KINH NGHIỆM HAYKinh nghiệm hay hữu ích
E-procurement hay còn gọi là mua sắm điện tử không còn xa lại đối với người tiêu dùng hiện nay trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. E-procurement đang dần thay thế loại hình mua sắm trực tiếp/ mua sắm truyền thống vì sự tiện lợi và tiết kiệm được nhiều chi phí cho cả người mua và người bán.
Mua sắm điện tử e-procurement là gì?
Mua sắm điện tử hay E-procurement là những doanh nghiệp kinh doanh với nhau, hoặc doanh nghiệp kinh doanh với người tiêu dùng, hoặc doanh nghiệp kinh doanh với chính phủ mua và bán nguồn cung cấp, làm việc, và thực hiện dịch vụ qua Internet cũng như các thông tin khác và hệ thống mạng như trao đổi dữ liệu điện tử và hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.Quy trình hoạt động của e-procurement
Quy trình hoạt động của E-procurement được EI Industrial gói gọn trong 5 bước dưới đây:Thăm website và xem sản phẩm
Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quy trình hoạt động E-procurement của một web thương mại điện tử. Nếu mặt hàng của bạn được bố trí theo các gian hàng, chủng loại một cách rõ ràng để khách hàng dễ tìm kiếm thì khả năng khách cho vào giỏ hàng rất cao.Các giỏ hàng thường cung cấp các tùy chọn để dọn sạch giỏ, xóa các mặt hàng, và cập nhật số lượng.
Thanh toán
Sau khi tính toán tổng giá trị các mặt hàng [có kèm thuế và phí vận chuyển] người mua sẽ chọn phương thức thanh toán.Các tùy chọn sẽ khác nhau đối với các giao dịch:
- Giữa khách hàng với doanh nghiệp thường thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc trả sau khi giao nhận
- Giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cần có sẵn đầy đủ các tùy chọn, bao gồm cả đơn đặt hàng, báo giá, bảo lãnh,…
- Đối với các thẻ tín dụng, có các tùy chọn để xử lý các thẻ tín dụng ở ngoại tuyến hay trực tuyến. Việc xử lý trực tuyến trên internet qua các dịch vụ do các công ty uy tín đảm nhận.
Biên nhận
Sau khi thực hiện xong việc đặt hàng, có thể cần gửi trở lại cho khách hàng một biên nhận. Đối với mô hình thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, biên nhận có thể là một danh sách đính kèm với đơn đặt hàng. Đối với khách hàng, biên nhận có thể là một bảng in lại của đơn đặt hàng trên màn hình, hoặc một danh sách được gửi cho người mua hàng bằng Email.Xử lý đơn hàng và vận chuyển hàng hóa
Đây là bước cuối cùng trong quy trình hoạt động E-procurement. Bạn có thể cung cấp tình trạng đặt hàng cho khách hàng. Trong trường hợp này, nó có thể bao gồm số vận chuyển UPS hay FedEx để khách hàng theo dõi sự vận chuyển hàng của họ.Nguồn: Eiindustrial
E-Procurement hay còn được biết đến là Mua hàng điện tử xảy ra giữa các nhà cung cấp hàng hóa và người mua hàng. Mặc dù không còn là khái niệm quá mới mẻ, các doanh nghiệp thực sự có rất ít cơ hội để tiếp cận và triển khai E-Procurement. Bắt nhịp với xu hướng hiện nay, Mua hàng điện tử đang dần được ưa chuộng hơn vì các lợi ích nó mang lại. Tuy nhiên, vẫn còn một số khó khăn mà một công ty sẽ gặp phải nếu muốn áp dụng E-Procurement vào quy mô của công ty.
Định nghĩa về E - Procurement
E-Procurement là từ được sử dụng để chỉ đến việc mua hàng điện tử thông qua quá trình trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các nhân sự trong và ngoài doanh nghiệp trên các trang điện tử. Được biết đến từ rất sớm, vào năm 1980, nhưng E-Procurement lúc đó chỉ dừng ở việc giao nhận hóa đơn giữa nhà cung cấp và nhà thu mua thông qua Email.
Mãi đến năm 1990, khi việc trao đổi dữ liệu điện tử có những cái tiến trong việc phát triển những mục tuyến riêng, nổi bật nhất là dành cho các nhà cung ứng.
Mua hàng điện tử là quá trình trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các nhân sự trong và ngoài doanh nghiệp trên các trang điện tử
Giữa E-Procurement và Ecommerce có sự khác biệt rõ rệt. Đối với Ecommerce, quy trình trong đổi chủ yếu là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, giữa nhà cung ứng với nhà thu mua. Còn mua hàng điện tử ngày nay bao gồm tất cả các hoạt động đều được thực hiện dựa trên nền tảng trực tuyến, từ tìm kiếm từ khóa. Ngoài ra, người dùng còn có thể lựa chọn nhà cung cấp đến đấu thầu, mua hàng, quản lý dữ liệu và hợp đồng.
Lợi ích của E - Procurement trong doanh nghiệp
Tạo mạng lưới kết nối với các đối tác
họ có thể đàm phán và thương lượng ở bất kì nơi đâu
Thông qua các hoạt động thu mua giữa phòng thu mua với các nhà cung cấp, E-Procurement đã tổng hợp được các thông tin cần thiết của các bên liên quan trong và ngoài chuỗi cung ứng. Giờ đây, mọi thứ đã trở nên tiết kiệm thời gian hơn cho các nhà thu mua và nhà cung cấp vì họ có thể đàm phán và thương lượng ở bất kì nơi đâu.
