Làm sao để lưu hóa đơn điện tử về năm 2024

Để giúp kế toán doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về cách thực hiện hóa đơn điện tử, bài viết này My-Invoice sẽ cung cấp những thông tin cần biết về hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí, thời gian cho việc gửi hóa đơn

Gửi, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử đem đến lợi ích nổi bật cho người dùng trong việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% cả về thời gian cũng như chi phí so với hóa đơn giấy.

Dùng hóa đơn điện tử, kế toán có những hình thức gửi hóa đơn đến khách hàng như sau:

- Gửi trực tiếp: bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể thực hiện chuyển hóa đơn trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách mà hai bên đã tham gia thỏa thuận (gửi qua mail, sms...)

- Gửi gián tiếp thông qua tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: với hình thức này bên bán có thể truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của đơn vị đó hoặc bên bán chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ doanh nghiệp đến hệ thống của đơn vị cung cấp để gửi cho bên mua đã có chữ kỹ hóa đơn điện của bên bán thông qua đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Về cách lưu file và định dạng hóa đơn điện tử đến nay vẫn chưa có thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử chính thức, vì vậy việc lưu file và định dạng hóa đơn điện tử chưa có quy định cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu giữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF hoặc các định dạng khác.

Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Chia sẻ thêm về cách bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định cho kế toán nắm rõ nhằm tránh mắc phải những sai sót không đáng có. Vậy theo căn cứ Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nội dung bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định rõ như sau:

1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp d ụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định là vấn đề vướng mắc của khá nhiều doanh nghiệp. Nếu như trước đây, khâu lưu trữ hóa đơn được thực hiện khá thủ công và tồn tại nhiều bất cập thì hóa đơn điện tử là giải pháp để tối ưu hóa vấn đề này. Doanh nghiệp hãy theo dõi ngay những thông tin dưới đây để nắm được cách lưu file hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định của pháp luật?

1. Tại sao doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo quy định của Cơ quan Thuế, doanh nghiệp xuất hóa đơn xong cần phải lưu trữ một thời hạn nhất định tuân theo Luật Kế toán, thông thường thời gian là 10 năm. Trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy gây nhiều điều bất cập khi lưu trữ: nguy cơ mất, hỏng, cháy hóa đơn. Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các vấn đề này được giải quyết triệt để.

Lý do doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử, một số trường hợp vẫn có thể xảy ra rủi ro dữ liệu bị xóa, virus xâm nhập, vấn đề liên quan đến ổ cứng,... Vì vậy, việc chuẩn bị phương án lưu trữ dữ liệu dự phòng là rất cần thiết để có thể đảm bảo khôi phục lại những dữ liệu quan trọng khi không may bị mất thông tin.

2. Căn cứ pháp lý để lưu trữ hóa đơn điện tử

Văn bản pháp luật nào doanh nghiệp cần nắm vững khi áp dụng lưu trữ hóa đơn điện tử? Căn cứ pháp lý để doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Cụ thể hơn, tại Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định về việc cả bên bán và bên mua sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định và thời hạn của Luật Kế toán.

Thông tư 32/2011/TT-BTC có hướng dẫn về việc lưu trữ hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo do một đơn vị trung gian đứng giữa cung cấp dịch vụ thì đơn vị trung gian này cũng cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn đã nêu ở trên.

Bên bán, bên mua là đơn vị kế toán và các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần sao lưu dữ liệu ra các vật mang tin để tiến hành lưu trữ. Các công cụ mang tin có thể là đĩa CD, đĩa flash USB, DVD,...

3. Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử chi tiết

Để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp cần phân loại hóa đơn đầu vào và đầu ra để áp dụng phù hợp.

