Vì sao phải tính chi phí kinh doanh
Tại sao phải phân loại chi phí doanh nghiệp? Thu nhập của mẹ tôi những năm 90 mỗi tháng là 300 ngàn đồng. Hồi đó đi đám cưới chỉ mừng 20 ngàn thôi. Mà tháng nào có 4 cái đám cưới là mẹ tôi lại than : tháng này phải bớt tiền chợ rồi!. Thực ra hồi đó, nhà tôi không khá giả gì nhưng tôi không bao giờ bị đói, dù bữa thịt bữa rau, nhưng luôn đủ ăn vì mẹ tôi cẩn thận cân đối chi tiêu. Mẹ tôi vô tình cũng đã làm một việc, phân loại chi phí để quản lý. Show
1. Sơ lược về chi phíChi phí đối với gia đình tôi là tiền mua gạo muối điện Gaz. Đối với doanh nghiệp thì là các khoản nguyên vật liệu, nhân công, thuê nhà… Đấy là nôm na, còn về mặt hàn lâm hơn thì nó là các khoản tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần tiêu hao chi phí để tạo thu nhập giống như người ta cần ăn mới có sức làm việc.
LINK TẢI FILE DỰ TRÙ CHI PHÍ MỞ QUÁN CAFE (ĐỊNH PHÍ & BIẾN PHÍ) 1.1. Định phí và biến phíChi phí trong doanh nghiệp cũng giống như trong nhà, có loại cố định, có loại không.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, biến phí thường là:
Với các doanh nghiệp thương mại, biến phí là chi phí mua hàng… 1.2. Ý nghĩa rất quan trọng của việc xác định Biến phí – Định phíPhân loại chi phí doanh nghiệp theo Định phí và Biến phí là vô cùng quan trọng trong vận hành và quản trị doanh nghiệp. Một trong những ý nghĩa quan trọng đó là xác định điểm hòa vốn. Ví dụ (Được đơn giản hóa):
=> Doanh thu tối thiểu để bạn không bị lỗ: 50 triệu/ 50% = 100 triệu. 2. Lợi ích của phân loại chi phí doanh nghiệp2.1. Phân loại chi phí để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệpĐịnh phí thường được trả theo kỳ, và giá trị chi trả thường lớn do phải trả luôn cho toàn bộ thời gian sử dụng. Ý nghĩa: Việc phân loại biến phí – định phí giúp cho người quản lý có dự liệu về lượng tiền cần trả trong từng thời điểm. Tránh tình trạng đột ngột thiếu tiền. Thường thì ít có nhà quản lý nào nhầm lẫn giữa biến phí và định phí. Tuy nhiên trong một số dự án cụ thể, tính chất biến phí và định phí đôi lúc lẫn lộn nhau. Do vậy nếu thận trọng, các nhà quản lý cũng cần lên dự toán cụ thể, phân loại chính xác các chi phí theo loại hình để tránh các bất ngờ không mong muốn. 2.2. Phân loại để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.Thường thì các doanh nghiệp hay dựa theo chuẩn mực kế toán, phân loại chi phí theo mục đích sử dụng chi phí. Ví dụ:
Mục đích sử dụng chi phí cho phép doanh nghiệp cân đối tỷ trọng chi tiêu giữa các bộ phận. Từ đó so sánh với lợi ích tạo ra để đánh giá hiệu quả vận hành của từ bộ phận. Vấn đề này sẽ được làm rõ hơn tại phần trình bày về Cost Center (trung tâm chi phí) ở một bài khác. 2.3. Phân loại để so sánh với thị trường chung.Ví dụ:
Đánh giá:Dựa vào việc so sánh tương đồng về bản chất chi phí, cho cùng một loại hoạt động. => Tôi có thể thấy rõ gia đình tôi chưa tiết kiệm bằng nhà 8 người. Nhưng lại tiết kiệm hơn gia đình có 2 người. Do máy lạnh nhà tôi phục vụ nhiều người hơn. Từ các yếu tố so sánh với thị trường, doanh nghiệp có thể biết để điều chỉnh mức tiêu thụ sao cho hiệu quả nhất. Có thể hạ tiêu thụ, có thể tăng hiệu quả, có thể xem lại hợp đồng với nhà cung cấp… Phân loại chi phí cũng là một bài toán cần đặt ra từ đầu cho các nhà quản trị. Vì thông tin chi phí được thu thập từ hệ thống kế toán. Nếu việc phân loại trong hệ thống kế toán ngay từ đầu đã không chặt chẽ, mọi đánh giá phân tích sau này sẽ không còn đáng tin cậy. Do vậy, việc thiết lập hệ thống BI phải đi song song với việc rà soát hệ thống tài khoản kế toán để tránh các trật khớp trong vận hành về sau. Trên đây là những chia sẻ với giọng văn đời thường giúp mọi người dễ hiểu hơn. Nếu còn chỗ nào chưa rõ hoặc cần trao đổi thêm, bạn đừng ngại email lại cho bên mình.
Xin cảm ơn, Tác giả – Đặng Thái Giang _ Trưởng nhóm tư vấn Kiểm soát hoạt động vận hành doanh nghiệp. – Phạm Xuân Trường _ CEO Công ty về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPS.VN.
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được xác định bằng việc lấy doanh thu từ hoạt động kinh doanh trừ đi chi phí mà doanh nghiệp đã sử dụng trong kỳ. Như vậy, chủ doanh nghiệp muốn xác định lợi nhuận thu về từ hoạt động kinh doanh cần phải nắm rõ cả hai chỉ tiêu là doanh thu và chi phí. Vậy chi phí là gì? Những nhầm lẫn về chi phí mà mọi người thường gặp phải và phân loại chi phí như thế nào? 1. Chi phí là gì ?Chi phí doanh nghiệp là chỉ tiêu được phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và được sử dụng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế định nghĩa chi phí doanh nghiệp là “sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức giảm thiểu tài sản hoặc sự gia tăng nợ phải trả”. Nói một cách dễ hiểu thì chi phí (expenses) là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cuối cùng. Việc xác định chi phí có ý nghĩa lớn trong quản lý doanh nghiệp vì đây là cơ sở để chủ doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra lựa chọn về phương án sản xuất, kinh doanh có lợi nhất, đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tính toán và phân tích chi phí còn giúp chủ doanh nghiệp định hướng và đưa ra các quyết định phù hợp trong từng thời kỳ kinh doanh nhằm từng bước tối ưu chi phí doanh nghiệp Về đặc điểm, trước hết có thể thấy chi phí là hao phí tài nguyên (bao gồm cả hữu hình và vô hình), vật chất và lao động của doanh nghiệp. Thêm vào đó, những hao phí này hay chi phí doanh nghiệp gắn liền với mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để được coi là một khoản chi phí doanh nghiệp và phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải thỏa mãn các điều kiện sau:
Cuối cùng, một đặc điểm cực kỳ quan trọng của chi phí đó là cần được định lượng bằng tiền và phải được xác định trong một khoảng thời gian nhất định. 2. Những cách hiểu sai lầm về chi phí2.1 Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền raKhông ít chủ doanh nghiệp hiện nay vẫn còn nhầm lẫn giữa khái niệm chi phí doanh nghiệp và dòng tiền ra, nghĩa là cứ thấy có chi tiền thì xem như đã phát sinh chi phí. Nhầm lẫn thường gặp nhất giữa chi phí và dòng tiền ra là: Các khoản trả trước cho người bán trong nhiều kỳ nhưng lại tính hết vào chi phí một kỳ (trong kế toán gọi là chi phí trả trước). Ví dụ 1: Tháng 6/2021 doanh nghiệp A thuê nhà của doanh nghiệp B trong 6 tháng, phục vụ mục đích quản lý doanh nghiệp, trị giá 300 triệu đồng. Công ty A tính ra chi phí điện nước, mặt bằng, lương nhân viên trong kỳ là 100 triệu. Công ty A tính chi phí tháng 6 là: 300 + 100 = 400 triệu đồng Đây là cách tính sai bởi lẽ, khoản 300 triệu này phần lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp A thu về kéo dài 6 tháng, nên thực chất chi phí mà họ bỏ ra trong từ tháng sẽ là 300 : 5 = 60 triệu đồng Và tổng chi phí quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp A trong tháng 6 sẽ là: 60 + 100 = 140 triệu đồng. Giá trị dòng tiền ra của công ty A đang là 300 triệu nhưng thực chất chi phí mà công ty A sử dụng trong tháng sau chỉ là 140 triệu đồng. 2.2. Sai lầm liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sảnĐây là một sai lầm rất thường gặp ở nhiều công ty mới thành lập khi chưa có bộ máy kế toán. Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn bộ nguyên giá tài sản vào chi phí trong kỳ mua; hoặc coi giá trị tài sản là chi phí đầu tư ban đầu mà không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các kỳ. Các nhầm lẫn này khiến DN ghi nhận thiếu/thừa chi phí, dẫn đến đánh giá sai kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do tài sản cố định sẽ tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ nên doanh nghiệp phải tiến hành trích khấu hao tài sản vào chi phí từng kỳ. Chúng ta cùng theo dõi ví dụ sau: Ví dụ 2: Doanh nghiệp A đầu năm 2019 mua một thiết bị X phục vụ cho hoạt động sản xuất, trị giá của thiết bị X là 2 tỷ đồng. Doanh nghiệp ước tính có thể sử dụng thiết bị X trong thời gian 5 năm. Năm 2019 Doanh thu là 400 triệu, các chi phí khác là 250 triệu đồng Năm 2020 Doanh thu là 800 triệu, các chi phí khác là 410 triệu đồng Cách tính sai: Tính hết 2 tỷ thiết bị X vào chi phí năm 2019 Lợi nhuận năm 2019 là: – 1,6 tỷ đồng; Lợi nhuận năm 2020 là 400 triệu. Từ đây đánh giá DN đang tăng trưởng lợi nhuận rất tốt. Đây là kết luận sai do cách tính toán sai khi ghi nhận chi phí. => Cách tính đúng: Trích khấu hao chi phí thiết bị X vào chi phí sản xuất mỗi năm. Cụ thể: Chi phí mỗi năm từ khấu hao thiết bị X là: 2 tỷ : 5 = 400 triệu Lợi nhuận năm 2019 là 400 – 400 – 250 = -250 triệu (lỗ); Lợi nhuận năm 2020 là 800 – 400 – 410 = – 10 triệu (lỗ) Như vậy, thực chất cả hai năm doanh nghiệp đều đang lỗ chứ không phải lãi nhiều