Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.
Để có thể xây dựng một bản mô tả công việc thật chính xác, chúng ta cần phải tiến hành phân tích công việc trước khi thiết lập bảng mô tả.
Phân tích công việc là gì? Khái niệm phân tích công việc.
- Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc.
1. Thông tin để thực hiện phân tích công việc
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
- Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
- Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc
- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc… Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
- Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục…
2. Trình tự thực hiện phân tích công việc:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu nhập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu , chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng , sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ [nếu có].
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin như: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thiwcj hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc,
Bản mô tả công việc bộ phận:
- Tóm tắt
- Sơ đồ cấu trúc phòng
- Mối quan hệ của phòng, bộ phận trong công ty
- Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng
- Các báo cáo phải thực hiện
- Mô tả công việc trong bộ phận
Các chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực khuyến cáo việc kết hợp các phương pháp trên sẽ đem lại hiệu quả hơn khi chỉ sử dụng một phương pháp đơn lẻ. Các phương pháp sẽ bổ sung lẫn nhau để hình thành các thông tin chính xác và đầy đủ nhất cho một vị trí công việc đặc biệt trong cách tiến hành xây dựng bản mô tả công việc từ ngọn trước.
Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp
CV online đơn giản
1. Quy trình phân tích công việc là gì?
Quy trình phân tích công việc được xem là một quy trình phân tích để quản trị nhân sự một cách hợp lý nhất. Quy trình này bao gồm những công việc nhằm xác định những trách nghiệm, nghĩa vụ, những kỹ năng cần thiết của công việc. Để rồi từ đó, lấy đó làm cơ sở để nhân viên quản trị nhân sự làm việc một cách hiệu quả nhất.
Qua quy trình phân tích công việc này, nhân viên sẽ nắm được những thông tin cũng như yêu cầu về công việc, làm tiền đề để xây dựng nên một bảng mô tả và bảng tiêu chuẩn về công việc.
Nói một cách chi tiết hơn, bảng mô tả công việc là những văn bản mà trong đó liệt kê ra những quyền và trách nhiệm khi chúng ta thực hiện công việc. Ngoài ra còn có các thông tin về mối quan hệ trong các báo cáo thực hiện công việc, điều kiện việc làm như thế nào,...
Tiếp đến, bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản trong đó tóm tắt được những nét cơ bản về trình độ học vấn, năng lực, phẩm chất của mỗi cá nhân, mục tiêu,... khi thực hiện công việc.
Xem thêm: [Cập nhật mới nhất] Bản mô tả công việc giám đốc bán hàng 2021
Vai trò của quy trình phân tích công việc rất quan trọng đối với mỗi người, đặc biệt là bộ phận Quản trị nhân sự của Công ty. Nói một cách xúc tích lại, đây là những vai trò tiêu biểu nhất của quy trình này.
+ Thứ nhất, như đã nói bên trên, quy trình này giúp ta vạch rõ được những trách nhiệm, quyền lợi của mỗi cá nhân khi tham gia thực hiện công việc. Điều này, một mặt giúp nhân viên có thể nắm vững và hiểu rõ về tính chất công việc cũng như nhiệm vụ mình phải hoàn thành. Mặt khác, đối với Doanh nghiệp, dựa vào cơ sở đó để đánh giá mỗi cá nhân, từ đó có thể sắp xếp vị trí phù hợp, hay có thăng thưởng cho nhân viên hợp lý. Hơn nữa, cơ sở này sẽ như một minh chứng cho việc bình đẳng về mức lương thưởng xứng đáng với hiệu quả công việc mỗi người.
+ Thứ hai, giúp cho bộ phận quản trị trong quá trình tuyển dụng nhân sự mới và bố trí nhân sự một cách hợp lý. Tiếp đến, từ quy trình đó sẽ đề xuất ra được những buổi đào tạo nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp và chỉn chu.
+ Thứ ba, sau quy trình phân tích công việc, có thể nắm được các đặc điểm kỹ thuật của từng công việc và chỉ ra được nhân công cần thiết để thực hiện. Từ đó, xác định được điều kiện làm việc thích hợp nhất đối với việc đó và làm sao để dễ dàng đánh giá được chất lượng công việc đó.
+ Thứ tư, sau khi phân tích và nắm vững được công việc, ban Quản trị có thể lên được kế hoạch và phân bổ thời gian biểu cho hiệu quả. Ví dụ, qua phân tích công việc, bộ phận cảm thấy công việc có những yếu tố gây hại cho sức khỏe [công việc kỹ thuật], thì phải đưa ra mô hình bảo đảm an toàn lao động nhất có thể. Nếu trong trường hợp điều kiện này không thể khắc phục được, thì phải lên kế hoạch thiết kế lại công việc.
+ Thứ năm, xây dựng lên một sự liền mạch trong nội bộ. Tạo được sự tương quan giữa các công việc, từ đó, giúp cho các ban quản trị và nhân viên hiểu rõ nhau hơn, hợp tác cùng phát triển.
