Hướng dẫn ký tên đóng dấu hợp đồng năm 2024

Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu thì khi đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải đúng quy định của pháp luật. Vậy quy cách đóng dấu văn bản, chữ ký công ty cần tuân thủ những tiêu chuẩn nào? Bài viết sau Thuế Anh Minh sẽ giúp các bạn tìm hiểu các thông tin liên quan đến vấn đề này để áp dụng vào hoạt động thực tiễn nhé.

1. Đóng dấu công ty là gì?

Ở Việt Nam, con dấu công ty được xem như chữ ký cá nhân của doanh nghiệp. Nó được sử dụng để chứng thực bản chất của các loại tài liệu và chứng minh nguồn gốc của từng văn bản. Con dấu chủ yếu sử dụng cho tài liệu giao dịch hoặc tài liệu chính thức của một công ty. Thông thường nó sẽ tồn tại ở một trong 4 hình thức sau: con dấu mực, con dấu nổi, con dấu mini (mực/dấu nổi) hoặc con dấu in trên sáp niêm phong.

Con dấu hợp lệ mà doanh nghiệp sử dụng gồm có: logo, tên riêng của công ty và số đăng ký công ty. Ngay sau khi con dấu được khắc xong, đại diện công ty sẽ gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 40, Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Về việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Con dấu công ty được xem như chữ ký cá nhân của doanh nghiệp

2. Tác dụng của con dấu công ty

Trên thực tế, con dấu công ty là công cụ mà doanh nghiệp dùng để xác nhận các văn bản, giấy tờ do đơn vị mình phát hành nhằm khẳng định giá trị pháp lý của những tài liệu hay văn bản đó. Nói dễ hiểu hơn thì những hợp đồng, giao dịch trên giấy tờ của công ty phải được đóng dấu mới có hiệu lực.

Như vậy con dấu công ty trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động của doanh nghiệp. Nhất là trong bối cảnh kinh tế hội nhập, có nhiều vấn đề giả mạo phát sinh như hiện nay. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần có 1 con dấu để thực hiện giao dịch với đối tác, khách hàng của mình.

Mỗi doanh nghiệp sẽ cần có 1 con dấu để thực hiện giao dịch với đối tác

3. Các văn bản pháp lý quy định về đóng dấu công ty

Tại Việt Nam, pháp luật đã có quy định đóng dấu công ty như thế nào cho chuẩn và hợp lệ. Nếu vẫn chưa nắm bắt được chính xác về nội dung của các quy định thì bạn có thể tham khảo các văn bản pháp lý sau:

• Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ.
• Nghị định 31/2009/NĐ-CP ban hành vào tháng 8/2001 và tháng 4/2009.
• Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu của doanh nghiệp.
• Nghị định 30/2020 NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức.
• Nghị định 99/2016/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành 01/07/2016.
• Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011.
• Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004.
  Hiện nay có nhiều văn bản pháp lý quy định về đóng dấu công ty

4. Loại văn bản nào cần phải đóng dấu giáp lai, đóng dấu chữ ký

Mặc dù con dấu đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động, giao dịch của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải loại tài liệu nào cũng cần sử dụng. Đối với việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu chữ ký sẽ áp dụng cho các văn bản sau:

4.1. Văn bản cần đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai sẽ áp dụng cho những văn bản, hợp đồng, giấy tờ, chứng từ kế toán có từ 2 trang trở lên với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên với văn bản in 02 mặt. Dấu được đóng trên tất cả các trang của tài liệu đó nhằm đảm bảo tính chân thực cho từng trang, tránh tình trạng thay đổi nội dung hoặc làm nội dung giải mạo với mục đích bất chính.

