Các phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học
Upload: 04-09-2018
Tiếp phần 1 3. Phân loại phông lưu trữ cơ quan Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Phông lưu trữ cơ quan có tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và tài liệu có giá trị hiện hành được bảo quản tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành). Dù tài liệu được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia hay tại lưu trữ hiện hành chúng cũng được phân loại, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học phục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc trưng chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, sắp xếp lôgíc các nhóm và các hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi và chính xác. Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Để phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ, cần tiến hành những công việc sau: 3.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Bản lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông trong đó cần nêu rõ: - Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị hình thành phông; - Ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông; - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông; - Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị hình thành phông; - Những hoạt động chính của cơ quan qua từng thời kỳ lịch sử; - Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có); - Chế độ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị hình thành phông; - Nguyên nhân và thời gian giải thể, kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông (nếu có). Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và thay đổi của tài liệu trong phông lưu trữ, bao gồm các nội dung sau: - Tên phông, giới hạn thời gian của phông; - Khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông; - Quá trình tập trung tài liệu vào phông; - Thành phần, nội dung và các loại hình tài liệu trong phông; - Số lần xuất và nhập tài liệu ra, vào phông (nếu có); - Tình trạng tài liệu: mức độ thiếu đủ của phông lưu trữ, thể thức văn bản… Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm mục đích làm căn cứ để phân loại tài liệu trong phông được chính xác, xây dựng phương án phân loại khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định chính xác giá trị của tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh phông lưu trữ. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn chính xác dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông đã sản sinh ra. Đây là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.3.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự kiến phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để phân loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ. Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ. Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa vào những đặc trưng cơ bản sau: - Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông. - Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. - Đặc trưng thời gian: Dựa vào đặc trưng này tài liệu trong phông được phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu (thông thường là theo từng năm). - Đặc trưng địa danh: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo đơn vị hành chính nơi sản sinh tài liệu hoặc nơi nội dung của tài liệu đề cập đến. - Đặc trưng vấn đề: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo nội dung của tài liệu về từng vấn đề, sự việc cụ thể. Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau. Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ. Đó là những đặc trưng: cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, vấn đề. Những đặc trưng chỉ áp dụng để phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được xem là những đặc trưng thứ yếu. Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng bốn phương án cơ bản sau: - Phương áp cơ cấu tổ chức - thời gian - Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức - Phương án mặt hoạt động - thời gian - Phương án thời gian - mặt hoạt động Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại tài liệu phải bảo đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả. Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Áp dụng phương án này có nghĩa là toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Phương án phân loại cơ cấu tổ chức - thời gian thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi. Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước hai theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước ở Việt Nam. Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động. Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước hai theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế. Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ. Khi phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình thành phông. Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính xác quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả.3.3 Hoàn chỉnh phương án phân loại Sau khi chọn được phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của tài liệu trong phông và đặc điểm của đơn vị hình thành phông, các cơ quan lưu trữ cần hoàn thiện phương án phân loại ở các bước tiếp theo, có nghĩa là hoàn chỉnh việc dự kiến phân loại từ các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là đơn vị bảo quản. Ví dụ: Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962 – 1965). Phương án phân loại: Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Bộ Nội thương giai đoạn 1962 – 1965, tài liệu được phân chia thành các nhóm cơ bản sau: 1- Văn phòng 2- Vụ Kế hoạch - Thống kê 3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương 4- Vụ Tổ chức kỹ thuật 5- Vụ Vật giá Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân tiếp dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động) 1- Văn phòng 2- Vụ Kế hoạch - Thống kê 1.1 Năm 1962 2. 1 Năm 1962 1.2 Năm 1963 2.2 Năm 1963 1.3 Năm 1964 2.3 Năm 1964 1.4 Năm 1965 2.4 Năm 1965 3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương 4.Vụ Tổ chức kỹ thuật 3.1 Năm 1962 4. 1 Năm 1962 3.2 Năm 1963 4.2 Năm 1963 3.3 Năm 1964 4.3 Năm 1964 3.4 Năm 1965 4.4 Năm 1965 5- Vụ Vật giá 5.1 Năm 1962 5.2 Năm 1963 5.3 Năm 1964 5.4 Năm 1965 Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu… Ví dụ: 3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương 3.1 Năm 1962 3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ 3.1.2 Tài liệu về vấn đề Lao động tiền lương …. Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể. Ví dụ: 1. Văn phòng 1.1 Năm 1962 1.1.1 Những văn bản pháp quy về tổ chức và hoạt động của bộ 1.1.1.1 Nghị định 1.1.1.2 Quyết định 1.1.1.3 Công văn hướng dẫn… 3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương 3.1 Năm 1962 3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ 3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ 3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức 3.1.1.3 Tài liệu về quản lý cán bộ 3.1.1.4 Tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và trong từng nhóm tài liệu.3.4 Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã lựa chọn 4. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu Phông lưu trữ cá nhân bao gồm những tài liệu có nội dung và loại hình tương đối phong phú, đa dạng. Dựa vào đặc điểm loại hình tài liệu có thể phân chia tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân thành ba nhóm cơ bản sau: 4.2 Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động của người đó 4.3 Nhóm tài liệu điện tử Đây cũng là nhóm tài liệu có đặc trưng chế tác, bảo quản và sử dụng khác với các loại tài liệu khác. Nội dung của nhóm tài liệu này có thể trùng hoặc không trùng với tài liệu hành chính và tài liệu phim, ảnh, ghi âm song nó cũng góp phần làm phong phú, sinh động thêm thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đồng thời cũng chứa đựng những tài liệu ở dạng điện tử thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng và sao chép khi cần thiết. Điểm đáng chú ý khi phân loại phông lưu trữ cá nhân là không lẫn tài liệu công vụ của cơ quan do cá nhân làm thủ trưởng với tài liệu riêng của cá nhân đó. Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu.Đối với các sưu tập tài liệu, việc lựa chọn được một phương án phân loại mẫu cho tất cả các sưu tập tài liệu là rất khó khăn bởi lẽ mỗi sưu tập tài liệu có một nội dung và đặc điểm hình thành khác nhau. Việc xây dựng phương án phân loại cho các sưu tập tài liệu cần căn cứ vào những đặc trưng hình thành nên từng sưu tập tài liệu và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu. Đồng thời phương án phân loại tài liệu của một sưu tập tài liệu sẽ là cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu làm cho sưu tập tài liệu ngày càng hoàn chỉnh (hết). (Nguồn: http://www.decis.jsc.com.vn/nd/tin-hoat-dong/phan-loai-tai-lieu-trong-luu-tru.html) |