Bài tập kế hoạch chi phí cực tiểu

Trong quá trình lập dự án có thể xây dựng hai phương án: phương án bình thường và phương án đẩy nhanh. Phương án bình thường là phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường và thời gian thực hiện dự án tương đối dài. Phương án đẩy nhanh là phương án có thời gian thực hiện dự án ngắn và do đó cần chi phí nhiều hơn.

Trên cơ sở hai phương án này các nhà quản lý dự án xây dựng các phương án điều chỉnh. Phương án điều chỉnh là phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và thời gian có thể rút ngắn hơn phương án bình thường. Một trong những phương án điều chỉnh được nhiều nhà quản lý quan tâm là phương án hay kế hoạch chi phí cực tiểu.

Kế hoạch chi phí cực tiểu là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công việc lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu, do đó, giảm tổng chi phí vì rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án.

Trước khi nghiên cứu kế hoạch chi phí cực tiểu, cần thống nhất một số khái niệm sau đây:

* Thời gian bình thường. Thời gian bình thường thực hiện một công việc là thời gian hoàn thành công việc trong những điều kiện bình thường, không có những thay đổi đột biến về thiết bị, lao động, các nhân tố bên ngoài...

* Chi phí bình thường. Chi phí bình thường của một công việc là chi phí cho một công việc nào đó được thực hiện trong điều kiện bình thường.

* Thời gian đẩy nhanh. Thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một công việc trong điều kiện đã được rút ngắn đến mức cho phép hợp lý trong điều kiện kỹ thuật, trình độ lao động và các nhân tố khác hiện tại.

* Chi phí đẩy nhanh. Chi phí đẩy nhanh của một công việc là chi phí thực hiện công việc gắn với thời gian đẩy nhanh, là mức chi phí được xem là cao nhất khi thời gian thực hiện công việc đó không thể rút ngắn thêm trong điều kiện hiện tại.

* Giả định về chi phí. Trong phân tích chi phí, chúng ta giả định chi phí trực tiếp thực hiện một công việc nào đó tăng lên khi thời gian thực hiện công việc được rút ngắn.

Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu.

- Bước 1. Vẽ sơ đồ mạng và tìm đường găng cho phương án [chương trình] bình thường.

- Bước 2. Tính tổng chi phí của phương án bình thường.

- Bước 3. Chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực hiện làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thời gian thực hiện công việc này.

- Bước 4. Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc trên đường găng cho đến khi mục tiêu đạt được hoặc không thể giảm thêm được nữa. Cuối cùng thiết lập được một phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phương án bình thường.

- Bước 5. Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của phương án điều chỉnh [kế hoạch chi phí cực tiểu]. 

Nguồn: GS.TS.NGƯT. Bùi Xuân Phong [Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa]

Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon TumCHƯƠNG 8 QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁNMục tiêuCung cấp phương pháp quản lý nhằm lập kế hoạch, kiểm soát việc thực hiện kếhoạch chi phí trong quá trình thực hiện dự án.Nội dung:- Các loại chi phí thực hiện dự án- Lập kế hoạch chi phí cực tiểu- Đường chi phí - Kiểm soát chi phí thực hiện dự án1. Đặt vấn đề- Đặt vấn đềThời gian thực hiện của dự án có quan hệ chặt chẽ với chi phí thực hiện dự ánQuản trị gia dự án có chức năng giải quyết việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể[công việc] trong dự án, trong thời hạn mong muốn với chi phí thực hiện hợp lý và khảthiPhương pháp PERT/Chi phí là công cụ kỹ thuật trong quản trị nhằm giải quyếtcác yêu cầu nói trên- Một số định nghĩa: + Thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất là thời gian thực tế ngắn nhất đểthực hiện công việc mà quản trị gia dự án có thể điều chỉnh được Đặc điểm: Thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất thường không phải làthưoif gian lạc quan [chỉ có trong điều kiện lý tưởng]. Thời gian thực hiện mong muốnngắn nhất thường có giá trị hướng tới thời gian lạc quan trong điều kiện thực tiễn chophépYêu cầu: Việc xuất hiện yêu cầu thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất là dotrong thực tế thực hiện dự án có những đòi hỏi khắc khe về thời gian cần hoàn thànhdự án phát sinh ra, nên nhà quản trị dự án bắt buộc phải tìm kiếm thời gian thực hiệnmong muốn ngắn nhất để đáp ứng đòi hỏi đặt ra mà thời gian này có sự khác biệt vớithời gian thực hiện dự tính ban đầu của công việc+ Thời gian đẩy nhanh [thời gian tăng tốc] hay thời gian được rút ngắn là hiệu sốgiữa thời gian thực hiện dự tính ban đầu và thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhấthay gọi là thời gian điều chỉnh+ Chi phí đẩy nhanh [chi phí tăng tốc] hay chi phí hoàn thành trước thời hạn làchi phí phải bỏ thêm để rút ngắn 1 đơn vị thời gian thực hiện mong muốn với từngcông việc trong dự ánĐơn vị tính chi phí đẩy nhanh: Giá trị/1 đơn vị thời gian được rút ngắn như: Triệudồng/tháng, tuần lễ, ngày…- 1 -Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum2. Các loại chi phí- Chi phí trực tiếpLà các loại chi phí tiêu hao cho vật tư, lao động, thiết bị và các loại chi phí khácliên quan trực tiếp đến các công việc của dự án. Thời gian thực hiện dự án càng rútngắn thì chi phí trực tiếp càng tăng lên.- Chi phí gián tiếpLà các loại chi phí phát sinh cho toàn bộ các hoạt động của dự án, liên quan đếntất cả các công việc như: chi phí hành chính, bảo hiểm, y tế Thời gian dự án càng rútngắn thì chi phí gián tiếp càng giảm. - Chi phí phạt do chậm tiến độLà các khoản tiền phạt do việc thực hiện dự án bị chậm trễ so với tiến độ đãđược thống nhất. Khoản tiền phạt sẽ làm tăng chi phí và thời gian thực hiện dự án càngkéo dài, khoản tiền phạt càng lớn. 3. Việc đẩy nhanh tiến độ và chi phí- Tác động của việc đẩy nhanh tiến độ:+ Làm tăng chi phí trực tiếp [bổ sung nguồn lực]+ Làm giảm chi phí gián tiếp+ Giảm hoặc tránh được các khoản tiền phạt khi kéo dài tiến độ+ Tận hưởng được khoản thưởng do hoàn thành đúng và vượt tiến độ- Vấn đề cần quan tâm Cần phải rút ngắn thời gian thực hiện dự án một cách kinh tế nhất.- Cách giải quyếtLập kế hoạch thực hiện dự án theo nguyên tắc cực tiểu chi phí trên cơ sở điềuchỉnh giữa phương án có thời gian thực hiện dài nhất và phương án có thời gian thựchiện ngắn nhất.4. Lập kế hoạch chi phí cực tiểu- Các phương án tổ chức thực hiện + Phương án bình thườngLà phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thườngvà thời gian thực hiện dự án là dài nhất.+ Phương án đẩy nhanhLà phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí lớn nhất.+ Phương án điều chỉnh [Kế hoạch thực hiện dự án]+ Trên cơ sở phương án bình thường và đẩy nhanh các nhà quản lý dự án tiến hànhđiều chỉnh [rút ngắn các công việc] để có được phương án điều chỉnh.+ Phương án điều chỉnh có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và thời gian rútngắn hơn so với phương pháp bình thường- 2 -Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum+ Phương án điều chỉnh chính là kế hoạch thực hiện dự án tối ưu về kinh phí.- Quy trình thực thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu+ Phương pháp sử dụng - Minα+ Quy trình: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM Tính tổng chi phí dự án [Phương án bình thường] Xây dựng phương án đẩy nhanh và tính tổng chi phí của PA đẩy nhanh Dùng phương pháp minα rút dần các công việc găng Xác lập phương án điều chỉnh [kế hoạch chi phí cực tiểu] phù hợp6. Ví dụ 6.1 Một dự án có thời gian và chi phí thực hiện các công việc như bảng bên. Chiphí gián tiếp 1000.000 đ/tuần. Yêu cầu1. Lập sơ đồ PERT/CPM thực hiện dự án2. Thời hạn hoàn thành dự án theo hợp đồng là 62 tuần. Hãy xây dựng phương ánthực hiện để bảo đảm tiến độ và tính tổng chi phí để thực hiện phương án đó.3. Hãy xác định phương án thực hiện