Mục lục bài viết
- 1. Khái niệm chứng từ
- 2. Phân loại chứng từ
- 3. Điều kiện để chứng từ hợp lệ
- 4. Khái niệm chứng từ điện tử
- 5. Các quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Định dạng chứng từ điện tử
- Định dạng biên lai điện tử
- Định dạng của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân [TNCN]
- Đăng ký sử dụng biên lai điện tử
- Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử:
- Thời gian xét duyệt hồ sơ:
- 6. Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ với doanh nghiệp
1. Khái niệm chứng từ
Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.
Chứng từ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực kế toán, được dùng làm căn cư để ghi vào sổ kế toán về các giao dịch của doanh nghiệp. Chứng từ thể hiện các thông tin được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động và giá trị.
Chứng từ kế toán phải thể hiện được các nội dung chủ yếu sau đây:
– Tên, số hiệu của chứng từ;
– Ngày lập chứng từ;
– Thông tin của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;
– Thông tin của cá nhân, đơn vị nhận chứng từ;
– Nội dung phát sinh chứng từ [chứng từ lập ra để ghi nhận điều gì];
– Tổng số tiền của chứng từ, số lượng, đơn giá, số tiền của đối tượng đưa ra giao dịch;
– Chữ ký, họ tên, con dấu của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ, người kiểm duyệt và các bên liên quan.
2. Phân loại chứng từ
– Dựa vào hình thức thể hiện thì chứng từ có 2 loại là:
+ Chứng từ bằng giấy: chứng từ bằng giấy hợp lệ khi có nội dung thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc hoặc hướng dẫn.
+ Chứng từ điện tử: được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính hoặc trên các vật mang tin.
– Dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ thì chứng từ bao gồm:
+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ được Nhà nước quy định về mẫu, chỉ tiêu phản án và phương pháp lập.
+ Chứng từ hướng dẫn: là chứng từ được Nhà nước hướng dẫn một số nội dung, doanh nghiệp có thêm nội dung tùy theo đặc thù quản lý, tùy theo nhu cầu sử dụng.
Ngoài ra, việc phân loại chứng từ còn dựa trên nhiều căn cứ khác nhau như: dựa trên mức độ phản ánh trên chứng từ [chứng từ tổng hợp, chứng từ gốc], dựa trên địa điểm lập chứng từ [chứng từ trong, chứng từ ngoài].
3. Điều kiện để chứng từ hợp lệ
Chứng từ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các yếu tố sau đây:
Thứ nhất: Tính pháp lý
Chứng từ được xem là đảm bảo tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan. Đây là biện pháp phòng ngừa các trường phát sinh tranh chấp giữa các bên.
Nếu có tranh chấp xảy ra thì chứng từ sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi được.
Thứ hai: Tính đúng pháp luật
Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hình thức nội dung theo đúng loại chứng từ.
Ví dụ chứng từ không có nội dung giao dịch, không ghi rõ giá tiền giao dịch thì chứng từ đó không được xem để tính chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp.
Thứ ba: Tính trung thực
Chứng từ phải ghi nhận sự kiện một cách khách quan, sự kiện phải có thật, không được bịa đặt là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, của doanh nghiệp.
Thứ tư: Tính rõ ràng
Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, không sử dụng các từ nhiều nghĩa tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có việc xét duyệt, sử dụng chứng từ.
4. Khái niệm chứng từ điện tử
Trong quá trình xây dựng một xã hội điện tử, các giao dịch điện tử đang nhanh chóng thay thế cho các giao dịch bằng giấy tờ truyền thống. Một trong các ngành năng động nhất về áp dụng giao dịch điện tử là ngành Tài chính, trong đó có cơ quan Thuế. Trong giao dịch điện tử của ngành Tài chính, tại một số văn bản pháp quy, khái niệm về “chứng từ điện tử” có một vài khác biệt. Xin điểm lại để biết và hiểu cho chuẩn, áp dụng cho đúng với từng lĩnh vực liên quan.
Trong lĩnh vực thuế, theo Thông tư 110/2015/TT-BTC, Điều 3, Khoản 2 và Điều 7, Khoản 1 hướng dẫn:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
2. Chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử để thực hiện các thủ tục đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế và tra cứu thông tin của người nộp thuế, thông báo của cơ quan thuế đối với người nộp thuế. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy.
