Mỗi doanh nghiệp đều nên sử dụng Proposal để mang lại hiệu quả tốt hơn trong kinh doanh và tiếp thị. Vậy Proposal là gì, có vai trò và ý nghĩa như thế nào? Nếu bạn đang có những thắc mắc tương tự thì chắc chắn không nên bỏ qua bài viết sau đây của bePOS.
Proposal là gì?
Proposal, nhất là Proposal trong Marketing và kinh doanh được hiểu là những đề nghị, đề xuất về một ý tưởng nào đó với đối tác hoặc khách hàng. Ví dụ như phương thức tiếp thị, sự kiện truyền thông, sản phẩm mới lạ,… Tương tự thư mời chào hàng, đây không phải là một khâu bắt buộc đối với doanh nghiệp nhưng lại là hoạt động quan trọng, mang lại nhiều ý nghĩa khác nhau.
Xét về mặt nội dung, trong mỗi Proposal cần làm nổi bật được các vấn đề: nêu và trình bày ý tưởng; cho thấy khả năng thành công của ý tưởng. Nói cách khác, nội dung cần hướng đến trả lời các câu hỏi “Đề nghị về gì?”, “Ai là người thực hiện?”, “Phương thức và cách thức triển khai ra sao?”, “Đề nghị ấy có khả thi không?”.
Về hình thức, Proposal có thể được thể hiện thông qua bài viết qua Word, Excel hay Powerpoint hoặc một số mẫu Proposal miễn phí, có trả phí, tùy thuộc vào nhu cầu và nội dung trình bày.
Proposal là gì?
Vai trò của Proposal trong Marketing và kinh doanh
Với định nghĩa Proposal là gì, bạn phần nào đã biết vai trò của Proposal là trình bày ý tưởng. Nhưng thực tế, bản ý tưởng này còn mang những ý nghĩa lớn hơn thế.
Đối với Marketing
Vai trò của Proposal trong Marketing được thể hiện ở chỗ cho thấy tiềm năng thực thi của ý tưởng quảng cáo. Thông qua những phản hồi của khách hàng, đối tác hoặc cấp trên, bộ phận tiếp thị có thể hoàn thiện ý tưởng, tối ưu hóa kế hoạch để nâng cao hiệu quả truyền thông. Ở một khía cạnh nào đó, Proposal giống như “cuộc trưng cầu dân ý” trước khi bắt tay vào triển khai dự án.
Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, ý nghĩa của Proposal là gì? Đó là khảo sát ý kiến và nâng cao vị thế cạnh tranh. Đầu tiên, cũng như Proposal trong Marketing, những đề nghị ý tưởng kinh doanh sẽ là cuộc khảo sát nhỏ trước kế hoạch bán hàng mới được thực hiện. Thông qua sự phản hồi từ đối tác, khách hàng, doanh nghiệp biết được tỷ lệ thành công ở mức nào, cần hoàn thiện những nội dung nào.
Vai trò của Proposal
Thứ hai, hãy đặt mình vào vị trí của một khách hàng hoặc đối tác. Rõ ràng việc doanh nghiệp gửi Proposal cho thấy sự tôn trọng của họ đối với bạn và ít nhiều gây được ấn tượng tích cực. Chưa nói tới hiệu quả kinh doanh nhưng một Proposal mẫu mực, chi tiết, cẩn thận chắc chắn giúp nâng cao vị thế của nhà bán hàng trong lòng người tiêu dùng cũng như đối tác khi so với thương hiệu cạnh tranh.
Ngoài ra, đây cũng là một trong những kênh để tiếp thị hình ảnh doanh nghiệp và sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp.
>> Xem thêm: QUY TRÌNH SẢN XUẤT TVC CHUẨN QUỐC TẾ CẬP NHẬT MỚI NHẤT
Hướng dẫn viết Proposal
Cấu trúc của Proposal
Cấu trúc Proposal gồm những phần nào? Một Proposal cơ bản gồm có 4 phần, đó là:
- Giới thiệu – An introduction
- Lấy khách hàng là trọng tâm – Client-centered
- Trình bày chi tiết về ý tưởng – A detailed description of what you propose to do
- Chuyên môn, khả năng và kinh nghiệm – Your expertise and experience.
Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy cùng phân tích cấu trúc của Proposal.