3.1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào chi tiết

Người mua sẽ tiến hành lưu trữ hóa đơn đầu vào như sau:

• Sử dụng một email riêng để lưu trữ hóa đơn, thông báo email này với bên bán.
• Email này cần được có sự quản lý của Giám đốc hoặc quản lý, cụ thể là doanh nghiệp nên cấu hình cài đặt mail chuyển tiếp về mail của giám đốc hoặc quản lý để theo dõi.
• Tạo lập thư mục lưu trữ trên Google Drive cho email này.
• Sau khi nhận được email, người mua tải xuống và lưu trữ lại trên máy tính theo các tiêu chí: mã số thuế, tên bên bán, số hóa đơn để thuận tiện tra cứu. Đồng thời, với các hóa đơn này, người mua nên tạo lập một danh sách bằng file Excel để quản lý tình trạng hóa đơn, chèn link trên file danh sách trỏ tới từng hóa đơn để xem chi tiết khi cần.
• Sau đó, doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu trên máy tính với Google Drive.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên mua.

3.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Người bán áp dụng cách lưu hóa đơn điện tử đầu ra như sau:

• Trước khi ký trên hóa đơn điện tử, bên bán nên bật chế độ xem trước để kiểm tra lại toàn bộ thông tin quan trọng để tránh sai sót khi gửi cho khách hàng.
• Bên bán thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập theo một thư mục trên máy tính.
• Khi thực hiện gửi cho khách hàng qua email, bên bán nên gửi luôn hóa đơn vào 1 email riêng của công ty và sao lưu dữ liệu lên một email đã tạo trước đó.
• Danh sách và thông tin các hóa đơn phát sinh của bên bán cần được cập nhật bằng một file Excel để tiện theo dõi và quản lý và tra cứu, trỏ link đến từng hóa đơn chi tiết.
• Định kỳ một thời gian nhất định, doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc sao chép ra các vật mang tin.

4. E-invoice - Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật

Sử dụng công nghệ Blockchain, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do THAISONSOFT cung cấp đảm bảo doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, bảo mật.

Sử dụng E-invoice để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật.

Theo đó, E-invoice giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ bị rò rỉ hoặc bị xâm nhập, đánh cắp dữ liệu. Doanh nghiệp có thể yên tâm khi đưa dữ liệu lên hệ thống trực tuyến.

Công nghệ Blockchain được ứng dụng sẽ đảm bảo sự an toàn, tính minh bạch và độ chính xác của dữ liệu hóa đơn. Các trạng thái của hành động đều được ghi lại, các thao tác nhằm thay đổi dữ liệu cần phải được các bên kiểm tra và xác thực thì mới được thực hiện.

Trên đây là hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng khi triển khai hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc hoặc cần tư vấn giải pháp lưu trữ an toàn, bảo mật tối đa, vui lòng liên hệ theo số hotline sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.

Hóa đơn điện tử lưu trữ trong bao lâu?

Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm.nullHóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu thì được hủy - Einvoice.vneinvoice.vn › tin-tuc › hoa-don-dien-tu-luu-tru-bao-lau-thi-duoc-huynull

Hóa đơn điện tử là file gì?

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ hợp pháp khi sử dụng định dạng XML. Do đó, hóa đơn điện tử chỉ dùng file PDF mà không có file XML tương ứng là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý.nullĐịnh Dạng Hóa Đơn Điện Tử Gồm Các Thành Phần Nào? - EasyInvoiceeasyinvoice.vn › dinh-dang-hoa-don-dien-tu-gom-cac-thanh-phan-naonull

File XML hóa đơn dùng để làm gì?

Khái niệm về hóa đơn điện tử lưu file XML XML hay còn có tên gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng được sử dụng để xác định cấu trúc dữ liệu cũng như cách lưu trữ và truyền tải dữ liệu đó. Vì thế, theo quy định của pháp luật, đây chính là định dạng hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý dùng để thanh toán và giao dịch.nullGóc giải đáp: Hóa đơn điện tử lưu file pdf hay xml - NewCAnewca.vn › hoa-don-dien-tu-luu-file-pdf-hay-xmlnull

Hóa đơn điện tử chuyển đổi để làm gì?

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.nullKhi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy? - Tax24tax24.com.vn › thuedientu › tin-tuc › tin-tuc-chung › khi-nao-duoc-chuye...null