Cách sử dụng CC và BCC trong email để giữ thông tin liên lạc hiệu quả

Nếu bạn bối rối về CC và BCC trong email, đây là bài viết dành cho bạn! Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về những gì mỗi phương tiện khi bạn gửi email, sự khác biệt giữa CC và BCC trong email, khi bạn nên sử dụng từng và bốn CC và BCC trong email thực hành tốt nhất bạn có thể sử dụng để đảm bảo bạn ' Không đặt mình lên cho các cuộc hội thoại email vụng về.

Cách sử dụng CC và BCC trong email để giữ hiệu quả liên lạc:

CC có nghĩa là gì khi gửi email?

CC là viết tắt của "carbon copy" có nghĩa là người nhận trong trường CC có cùng một thông báo email dưới dạng các thư mục trong trường Đến và bất kỳ phản hồi "Trả lời tất cả" sẽ đến với họ. Mọi người đều có trong email sẽ có thể thấy ai là CC'd trên đó.

Nếu bạn là một stickler cho EMAIL ENTIQUETTE, chỉ những người nhận chính của email nên có trong trường To. Đó là bởi vì những người nhận có nhiều khả năng bị ảnh hưởng bởi nội dung email và dự kiến ​​sẽ hành động theo một cách nào đó. Tuy nhiên, người nhận CC có xu hướng là người nhận thứ cấp, có nghĩa là chúng là CC trên email để thông báo cho họ về những gì đang diễn ra. Những người nhận này không nhất thiết phải đáp ứng hoặc hành động.

Một ví dụ điển hình về việc sử dụng CC sẽ là nếu bạn yêu cầu một sự thay đổi từ một người nào đó trong một bộ phận sẽ ảnh hưởng đến ai đó trong một bộ phận khác. Bạn muốn đặt người chịu trách nhiệm thực hiện hành động [thực hiện thay đổi] trong lĩnh vực này trong khi trường CC sẽ được dành riêng cho người sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi nhưng không nhất thiết phải được yêu cầu làm bất cứ điều gì.

Bcc có nghĩa là gì khi gửi email?

BCC trong email là viết tắt của "Sao chép carbon mù". Vì thuật ngữ gợi ý, người nhận BCC nhận được cùng một email với các email trong các trường TO và CC. Sự khác biệt là họ không nhận được phản hồi từ email và những người nhận khác không thấy ai là BCC'd. BCC thường được sử dụng cho các email hàng loạt vì nó ẩn địa chỉ email của người nhận, bảo vệ quyền riêng tư của họ khỏi những người nhận khác.

Sự khác biệt giữa CC và BCC trong email là gì?

Chúng tôi đã cảm động về một số khác biệt giữa CC và BCC trong email chỉ thông qua các mô tả của chúng tôi về hai thuật ngữ nhưng chúng ta hãy dành thời gian để có một chút sâu hơn. Đầu tiên, cả danh sách CC và danh sách BCC cho phép tất cả người nhận trên một email đều có quyền truy cập vào cùng một email. Sự khác biệt chính giữa hai là người nhận BCC bị ẩn khỏi những người nhận khác trên email và người nhận CC không có. Vì vậy, người nhận CC hiển thị cho tất cả mọi người và người nhận BCC xuất hiện thành không ai.

Người nhận CC cũng sẽ có quyền truy cập vào bất kỳ phản hồi nào xuất hiện cho email nếu phản hồi "Trả lời tất cả" được sử dụng. Người nhận BCC'd không nhận được các email bổ sung đó vì phản hồi sẽ chỉ nhận thấy trả lời nếu những câu trả lời cụ thể được chuyển tiếp đến chúng.

Nếu bạn muốn sử dụng CC và BCC trong email hiệu quả, bạn sẽ muốn ghi nhớ cách các trường hoạt động. Mặc dù thuật ngữ lỗi thời [có ai biết "carbon carbon" hay "giấy carbon" là những ngày này?], Các lĩnh vực tự làm việc một cách đơn giản. Nếu nó làm cho nó dễ dàng hơn, chỉ cần thả từ "carbon" và nghĩ về CC là "bản sao lịch sự" và BCC là "bản sao lịch sự mù quáng". Sau đó, di chuyển từ đó.

Nhập địa chỉ email trong trường CC có nghĩa là email sẽ được sao chép vào người nhận đó. Điều đó có nghĩa là họ sẽ nhận được cùng một email với những người khác. Người nhận trong trường Đến và CC đang mở và có thể xem được với mọi người. Người nhận BCC, mặt khác, không thể nhìn thấy bất kỳ ai khác, mặc dù họ cũng sẽ nhận được cùng một email với những người khác. Vì chúng chỉ được bao gồm trên email cụ thể đó, họ sẽ không nhận được bất kỳ câu trả lời nào về email đó. Về cơ bản, BCC chỉ áp dụng cho email mà những người nhận BCC đã được nhập.

Như bạn có thể thấy, sự khác biệt chính giữa CC và BCC trong email là sự riêng tư dành cho người nhận.

Khi nào bạn nên sử dụng CC trong email?

Vì vậy, nếu trường CC và trường hoạt động hoàn toàn giống nhau, email được gửi đến người nhận giống nhau, tất cả mọi người trong các trường đó có thể nhìn thấy những trường khác trong các trường đó, tất cả đều nhận được câu trả lời và nó không thực hiện bất kỳ Chênh lệch nếu bạn thêm ai đó vào trường Đến hoặc trường CC, tại sao bạn sẽ sử dụng trường CC cho email của mình?

Đó thực sự là tất cả về EMAIL ENTIQUETTE và giúp người nhận hiểu những gì mong đợi của họ. Vì vậy, nếu bạn thêm người nhận vào trường vào email của bạn, đó là những người nhận mà email có ý định rõ ràng. Đây là những người cần trả lời hoặc hành động theo một cách nào đó. Trường CC, sau đó, được sử dụng cho những người nhận, những người cần được giữ trong vòng lặp liên quan đến nội dung của email. Điều này có nghĩa là trong khi nội dung rất quan trọng đối với các nội dung trong trường CC, không có hành động hoặc phản hồi cần thiết của những người nhận đó.

Dưới đây là danh sách nhanh khi sử dụng CC trong email:

• Giữ ai đó trong vòng lặp: Giữ ai đó cập nhật thông tin không yêu cầu phản hồi trực tiếp, trực tiếp hoặc hành động
• Truyền tải khẩn cấp của email: Cinc Nhân viên cấp cao hơn trong tổ chức của bạn báo hiệu người nhận trong trường Đến nội dung của email là quan trọng
• Giới thiệu danh bạ: Sử dụng CC để chia sẻ địa chỉ email của những người bạn đang giới thiệu để họ có thể nói chuyện trực tiếp

Như bạn có thể tưởng tượng, việc cung cấp người nhận có thể dẫn đến các hộp thư đến lộn xộn. Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về cách chống lại điều này trong CC và BCC của chúng tôi trong email thực hành tốt nhất trong giây lát.

Khi nào bạn nên sử dụng BCC trong email?

Danh sách BCC có một số trường hợp sử dụng. Vì các địa chỉ email có trong trường BCC là riêng tư Có một số cách bạn có thể sử dụng BCC trong email để đảm bảo nhu cầu của mình và nhu cầu của người nhận của bạn, được đáp ứng.

Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể sử dụng BCC trong email để giữ cho ai đó cập nhật về những gì đang diễn ra trong một tình huống mà không để mọi người khác biết. Đây là một cách tuyệt vời để giữ một giám sát viên thông báo về những gì đang xảy ra với một nhân viên cụ thể mà không phải lo lắng nhân viên bằng cách bao gồm cả người giám sát trong các lĩnh vực TO hoặc CC. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách BCC nếu bạn muốn giữ một bản sao của một email trong một địa chỉ email thay thế mà không cần chia sẻ địa chỉ email đó với mọi người trên email.

Ngoài ra còn có những lúc bạn có thể muốn gửi email cho nhiều người nhưng không muốn chia sẻ địa chỉ email của mọi người với mọi người khác trên email. Trong những trường hợp đó, bạn có thể thêm địa chỉ email của riêng mình vào trường Đến và bao gồm tất cả các địa chỉ email khác trong trường Email BCC.

Dưới đây là một bản tóm tắt nhanh về thời điểm sử dụng BCC trong email:

• Chia sẻ bản tin của công ty hoặc sử dụng danh sách gửi thư lớn: Giữ người nhận riêng tư Khi bạn gửi Bản tin email < AI = 3> hoặc email thông tin đến một danh sách những người, đặc biệt nếu người nhận của bạn không biết khác về nhau keep recipients private when youre sending an email newsletter or informational email to a list of peopleespecially if your recipients dont know one another
• Email cá nhân không yêu cầu phản hồi: Nếu bạn đang gửi thông báo hoặc thứ gì đó là Impersonal, BCC là một lựa chọn tuyệt vời
• Chia sẻ hành vi có vấn đề: Đôi khi bạn có thể muốn chia sẻ một email với một bên khác cần biết những gì đang được nói trong email

Như bạn có thể thấy, BCC trong email là một cách tuyệt vời để duy trì sự riêng tư của người nhận email của bạn. Cũng có một số lý do bạn sẽ không muốn sử dụng BCC trong email. Ví dụ, nếu bạn đang gửi một phần giới thiệu email, bạn sẽ muốn bao gồm cả hai người nhận trong trường To. Tuy nhiên, nếu bạn đang trả lời một phần giới thiệu như vậy, bạn có thể di chuyển người đó đang giới thiệu về trường BCC để họ biết rằng bạn đã trả lời giới thiệu nhưng không bị sa lầy với tất cả các câu trả lời.

