You're Reading a Free Preview
Page 5 is not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 12 to 18 are not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 23 to 39 are not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 46 to 47 are not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 51 to 55 are not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 59 to 81 are not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 85 to 86 are not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 90 to 94 are not shown in this preview.
Ví dụ: [cặp ngoặc vuông chỉ dùng để biểu diễn ví dụ, giá trị nhập tìm không bao gồm chúng] - Bắt đầu là 1 hoặc bắt đầu là 2 hoặc bắt đầu là a: Nhập [1, 2, a]; - Bắt đầu là 1a hoặc bằng chính xác 2b: Nhập [1a, =2b]; - Bắt đầu là 1a hoặc khác 2b: Nhập [1a,!=2b] hoặc nhập[1a,!2b]; - Bắt đầu là 1 và khác 131: Nhập [1,131]: ;
- Lớn hơn 1 và nhỏ hơn 3: Nhập [>1, 1, !=131]…
Mẹo:
- Với những biểu thức không gồm toán tử >, >=, nhưng phải kết hợp diều kiện "Và". Ví dụ: không chứa khoảng trắng và không là các bản ghi rỗng: Nhập: [!%khoảng trắng%,>khoảng trắng]
- Với kết hợp điều kiện "Và" nhưng trong đó có biểu thức cho kết quả rỗng, thì phải để kết biểu thức này ở sau. Ví dụ: Tìm các bản ghi bắt đầu là 1a hoặc rổng: Nhập [1a,= dấu cách]. Nếu nhập [= dấu cách, 1a] sẽ cho kết quả sai.
Lưu ý khác: - Ký tự * sẽ tương tự như ký tự %, chỉ khác là khi chọn dấu * thì khi chọn lại sẽ bỏ dấu * đi
- Ký tự và != gần như giống nhau, chỉ khác khi gõ để kết hợp các điều kiện "và" hay "hoặc".
Để bỏ lọc, nhấn trái chuột vào vị trí "
Chức năng lọc nhanh trên màn hình
Chức năng này cho phép nhập điều kiện lọc trực quan trên các cột dữ liệu. Khu vực nhập điều kiện lọc như hình minh họa:
Với các trường ngày tháng, khi nhấn -
- "=" - Bằng: Nhập giá trị tuyệt đối. Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị bằng giá trị nhập vào; - "#" - Không bằng: Nhập giá trị tuyệt đối. Kết quả hiển thị là tất cả các dòng, ngoại trừ các dòng giá trị bằng giá trị nhập vào;
- "" - Lớn hơn: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp sau giá trị nhập vào;
- "=" - Lớn hơn hoặc bằng: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp sau và bằng chính giá trị nhập vào;
- - Lọc...: Thao tác tương tự như phương pháp mô tả trong "Chức năng lọc" trình bày phía trên, và người dùng sẽ nhập vào màn hình sau
Với các trường khác, khi nhấn - "*", sẽ xuất hiện màn hình lọc theo các toán tử như hình dưới. Chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng của toán tử và nhập giá trị. [chi tiết...]
- "=" - Bằng: Nhập giá trị tuyệt đối. Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị bằng giá trị nhập vào; - "#" - Không bằng: Nhập giá trị tuyệt đối. Kết quả hiển thị là tất cả các dòng, ngoại trừ các dòng giá trị bằng giá trị nhập vào;
- "" - Lớn hơn: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp sau giá trị nhập vào;
- "=" - Lớn hơn hoặc bằng: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp sau và bằng chính giá trị nhập vào; - Bắt đầu bằng...: Kết quả hiển thị là các dòng có số ký tự tính từ trái qua bằng đúng giá trị nhập vào; - "*" - Thuộc...: Kết quả hiển thị là các dòng có chứa chuỗi bằng đúng giá trị nhập vào tại bất kỳ vị trí nào; - "-" - Không thuộc...: Kết quả là tất cả các giá trị ngoại trừ các giá trị có chứa chuỗi bằng đúng giá trị nhập vào tại bất kỳ vị trí nào;
- - Lọc...: Thao tác tương tự như phương pháp mô tả trong "Chức năng lọc" trình bày phía trên, và người dùng sẽ nhập vào màn hình sau
Chú ý: - Sau khi nhập điều kiện, nhấn phím "enter" để thực hiện;
- Để bỏ điều kiện, nhấn chuột vào -
- Khi lọc nhanh số liệu, số dòng thay đổi cũng sẽ làm thay đổi số tổng cộng.
Chức năng làm tươi số liệu
Nhấn nút "
Chú ý:
Để phím tắt có hiệu lục, phải đặt con trỏ trong khu vực màn hình lưới của danh mục.