tối ưu.Biết rằng, nếu trễ tiến độ quy định tổ chức thực hiện sẽ bị phạt một khoản tiền1.500.000d/ngày. Nếu vượt tiến độ sẽ được thưởng 1000.000d/ngày.CôngViệcCông việctrướcPhương án bình thường Phương án đẩy nhanhThời gian[Tuần]Chi phí TT[1000 đồng]Thời gian[Tuần]Chi phí TT[1000 đồng]A - 12 5000 6 11000B - 20 10.000 12 16.400C - 14 8000 9 14.000D C 16 12000 10 17.400E A 28 14000 16 29.600F B,D 15 3000 5 7000G B,D 36 17000 20 29.800H C 22 11000 7 21.500I E,F 18 13000 11 20.000J H 24 16000 14 27.000Tổng 109.000 193.700Sơ đồ PERT/CPM của dự án ví dụ 6.1- 3 -Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon TumCÁC ĐƯỜNG TRONG SƠ ĐỒ CỦA VÍ DỤ 6.1- Rút lần 1+ Rút công việc G - 3 tuần: Chi phí tăng thêm là: 3 x 800 = 2400⇒ Các đường trong sơ đồ sau khi rút lần 1STT Đường Thời gian1 A – E - I 582 B – F - I 533 B - G 534 C – D- F- I 635 C – D- G 636 C – H - J 60- 4 -0 354216A12C14D16F15J24I18H22B20G36E28STT Đường Thời gian1 A – E - I 582 B – F - I 533 B - G 564 C – D- F- I 635 C – D- G 666 C – H - J 60Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon TumCác đường trong sơ đồ sau khi rút lần 2STT Đường Thời gian1 A – E - I 582 B – F - I 533 B - G 534 C – D- F- I 605 C – D- G 606 C – H - J 60Bảng chi phí hoàn thành trước thời hạnCông việcgăngThời gian thực hiệnαThời gian cóthể đẩynhanh[Tuần]Thời gianthực tế đẩynhanh[Tuần]Chi phítrực tiếptăng thêm –1000 đ/tPA BT PAĐNĐường găng ban đầu: C – D – G dài 66 tuầnC 14 14 1200 5 - -D 16 16 900 6 - -G 36 33 800 16 3 2400Đường găng mới lần 1: C – D – F - I dài 63 tuầnC 14 14 1200 5 - -- 5 -Các PA rút trên cácđường 4 và 5Chi phí cho mỗingày rút ngắnRút ngắn C 1200Rút ngắn D 900Rút ngắn F à G 400 + 800 = 1200Rút ngắn I à G 1000 + 800 = 1800Các PA rút trên cácđường 4, 5 và 6Chi phí cho mỗi ngàyrút ngắnRút ngắn C trên cả 3đường1200Rút ngắn D và H 900 + 700 = 2000Rút ngắn D và J 900 + 1100 = 2000Rút ngắn F,G và H 400 +800 +700 =1500Rút ngắn F,G và J 400 +800 +1100 =2300Rút ngắn I,G và H 1000+800+700 =2500Rút ngắn I,G và J 1000+800+110 =2900Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon TumD 16 13 900 6 3 2700F 15 15 400 10 - -I 18 18 1000 7 - -Đường găng mới lần 2: C – H - J dài 60 tuầnC 14 12 1200 5 2 2400H 22 22 700 15 -J 24 24 1100 10 -Đường găng mới lần 3: A – E - I dài 58 tuầnA 12 1000 1000 6 -E 28 1300 1300 12 -I 18 1000 1000 7 -Tổng CFtăngRút C – 2 ngày; D – 3 ngày; G – 3 ngày 7500Diễn biến chi phí khi rút ngắn sơ đồ7. Kiểm soát chi phí- Khái niệmKiểm soát chi phí là việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thayđổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp để quản lý hiệu quả chi phídự án.- Nội dung kiểm soát+ Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch+ Ngăn cản những thay đổi không được phép+ Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép- Công cụ kiểm soát chi phíĐường chi phí kế hoạch [đường chi phí cơ sở] – Là đường cong [hình chữ S] thểhiện chi phí thực hiện các công việc theo tiến trình dự án được lập theo kế hoạch.8. Các đường chi phí Ví dụ: Một dự án có các thông số cho các công việc, chi phí và biểu đồ phụ tải chi phínhư bảng dưới. Hãy lập các đường chi phí theo phương án các công việc khởi côngsớm và các công việc khởi công muộn.Công việc Thời gian [tuần] Thời điểm BĐsớmThời điểm BĐmuộnKinh phí[Triệu đồng]A 3 0 5 21B 5 0 0 50- 6 -Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon TumC 3 5 5 18D 4 8 8 48E 8 12 12 320F 2 8 11 10G 4 10 13 28H 2 10 18 70I 5 5 15 40J 3 14 17 300K 3 10 14 15Cộng 920Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công sớmCV Tuần1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20A 7 7 7B 10 10 10 10 10C 6 6 6D 12 12 12 12E 40 40 40 40 40 40 40 40F 5 5G 7 7 7 7H 35 35I 8 8 8 8 8J 100 100 100K 5 5 5PT 17 17 17 10 10 14 14 14 25 25 59 59 52 47 140 140 140 40 40 40TC 17 34 51 61 71 85 99 113 138 163 222 281 333 380 520 660 800 840 880 920Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công muộnCV Tuần1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20A 7 7 7B 10 10 10 10 10C 6 6 6D 12 12 12 12E 40 40 40 40 40 40 40 40F 5 5G 7 7 7 7H 35 35I 8 8 8 8 8J 100 100 100K 5 5 5PT 10 10 10 10 10 13 13 13 12 12 12 17 45 52 52 60 55 148 183 183TC 10 20 30 40 50 63 76 89 101 113 125 142 187 239 291 351 406 554 737 920- 7 -Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon TumĐường cong chi phí cho KC sớm và KC muộnĐường chi phí cơ sởNhận xét- 8 -Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Nếu Skh nằm giữa hai đường cong Sbds và Sbdm thì có thể yên tâm vềkinh phí khi thực hiện dự án. Nếu Skh nằm gần đường cong Sbdm thì độ rủi ro về kinh phí cao. Muốn giảm rủi ro thiếu kinh phí cần phải đưa đường cong Skh về gần vớiSbds Nhận xét: Nếu Skh nằm giữa hai đường cong Sbds và Sbdm thì có thể yên tâm về kinh phíkhi thực hiện dự án. Nếu Skh nằm gần đường cong Sbdm thì độ rủi ro về kinh phí cao. Muốn giảm rủi ro thiếu kinh phí cần phải đưa đường cong Skh về gần với Sbds - 9 -