CC và BCC trong email thực hành tốt nhất

Đến bây giờ, bạn nên có một ý tưởng thực sự tốt về cách CC và BCC trong email hoạt động để giữ thông tin liên lạc email của bạn rõ ràng và hiệu quả. Tuy nhiên, thật dễ dàng để lạm dụng các công cụ này. Trong phần này, chúng ta sẽ nói về CC và BCC trong các thực tiễn tốt nhất email sẽ làm cho email của bạn rõ ràng hơn và hiệu quả hơn mà không cần bạn vào nước nóng.

1. Đừng sử dụng CC như một FYI

Trường CC cho phép bạn bao gồm bất kỳ ai trong email và nhiều thời gian của bạn, CC được sử dụng để giữ cho mọi người "trong vòng lặp". Tuy nhiên, việc sử dụng CC này có thể tạo ra các hộp thư đến lộn xộn và phục vụ mục đích ngược lại nếu đó CC bắt đầu bị ngập trong các câu trả lời mà họ không cần. Để giảm thiểu điều này, bạn có thể thêm tất cả người nhận vào trường vào cùng với một lời giải thích tại sao bạn gửi email và nhấn mạnh rằng không cần phải hành động hoặc phản hồi.

Nếu một phản ứng hoặc hành động là cần thiết từ một số người nhận, bạn sẽ muốn phân biệt những người nhận đó bằng cách thêm chúng vào trường vào và bao gồm cả những người nhận khác trong trường CC. Bạn vẫn nên bao gồm một cái gì đó trong phần thân của email của bạn cho biết bạn đang gọi ai trên email, tại sao và để những cc đó biết rằng họ không có bất kỳ hành động nào để thực hiện.

LƯU Ý QUAN TRỌNG: Nếu bạn sử dụng dịch vụ tiếp thị email phí cho mỗi email được gửi, những người đó Người nhận CC'd được tính theo tổng số của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn bị tính phí cho mỗi người bao gồm CC trong email của bạn. Một cái gì đó để suy nghĩ về. If you use an email marketing service that charges you per email sent, those CCd recipients count towards your total. That means youre getting charged for every person included as a CC in your emails. Something to think about.

2. Sử dụng BCC thận trọng

BCC là một tính năng khó khăn và nên được sử dụng cẩn thận. Đó là một tính năng email tuyệt vời để giúp bảo vệ sự riêng tư của người nhận của bạn, nhưng nó cũng rất dễ sử dụng sai. Ngoài ra, bạn thậm chí có thể phá vỡ luật riêng tư nếu bạn sử dụng nó không chính xác.

Hiện nay có một số luật riêng tư như gdpr tại EU, Pipeda ở Canada, CCPA ở California và những người khác. Những luật riêng tư này bao gồm các chi tiết rõ ràng về cách bạn có thể thu thập, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cá nhân như địa chỉ email. Sử dụng CC và BCC trong email đều có thể được hiểu là chia sẻ địa chỉ email người nhận mà không có sự đồng ý của người dân trong lĩnh vực này và điều đó có thể khiến bạn gặp rắc rối nếu bạn tuân theo luật riêng tư nhất định.

3. Sử dụng CC để mở rộng một cuộc trò chuyện email

Một trong những cách sử dụng tốt nhất của trường CC trong email là mở rộng một cuộc thảo luận qua email để bao gồm những người khác có thể đóng góp cho cuộc trò chuyện theo cách tích cực. Nếu bạn là người gửi email ban đầu, bạn nên hoàn toàn Yêu cầu cho phép yêu cầu để thêm người nhận mới từ những người khác đã có trên email. Yêu cầu sự cho phép có thể khiến bạn gặp khó khăn với những luật riêng tư mà chúng ta vừa nói về.

4. Hãy tôn trọng

Điều này áp dụng cho cả CC và BCC trong email. Bất kể bạn đang làm gì với email và người nhận của bạn, hãy tôn trọng. Điều này có nghĩa là không gửi email không cần thiết, không quá tải danh sách người nhận và làm tắc nghẽn hộp thư đến và không chia sẻ dữ liệu cá nhân và các cuộc hội thoại cá nhân với người khác mà không có sự đồng ý của họ.

Tl; Dr cho cc và bcc trong email

Bây giờ bạn quen thuộc hơn với sự tương đồng và khác biệt giữa CC và BCC trong email, bạn có thể tạo email bằng cách sử dụng EMAIL EMAIL THÚ VỊ để giữ tất cả người nhận xảy ra và email của bạn chuyên nghiệp.

Tóm lại, CC cho phép tất cả người nhận xem danh sách người nhận và địa chỉ email của họ cũng như nhận được tất cả các phản hồi cho email. Người nhận BCC bị ẩn khỏi nhau và những người nhận khác và sẽ không được gửi phản hồi.

Là một phần thưởng bổ sung, một ghi chú nhanh về "Trả lời tất cả:" Trong hầu hết các trường hợp, đừng.