Các bước soạn thảo văn bản chữ Việt, trên máy tính

1. 

- Để có thể soạn thảo văn bản tiếng Việt, trên máy tính cần có chương trình gõ tiếng Việt [Vietkey, Unikey...], bộ phông chữ tiếng Việt [VNtimes, VnArial...; VNI-Times, VNI-Helv....; Times New Roman, Arial, Tahoma...] [cần bật chức năng gõ tiếng Việt].

- Cách gõ tiếng việt có dấu kiểu Telex. – Kiểu gõ Telex là kiểu gõ được dùng phổ biến và ưa chuộng nhất hiện nay. – Để gõ được chữ tiếng việt có dấu kiểu Telex, trước hết bạn cần nắm rõ quy tắc gõ dấu và chữ theo kiểu Telex theo bảng sau: 

- Chữ 'f' là dấu huyền

- Chữ 's' là dấu sắc 

- Chữ 'x' là dấu ngã

- Chữ 'w' là dấu của chữ u thành ư

- Chữ 'j' là dấu nặng.

2. 

Bước 1:

Tại giao diện trên Word chúng ta nhấn vào biểu tượng Office ở góc trên cùng bên trái, sau đó nhấn Open. Hoặc tại giao diện Word bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.

Bước 2:

Lúc này hiển thị thư mục trên máy tính để chúng ta di chuyển tới nơi lưu file văn bản mà bạn muốn mở trên Word. Sau đó nhấn vào file văn bản rồi chọn Open để mở.

Ngoài ra chúng ta có thể nhấn click đúp ngay vào file Word để mở.

Bước 3:

Sau đó bạn chỉnh sửa nội dung Word nếu cần thiết. Để lưu lại tài liệu, chúng ta nhấn biểu tượng Save là xong. Như vậy tên tài liệu sẽ được giữ nguyên.                            

Trong trường hợp bạn muốn lưu file mới, thay đổi định dạng lưu thì nhấn vào nút Office chọn Save As. Sau đó chúng ta sẽ thấy một số tùy chọn như hình.

Lưu ý từ Word 2007 trở đi các file Word thường được lưu dưới định dạng .docx, dẫn đến việc các máy đang sử dụng Word 2003 không thể đọc được định dạng nay. Do đó, nếu bạn hay phải mở file trên các máy sử dụng Word 2003, bạn chọn Word 97-2003 Document.

Nếu giữ nguyên định dạng thì nhấn Word Document. Nếu muốn đổi định dạng khác thì nhấn Other Formats.

Bước 4:

Lúc này hiển thị giao diện thư mục trên máy tính để bạn nhập tên mới cho file tại File name, chọn định dạng mới cho file tại Save as type. Cuối cùng nhấn Save để lưu lại.

Ngoài ra trong giao diện này bạn có thể tạo mật khẩu cho file Word nếu muốn. Tham khảo bài viết Đặt mật khẩu cho file Word.

#Học tốt nhé bạn

Để có thể soạn thảo văn bản tiếng Việt, trên máy tính cần có những gì?

Đề bài

Để có thể soạn thảo văn bản tiếng Việt, trên máy tính cần có những gì?

Lời giải chi tiết

Để có thể soạn thảo văn bản tiếng Việt, trên máy tính cần có chương trình gõ tiếng Việt [Vietkey, Unikey...], bộ phông chữ tiếng Việt [VNtimes, VnArial...; VNI-Times, VNI-Helv....; Times New Roman, Arial, Tahoma...] [cần bật chức năng gõ tiếng Việt]. Ngoài ra ngầm định là đã phải có bộ mã tiếng Việt [TCVN3 [hay ABC], VNI...]

Loigiaihay.com

Bài viết này giúp bạn: - Biết được các phần mềm gõ tiếng Việt hiệu quả.- Có được link tải phù hợp.

- Gõ tiếng Việt trong soạn thảo văn bản.

Trong soạn thảo văn bản nếu bạn soạn thảo không dấu rất dễ gây nên sự hiểu lầm cho người đọc đồng thời không đáp ứng được yêu cầu công việc. Bài viết dưới đây, Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn các bạn gõ chữ tiếng Việt có dấu trong văn bản thông qua việc cài đặt bộ font full trên máy tính nhé.

Gõ tiếng Việt có dấu trong soạn thảo văn bản với Unikey

Cách gõ chữ tiếng Việt có dấu trong soạn thảo văn bản

Chuẩn bị: Để gõ được tiếng Việt có dấu bạn phải chuẩn bị như sau
- Phần mềm gõ tiếng Việt: Hiện nay có 2 phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng là Vietkey và Unikey, bạn có thể lựa chọn để sử dụng 1 trong 2 phần mềm gõ tiếng Việt sau

* Tải và cài đặt Unikey tại đây: Download Unikey

* Tải Vietkey tại đây. Download Vietkey

- Bộ phông tiếng Việt: Để gõ tiếng Việt máy tính của bạn phải cài thêm phông chữ tiếng Việt, bộ font full. Download bộFont full

Sau khi tải về, bạn cài đặt Font chữ tiếng Việt vào hệ thống. Để gõ tiếng Việt các bạn cần thiết lập Kiểu gõ và Bảng mã trong phần mềm gõ tiếng Việt.

