Tổ chức sự kiện là một từ khóa quen thuộc trong lĩnh vực truyền thông, tiếp thị và ngày càng được các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức áp dụng càng nhiều trong công cuộc quảng bá thương hiệu của mình, đưa dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.
Tổ chức sự kiện là việc thực hiện lên kế hoạch và triển khai các hoạt động ở đa dạng lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục nhằm mục đích thu hút sự chú ý và truyền tải một thông điệp nhất định đến người tham dự sự kiện đó. Vậy tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Cùng có một cái nhìn tổng quan về công việc tổ chức sự kiện qua bài viết dưới đây.
Xem thêm: TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN PHẢI LÀM NHỮNG GÌ?
Tổ chức sự kiện gồm những gì?
Các loại hình sự kiện phổ biến
Với các nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến; các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả.
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
- Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm
- Sự kiện khai trương, khánh thành
- Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm
Các thành phần có mặt trong một sự kiện
Những thành phần chủ chốt của một sự kiện cần có ban tổ chức sự kiện; doanh nghiệp, công ty tổ chức; các đại biểu, khách mời; các nhà đầu tư, tài trợ, các đối tác đồng hành; người tham dự, khách hàng mục tiêu; các đại sứ, khách mời nổi tiếng, influencers; các bên truyền thông, báo chí; ekip sản xuất chương trình, đội ngũ hỗ trợ, những người dẫn dắt tiến hành sự kiện [MC sự kiện, người thuyết trình],.
Các công tác chuẩn bị cho tổ chức sự kiện
Để một sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công, nhà tổ chức sự kiện cần chú ý đầu tư các công tác chuẩn bị kỹ càng trước khi triển khai tiến hành tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức cần khảo sát, tìm hiểu về doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện, xác định mục đích tổ chức là gì cũng như khoanh vùng đối tượng mục tiêu mà sự kiện hướng tới. Từ đó đề ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo, concept chủ đạo cho sự kiện và quy mô tổ chức phù hợp, nhất quán với mục đích đã đề ra.
Chọn lọc địa điểm tổ chức, lên ý tưởng thiết kế hình ảnh brochure, logo, slogan, banner, thư mời và thư cảm ơn cho sự kiện; chú trọng thiết kế các khu vực backdrop, lễ tân, khu trưng bày phù hợp với concept chủ đạogóp phần gia tăng sự nhận diện thương hiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Các lưu ý khi tổ chức sự kiện
Một số kinh nghiệm cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công:
Cụ thể hóa mục tiêu tổ chức và xác định đúng đối tượng sự kiện nhắm tới, lên kế hoạch cụ thể chi tiết, sắp xếp chặt chẽ có mục tiêu chiến lược và đo lường được.
Triển khai và giám sát tiến độ thực hiện đúng như lịch trình đã lập ra. Cân nhắc đến điều kiện thời tiết và chọn nơi tổ chức sự kiện có sức chứa phù hợp với quy mô tổ chức, chọn người dẫn dắt chương trình, MC phù hợp vì họ chính là người trực tiếp truyền tải thông điệp của sự kiện đến người tham dự.
Đầu tư các tiết mục hoạt náo, giải trí chỉnh chu và phù hợp với ý nghĩa chương trình. Các khu vực ăn uống, giao lưu trong sự kiện được chú trọng giúp người tham gia cảm thấy thoải mái khi tham dự sự kiện.
Chú ý đảm bảo các vấn đề an toàn như sân khấu, thiết bị; cân nhắc các rủi ro và chuẩn bị các phương án dự phòng.
Ý nghĩa và vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện mang lại ý nghĩa gì cho doanh nghiệp, tổ chức?
Việc tổ chức sự kiện là một quá trình hay một hoạt động giúp doanh nghiệp, tổ chức thu hút được sự chú ý nhằm quảng bá, nâng cao uy tín thương hiệu của mình và gia tăng sự nhận diện thương hiệu đến công chúng, xã hội ngày càng rộng hơn. Tổ chức sự kiện giúp xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặccải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ hiện hành. Một số sự kiện quy mô lớn tận dụng hiệu ứng truyền thông để tiếp cận đến các khách hàng mục tiêu đáp ứng mục đích thương mại như thúc đẩy doanh số bán hàng, đáp ứng KPI...
Tại sao nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín sẽ hiểu rõ được đầy đủ các bước làm, quá trình thực hiện tổ chức sự kiện để tiến hành sự kiện thành công. Tổ chức sự kiện chất lượng đòi hỏi công ty đứng ra tổ chức phải dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên môn, đưa ra các ý tưởng độc đáo tránh làm sự kiện nhàm chán, trùng lặp. Đưa đến cho khách hàng nhiều lựa chọn khác nhau, tối ưu hóa được ngân sách và nhân lực, thực hiện các kế hoạch đúng tiến trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện. Dự báo được những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án dự phòng giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công đúng với yêu cầu của khách hàng. Tùy vào nhu cầu và mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn cho mình một công ty hỗ trợ tổ chức sự kiện phù hợp.
VIETLINK là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đảm bảo uy tín và chất lượng, với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, được các đối tác lớn tin tưởng và hợp tác, chúng tôi luôn đáp ứng được yêu cầu và mang lại sự hài lòng cho quý khách hàng.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Công Ty Cổ Phần Tiếp Thị Truyền Thông VIETLINK
- Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM.
- Văn phòng đại diện: Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM.
- Xưởng sản xuất: 93 đường TTN 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất , Quận 12, TP.HCM.
- Tell: 028 62 700 721
- Mail:
- Hotline: 0909 975 731 | 0938 277 247
- Website: //www.tochucsukienpro.com/