Chức năng so sánh văn bản trong word 2007 năm 2024

Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.

Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.

Kích hoạt Track Changes

Trong Microsoft Word, bạn vào Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.

Xem và ẩn Track Changes

Vào Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.

Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes

Vào Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.

Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản

Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.

Xem các ghi nhận thay đổi

Vào Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.

Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng

Khi có nhiều người (trên các máy tính khác nhau) cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng công cụ Track changes trên MicroSoft Word, làm tương tự nếu máy tính cài MicroSoft Word phiên bản khác nhau như 2003, 2010, 2013.

Với cách này thì văn bản mới sẽ xuất hiện toàn bộ nội dung của văn bản cũ, phần điều chỉnh, bổ sung mới sẽ được đánh dấu (cả ngoài lề lẫn đoạn văn) do đó xếp của bạn rất dễ kiểm tra. Do bạn không đề cập đến việc bạn đang sử dụng MS Office phiên bản nào, nên ở đây mình đề cập với MS Word 2002 và mình nghĩ bạn sẽ áp dụng được cho các phiên bản khác. Chúc bạn thành công.

Vậy khi nào bạn cần sử dụng những tính năng này? Trong trường hợp bạn có rất nhiều bản hồ sơ xin việc khác nhau trong những năm qua. Thỉnh thoảng bạn sẽ sửa đổi vài chi tiết trong bản lý lịch xin việc cho một công ty cụ thể để nhấn mạnh một kỹ năng đặc biệt hoặc thêm vài thông tin và lưu lại thành một bản mới. Nhưng cách hay nhất là bạn nên tìm sự khác biệt giữa bản lý lịch công việc mới nhất và những bản cũ hơn để xem có thông tin nào nên thêm vào hoặc loại bỏ.

Trong bài này, tôi sẽ hướng dẫn cho bạn làm thế nào bạn có thể sử dụng hai tính năng này để nhanh chóng tìm thấy sự khác nhau giữa hai tài liệu và kết hợp chúng nếu bạn muốn.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ tìm những điểm khác biệt là giữa bản hồ sơ xin việc cũ được viết vào năm 2007 và bản mới nhất được cập nhật vào năm 2013. Để làm điều này, mở Word, nhấp thanh Review và sau đó nhấn vào Compare.

Sau đó, sẽ hiện lên hộp thoại Compare Documents nơi mà bạn cần phải chọn tài liệu ban đầu và tài liệu đã sửa đổi.

Ở phía dưới, bạn sẽ thấy một loạt toàn bộ các thiết lập so sánh, mà bạn sẽ nhấp chọn tất cả. Theo mặc định, nó sẽ hiển thị tất cả các thay đổi trong một tài liệu mới.

Một tài liệu mới sẽ mở ra với vài phần khác nhau: một danh sách cuộn các phiên bản hồ sơ xin việc bên trái, còn tài liệu kết hợp sẽ hiển thị tất cả những thay đổi ở giữa và hai tài liệu gốc ở phía bên tay phải. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng phần.

Như đã thấy ở trên đây, ví dụ này đã được xóa một vài thông tin và chèn một vài dòng văn bản khác. Nếu bạn nhấp đúp vào bất kỳ tiêu đề (Aseem Kishore Inserted-thông tin tác giả đã thêm vào hoặc Aseem Kishore Deleted-thông tin tác giả đã xóa), nó sẽ di chuyển con trỏ vào chính xác vị trí chèn hay xóa trong tài liệu.

Ở phần giữa, bạn sẽ thấy những phiên bản với màu sắc khác nhau. Theo mặc định, bất cứ thông tin nào bị gạch ngang là những thông tin đã bị xóa và những thông tin màu đỏ và có gạch dưới là những gì đã được thêm vào tài liệu sửa đổi. Ngoài ra, những chi tiết màu xanh lá cây là những chi tiết được chuyển từ vị trí này sang vị trí khác. Tại vị trí mà nó được chuyển đi, dòng thông tin đó sẽ bị 2 gạch ngang màu xanh lá cây và nơi mà nó đã được chuyển đến, thông tin đó sẽ được 2 gạch dưới màu xanh lá cây như ví dụ phía dưới đây:

Cuối cùng, ở phía bên tay phải, bạn sẽ thấy các tài liệu ban đầu ở phía trên và các tài liệu được điều chỉnh xuống dưới. Khi bạn di chuyển xem tài liệu phía trên, thì phía dưới cũng sẽ được di chuyển theo để đồng bộ và bạn sẽ dễ dàng theo dõi sự khác biệt.

Ngoài ra, bạn cũng có thể loại bỏ cả các tài liệu gốc từ khung bên phải và thay vào đó chọn tính năng Show balloons để dễ dàng thấy những thay đổi. Để hiểu rõ hơn, bạn hãy nhấn chọn Compare một lần nữa, sau đó chọn Show Source Documents và cuối cùng nhấp vào tài liệu Hide Source Documents.

Bây giờ, bấm vào nút Show Markup ở phía dưới thanh Tracking và nhấp chuột vào Balloons và sau đó, chọn Show Revisions in Balloons.

Ở phía bên tay phải của tài liệu, bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các phiên bản với những đường nối từ các tài liệu. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn để xem các thay đổi phòng trường hợp có quá nhiều sự khác biệt giữa các phiên bản tài liệu.

Nếu bạn muốn tạo một tài liệu chính thức từ hai tài liệu này, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ sự thay đổi và chọn Accept hoặc Reject.

Một khi bạn đã hoàn tất, bạn có thể lưu tài liệu mới với tất cả những thay đổi bạn đã thực hiện. Tính năng Combine Documents cũng khá giống với Compare. Nếu bạn chọn Combine, bạn sẽ thấy hiện lên hộp thoại tương tự, nơi bạn phải chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.

Và bạn sẽ thấy những phần tương tự như Compare với tài liệu mới kết hợp các thay đổi ở cột giữa. Một lần nữa, văn bản bị gạch đi là văn bản xóa, văn bản có gạch dưới màu đỏ là thông tin được thêm vào và văn bản màu xanh lá cây là văn bản đã được di chuyển vị trí. Chỉ cần nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn chấp nhận hoặc từ chối mỗi thay đổi. Khi bạn làm xong, hãy lưu lại tài liệu kết hợp mới.

Nhìn chung, những tính năng này thực sự hữu ích khi bạn có nhiều tài liệu hay khi nhiều người chỉnh sửa một tài liệu Word và bạn cần phải kết hợp các tài liệu thành một bản duy nhất.