+ Thứ sáu, xây dựng ra được một hệ thống giúp đánh giá công việc chung. Xếp hạng cho mỗi mức độ khác nhau, làm tiền đề cho mức thưởng, phạt một công công minh. Hiểu biết về các kỹ năng cần thiết của công việc, tránh trường hợp phải giảm bớt hay thay thế nhân sự do không hoàn thành được nhiệm vụ hoặc do trình độ chưa thật sự phù hợp.
+ Thứ bảy, giúp cho các ban quản trị cấp trên lấy làm cơ sở đánh giá được tình hình chung công việc của mỗi cá nhân, đã hoàn thành chỉ tiêu hay chưa, mức độ hoàn thành công việc [nhanh hay chậm, hiệu quả và chính xác hay không].
+ Cuối cùng, quy trình phân tích công việc là mục tiêu cần hoàn thành để làm tiền đề phát triển bản tiêu chuẩn của công việc và bản mô tả về công việc.
Xem thêm: Ngành Quản trị nhân lực ra làm gì? - Cơ hội việc làm hấp dẫn
Bên cạnh vai trò của phân tích công việc, bạn cũng cần nắm rõ được những điều kiện về thông tin cần phải có này nhé.
+ Đầu tiên, có thông tin chính xác về tình hình công việc. Thông tin này phải dựa trên đúng thực tế công việc đang diễn ra, bao gồm thời gian dành cho công việc, các yếu tố thành phần của công việc là gì, phương pháp hoàn thành công việc ra sao,...
+ Tiếp đến, bạn phải thu thập thông tin về nhân sự. Những yêu cầu đưa ra đáp ứng được công việc, trình độ học vấn và chuyên môn có phù hợp không, có hiểu biết gì về công việc không, và có những thuộc tính, kỹ năng phù hợp với công việc không.
+ Ngoài ra, phải có thông tin về các loại máy móc, trang thiết bị dụng cụ phục vụ cho công việc. Như là số lượng như nào, chủng loại ra sao, tính năng tác dụng như nào,...
+ Tiếp đó, thông tin về chuẩn mực khi thực hiện công việc. Đây là những thông tin về tiêu chuẩn, định mức thời gian, chất lượng công việc. Đây giống một loại biểu mẫu đánh giá nhân sự trong công ty.
+ Mặt khác, cần có các thông tin bổ sung về điều kiện giúp thực hiện công việc. Bao gồm những thông tin về điều kiện vệ sinh lao động, trang thiết bị được cung cấp, an toàn lao động, điều kiện tổ chức sự kiện, chế độ đãi ngộ, đồng phục,...
Xem thêm: HR Staff là gì? Những điều thú vị về nhân viên quản trị nhân sự
Việc làm nhân sự
4. Quy trình phân tích công việc hiệu quả
Để một quy trình phân tích công việc được diễn ra hiệu quả nhất, các bạn cần nắm vững được 5 bước dưới đây.
+ Bước 1: Nắm vững được mục đích sử dụng của quy trình này là gì. Cần phải có mục tiêu chung thì mới có thể nắm được phương pháp để thu thập thông tin, bởi mỗi loại mục đích khác nhau, bạn sẽ cần phương thức khác nhau để thực hiện.
+ Bước 2: Thu thập được những thông tin cơ bản nhất. Những thông tin này, mình đã cung cấp cho bạn tại mục 3.
+ Bước 3: Phải lựa chọn các công việc tiêu biểu nhất. Nếu một Doanh nghiệp, có nhiều vị trí làm việc gần như tương đương nhau, thì bạn cần chọn ra 1 công việc đặc trưng nhất. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian phân tích.
+ Bước 4: Kiểm tra lại lần nữa với thông tin các thành viên. Cần kiểm tra lại với các nhân viên đảm nhiệm công việc đó và với cấp quản lý trực tiếp. Điều này giúp họ có thể nhìn lại và xác nhận lại.
+ Bước 5: Thiết lập bảng tiêu chuẩn công việc và bảng mô tả công việc. Đây là 2 tài liệu quan trọng mà nhà quản trị cần phải xây dựng sau khi hoàn thành quy trình phân tích công việc.
Đối với mỗi vị trí công việc khác nhau, sẽ có tính chất công việc riêng biệt. Bởi vậy quy trình phân tích công việc này là thật sự cần thiết đối với Doanh nghiệp nói chung và ban Quản trị nói riêng.
Hy vọng những thông tin mà work247.vn đưa ra ở trên có thể đem lại cho bạn cái nhìn khái quát nhất về quy trình phân tích công việc và các bước thực hiện nó. Từ đó, có thể đưa ra được một quy trình công việc phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Bạn đã từng nghe đến thuật ngữ cổ đông chiến lược là gì hay chưa? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé
Cổ đông chiến lược