Các văn bản cần đóng dấu giáp lai được dùng cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hiện nay bao gồm:

• Quyết định giải quyết khiếu nại.
• Quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
• Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra.
• Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Quyết định ấn định thuế.
• Quyết định kiểm tra sau thông quan.
• Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài để làm hộ chiếu công vụ.
• Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo.
• Thông báo phạt chậm nộp.
• Kết luận kiểm tra, thanh tra, xác minh đơn tố cáo.
• Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo.
• Biên bản làm việc, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
• Biểu mẫu, phụ lục có nội dung ghi chép về số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
  Văn bản cần đóng dấu giáp lai để tránh việc giả mạo

4.2. Văn bản cần đóng dấu chữ ký

Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc sử dụng đóng dấu chữ ký diễn ra rất thường xuyên. Dấu chữ ký là cách đóng dấu lên chữ kỹ của người có thẩm quyền trong công ty ban hành nhằm khẳng định tính pháp lý của văn bản. Các loại văn bản cần được đóng dấu chữ ký có thể kế đến như:

• Các loại hợp đồng, quyết định của doanh nghiệp.
• Công văn gửi đến đối tác, cơ quan nhà nước. Chẳng hạn như: hồ sơ khai thuế ban đầu, công văn; các loại hồ sơ, thủ tục khác theo quy định pháp luật.
  Việc sử dụng đóng dấu chữ ký diễn ra rất thường xuyên trong doanh nghiệp

5. Hướng dẫn đóng dấu công ty chuẩn, đúng quy định

Mặc dù cách đóng dấu công ty khá đơn giản. Tuy nhiên với những chủ doanh nghiệp vừa mới thành lập, chưa có kinh nghiệm thường sẽ không biết rõ quy cách đóng dấu văn bản công ty như thế nào đúng quy định. Vì vậy, hãy tham khảo hướng dẫn sau để áp dụng cho chính xác nhé.

5.1. Cách đóng dấu giáp lai văn bản đúng quy định

Đóng dấu giáp lai là một trong những hoạt động phổ biến của doanh nghiệp. Nó sử dụng cho các văn bản, hợp đồng do công ty ban hành mà có từ 2 tờ giấy trở lên nhằm hạn chế việc làm giả mạo hồ sơ, thủ tục.

Về cách đóng dấu giáp lai văn bản thì được quy định rõ tại khoản 2, điều 13, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như sau: “Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”.

Doanh nghiệp cần thực hiện cách đóng dấu giáp lai văn bản đúng quy định

5.2. Cách đóng dấu chữ ký đúng quy định

Theo nội dung khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì việc đóng dấu chữ ký phải tuân thủ những nguyên tắc bao gồm:

• Đóng dấu sau khi đã có chữ kỹ của người có thẩm quyền, không được phép đóng dấu khi chưa có chữ ký trên văn bản.
• Dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ kỹ về phía bên trái. Nếu làm sai, văn bản xem như vô hiệu, chưa được tính hợp lệ.
• Dấu đóng lên văn bản phải đảm bảo độ sắc nét, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng đúng màu mực đỏ theo quy định.

5.3. Cách đóng dấu treo đúng quy định

Đóng dấu treo được áp dụng cho các quyết định họp, văn bản phụ lục kèm theo văn bản chính. Thực tế, dấu treo không thể hiện tính pháp lý của văn bản mà chỉ xác nhận, chứng thực nội dung có trong tài liệu.

Tại khoản 3, điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, cách đóng dấu treo được quy định rõ như sau: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.”

Dấu treo ở trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục

6. Một số lưu ý khi đóng dấu giáp lai hoặc đóng dấu chữ ký

Bên cạnh việc nắm rõ các quy định của pháp luật về cách đóng dấu văn bản thì các cơ quan, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:

6.1. Đối với văn bản giấy

Với những loại văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn trên từng trang tài liệu là điều rất cần thiết. Do đó bạn hãy thực hiện đúng quy định để tránh sai sót xảy ra khi đóng dấu chữ kỹ, dấu giáp lai hoặc dấu treo.

6.1.1. Đóng dấu chữ ký

Khi tiến hành đóng dấu chữ kỹ, chúng ta phải đóng dấu trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái. Đồng thời, việc đóng dấu chỉ được thực hiện khi trên văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người đại diện có thẩm quyền.

6.1.2. Đóng dấu treo

Dấu treo thường được sử dụng để đóng dấu lên các loại văn bản ban hành có kèm theo văn bản chính hoặc tờ phụ lục. Trong trường hợp này, con dấu sẽ đóng lên trang đầu, bao trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề có chứa phụ lục.

