Tạo email mẫu trong Outlook
|
Outlook cho Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Xem thêm...Ít hơn Show Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin không thay đổi từ thư này sang thư khác. Bạn có thể soạn thư và lưu thư dưới dạng mẫu, sau đó sử dụng lại thư bất cứ khi nào bạn muốn, thêm thông tin mới nếu cần. Những hướng dẫn này giả định rằng bạn đã tạo và lưu mẫu thư. Để biết hướng dẫn về cách tạo mẫu thư, hãy xem Tạo mẫu thư email. Những hướng dẫn này giả định rằng bạn đã tạo ra một mẫu thư.
Để tạo mẫu thư email, hãy xem Tạo mẫu thư email. Để sử dụng mẫu thư email, hãy sử dụng các bước sau đây: Chọn Mục Mới để > Thêm Mục > Chọn Biểu mẫu. Trong hộp thoại Chọn Biểu mẫu, trong Tìm Trong, bấm Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp. Thư mục mẫu mặc định được mở. Vị trí thư mục (trong Windows 7 trở lên) là c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Nếu mẫu của bạn được lưu trong thư mục khác, hãy bấmvào Duyệt , rồi chọn mẫu đó. Chọn mẫu, rồi bấm Mở. Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay sửa đổi nào cho người nhận trong các hộp Tới,Cchoặc Bcc và bất kỳ thay đổi nào đối với chủ đề và nội dung thư. Lưu ý: Những thay đổi được thực hiện không được lưu vào mẫu. Nếu bạn sử dụng lệnh Lưu, điều này sẽ tạo ra bản nháp cho thư của bạn nhưng sẽ không cập nhật mẫu. Để cập nhật mẫu, hãy
làm theo các bước để lưu mẫu mới trong Tạo mẫu thư email. Bấm vào Gửi. Quan trọng: Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ. Nâng cấp ngay Tạo mẫu
Theo mặc định, các mẫu được lưu (trong Windows Vista trở lên) vào c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Gửi thư email dựa trên mẫu
Cần thêm trợ giúp?Nội dung chính
Việc tạo và sử dụng các mẫu email có sẵn trong Outlook sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Điều này đặc biệt hữu ích với các đơn vị chăm sóc khách hàng qua email. Cách tạo mẫu email trong OutlookDưới đây là cách để tạo và lưu các mẫu email trên Outlook 2010, nhưng cách thực hiện hoàn toàn tương tự trên Outlook 2013, 2016 và 2019. Mặc dù có một số khác biệt cách, với một số khác biệt không đáng kể trong cách phối màu và thiết kế của dải băng Outlook. Để tạo mẫu email thời trong Outlook, hãy thực hiện các bước sau: Bước 1: Soạn email mới theo cách thông thường (truy cập thẻ Home > New E-mail). Hãy chắc chắn đã thêm tất cả các chi tiết bạn muốn lưu trong mẫu email như: nội dung văn bản, chủ đề, tệp đính kèm, địa chỉ người nhận nếu cần … Bước 2: Sau khi soạn thảo nội dung email xong, bạn truy cập vào menu File > Save.  Bước 3: Chọn Outlook Template (*.oft) từ danh sách thả xuống tại mục Save as type rồi đặt tên mới cho mẫu email mới. Lưu ý: Không thay đổi thư mục đích nơi lưu mẫu email, nếu không Outlook sẽ không thể định vị được. Theo mặc định, Outlook lưu tất cả các file mẫu vào thư mục: C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Trong đó UserName chính là tên tài khoản của Windows mà bạn đang sử dụng. Theo cùng một cách bạn có thể tạo một mẫu email thời từ bất kỳ email hiện có mà bạn đã gửi hoặc nhận. Chỉ cần mở từ thư mục Outlook như mục Sent Items, sau đó chuyển sang thẻ File > Save as. Cách sử dụng mẫu email trong OutlookĐể tạo một email dựa trên mẫu email, bạn thực hiện theo cách sau đây: Bước 1: Điều hướng đến thẻ Developer rồi bấm nút Choose Form từ nhóm tính năng Custom Forms. Lưu ý: Trong trường hợp thẻ Developer không xuất hiện trên giao diện ribbon của Outlook, kích chuột phải vào bất kỳ vị trí bất kỳ trên giao diện ribbon và chọn tùy chọn Customize the Ribbon … Trong hộp thoại Outlook Options hiển thị, kích vào tùy chọn Developer ở cột bên trái. Bước 2: Trong hộp thoại Choose Form xuất hiện, chọn tùy chọn User Templates in file System. Một danh sách tất cả các mẫu email sẽ hiển thị, kích chọn mẫu email bạn cần và bấm nút Open. Bước 3: Ngay lập tức một email mới sẽ được tạo dựa trên mẫu email đã chọn, với cùng nội dung, chủ đề, định dạng, hình ảnh … Cách chỉnh sửa mẫu email trong OutlookĐể sửa đổi một mẫu email hiện có, hãy mở dưới dạng một email (như được mô tả ở trên) và thực hiện các thay đổi bạn muốn. Sau đó, lưu lại mẫu một lần nữa. Cách ghim mẫu email vào thanh tác vụ hoặc tạo shortcut trên màn hìnhNếu thường xuyên sử dụng một hoặc nhiều mẫu email trong công việc, việc điều hướng đến thẻ Developer mỗi lần muốn chọn mất khá nhiều thời gian. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một shortcut và đặt trên màn hình hoặc ghim mẫu vào thanh tác vụ. Trong đó, tùy chọn ghim mẫu vào thanh tác vụ là nhanh và đơn giản hơn. Bước 1: Truy cập đến thư mục chứa tất cả các mẫu email trong Outlook: C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Bước 2: Tìm mẫu email sử dụng thường xuyên, kích chọn tên file và kéo thả về phía biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ. Như vậy mẫu email được chọn sẽ được ghim vào menu ngữ cảnh của biểu tượng Outlook. Bước 3: Lần tới khi cần gửi e-mail với mẫu email trong Outlook, kích chuột phải vào biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ và chọn tên mẫu email bạn muốn. Như hình ảnh hiển thị trên đây cho thấy, bạn có thể ghim nhiều hơn một mẫu email sử dụng thường xuyên nhất. Nếu bạn không muốn ghim một mẫu email cụ thể trên thanh tác vụ nữa, kích chuột phải vào nó và chọn Unpin from this list. Nếu muốn có một shortcut được thêm vào desktop, chỉ cần mở thư mục lưu các mẫu Outlook như ở bước 1, kích chuột phải lên tên email và chọn Send to >Desktop. Thao tác này sẽ tạo ngay một shortcut của mẫu email thường sử dụng, từ đây bạn chỉ cần kích đúp vào file này mỗi khi cần tạo và gửi một email mới từ mẫu này. Cách chia sẻ các mẫu email trong OutlookCác mẫu email trong Outlook là một tệp thông thường (.oft), vì vậy bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào từ thư mục lưu trữ tất cả các mẫu Outlook (C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates) và gửi dưới dạng tệp đính kèm email hoặc lưu vào một chia sẻ mạng. Tự động áp dụng mẫu email cho tất cả các thư mới làm chủ đề Outlook Ví dụ: Bạn muốn sử dụng một phông chữ hoặc màu nền cụ thể trong tất cả các email gửi đi và dưới đây là cách thực hiện: Bước 1: Thiết kế mẫu email của bạn và mở như một email thông thường. Bước 2: Chuyển sang thẻ File > Save Lưu dưới dạng và lưu email dưới dạng tệp HTML vào thư mục con Stationery của thư mục Microsoft . Trên Vista, Windows 7, Windows 8 và Windows 10, thư mục này được đặt tại: C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery. Bạn cũng có thể thiết kế mẫu email Outlook của mình bằng bất kỳ trình soạn thảo HTML nào khác và lưu tệp html kết quả vào cùng một thư mục đều được. Bước 3: Để đặt mẫu email mới vừa tạo làm chủ đề email Outlook mặc định, hãy chuyển đến thẻ File > Options > Mail > Compose messages và bấm nút Stationery and Fonts. Bước 4: Tìm mẫu email HTML vừa tạo ở bước 1 trong danh sách các chủ đề Outlook và bấm OK để làm chủ đề email mặc định. Từ giờ trở đi, mẫu email Outlook mới của bạn sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các email gửi đi. Trên đây Gitiho vừa giới thiệu đến các bạn các cách tạo, sử dụng, chỉnh sửa, chia sẻ các mẫu email trong Outlook. Nếu thấy bài viết hay hãy chia sẻ với bạn bè của mình nhé. CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM Cách cài đặt hoặc gỡ bỏ Add-in trong Excel Ngoài ra Gitiho.com xin giới thiệu với các bạn khóa học EXG03 – Kỹ năng báo cáo – Tư duy tổ chức dữ liệu trên Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho các bạn làm kế toán, nhân viên hành chính … với các giáo viên hàng đầu sẽ giúp bạn làm việc trên Excel hiệu quả hơn. Chi tiết xem tại:Gitiho.com Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản |
