Lập kế hoạch ngân sách [“KHNS”] là quá trình tính toán và ước lượng tình trạng tài chính, kết quả kinh danh trong tương lai của một doanh nghiệp hoặc một hoạt động kinh doanh [một dự án mới, một phương án đầu tư,…]. Lập KHNS và điều chỉnh KHNS của công ty hàng năm là một công việc quan trọng đối với hầu hết những nhà quản trị doanh nghiệp.
Mục đích của việc lập kế hoạch ngân sách
Các mục đích chính của việc lập KHNS trong doanh nghiệp bao gồm:
– Dự báo: Ước lượng về kế hoạch thực hiện của kỳ tới dựa trên nguồn lực hiện có.
– Phân bổ nguồn lực: Mỗi doanh nghiệp đều có một mức độ các nguồn lực về con người, vốn, tài sản…Do đó, việc lập kế hoạch cũng là một cách để doanh nghiệp phân bổ một cách hợp lý nguồn lực của doanh nghiệp.
– Là thước đo: Việc lập kế hoạch chính là thước đo cho việc thực hiện trong thời gian tới, là “điểm” để nhà quản trị doanh nghiệp so sánh kết quả thực hiện được so với sự kỳ vọng của doanh nghiệp.
– Là mục tiêu thực hiện: Việc lập kế hoạch là sự cân đong đo đếm của các phòng ban cho kế hoạch thực hiện kỳ tới, sự kỳ vọng của các cổ đông và đó chính là mục tiêu chung mà doanh nghiệp hướng đến.
Các bước cơ bản lập kế hoạch ngân sách
Bước 1: Xác định doanh thu kế hoạch
Đối với bước đầu tiên này, nếu sử dụng phương pháp lập ngân sách luỹ tiến, các nhà quản lý sẽ dùng số liệu doanh thu thực tế của năm trước làm cơ sở để phát triển các dự báo cho năm tới. Ngược lại, nếu theo phương pháp lập ngân sách trên cơ sở cân bằng thu chi, các nhà quản lý sẽ dự báo doanh thu cho từng hoạt động căn cứ theo tình hình thực tế tại thời điểm lập KHNS.
Bước 2: Xác định giá vốn dự kiến
Sau khi đã lập ngân sách doanh thu, các nhà quản lý sẽ triển khai ngân sách về giá vốn. Căn cứ vào doanh thu dự kiến và định mức chi phí đầu vào để làm cơ sở xác định các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung cấu thành nên giá vốn.
Bước 3: Xác định chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp và các chi phí dự kiến khác
Căn cứ vào quy mô doanh thu và giá vốn đã lập, nhà quản lý tiếp tục lập kế hoạch đối với các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác dự kiến phát sinh trong kỳ tới.
Bước 4: Xác định doanh thu/chi phí tài chính
Ở bước này, nhà quản lý sẽ tính toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính trong kỳ tới căn cứ vào kế hoạch doanh thu và chi phí đã được lập ở các bước trên.
Bước 5: Xác định lợi nhuận dự kiến
Căn cứ vào các thông tin về doanh thu và chi phí đã tổng hợp ở các bước trên, nhà quản lý sẽ tính toán được mức thu nhập dự kiến đạt được trong kỳ tới.
Bước 6: Đưa ra các giả thuyết thay thế
Trong giai đoạn bảo vệ số liệu KHNS đã lập, sẽ có nhiều giả thuyết được đưa ra để phản bác lại các giả thuyết được lập trong KHNS như các giả thuyết về các sự kiện bất thường, các thay đổi trong tương lai liên quan đến thị trường, nhà cung cấp, đến nhân viên, đến kế hoạch dòng tiền hoặc các nhân tố có thể tác động đến kết quả của các giả thuyết hiện tại…
Các lưu ý trong quá trình lập KHNS
Trong quá trình lập KHNS, doanh nghiệp cần lưu ý đến các điểm quan trọng sau:
– Lãnh đạo các bộ phận trong doanh nghiệp thiếu sự phối hợp, trao đổi với nhau trong quá trình lập KHNS có thể tạo ra một bản KHNS không sát với thực tế.
– Xu hướng điều chỉnh đến mức an toàn: Nếu ngân sách lập theo phương pháp từ dưới lên hoặc thương lượng thì thường người lập sẽ cố tình tăng chi phí hoặc giảm doanh thu để giảm nhẹ áp lực và nhanh chóng đạt được kế hoạch.