6.1.3. Đóng dấu giáp lai

Theo quy định, dấu giáp lai được đóng vào giữa khoảng cách mép phải của văn bản hoặc phụ lục. Đồng thời con dấu trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu sử dụng để đóng cho tối đa 05 tờ văn bản giấy.

Việc đóng dấu chuẩn trên từng trang tài liệu là điều rất cần thiết

6.2. Đối với văn bản điện tử

Theo điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử thì văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của luật pháp. Nó có giá trị pháp lý tương đương với tài liệu gốc trên văn bản giấy.

Tại Phụ Lục I ban hành kèm Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã có quy định rõ về việc thể hiện dấu, chữ ký số trên văn bản điện tử như sau:

“Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí chữ ký số tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.”

Đối với văn bản điện tử thì sẽ dùng chữ ký số của doanh nghiệp

7. Một số hình ảnh về mẫu đóng dấu đúng quy định

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới thành lập chưa hình dung rõ về cách đóng dấu đúng quy định thì hãy tham khảo một số hình ảnh mẫu sau nhé.

Hình ảnh về cách đóng dấu chữ ký theo đúng quy địnhHình ảnh về cách đóng dấu treo theo đúng quy địnhHình ảnh về cách đóng dấu giáp lai trên văn bản đúng quy định

8. Các câu hỏi thường gặp về đóng dấu công ty

Hiện nay có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về quy cách đóng dấu văn bản công ty như thế nào hợp lệ. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp bạn nên tham khảo để có thêm kinh nghiệm:

8.1. Khi nào tôi phải đóng dấu chữ ký?

Đóng dấu chữ ký là công việc thường xuyên diễn ra trong quá trình điều hành doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu lên chữ ký sẽ phát sinh khi cần ký kết hợp đồng với đối tác. Hoặc doanh nghiệp ban hành các công văn, văn bản để gửi đến cơ quan nhà nước. Ngoài ra, dấu chữ ký còn được sử dụng cho các quyết định ban hành trong nội bộ công ty.

8.2. Đưa logo công ty vào con dấu đóng được không?

Kể từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp được quyền chủ động quyết định nội dung của con dấu. Chính vì vậy, việc đưa logo vào con dấu tròn là điều hoàn toàn có thể và đảm bảo tính hợp pháp, được pháp luật chấp nhận.

Đưa logo vào con dấu là điều hoàn toàn có thể và đảm bảo tính hợp pháp

8.3. Những đối tượng nào thì nên sử dụng con dấu?

Con dấu là công cụ đặc biệt, đại diện cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Nó sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ nhằm chứng minh tính hợp pháp. Những đối tượng sử dụng con dấu được quy định tại Điều 5, Nghị định 99/2016/NĐ-CP của chính phủ như sau:

“1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

1. Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
2. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.”

8.4. Đóng dấu tròn như thế nào là đúng?

Đối với dấu tròn đóng lên chữ ký, chúng ta cần đóng cho ngay ngắn, đúng chiều con dấu, tránh đóng ngược. Đồng thời, dấu đóng phải trùm lên ⅓ chữ ký về phía bên trái. Không đóng ở giữa hoặc lệch về bên phải chữ ký.

8.5. Đóng dấu bao nhiêu phần chữ ký?

Dấu chữ ký sẽ khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Bởi vậy, người sử dụng phải đảm bảo dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nếu mới đóng dấu lần đầu, bạn cần thực hiện cẩn thận và căn chỉnh cho đúng vị trí.

Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Kết Luận

Nhìn chung kể từ thời điểm Luật Doanh Nghiệp 2020 có hiệu lực thì việc thiết kế, sử dụng con dấu đã có nhiều cải tiến phù hợp, giúp giảm bớt thủ tục hành chính khi thành lập và vận hành công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ quy cách đóng dấu văn bản công ty theo luật định để đảm bảo tính pháp lý, xác thực cho văn bản hành chính của đơn vị mình. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về thủ tục thành lập doanh nghiệp, làm chữ kỹ số, con dấu, kế toán, thuế thì hãy liên hệ với Thuế Anh Minh để được hỗ trợ.