức sản xuất kinh doanh
tốt sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng tốt các tiềm năng sẵn có. Đồng thời tạo điều kiện để kết
hợp tốt các công nghệ hiện đại giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
nhịp nhàng và có hiệu quả.
Cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp theo dõi sát sao, đánh giá chính xác việc
thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ đó có các biện pháp điều chỉnh phù hợp; chọn
lựa phương án tối ưu để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thực hiện tốt mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra; tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ phát
triển của nền kinh tế nước nhà cũng như phù hợp với xu thế phát triển kinh tế cả trong và
ngoài nước.
3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị và các nhân tố ảnh hưởng
đến cơ cấu bộ máy quản trị
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo những yêu cầu
sau:
a] Phải đảm bảo tính tối ưu.
Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý; thiết kế
sao cho số lượng cấp quản lý là ít nhất, không thừa, không thiếu bộ phận nào, không
chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban; sao cho nhiệm vụ và quyền hạn phải tương
xứng.
Cấp quản trị nhiều, cồng kềnh làm cho thông tin dễ bị sai lệch. Vì vậy bộ máy
quản lý cần phải gọn nhẹ, linh hoạt có khả năng thích ứng với thị trường. Trong kinh
doanh, ai đi trước là thắng. Khi thị trường biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng
phải thay đổi theo. Nếu bộ máy quản lý không linh hoạt sẽ chỉ là “Trâu chậm uống nước
đục”. Và khi trên thị trường, cầu đã vượt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì sẽ
bị thua lỗ. b] Đảm bảo tính linh hoạt và tin cậy
- Cơ cấu tổ chức quản trị phải dảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin
được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo sự phối hợp tốt các hoạt động và
nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào
xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.
c] Đảm bảo tính kinh tế
Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Một
tổ chức có hiệu quả khi nó được xây dựng để giúp cho việc hoàn thành các mục tiêu của
doanh nghiệp với những chi phí tối thiểu. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương
quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.
d] Thiết kế bộ máy phải đảm bảo nguyên tắc chế độ một thủ trưởng
Quyền quyết định thuộc về kinh tế, kỹ thuật, tổ chức, hành chính, đời sống trong
phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải được giao cho một người thủ trưởng.
Người đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị mình; được trao
những trách nhiệm quản lý và quyền hạn nhất định. Nhiều quyền được giao phải tương
xứng với khả năng hoàn thành các kết quả đã định. Nếu quyền được giao nhỏ hơn khả
năng thì không tận dụng hết năng lựcvà sự nhiệt tình của người thực hiện. Cả hai trường
hợp đều làm giảm hiệu quả công tác của bộ máy quản trị.
Thủ trưởng có thể sử dụng bộ máy cố vấn, giúp việc, tranh thủ ý kiến dóng góp
của cấp dưới. Quan hệ báo cáo của cấp dưới cho một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo thì
sự mâu thuẫn trong chỉ thị càng ít và trách nhiệm cá nhân càng cao. Nhưng người quyết
định cuối cùng vẫn là giám đốc [thủ trưởng]. Mọi giám đốc có thể uỷ quyền cho cấp
dưới, nhưng phải chịu trách nhiệm liên đới.
Mọi người trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải nghiêm chỉnh thực hiện
mệnh lệnh của thủ trưởng.
Tính tất yếu phải tiến hành chế độ một thủ trưởng là xuất phát từ một nguyên tắc
tập trung dân chủ trong quản lý kinh tế, xuất phát từ chuyên môn hoá lao động càng sâu This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Video liên quan