Kiểm soát bán hàng là một công việc rất quan trọng để đảm bảo việc thực hiện bán hàng đúng cam kết, giao hàng đúng số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm góp phần tăng doanh thu, tăng uy tín của doanh nghiệp
1. Cam kết hợp lý về lịch giao hàng
Rủi ro: Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng.
Giải pháp: Công ty nên áp dụng một cách thức là nhân viên bán hàng cần nhận được từ trước sự phê duyệt của phòng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác là phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòng kinh doanh bản báo cáo về công suất sản xuất còn lại.
2. Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện
Rủi ro: Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.
Giải pháp: Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn này nên phản ánh cụ thể:
- Quy trình bán hàng liên quan;
- Từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các đơn hàng khác nhau;
- Đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng; và
- Đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc, đối với những khách hàng mới thì cần có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.
3. Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý
Rủi ro: Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh sốbán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Giải pháp: Người hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng.
Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Trong điều kiện lý tưởng, công ty nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt trẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Vì các công ty Việt Nam có thể có khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng nước ngoài, chúng tôi gợi ý các công ty nên luôn luôn dùng L/C đối với khách hàng nước ngoài và ngân hàng phát hành L/C phải lớn và có uy tín.
4. Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng
Rủi ro: Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hoá đã giao hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm.
Giải pháp: Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiến hành giao hàng.
Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển1. Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó.
Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
5. Lập hoá đơn chính xác
Rủi ro: Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
Giải pháp: Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào:
1. Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận;
2. Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng; và
3. Hợp đồng giao hàng, nếu có. Công ty nên ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.
Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên hoá đơn.
Một người độc lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hoá đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là đối với những hoá đơn vượt quá một giá trị nhất định.
6. Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt
Rủi ro: Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
Giải pháp: Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không hạch toán. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền.
Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt.
Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hoá đơn ở các điểm bán hàng trong một số trường hợp cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từđược khoá trong máy. Tệp tin hoặc băng từ không được để cho thủ quỹ tiếp cận.
Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn.
Cuối cùng, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.
Hệ thống đo lường hoặc cân nặng nên đáng tin cậy và nếu hệ thống này có lỗi thì cần cố gắng khắc phục để hệ thống đáng tin cậy ở mức 100%. Tuy nghe có vẻ hiển nhiên nhưng chúng tôi nhận thấy một vấn đề phổ biến đối với các công ty Việt Nam là giao sai số lượng hàng cho khách hàng, đôi khi dẫn đến tăng chi phí đáng kể.