Một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau
Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm rõ một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau như:
Tiện ích
Trong trường hợp các mã đối tượng được mã hoá là một chuỗi ký tự, trong đó có các ký tự cuối là một dãy số thì mỗi lần thêm mới, khi cập nhật vào một hoặc một vài ký tự bắt đầu của mã đối tượng nào đó thì chương trình sẽ tự động dò tìm số thứ tự lớn nhất hiện hành của chuỗi các ký tự gõ vào đó để tự động tăng lên một đơn vị.
Để lấy giá trị mã mới nhất, cần nhấn phím mũi tên đi xuống "↓" [Down Arrow].
Ví dụ mã đã tồn tại trong danh mục là "KH004" thì khi nhập "KH0" sẽ trả về "KH005"
Tên khác
Trong bất kỳ danh mục nào, trường tên khác sẽ được dùng để mô tả tên tiếng Anh của mã. Trường tên khác được dùng để in các báo cáo tiếng Anh.
Trạng thái
Trạng thái sử dụng của mã, chọn 1 trong 2 trạng thái:
- 1- Còn sử dụng: Mã này sẽ được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và có thể lập báo cáo.
0- Không còn sử dụng: Mã này sẽ không còn được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và không thể lập báo cáo được nữa.
Ký tự nhập trong các trường mã
Các trường mã được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử [‘ ? _ % ! @ & | # $ " ? ~ ` ^ ].
Quy định về cách thiết lập mã trong các trường mã
Nếu tham số hệ thống "Cho phép lồng nhau trong danh mục" là có, người dùng không cần quan tâm vấn đề này
Nếu tham số hệ thống "Cho phép lồng nhau trong danh mục" là không, các trường mã phải được lập theo quy tắc "Không lồng nhau". Một mã được gọi là lồng mã khác khi chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập thuộc chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn [hoặc ngược lại, chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn thuộc chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập]. Ví dụ: mã "VV001" và "VV00" được xem là lồng nhau vì 4 ký tự liên tục "VV00" thuộc 5 ký tự liên tục "VV001".
Sở dĩ chương trình ràng buộc điều này là vì có một số báo cáo trên các bộ mã phải lấy tương đối, nếu mã lồng nhau thì sẽ lấy cả những mã có ký tự theo sau.
Ví dụ:
"VV00" và "VV001" đều có phát sinh, nếu chọn báo cáo nhập xuất tồn mà chỉ báo cáo "VV00" thì sẽ lấy cả "VV001". Còn nếu lấy tuyệt đối thì sẽ không báo cáo được những mã "VV0%".
Thêm mới trong các màn hình tìm kiếm
Trong trường hợp cần thêm mới các danh điểm liên quan khi thao tác trong các màn hình tìm kiếm, nhấn chuột phải vào trường mã để xuất hiện màn hình thao tác.
Chỉ cho phép thêm trong các màn hình tìm kiếm sau:
- 1. Tài khoản 2. Khách hàng 3. Vật tư 4. Vụ việc 5. Hợp đồng 6. Khế ước 7. Phí 8. Tỉnh thành
9. ...
Chọn nhiều đối tượng danh mục trong các màn hình
Trường hợp chọn nhiều đối tượng trong các màn hình tìm kiếm đối tượng danh mục thao tác như sau:
- - Nhấn
- Nhấn tiếp để phủ định kết quả chọn trước đó [những mục chưa chọn sẽ là chọn và ngược lại]; - Muốn chọn tất cả, nhấn vào nút điều khiển màu vàng phía trên bên phải, chọn "Đánh dấu tất trên trang hiện thời";
- Muốn bỏ chọn tất cả, nhấn vào nút điều khiển màu vàng phía trên bên phải, chọn "Bỏ các phần đánh dấu";
Quản lý quyền truy nhập danh mục theo đơn vị
Chương trình xét quyền theo đơn vị cơ sở khi tải dữ liệu trên màn hình duyệt. Người dùng chỉ có thể làm việc với các mã có gán đơn vị được quyền, hoặc tham chiếu quyền truy nhập thông qua một trường ràng buộc nào đó trong danh mục.