– Hoài nghi về ngân sách: Luôn có sự hoài nghi về tính thực tế của số liệu ngân sách được lập, đặc biệt là đối với trường hợp lập ngân sách theo chỉ tiêu được giao.
Bất kỳ doanh nghiệp nào – dù lớn dù bé, dù ngành nghề gì cũng phải xây dựng kế hoạch ngân sách bài bản. Thế nhưng không phải CEO nào cũng biết cách lập ngân sách chuẩn chỉnh hay việc lập sơ sài đã khiến hàng nghìn doanh nghiệp rơi vào thảm cảnh thiếu trước hụt sau, lãng phí, thua lỗ.
Bài viết này sẽ giúp CEO sở hữu quy trình lập kế hoạch ngân sách hiệu quả – tối ưu và gợi ý một số mẫu kế hoạch ngân sách khoa học nhất hiện nay:
1. Kế hoạch ngân sách
1.1. Ngân sách là gì?
Ngân sách nói chung là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được xác định từ trước theo kế hoạch của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bất kỳ. Việc sử dụng ngân sách hiệu quả có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với mọi cá nhân cũng như doanh nghiệp.
Hiện nay có 5 loại ngân sách phổ biến:
– Ngân sách tổng thể [master budget]: Bao gồm ngân sách của từng phòng ban và toàn doanh nghiệp; cung cấp cho CEO bức tranh toàn cảnh thể hiện sức khỏe tài chính doanh nghiệp.
– Ngân sách hoạt động [operating budget]: Là khoản ngân sách ước tính trong quá trình vận hành giúp dự toán và phân tích chi phí, doanh thu đến từ các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
– Ngân sách dự báo dòng tiền [cash flow budget]: Là ngân sách dự toán dòng chảy của đồng tiền, mục đích là xác định số tiền dương lưu động trong doanh nghiệp ở 1 khoảng thời gian nhất định.
– Ngân sách tài chính [financial budget]: Là ngân sách mang tính chiến lược để đạt được hiệu quả nguồn lực với năng suất tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, thu chi, dòng tiền.
– Ngân sách cố định [static budget]: Là ngân sách mà dù các yếu tố khác như doanh số, lợi nhuận, tồn kho có thay đổi thì số liệu của ngân sách này vẫn luôn cố định.
1.2. Kế hoạch ngân sách là gì?
Khái niệm
Kế hoạch ngân sách là bản kế hoạch dự báo và tính toán trước những khoản chi phí và lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ đạt được trong 1 khoảng thời gian xác định ở tương lai. Có kế hoạch ngân sách ngắn hạn [từ vài tháng đến 1 năm] và kế hoạch dài hạn [từ 3 năm đến 10 năm]. Kế hoạch càng chi tiết – tối ưu thì hiệu quả hoạt động càng cao.
Yếu tố ảnh hưởng tới kế hoạch ngân sách
Khi lập kế hoạch ngân sách, 3 nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp mà bạn cần lưu tâm đó là:
– Bảng cân đối kế toán [Balance sheet]: Phản ánh tổng quát về toàn bộ tài sản hiện có, nguồn vốn và các khoản nợ ngắn hạn/ dài hạn của doanh nghiệp tại 1 thời điểm nhất định, thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính doanh nghiệp, cân đo đong đếm và có quyết định phân bổ ngân sách phù hợp.
– Báo cáo kết quả kinh doanh [Income statement] hay còn được gọi là báo cáo lãi lỗ: Phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng loại trong một thời kỳ kế toán, giúp xác định sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí, đánh giá khả năng sinh lời. Báo cáo này sẽ là căn cứ để CEO dự báo doanh thu, lợi nhuận khi lập ngân sách và để đề xuất các hoạt động, kế hoạch phù hợp cho kỳ tới.
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ [Statement of cashflow]: Thể hiện dòng tiền ra, dòng tiền vào trong một kỳ hoạt động của doanh nghiệp, được phân loại theo 3 hoạt động: kinh doanh, đầu tư và tài chính. Báo cáo này sẽ giúp nhà quản lý nhận định và kiểm soát luồng tiền, nguồn tiền mặt cũng như khả năng chi trả của doanh nghiệp, là cơ sở để theo dõi, giám sát kế hoạch ngân sách liệu có đang đi đúng hướng hay không [tiền lấy từ đâu và đã được sử dụng ở những khoản nào, bao nhiêu…]
Lợi ích của việc lập kế hoạch ngân sách
Lập kế hoạch ngân sách là công đoạn cực kỳ quan trọng, có lợi ích và vai trò quyết định đối với lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, nó sẽ giúp:
– Dự báo và tính toán các khoản chi phí, để doanh nghiệp đi đúng hướng, tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Đó là sự cân đo đong đếm của các phòng ban cho kế hoạch thực hiện kỳ tới, cũng là kỳ vọng của toàn doanh nghiệp đặt ra.