Chọn kiểu gõ tiếng Việt
Để gõ tiếng Việt có dấu ta có 2 kiểu chính là TELEX và VNI.
Kiểu gõ TELEXDùng phím chữ để gõ dấu.

Kiểu gõ VNI

Dùng các phím số để gõ thêm dấu.

Kiểu gõ có thế chọn tuỳ ý theo sở thích và thói quen của người sử dụng. Tham khảo hình 2 để biết cách gõ với 2 kiểu Telex và VNI.

Thiết lập bảng mã tiếng Việt

 Chú ý- Phải chọn bảng mã kết hợp với đúng kiểu font mới hiển thị được đúng Tiếng Việt.

Bạn nên sử dụng bảng mã Unicode sẽ hiển thị tốt trên mọi máy tính và trên Website khi bạn truy cập Internet.

Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey phiên bản 4.0 đang sử dụng kiểu gõ Telex, Bảng mã Unicode

Cách gõ tiếng việt có dấu khi soạn thảo văn bản.
Để gõ tiếng Việt có dấu, bạn cần gõ nguyên âm [a, b, u, o,...] trước; sau đó gõ các dấu thanh, dấu mũ, dấu móc sau. Ví dụ bạn chọn kiểu gõ Telex và bảng mã Unicode để gõ cụm từ "Tôi yêu Việt Nam" bạn sẽ phải gõ như sau: "Tooi yeeu Vieetj Nam". Nếu bạn dùng kiểu gõ VNI bạn sẽ phải gõ: "Toi6 yeu6 Viet65 Nam"

Trên đây Taimienphi.vn đã giới thiệu tới các bạn cách để gõ tiếng Việt có dấu khi soạn thảo văn bản, nếu tốc độ gõ của bạn chưa nhanh bạn có thể xem thêm kĩ thuật gõ 10 ngón giúp cải thiện tốc độ gõ khi soạn thảo văn bản, hiện có rất nhiều phần mềm và dịch vụ gõ 10 ngón trực tuyến khá hiệu quả và đa dạng về cách thể hiện để cải thiện khả năng gõ 10 ngón của người dùng.

Trong trường hợp lỗi font khi gõ văn bản hoặc khi in để khắc phục lỗi font tối đa và xuất ra được văn bản chuẩn nhất, các bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn về cách khắc phục lỗi font mà chúng tôi đã giới thiệu nhé.

Khi bạn cài unikey, bạn sẽ gõ tiếng Việt có dấu khi soạn thảo văn bản dễ dàng, giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp, ấn tượng hơn. Chỉ cần bạn tải xuống, cài đặt và thực hiện một vài bước với Unikey là gõ tiếng Việt có dấu, không dấu đều được.

Gõ tiếng Việt không cần Unikey trên Bchrome Cách ngăn chặn mã độc tự xóa Vietkey, Unikey, Zalo trên máy tính Cách cài font TCVN3, thêm phông TCVN3 cho máy tính, laptop Sửa lỗi không gõ được tiếng Việt có dấu khi dùng Vietkey Thiết lập gõ tiếng Việt trên HTKK, iHTKK với Vietkey Phím tắt để bật tắt gõ tiếng Việt trên Unikey và Vietkey

Cách soạn thảo, trình bày văn bản đúng chuẩn Việt Nam trên Word

Thanh Hoàng 01/11/2021

Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng chuẩn theo quy định của Việt Nam hiện nay. [Bài viết luôn cập nhật liên tục những Quy định và Nghị định mới nhất].

Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word 2013, được viết đúng chuẩn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và cập nhật thêm những chỉnh sửa theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngoài ra cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2016 với thao tác tương tự..

I. Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam

1. Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

1 bộ gõ phím Tiếng Việt sẽ giúp bạn thực hiện văn bảng cực dễ dàng, bạn có thể sử dụng phần mềm Unikey với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex vì nó rất ít xảy ra lỗi Font.

2. Các chức năng trên thanh Ribbon cần thiết cho việc trình bày văn bản

• Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề
• Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
• Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
• Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
• Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
• Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
• View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

3. Thiết lập những chỉnh sửa phù hợp cho 1 văn bản chuẩn Việt Nam

Việc hiểu rõ và biết được cách thiết lập file Word chuẩn cũng như các quy tắc gõ văn bản trong Word cũng là 1 việc rất cần thiết để có được 1 văn bản đúng chuẩn bạn nhé.

Bước 1: Chỉnh lại đơn vị tính mặc định của Word là Inches thành Centimeters [cm] bằng cách:

Vào File > Chọn Options > Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters [cm].

Vào File.

Chọn Options.

Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters [cm]

Bước 2: Chỉnh lại khổ giấy như sau:

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Size > Chọn khổ giấy A4

Bước 3: Căn lề cho văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam.

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Hộp thoại Margins hiện lên chúng ta căn lề theo “Tiêu chuẩn vàng” là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Top [trên] > Bottom [dưới] > Left [trái] > Right [phải].

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình theo Chiều dọc [Portrait] hoặc Chiều ngang [Landscape].

Bước 4: Lựa chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14

Mẹo: Để có 1 văn bản đẹp và đúng quy chuẩn thì hãy lựa chọn Font chữ cho phù hợp với hoàn cảnh và nhớ kiểm tra lại Font chữ và cỡ chữ trong đoạn văn tránh trường hợp chữ to chữ nhỏ nhé.

Bước 5: Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn hãy giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.

Mẹo: Bạn nên soạn thảo văn bản 1 cách ngắn gọn dễ hiểu nhất, tránh viết quá dài dòng và nhớ chú ý đến lỗi chính tả nhé!!

Nhấn Ctrl +A để quét toàn bộ văn bản > Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Ở ô Line Spacing chọn 1,5 inches.

Bước 6: Căn đều 2 bên của văn bản

Căn đều 2 bên của văn bản

Bước 7: Lưu File lại và hoàn thành.

XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng, sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động:

• Office Home & Student 2021 For PC/Mac Vĩnh Viễn All Languages

  2.190.000₫

  3 đánh giá

• Microsoft 365 Family 32/64bit 1 năm 6 user Win/Mac

  1.490.000₫

• Microsoft 365 Personal 32/64bit 1 năm 1 user Win/Mac

  990.000₫

  4 đánh giá

• Windows 10 Home 32-bit/64-bit All Languages [KW9-00265]

  3.290.000₫

• Windows 10 Pro 32-bit/64-bit All Languages [FQC-09131]

  4.990.000₫

• ESET NOD32 Antivirus cho Windows - 1 PC

  150.000₫

• Kaspersky Anti-Virus - 3 PC

  340.000₫

• ESET Mobile Security - Android [1 thiết bị/ 1 năm]

  170.000₫

• ESET Internet Security - Windows 1PC/Năm

  290.000₫

Xem thêm

II. Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

Trong đó:

• 1: Quốc hiệu
• 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
• 3: Số, ký hiệu của văn bản
• 4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
• 5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
• 5b: Trích yếu nội dung công văn
• 6: Nội dung văn bản
• 7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• 8: Dấu của cơ quan, tổ chức
• 9a,9b: Nơi nhận
• 10a: Dấu chỉ mức độ mật
• 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn
• 11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
• 12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
• 13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
• 14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
• 15: Logo [in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản]

III. Các quy định cần biết khi thực hiện soạn thảo văn bản theo Quy chuẩn Việt Nam hiện nay

1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

Hiện nay quy định cụ thể của phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 [210mm x 297mm]

Lưu ý:

Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản

Số trang văn bản phải được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

Những cụm từ được viết tắt:

1. Nghị quyết [cá biệt]: NQ
2. Quyết định [cá biệt]: QĐ
3. Chỉ thị [cá biệt]: CT
4. Quy chế: QC
5. Quy định: QyĐ
6. Thông cáo: TC
7. Thông báo: TB
8. Hướng dẫn: HD
9. Chương trình: CTr
10. Kế hoạch: KH
11. Phương án: PA
12. Đề án: ĐA
13. Dự án: DA
14. Báo cáo: BC
15. Biên bản: BB
16. Tờ trình: TTr
17. Hợp đồng: HĐ
18. Công văn
19. Công điện: CĐ
20. Bản ghi nhớ: GN
21. Bản cam kết: CK
22. Bản thỏa thuận : TTh
23. Giấy chứng nhận: CN
24. Giấy ủy quyền: UQ
25. Giấy mời: GM
26. Giấy giới thiệu: GT
27. Giấy nghỉ phép: NP
28. Giấy đi đường: ĐĐ
29. Giấy biên nhận hồ sơ: BN
30. Phiếu gửi: PG
31. Phiếu chuyển: PC
32. Thư công

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát được nội dung chủ yếu của văn bản.

Lưu ý:

• Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.
• Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

6. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản

Lưu ý:

• Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành.
• Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

7. Chữ ký của người có thẩm quyền

Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics [.png] nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Phần này là phần mới được thêm vào nên bạn hãy lưu ý đừng bỏ sót phần này nhé

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:

- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng [.png] nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

9. Bổ sung quy định về Phụ lục

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó.

• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục [Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....] được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
• Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
• Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
• Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản

Lưu ý:

• Không thực hiện chữ ký số lên Phụ lục.
• Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

Đó là cách soạn thảo, trình bày cũng như quy định của việc viết 1 văn bản chuẩn Việt Nam mà Thế Giới Di Động đã tìm hiểu, và các Quy định và Nghị định trong bài viết sẽ được cập nhật liên tục, mới nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ cho mọi người cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!

24.382 lượt xem