5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị vật tư hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.
Bản chất của 5S là MỘT QUÁ TRÌNH UỐN NẮN thói quen cho người lao động. 5 S là 5 chữ cái đầu của các từ:
- Sàng lọc: Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
- Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần.
- Sạch sẽ: Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc.
- Săn sóc: Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục.
- Sẵn sàng: Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng.
Có doanh nghiệp đã áp dụng 5S vào công tác nhân sự: sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn nhân tài; sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả; vệ sinh tức là cải thiện bầu không khí trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v... cho nên 5S chính là nền tảng của năng suất và chất lượng.
Tại sao phải thực hiện 5S?
Một đặc điểm của người ViệtNam [có lẽ là tình trạng chung của những nước nghèo], có thể nói là một căn bệnh, đó là: Giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?
1. Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.
2. Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.
- Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra.
- Có tổ chức tốt mới có thể có được những sản phẩm tốt và ổn định, với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thì phải thực hiện.
Lợi ích của 5S
- Mang đến an toàn cho người bệnh
- Tiết kiệm thời gian.
- Tránh lãng phí.
- Nơi làm việc: Sạch sẽ, ngăn nắp và an toàn.
- Nhân viên: Có ý thức kỷ luật và tự hào về nơi làm việc của mình.
- Nhân viên dễ thích nghi với môi trường mới
Thực hiện 5S là hướng đến môi trường làm việc khoa học, an toàn cho nhân viên cũng như người bệnh, nâng cao hiệu quả công việc, giúp hạn chế, ngăn chặn những sai sót, sự cố trong quá trình chăm sóc điều trị, tăng sự tin tưởng của người bệnh đối với dịch vụ chăm sóc y tế.
Khi thực hiện đúng 5S, nhân viên y tế góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của bệnh viện, chi phí khám chữa bệnh của bệnh nhân hợp lý hơn, thời gian điều trị có thể ngắn hơn, mang lại sự hài lòng của bệnh nhân cho bệnh viện. Đồng thời chỉ tiết kiệm được sức lực cho nhân viên y tế. Giúp họ sau giờ làm việc vẫn còn sức khỏe tốt, tinh thần sảng khoái để tham gia các hoạt động giải trí, chăm sóc gia đình tốt hơn.
Để thực hóa 5S cho bệnh viện, chúng ta cần lưu ý, áp dụng từng khoa một, không nên thực hiện đại trà. Khi áp dụng lần lượt ta sẽ dễ dàng thu được kết quả tốt nhất và rút được kinh nghiệm để áp dụng cho những khoa tiếp theo. Trước khi thực hiện các khoa nên chụp lại tất cả ảnh trước và sau để dễ dàng so sánh.
Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến.
5S là một phương pháp quản lý sản xuất với mục đích cải tiến môi trường làm việc, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. Vậy 5s là gì? Tại sao nên áp dụng 5s trong doanh nghiệp? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
5s là gì?
Theo wikipedia “5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri [Sàng lọc], Seiton [Sắp xếp], Seiso [Sạch sẽ], Seiketsu [Săn sóc], và Shitsuke [Sẵn sàng]”. Trong đó:
- Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là cách phân loại và tổ chức các vật dụng theo trật tự nhất định. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng. Đây cũng được xem là bước đầu tiên mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần làm trong thực hành 5S.
- Sắp xếp: Sau khi đã thực hiện xong S1 bước tiếp theo là [loại bỏ các vật dụng không cần thiết] thì công việc tiếp theo là tổ chức sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ lấy, dễ trả lại.
- Sạch sẽ: Tức là việc giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức, thu xếp, vệ sinh hàng ngày khu làm việc và máy móc vật dụng. S3 có mục đích hướng tới cải thiện môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp đồng thời giảm thiểu rủi ro, tai nạn để nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị, giúp cho việc sản xuất đạt được hiệu quả tốt nhất.
- Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Tiếp tục phát triển S4 [săn sóc], các hoạt động 3S sẽ được dần được cải tiến dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra để tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
- Sẵn sàng: Có nghĩa là luôn tạo nên một thói quen, nề nếp, rèn luyện tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
>> Bí quyết quản trị nhân sự
Mô hình 5s đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay
Tại sao lại nên áp dụng 5s trong doanh nghiệp?