Điều 7. Chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử gồm:
a] Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.
b] Chứng từ nộp thuế điện tử: giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng.
c] Các văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.
Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.”
Trong Luật quản lý thuế số 38/2019, đã tách riêng hóa đơn điện tử [Điều 89] và chứng từ điện tử [Điều 94]. Về chứng từ điện tử, Điều 94 Khoản 1 quy định:
“1. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử khi thực hiện các thủ tục về thuế hoặc các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước và các loại chứng từ, biên lai điện tử khác.”
Căn cứ theo Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”
Như vậy, chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử.
5. Các quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Mục 2: Quy định về chứng từ điện tử, một số nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
Định dạng chứng từ điện tử
Theo các thông tin trên, chứng từ điện tử gồm biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Tại Điều 33 của Nghị định này, định dạng của các loại chứng từ này được quy định chi tiết:
Định dạng biên lai điện tử
Biên lai điện tử bao gồm các loại tại Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này và cần tuân thủ theo nguyên tắc về định dạng:
- Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML [viết tắt của cụm từ "eXtensible Markup Language" - tạm dịch là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng], được tạo ra với mục đích chủ yếu là chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Biên lai điện tử sử dụng định dạng văn bản XML.
- Định dạng biên lai điện tử bao gồm hai thành phần: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu của chữ ký số.
- Tổng cục Thuế xây dựng và công bố các thành phần định dạng của biên lai điện tử và cung cấp các công cụ hiển thị nội dung biên lai điện tử.
Định dạng của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân [TNCN]
Các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sử dụng chứng từ thuộc Điểm a, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này theo hình thức điện tử cần đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Khoản 1, Điều 32 Nghị định này, cụ thể gồm:
- Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự.
- Thông tin người nộp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người nộp thuế; Tên, địa chỉ, mã số thuế [nếu có].
- Quốc tịch.
- Thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ thuế và số thu nhập được nhận sau thuế.
- Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên và chữ ký người trả thu nhập.
Lưu ý: Chứng từ điện tử và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ các nội dung của chứng từ, đảm bảo không gây ra hiểu nhầm, hiểu sai lệch, người sử dụng có thể đọc bằng các phương tiện điện tử.
Đăng ký sử dụng biên lai điện tử
Hướng dẫn đăng ký sử dụng biên lai điện tử được quy định tại Điều 34 của Nghị định này. Điều kiện đăng ký là các tổ chức thực hiện thu các loại phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử:
- Tổ chức đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.
Thời gian xét duyệt hồ sơ:
Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử.
Sau khi làm thủ tục gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, tổ chức cần lưu ý:
- Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức được quy định tại Khoản 1 Điều này bắt buộc phải hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng [nếu có].
- Trường hợp thay đổi thông tin trên biên lai điện tử: Gửi Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
6. Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ với doanh nghiệp
Chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong tổ chức công tác kế toán, kiểm toán nội bộ vì nó mang tính pháp lý của nghiệp vụ và thể hiện các số liệu kế toán được ghi chép trong sổ sách.
Việc lập chứng từ giúp cho doanh nghiệp thực hiện kế toán ban đầu. Nếu thiếu chứng từ thì doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như các công tác nội bộ.
Việc lập chứng từ là để ghi nhận quá trình thu, chi, giá trị gia tăng của doanh nghiệp, phục vụ cho việc quyết toán, khấu trừ, hoàn thuế với cơ quan thuế.
Lập hóa đơn chứng từ cũng là giấy tờ ghi nhận và xác định đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề phát sinh liên quan đến nội dung của chứng từ.
Chứng từ cũng được xem như là chỉ thị công tác nhằm truyền đạt những yêu cầu nghiệp vụ, công việc giữa các cấp trong đơn vị đồng thời chứng từ cũng là chứng cứ để chứng minh cho việc hoàn thành công việc, chỉ thị được giao.
Nếu doanh nghiệp không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì các số liệu, các công việc ghi trong sổ sách sẽ bị coi là ghi khống và có thể bị áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật.
Nếu việc ghi nhận trong sổ sách là đúng với thực tế nhưng không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì doanh nghiệp vẫn có thể bị xem xét là đang làm giả giấy tờ, sổ sách và không thực hiện được quyết toán với cơ quan thuế.