Chữ ký điện tử sử dụng như thế nào năm 2024

Sự ra đời của chữ ký điện tử là cuộc cách mạng góp phần thay đổi hoàn toàn dữ liệu thủ công của các tổ chức, doanh nghiệp thành dữ liệu điện tử. Chữ ký điện tử đáp ứng đầy đủ yếu tố về tính chất pháp lý bảo mật theo quy định của pháp luật. Vậy chữ ký điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số như thế nào? Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết dưới đây!

1. Chữ ký điện tử là gì?

Để phân biệt được chữ ký điện tử và chữ ký số, trước tiên, cùng đi tìm hiểu một số thông tin cơ bản về chữ ký điện tử.

Khái niệm chữ ký điện tử

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử (Electronic signature) được tạo lập dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử là gì?

Như vậy, có thể hiểu đơn giản: Chữ ký điện tử là một đoạn thông tin đi kèm dữ liệu điện tử, mục tiêu xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người ấy với nội dung đã được ký. Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. \>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử bao gồm 2 vai trò: vai trò là chữ ký và vai trò là con dấu. Cụ thể như sau: - Nếu văn bản cần chữ ký để đảm bảo giá trị pháp lý, thì chữ ký điện tử cần đảm bảo 2 yếu tố sau: + Cho phép xác minh được người ký và sự đồng ý của người ký với nội dung thông điệp trên văn bản. + Chữ ký điện tử phải đảm bảo đủ an toàn, không bị giả mạo.

Chữ ký điện tử với vai trò là chữ ký để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản.

- Nếu văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì mới được coi là hợp lệ, thì chữ ký điện tử cần đáp ứng các yêu cầu an toàn sau: + Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng + Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký + Mọi thay đổi của chữ ký điện tử đều có thể bị phát hiện sau thời điểm ký + Mọi thay đổi với nội dung thông điệp dữ liệu đều có thể bị phát hiện sau thời điểm ký Lưu ý: Chữ ký điện tử được xem là đảm bảo an toàn khi được tổ chức cung cấp chữ ký điện tử chứng thực.

2. Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như thế nào?

Chữ ký điện tử và chữ ký số đều có thể dùng để thay thế cho chữ viết tay và sử dụng trong môi trường giao dịch điện tử. Nhưng về bản chất, hai loại chữ ký này lại khác nhau hoàn toàn. Cụ thể:

Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử là đoạn thông tin đi kèm với dữ liệu. Những dữ liệu bao gồm: hình ảnh, video, văn bản…. Chữ ký điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Nhằm mục đích để chứng thực tác giả đã ký vào dữ liệu đó. Chữ ký điện tử là một thay thế cho chữ ký viết tay của cá nhân hay doanh nghiệp.

Chữ ký số là gì? Chữ ký số là thông tin đi kèm theo các tài liệu điện tử như Word, Excel, PDF,…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác nhận chủ sở hữu dữ liệu đó. Nó mã hóa tài liệu và nhúng vĩnh viễn thông tin vào đó. Nếu người dùng cố gắng thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu thì nó sẽ bị vô hiệu.

Ứng dụng của chữ ký điện tử và chữ ký số là gì?

Hiện tại công nghệ chữ ký điện tử đã và đang dần trở nên phổ biến tại Việt Nam. Nó giúp các doanh nghiệp có thể ký hợp đồng làm ăn với các đối tác qua online. Họ không cần gặp nhau bàn chuyện rồi ký hợp đồng. Đơn giản chỉ cần ký vào file tài liệu văn bản (Word, Excel, PDF,…) rồi gửi qua mail. Chữ ký điện tử dùng nhiều trong các trường hợp kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan,…

Cùng với đó, để bảo đảm an toàn cho các giao dịch trực tuyến, chúng ta cần phải sử dụng đến giải pháp chữ ký số. Chữ ký số tương đương với chữ ký tay nên có giá trị sử dụng trong các ứng dụng giao dịch điện tử với máy tính và mạng Internet. Nó có thể giúp bạn bảo đảm an toàn, nhất là các giao dịch chứa các thông tin liên quan đến tài chính.

Lợi ích sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số là gì?

Việc sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, cụ thể như:

• Tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình hoạt động giao dịch điện tử.
• Linh hoạt trong cách thức ký kết các văn bản hợp đồng, buôn bán,… có thể diễn ra ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào.
• Đơn giản hóa quy trình chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác khách hàng, cơ quan tổ chức.
• Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp an toàn.
• Thuận lợi trong việc nộp hồ sơ thuế, kê khai thuế cho doanh nghiệp khi chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử thực hiện các giao dịch điện tử là có thể hoàn thành xong các quá trình đó.
• Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp một cách an toàn.
• Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký điện điện tử

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
• Phương pháp tạo chữ ký phải đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch Điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Để đảm bảo giá trị pháp lý, chữ ký số phải đáp ứng các điều kiện như sau:

• Chữ ký số được tạo ra khi chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức có thẩm quyền cấp.
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Khóa bí mật và nội dung thông điệp dữ liệu chỉ gắn duy nhất với người ký khi người đó ký số thông điệp dữ liệu.

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Tính duy nhất của cả hai loại chữ ký này đó là đều thay thế cho chữ ký viết tay truyền thống và được sử dụng trong các giao dịch trực tuyến. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt được tính chất của từng loại chữ ký:

Bảng so sánh chữ ký điện tử và chữ ký số

Yếu tố so sánh Chữ ký điện tử Chữ ký số Tính chất Chữ ký điện tử có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó. Chữ ký số có thể được hình dung như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó. Tiêu chuẩn Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn.

Không sử dụng mã hóa.

Sử dụng các phương thức mã hóa mật mã. Cơ chế xác thực Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại, v.v. ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ. Tính năng Xác minh một tài liệu. Bảo mật một tài liệu. Xác nhận Không có quá trình xác nhận cụ thể. Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác. Bảo mật Dễ bị giả mạo. Độ an toàn cao.

Nhìn chung, các thuật ngữ chữ ký số và chữ ký điện tử đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau. Và mỗi loại chữ ký đều có ưu, nhược điểm nên tùy vào mục đích và tính chất hợp đồng, chúng ta sẽ chọn chữ ký phù hợp. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có cuộc giao dịch hợp đồng trực tuyến hiệu quả và an toàn!