Thực hiện 5s trong doanh nghiệp là một việc làm rất cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Bởi đặc điểm của người Việt Nam [có thể nói là một căn bệnh] đó là luôn muốn giữ lại tất cả mọi thứ, kể cả những thứ không cần thiết. “Căn bệnh” này sẽ khiến cho mặt bằng [không gian] của doanh nghiệp trở nên chật chội, chất chồng những thứ không sử dụng được.
Tại sao lại không sử dụng được? Vì có rất nhiều những vật dụng bị cất giữ lộn xộn, không ngăn nắp, khiến doanh nghiệp không biết mình đang sở hữu những thứ gì. Khi cần dùng đến rất khó để tìm kiếm và lại mất thời gian nên giải pháp doanh nghiệp đưa ra sẽ là đi tìm mua những cái mới mặc dù vật dụng ấy vẫn có sẵn tại doanh nghiệp, công ty. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí đáng kể mà thật sự là không cần thiết.
5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong”. Do đó, khi thực hiện chương trình 5s đòi hỏi phải có sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Bởi qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau :
– Tạo được môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, giúp cho việc tìm kiếm được thực hiện dễ dàng hơn. Việc làm này vừa giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời tìm kiếm như trước kia, vừa giúp cho năng suất, hiệu quả công việc được tăng lên đáng kể.
– Môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi sẽ tạo được tâm lý làm việc thoải mái cho toàn thể nhân viên trong quá trình làm việc.
– Loại bỏ được các vật dụng thừa, giúp cho việc tìm kiếm những vật dùng cần thiết được thuận lợi hơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
– Mặt bằng kho bãi được giải phóng một cách hợp lý, từ đó giải quyết được nhu cầu xuất nhập cho toàn doanh nghiệp, công ty.
– Việc áp dụng chương trình 5s cho doanh nghiệp nếu diễn ra liên tục sẽ tạo thói quen tốt cho nhân viên luôn có ý thức khi thực hiện công việc và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Việc áp dụng 5s trong doanh nghiệp không quá khó khăn, nhưng để thực hiện chương trình này có hiệu quả, người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp, công ty phải quyết tâm thật sự.
Unica chúc các bạn thành công!
>> Mách bạn 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả
>> KPI là gì? Vai trò của KPI trong doanh nghiệp?
>> Những điều cần biết về quản trị tài chính doanh nghiệp
>> Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả mà các nhà lãnh đạo không nên bỏ qua
Tags: Phát triển bản thân
Ngày nay với sự phát triển của xã hội dẫn đến nhu cầu về chất lượng cuộc sống của con người cũng tăng cao trong đó môi trường làm việc là yếu tố quan trọng dẫn đến hiệu suất làm việc của nhân viên trong các doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam hiện nay. Từ việc nhận thấy môi trường làm việc cũng ảnh hưởng đến năng suất lao động phương pháp cải tiến môi trường làm việc 5S ra đời; đây là tên của phương pháp quản lý sắp xếp nơi làm việc và được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota, Nhật Bản.
5S là gì?
Kaizen 5S là một phương pháp do người Nhật thiết lập nhằm cải tiến môi trường làm việc giúp nhân viên nâng cao chất lượng, làm việc với năng suất cao hơn. 5S là tên viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật, đó là: [整理 Sàng lọc], Seiton [整頓 Sắp xếp], Seiso [清掃 Sạch sẽ], Seiketsu [清潔 Săn sóc] và Shitsuke [躾 Sẵn sàng].
Trong tiếng Anh và tiếng Việt 5S vẫn được viết tắt từ 5 từ và bắt đầu bằng chữ S như sau:
Sort – Sàng lọc: là xem xét, phân loại các vật dụng sau đó lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.Các vật dụng không liên quan có thể sắp xếp vào một nơi cụ thể hoặc mang ra khỏi tổ chức và có thể tái sử dụng vào một hoạt động khác. Đây chính là bước đầu tiên cơ bản trong việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp, tổ chức.
Set in order – sắp xếp: sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì chúng ta sẽ thực hiện bước tiếp theo là sắp xếp, tổ chức lại các vật dụng cần thiết còn lại trong văn phòng, nơi hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự sắp xếp này không phải tùy ý ngẫu nhiên mà sẽ sắp xếp theo tiêu chí sao cho dễ tìm, thuận tiện cho các hoạt động khác trong công việc và dễ trả lại nhất.