Một số ví dụ minh họa về các trường hợp xét quyền cho danh mục: 1. Với các danh mục có thẻ "Đơn vị" thì người dùng chỉ có thể làm việc với các mã có gán đơn vị được quyền, nếu không nhập đơn vị nào trong thẻ, thì chương trình hiểu là được quyền trên tất cả các đơn vị. Các danh mục này bao gồm: - Danh mục tài khoản; - Danh mục khách hàng; - Danh mục vật tư; - Danh mục bộ phận; - Danh mục vụ việc; - Danh mục hợp đồng; - Danh mục phí; - Danh mục khế ước. 2. Với các danh mục có ràng buộc bởi một trường đã được nhập theo đơn vị thì khi tải dữ liệu, chương trình sẽ xét quyền dựa trên các trường ràng buộc này. Các danh mục này bao gồm: - Khai báo bộ phận, phí, danh mục tài khoản lũy kế công trình, vụ việc: xét theo quyền của trường tài khoản; ; - Danh mục công đoạn: xét theo quyền của trường bộ phận; - Cập nhật giá bán, khai báo qui đổi đvt, danh mục lô: xét theo quyền của trường mã vật tư; - Khai báo về kho tính giá NTXT, danh mục vị trí kho hàng: xét theo quyền của trường mã kho; - Khai báo sử dụng quyển chứng từ: xét theo quyền của trường mã quyển chứng từ;
- Khai báo phát hành hóa đơn điện tử: xét theo quyền của trường mã khách hàng
Ghi chú trường hợp đặc biệt khi cập nhật với trường "Mã vật tư" và "Mã kho":
Khi mã vật tư chỉ khai báo cho kho nào thì chỉ được cập nhật các bản ghi có kho đó. Lập luận này áp dụng cả cho các thao tác kết nhập dữ liệu.
Người dùng có thể gán đơn vị được quyền cho mã danh mục thông qua thao tác tìm kiếm. Ngoài ra có thể gán đơn vị không được quyền nhưng sau đó không được phép chỉnh sửa gì thêm ngoài việc gỡ đơn vị mà người dùng được quyền.
Tương tự khi nhập liệu trên chứng từ, người dùng chỉ có thể chọn nhập các mã theo lập luận 1 và 2 như trên.
Kết nhập dữ liệu từ bảng tính
Trong một số các danh mục thường dùng và có số lượng danh điểm lớn, chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng.
Quy trình thực hiện như sau:
- - Vào danh mục cần đưa dữ liệu;
- Nhấn biểu tượng
- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng
Kiểu sao chép
Nếu chọn "1 - Chép đè", chương trình sẽ xóa chứng từ trong hệ thống và kết nhập lại theo số liệu trong tệp.
Chú ý:
Sao chép đè chỉ thực hiện được cho các chứng từ có nguồn gốc kết nhập từ bảng tính. Bản chất việc chép đè là xóa các bản ghi cũ và kết nhập lại, nên sẽ không thực hiện được nếu các bản ghi cần chép đè thiếu quyền người dùng: bao gồm quyền sửa/xóa theo chức năng, quyền sửa/xóa theo đơn vị, quyền sửa/xóa của người dùng khác.
Khi dữ liệu sai
1 - Hiện thông báo: Chương trình sẽ trả về thông báo lỗi với lỗi đầu tiên chương trình phát hiện; 2 - Hiển thị nội dung chi tiết: Chương trình sẽ trả về danh sách tất cả các lỗi trực tiếp trên thông báo;
3 - Tải tệp về: Chương trình sẽ trả về danh sách lỗi với tệp bảng tính được kết nhập, những ô có lỗi sẽ được tô màu sậm và kèm chú thích để người dùng sửa trực tiếp.
Chú ý
Do một số hạn chế hiện tại về kỹ thuật, với tuỳ chọn 2 và 3, chương trình sẽ kiểm tra những ô dữ liệu rỗng [NULL], người dùng cần loại bỏ các ô rỗng dữ liệu bằng cách nhấn phím F5 khi đang mở bảng tính, trong màn hình "Go To" vừa xuất hiện, chọn "Special..." sau đó chọn "Blanks", nhấn "OK", sau đó nhấn xóa các ô dữ liệu này [Delete Cells].
Chương trình sẽ thông báo lỗi trong 1 số trường hợp sau: - Khi đvcs chưa được phân quyền, trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ; - Dữ liệu cột chứa mã không có trong các danh mục tương ứng, hoặc không hợp lệ trong các nghiệp vụ cụ thể. Trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ;
- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép, độ rộng tương tự như nhập thủ công.
Ghi chú khác - Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro;
- Bảng tính có phiên bản 2007 trở lên.
Một số quy luật chung liên quan kết nhập dữ liệu từ bảng tính: - Một trường không buộc nhập khi nhập liệu thông qua màn hình thì cũng không buộc nhập trong tệp; - Một trường mã nếu được kế thừa hoặc trả về giá trị khai báo mặc nhiên thì không cần phải nhập trong tệp, nhưng nếu nhập thì phải tồn tại trong danh mục tương ứng;
- Trường hợp có quyền đơn vị A, không có quyền đơn vị B, khi truy nhập vào A để kết nhập số liệu cả 2 đơn vị thì chương trình không cho phép [cảnh báo];
Khi kết nhập dữ liệu từ bảng tính, chương trình sẽ xét quyền thêm mới theo đơn vị hiện hành ngay khi nhấn nút kết nhập. Với quyền sửa, chương trình chỉ cho phép cập nhật lại [theo tùy chọn chép đè] nếu có quyền sửa.
- Một số danh mục có các trường phụ thuộc vào tham số hệ thống [ví dụ như theo dõi lô vật tư, vị trí kho, đối tượng giá thành theo đơn vị,...] thì tệp dữ liệu mẫu sẽ có số lượng cột tùy biến;
- Với các danh mục theo dõi theo đơn vị, nghĩa là khi thêm mới đã xác định ngay đơn vị, thì các trường danh mục theo sau, nếu có theo dõi theo đơn vị thì sẽ được tham chiếu đến cột đơn vị. - Với các danh mục không theo dõi theo đơn vị, nghĩa là khi thêm mới không xác định đơn vị, thì các trường danh mục theo sau, nếu có theo dõi theo đơn vị thì sẽ được tham chiếu đến kho hoặc vật tư để xác định đơn vị. [Xem thêm tại "Quản lý quyền truy nhập danh mục theo đơn vị"]
Trong tệp mẫu bảng tính [excel], có quy định về màu sắc liên quan tính chất bắt buộc nhập giá trị, chi tiết như sau:
- - Dấu sao [*] màu đỏ là nội dung bắt buộc nhập; - Dấu sao [*] màu cam là các trường bắt buộc nhập theo trường nào nào đó đứng trước, hoặc trong trường hợp mặc nhiên theo trường đó nhưng không chắc chắn có kết quả mặc nhiên; - Đối với trường tên tham khảo thì để màu chữ xám mờ;
- Đối với trường nhập tự do hoặc luôn luôn được các đối tượng khác trả về giá trị mặc nhiên thì được đánh dấu phông chữ màu đen.
Một số ví dụ minh họa về các trường hợp tự trả về giá trị mặc nhiên: - Mã kho, tài khoản vật tư được mặc nhiên theo danh mục vật tư. Riêng mã vị trí không được mặc nhiên; - Nếu mã kho là kho đại lý, tài khoản vật tư trong các trường hợp trả về sẽ thay thế bởi tài khoản đại lý; - Tài khoản khách hàng, nhà cung cấp sẽ trả về theo danh mục khách hàng, nhà cung cấp. Riêng các trường có thể thay đổi theo từng giao dịch như đối tác, nhân viên bán hàng,...sẽ không được mặc nhiên khi kết nhập; - Trường hợp được mặc nhiên từ nhiều nguồn, sẽ ưu tiên cho nguồn cuối cùng theo thứ tự khi nhập liệu qua màn hình. Ví dụ như trường hợp tài khoản trả về từ mã khách, nhưng sau đó lại được trả về từ mả nhập xuất, thì khi kết nhập sẽ trả về từ mã nhập xuất; - Khi nhập các chứng từ thuế VAT, ký hiệu mẫu hóa đơn đầu vào/ra ngầm định từ tham số tùy chọn;
Một số ví dụ minh họa về quy định về màu sắc liên quan tính chất bắt buộc nhập giá trị: 1. Mã khách hàng, mã vật tư,...trong những trường hợp bắt buộc nhập nhưng không được các đối tượng khác trả về giá mặc nhiên nên sẽ được đánh dấu màu đỏ; 2. Tên khách hàng, tên vật tư,... hầu hết được lấy ngầm định, không cần nhập nên đánh dấu bằng chữ xám mờ; 3. Tài khoản công nợ, nếu không nhập thì lấy ngầm định trong danh mục khách hàng, nhưng cũng có thể không khai báo ngầm định nên trường này sẽ được đánh dấu sao màu cam; 4. Khi nhập liệu vật tư có theo dõi lô, chương trình bắt buộc nhập mã lô nên trong tệp mẫu trường này sẽ đánh dấu màu cam; 5. Mã kho màu cam do nếu để trống thì lấy ngầm định từ danh mục vật tư;
6. Tài khoản vật tư, nếu không nhập thì lấy ngầm định trong danh mục vật tư, và danh mục vật tư đã bắt buộc nhập. Trường hợp này luôn luôn được mặc nhiên giá trị, nên chỉ đánh dấu màu đen.