Chỉ cần có mạng lưới để trao đổi thông tin hiệu quả như E-Procurement, mọi chuyện đều được giải quyết dễ dàng. Vì vậy, các doanh nghiệp cũng tiết kiệm được phần nào kinh phí di chuyển và giảm thiểu các rủi rỏ khi đi thực trạm.
Rút ngắn quy trình mua hàng
Việc tìm kiếm, đánh giá và chọn nơi cung cấp hàng hóa nay đã được tự động bởi mua hàng điện tử để thuận tiện hơn cho các nhà thu mua. Các nhà cung ứng phải đăng ký trên hệ thống E-Procurement và thực hiện các quá trình kiểm định chất lượng, xác thực các chứng từ liên quan như bằng sáng chế, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh môi trường.
Ngoài ra, hệ thống còn tự động và đơn giản hóa các hoạt động như soạn và gửi thư mời thầy, xin báo giá, cũng như là quá trình quản lý nhà cung ứng.
Hạn chế những vấn đề liên quan đến Pháp chế
Có rất nhiều vấn đề cấm kỵ có thể xảy ra khi chúng ta gặp mặt trực tiếp với nhà cung ứng để trao đổi về giao dịch hàng hóa, ví dụ như mua chuộc hay hối lộ. Trên các hệ thống trực tuyến, các nhà cung ứng sẽ có cùng hồ sơ đấu thầu và các thông tin về giá cả sẽ được bảo mật, vì vậy mà người dùng sẽ tránh được các rủi ro trên hơn. Việc quyết định cân nhắc và hợp tác hoàn toàn dựa vào chính sách giá cả và hồ sơ của nhà cung ứng đó có tốt hay không.
Cũng nhờ việc này mà E-Procurement đã tạo ra một môi trường cạnh canh công bằng và bình đẳng cho các nhà cung ứng, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ sở mới thành lập nhưng có khả năng cung cấp mặt hàng chất lượng có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng.
E-Procurement đã tạo ra một môi trường cạnh canh công bằng và bình đẳng cho các nhà cung ứng
Khó khăn và thách thức của E - Procurement
Thiếu nguồn nhân lực
Việc khó khăn đầu tiên mà các doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải trong việc ứng dụng E-Procurement vào đời sống một cách hiệu quả là thiếu nguồn nhân lực. Việc tìm kiếm một đội ngũ có đủ tiềm năng về kiến thức nền và kỹ năng cơ bản để triển khai và đưa nền tảng Mua hàng điện tử vào thực tiễn là một việc đòi hỏi nhiều khó khăn và thách thức.
E-Procurement vẫn còn đang là một xu hướng mới đang từng bước đi lên. Vì vậy, thiếu nguồn nhân lực xuất phát từ việc không nhiều doanh nghiệp thực sự quan tâm và chuyển đổi để sử dụng E-Procurement trong việc tiếp cận khách hàng.
Việc khó khăn đầu tiên là thiếu nguồn nhân lực.
Khó khăn trong việc tìm nền tảng phù hợp
Khó khăn tiếp theo là về việc lựa chọn ngành hàng phù hợp với hệ thống E-Procurement. Vì mỗi ngành hàng sẽ có những đặc điểm và quy trình vận hành khác nhau, đòi hỏi hệ thống E-Procurement cần phải tương thích với quy mô và quy trình của từng chuỗi cung ứng đó, nhằm tối ưu các điểm mạng cho các doanh nghiệp.
Thách thức về chi phí
khoản đầu tư ban đầu không hề nho nhỏ dành cho nhân lực phát triển dự án và chi phí mua nền tảng công nghệ
Khó khăn cuối cùng mà một doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải là khoản đầu tư ban đầu không hề nho nhỏ dành cho nhân lực phát triển dự án và chi phí mua nền tảng công nghệ. Ngoài ra, chi phí dành cho việc chạy thử dự án trong thời gian đầu cũng được liệt kê trong phần ngân sách mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
Mặc dù Mua hàng điện tử mang lại rất nhiều lợi ích, một công ty cần phải cân nhắc về quy mô chuỗi cung ứng của mình, về sự cần thiết và tiềm năng mang lại lợi nhuận của nó trong tương lai có xứng đáng được đầu tư hay không, trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Xu hướng của thị trường với E - Procurement
E – Procurement là một xu hướng không mới, tuy nhiên, trong những năm gần đây, các chuỗi cung ứng đã và đang nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong việc tối ưu chi phí chuỗi cung ứng, và việc ứng dụng Mua hàng điện tử càng thúc đẩy hiệu quả của quy trình này. E – Procurement giúp chuỗi cung ứng tối ưu chi phí, thời gian và nguồn lực nhờ vào tính năng tự động hóa các hoạt động trong quy trình thu mua.
Doanh nghiệp cần phải quan sát, đánh giá và dự đoán kỹ lưỡng quy mô doanh nghiệp và tiềm năng của ứng dụng E-Procurement trước khi đầu tư vào nó để cho ra một kết quả tốt nhất. Ngoài nhân lực, chi phí và thời gian; doanh nghiệp cũng cần sự giúp đỡ từ những nhà cố vấn, những người có chuyên môn trong lĩnh vực này để có thể hỗ trợ trong việc triển khai dự án mới.
Cuối cùng, cần đánh giá kết quả sau một khoản thời gian để đội ngũ nhân lực có thể nhận ra ưu và khuyết điểm, từ đó đưa ra giải pháp tối ưu và phù hợp với từng tình huống cụ thể.
Nguồn: Vilas