Shine – Sạch sẽ: Là luôn giữ gìn và thường xuyên vệ sinh, lau chùi các thiết bị, vật dụng làm việc; thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể nhằm đảm bảo cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ thoáng mát.
Standardize – Săn sóc: Để đảm bảo các hoạt động 3S ở trên luôn được duy trì và được kiểm soát định kỳ thì S thứ 4 này thể hiện sự săn sóc, quan tâm duy trì các hoạt sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ thường xuyên, một cách liên tục; từ đó tạo nền tảng để phát triển 5S.
Sustain – sẵn sàng: Là tạo thói quen tự giác, rèn luyện và tuân thủ nghiêm ngặt để duy trì nề nếp giữ cho môi trường làm việc luôn ở mức độ tốt nhất để luôn sẵn sàng bắt đầu vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức.
Qua đó cho thấy kaizen 5S là nền tảng cơ bản thể hiện nguyên tắc làm việc chất lượng, chuyên nghiệp trong doanh nghiệp, từ đây làm nền tảng để phát triển tâm lý, tâm trạng, tinh thần làm việc dựa trên môi trường làm việc luôn thoáng mát, sạch sẽ, ngăn nắp. Có thể nói 5S là một phương pháp giúp cải tiến môi trường làm việc đơn giản, dễ dàng thực hiện, hiệu quả và đặc biệt là đỡ tốn kém chi phí nhằm nâng cao năng suất, chất lượng làm việc của toàn thể các cấp nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức.
Mô hình 5S trong doanh nghiệp
Lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp/ cá nhân áp dụng phương pháp 5S
Đây là phương pháp phổ biến được áp dụng cho nhiều loại mô hình doanh nghiệp như hiện nay, vì kaizen 5S dễ thực hiện và mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt phương pháp này giúp đảm bảo được tối ưu các lợi ích sau của doanh nghiệp:
- Tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp hơn.
- Giúp cho các thành viên trong tổ chức tạo nên thói quen, xây dựng văn hóa tốt trong môi trường làm việc.
- Tạo điều kiện nâng cao năng suất hiệu quả, cải thiện tinh thần làm việc.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng trong công việc.
- Tạo nên niềm tự hào cho toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp về một môi trường làm việc chất lượng.
- Làm tiền đề mang lại nhiều may mắn, cơ hội kinh doanh cho tổ chức.
- Giúp các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
- Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- Productivity: giúp cải tiến năng suất.
- Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Cost: Giảm chi phí sản xuất.
- Delivery: Giao hàng đúng thời điểm.
- Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên.
- Morale: Nâng cao tinh thần làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức.
Lý do phương pháp 5S được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức
- 5S là một trong những phương pháp dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp với quy mô hình thức tổ chức, lĩnh vực khác nhau.
- Phương pháp để thực hiện theo các tiêu chí của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Trên nền bản mọi cá nhân đều thích sự sạch sẽ, tiện nghi, môi trường làm việc tốt, chất lượng cao.
8 yếu tố để áp dụng 5S thành công
8 yếu tố để áp dụng phương pháp 5S thành công
- Lãnh đạo phải luôn cam kết hỗ trợ trong quá trình thực hiện phương pháp 5S. Đây là yếu tố đầu tiên tạo nên sự thành công, bởi vì sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo sẽ tạo động lực hình thành các nhóm cộng tác và vô cùng cần thiết.
- Tinh thần tự nguyện tham gia của các thành viên trong tổ chức sau khi ý thức được ý nghĩa của phương pháp 5S họ sẽ chủ động thực hiện theo quy định đã được mọi người đồng thuận và ban hành từ cấp lãnh đạo.
- Thực thi các hoạt động đào tạo cho nhân viên về phương pháp 5s và các nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp thiết bị và phân công nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu vực làm việc. Đây chính là bước đầu tiên tạo nên tinh thần sẵn sàng hành động theo chương trình khởi nguồn của toàn doanh nghiệp, tổ chức.
- Yếu tố cuối cùng là lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn tiêu chuẩn ban đầu đã đặt ra nhằm nâng cao chất lượng cải thiện môi trường làm việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.