– Nắm rõ những nguồn lực doanh nghiệp hiện có [con người, vốn, tài sản…] và tìm cách phân bổ nguồn lực hiệu quả.
– Quản lý luồng tiền mặt, kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm/ dịch vụ nào mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban.
– Làm thước đo cho việc triển khai, đối sánh giữa thực tế với kế hoạch để phát hiện bất thường, kịp thời xử lý cũng như điều chỉnh cho phù hợp hơn.
2. 5 bước lập kế hoạch ngân sách hiệu quả
Đây là quy trình 5 bước cơ bản giúp xây dựng một bản kế hoạch về ngân sách hiệu quả mà mọi CEO cần nắm được:
Bước 1: Dự báo doanh thu
Cân nhắc doanh số bán thực tế của những năm trước làm cơ sở để phát triển dự báo cho thời kỳ tới. Đồng thời xem xét tới các biến số có thể ảnh hưởng như mức tăng trưởng thị phần, mức tăng trưởng nhu cầu của khách hàng, mức độ đầu tư gia tăng, thị trường mục tiêu mới, chính sách bán hàng mới…
Phương pháp đơn giản nhất là có thể tính bằng mức độ bình quân của 4 tháng cùng kỳ [nếu sản phẩm có tính mùa vụ rõ rệt] hoặc mức độ bình quân của 4 tháng liền kề [nếu sản phẩm không có tính mùa vụ rõ rệt] nhân với tỷ lệ tăng trưởng do doanh nghiệp tự quyết định.
Nhà quản lý cần phải xác định doanh thu sẽ đến từ những nguồn nào, từ hàng hóa bán cho khách hàng hay từ đầu tư, các hoạt động tài chính? Đồng thời, ước lượng giá hàng bán dự kiến. Qua đó tính toán tổng hợp dự báo doanh thu mà doanh nghiệp sẽ đạt được trong kỳ đó.
Bước 2: Tính toán nguồn vốn và các chi phí dự kiến
Sau khi xác định doanh thu dự kiến, nhà quản lý cần nắm rõ doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu tiền để trang trải cho các khoản chi và các hoạt động dự kiến.
Theo đó, xác định ngân sách về giá vốn hàng bán, tổng số lượng cần sản xuất để xác định chi phí trực tiếp bao gồm nhân công, nguyên vật liệu, chi phí hao mòn. Ngoài ra tính toán kỹ lưỡng các chi phí khác ngoài sản xuất như mặt bằng, chi phí phát sinh cho nghiên cứu và phát triển, thiết kế, tiếp thị marketing, dịch vụ khách hàng…Một số khoản chi có thể phân bổ đều trong suốt thời kỳ, nhưng có một số khoản chi có thể thay đổi, phát sinh trong quá trình sản xuất mà các nhà quản lý phải cân nhắc trước.
Bước 3: Cân đối thu – chi
Sau khi đã xác định các khoản doanh thu dự kiến cũng như chi phí dự kiến mà doanh nghiệp sẽ phải trang trải, CEO một lần nữa xem xét, cân đối thu – chi, tính toán lợi nhuận, tính toán thặng dư thâm hụt để điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
Bước 4: Xây dựng các tình huống thay thế và phát triển kế hoạch
Sẽ có những vấn đề phát sinh và điều cần làm là phải có kế hoạch dự phòng, những phương án thay thế để mọi hoạt động vẫn luôn trong tầm kiểm soát. Việc thử nghiệm các tình huống khác nhau theo quy trình dự thảo ngân sách bằng cách đặt ra các giả thuyết cũng rất cần thiết.
Đồng thời nhà quản lý cũng cần phát triển kế hoạch ngân sách, đưa ra những ý tưởng triển khai cho các vấn đề đã được xem xét trước đó để đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Khâu phát triển bao gồm các mục như giải thích ưu nhược điểm của kế hoạch, hiểu biết về luật thuế và hệ thống tài chính, xem xét các vấn đề về sức khỏe và an toàn lao động, chính sách tiền lương.