vào năm 2020 như cách tính sai bên trên. 2.3 Không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệpCó rất nhiều khoản chi phí thực tế phát sinh và đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện ghi nhận chi phí nhưng thực chất lại bị bỏ qua, tiêu biểu là chi phí lương của nhóm chủ doanh nghiệp. Nếu chủ doanh nghiệp trực tiếp tham gia điều hành, quản lý, cần tính lương của chủ DN để đưa vào chi phí quản lý DN. Điều này đảm bảo cho việc theo dõi lợi nhuận, cấu trúc chi phí của công ty là chính xác 2.4 Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vàoChẳng hạn, khi mua sắm nguyên vật liệu nhập kho, nếu ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu này vào chi phí sản xuất trong kỳ là không chính xác. Bởi lẽ, chỉ khi nào nguyên vật liệu đó được đưa vào sản xuất thì mới “đóng góp” vào chi phí doanh nghiệp. Nguyên vật liệu còn nằm trong kho là một dạng hàng tồn kho (tài sản) chứ chưa phải chi phí. 2.5 Nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phíMột số doanh nghiệp có cách hiểu sai là sẽ chỉ ghi nhận khoản chi phí khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ người bán. Tuy nhiên, đây là một cách hiểu sai bởi chi phí được ghi nhận khi đảm bảo đáp ứng cả ba điều kiện bao gồm: làm giảm giá trị tài sản / tăng nợ phải trả; được xác định một cách đáng tin cậy và đảm bảo nguyên tắc phù hợp với thu nhập. Như vậy, việc ghi nhận chi phí không phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ người bán. Ví dụ: Hóa đơn điện nước của tháng 12/2020, đến đầu tháng 1 doanh nghiệp mới nhận được; DN vẫn phải ghi nhận khoản điện nước này là chi phí của tháng 12 vì nó phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tháng 12.
3. Phân loại chi phí doanh nghiệpCác cách phân loại chi phí sản xuất chủ yếu: 3.1. Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố. Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí. Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chi làm 7 yếu tố sau:
3.2. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân theo khoản mục cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Giá thành toàn bộ của sản phẩm bao gồm 5 khoản mục chi phí sau:
3.3. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng chi phí:
3.4. Phân loại theo nội dung của chi phí:
3.5. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất:
3.6. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận:
3.7. Phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí:
4. Cung cấp các khái niệm liên quan – phí và lệ phí4.1 Các thông tin về phíTheo Khoản 1 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, Phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả nhằm cơ bản bù đắp chi phí và mang tính phục vụ khi được cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công được quy định trong Danh mục phí ban hành kèm theo Luật này. Ví dụ: Phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa,… Mục đích của các loại phí là nhằm cơ bản bù đắp chi phí. Thêm vào đó, việc thu phí cũng mang tính phục vụ khi cá nhân, tổ chức được cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công. Xác định mức thu phí dựa trên nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tính đến chính sách phát triển kinh tế – xã hội của Nhà nước trong từng thời kỳ. Đồng thời, xác định mức thu phí cũng cần dựa trên nguyên tắc bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân. Cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công là những đơn vị có thẩm quyền thu phí. Các khoản thu phí sau đó được:
4. Các thông tin về lệ phíTheo Khoản 2 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, lệ phí là khoản tiền được ấn định mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công, phục vụ công việc quản lý nhà nước được quy định trong Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Luật này. Ví dụ: Lệ phí đăng ký cư trú, lệ phí cấp căn cước công dân,… Về cơ bản, lệ phí được cơ quan có thẩm quyền ấn định từ trước. Mục đích của lệ phí không phải là bù đắp chi phí. Xác định mức thu lệ phí trên cơ sở bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân. Cơ quan nhà nước là đơn vị duy nhất được thu lệ phí, các khoản thu này sau đó được nộp toàn bộ vào Ngân sách nhà nước. Chỉ tiêu chi phí là chỉ tiêu đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện theo dõi thường xuyên, liên tục. Thêm vào đó, chủ doanh nghiệp cũng nên tiến hành theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh… Bởi lẽ, điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác và kịp thời để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời. Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm công nghệ ví dụ như phần mềm kế toán online MISA AMIS. AMIS Kế toán – giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới có nhiều tính năng nổi bật, nhất là các tính năng về doanh thu như:
Mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây. 4,062
|