Bước 5: Triển khai kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh
Trong quá trình triển khai kế hoạch, CEO phải theo dõi sát sao mọi hoạt động để phát hiện những biến động hay lệch nhịp với kế hoạch đề ra, xác định nguyên nhân để xử lý hoặc để điều chỉnh cho phù hợp. Các bản đánh giá danh mục đầu tư, bản cập nhật bảo hiểm, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các bản báo cáo về tình hình thị trường… là những tài liệu mà nhà quản lý luôn phải theo dõi cẩn thận.
3. Những điều cần lưu ý trong quá trình lập kế hoạch ngân sách
– Độ chuẩn xác: Các con số trong kế hoạch ngân sách mang tính giả định dựa trên những dự báo và căn cứ khoa học. Tuy nhiên, sẽ có những biến động bất ngờ đáng kể như 1 cuộc suy thoái kinh tế đột ngột, thay đổi tỷ giá hối đoái, lãi suất… sẽ dẫn đến kết quả thực tế khác với những kỳ vọng lợi nhuận, doanh thu đặt ra trong ngân sách.
– Cố tình làm sai, tăng/ giảm khống: Nếu lập kế hoạch theo kiểu từ dưới lên [bottom up] hoặc thương lượng [negotiation] thì người lập thường sẽ cố tình tăng chi phí hoặc giảm doanh thu để nhận được mức dao động có lợi cho họ hơn khi so với tình hình thực tế. Đây là vấn đề nghiêm trọng cần có sự giám sát để phát hiện và ngăn chặn.
– Trọng tâm chủ yếu của kế hoạch ngân sách là phân bổ các nguồn tài chính, tập trung vào việc cải thiện hoặc duy trì lợi nhuận. Vì vậy, có thể khiến doanh nghiệp lơ là các khía cạnh quan trọng khác góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp như hỗ trợ chăm sóc khách hàng, chất lượng dịch vụ – sản phẩm…
– Ngân sách thường được coi là một cách để đánh giá hiệu suất nhân viên, hiệu quả hoạt động của các phòng ban. Vì vậy khi 1 bộ phận không đạt được kết quả kỳ vọng, họ thường bị đánh giá thấp, dễ dẫn đến tâm lý chán nản, mất động lực và những hệ lụy đáng tiếc.
– Các phòng ban thiếu liên kết với nhau trong quá trình thực hiện kế hoạch ngân sách, khiến cho kế hoạch tổng thể bị lệch hướng, không đạt đúng kỳ vọng đặt ra.
4. Mẫu kế hoạch ngân sách tham khảo
Để quá trình lập ngân sách đơn giản và hiệu quả hơn, tránh được những sai sót, CEO nên tham khảo và áp dụng các mẫu kế hoạch ngân sách đã được thiết kế sẵn.
Ưu điểm vượt trội của mẫu kế hoạch ngân sách là đã có bộ khung chuẩn chỉnh được thiết kế sẵn có thể áp dụng trực tiếp ngay thay vì CEO phải tốn rất nhiều thời gian mày mò nhưng chưa chắc đã đúng hướng và hiệu quả.
Các mẫu biểu chi tiết tích hợp công thức tính sẵn đã được hệ thống hóa bài bản với đầy đủ các hạng mục như chi phí, tài sản, nguồn vốn, báo cáo dòng tiền ra – vào, dự báo doanh thu… Chỉ cần thay đổi dữ liệu đầu vào của doanh nghiệp mình cho phù hợp là kết quả sẽ xuất ra tự động thành các bảng biểu, sơ đồ trực quan dễ hiểu giúp CEO theo dõi và nắm bắt.
=> Đầy đủ và chi tiết các mẫu kế hoạch ngân sách hiệu quả, tối ưu từ đơn giản đến phức tạp, từ ngắn hạn đến dài hạn đã được đội ngũ chuyên gia tại Sodes nghiên cứu, xây dựng và hệ thống hóa bài bản trong Bộ tài liệu Sodes lập kế hoạch kinh doanh từ A-Z.
Với đa dạng mẫu dưới dạng file mềm Word, Excel với bộ khung và công thức sẵn cùng với hướng dẫn chi tiết nên CEO có thể dễ dàng áp dụng và hiệu chỉnh để tạo nên kế hoạch ngân sách phù hợp cho doanh nghiệp mình. Ngoài ra, còn có ví dụ thực tiễn của các doanh nghiệp thành công để tham khảo rút kinh nghiệm. Đồng thời liên tục cập nhật những mẫu biểu mới nhất, khoa học nhất.
Thông tin chi tiết Bộ tài liệu xem tại: //sodes.vn/kehoachkinhdoanh/01