Phần 1: Giới thiệu, mở đầu – An introduction
Mục tiêu lớn nhất của phần mở đầu chính là khái quát về nội dung của cả Proposal, nhất là thông tin xoay quanh ý tưởng và người thực hiện. Mục tiêu thứ hai là tạo ấn tượng ban đầu đối với người đọc. Lý do khá đơn giản, nếu phần mở đầu đã khô khan, thiếu sức hút thì chắc chắn không mấy ai muốn tiếp tục ở lại với câu chuyện.
Mục lục; Tiêu đề; Tên dự án/ chương trình/ ý tưởng; Giới thiệu khái quát về người thực hiện [công ty, bộ phận, cá nhân]; Mục đích Proposal; Nội dung chi tiết; Thông tin liên hệ.
Thứ nhất, phần giới thiệu cần hấp dẫn, tạo được cảm hứng và ấn tượng cho người đọc. Thứ hai, phần giới thiệu phải ngắn gọn, súc tích, giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về nội dung Proposal và ý tưởng/ kế hoạch/dự án muốn hướng tới, tránh dài dòng, lan man.
Phần mở đầu của Proposal
Phần 2: Đặt khách hàng/ đối tác là trọng tâm – Client-centered
Nếu đối tượng của Proposal là khách hàng, phần này cần tập trung để gợi nhu cầu và mong muốn mua hàng. Trong một số trường hợp, người đọc mới dừng lại ở chuyện có vấn đề phát sinh, Proposal phải kích thích được nhu cầu tiêu dùng của họ. Nếu là đối tác kinh doanh, mục tiêu hướng đến là tạo ra hứng thú hợp tác và đi đến ký kết hợp đồng.
Tính cấp thiết của việc thực hiện dự án/ ý tưởng: Vì sao cần đề xuất? Insight khách hàng ra sao? Lợi ích có thể nhận về khi hợp tác là gì?… Khái quát nội dung về dự án, ý tưởng: Thời gian, địa điểm, dự trù kinh phí,…
Đây được xem là phần quan trọng nhất trong cấu trúc Proposal. Do đó, nên dành thời gian nghiên cứu và chuẩn bị. Các thông tin, nội dung truyền tải cần đúng Insight người đọc, được xuất phát từ những nhu cầu, mong muốn của họ. Nói cách khác, đối tác và người tiêu dùng là trung tâm của câu chuyện.
Bên cạnh đó, khi liên hệ với sản phẩm/dịch vụ/ ý tưởng/dự án, bạn phải cho thấy những giá trị thiết thực mà người đọc có thể nếu đồng ý lời đề nghị.
Cấu trúc của Proposal
Phần 3: Trình bày chi tiết về ý tưởng – A detailed description of what you propose to do
Rõ ràng, mục tiêu mà phần ba trong cấu trúc của Proposal hướng tới là trình bày chi tiết về ý tưởng/ dự án/ chương trình, nâng cao mong muốn mua hàng hoặc nhu cầu hợp tác từ phía người đọc.
Tên dự án/ ý tưởng/ chương trình; Nội dung, cách thức/ phương thức triển khai; Vai trò, ý nghĩa của dự án/ ý tưởng/ chương trình; khả năng thực thi/ thành công…
Thông tin về ý tưởng/ dự án/ chương trình cần chính xác, trung thực. Chúng ta không phủ nhận giá trị của việc nâng tầm sản phẩm/ ý tưởng/ dự án nhưng hãy đảm bảo nó ở mức cân đối, phù hợp với thực tế. Điều quan trọng nhất là chúng ta cho người đọc thấy được tiềm năng và cơ hội thành công. Nhưng ngay cả khi chỉ ra những hạn chế, đó chưa hẳn là tồi tệ vì biết đâu những góp sẽ được đưa ra để hoàn thiện Proposal.
Phần 4: Chuyên môn, khả năng và kinh nghiệm – Your expertise and experience.
Củng cố niềm tin của người đọc về khả năng thành công/ chất lượng dự án/ ý tưởng/ chương trình.
Kinh nghiệm thực tế, kiến thức, kỹ năng chuyên môn và cam kết của người/ đơn vị triển khai dự án/ ý tưởng/ chương trình. Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm thành tích, danh hiệu đã đạt được trong lĩnh vực liên quan; những dự án tương tự có kết quả cao; những đối tác từng thành công hợp tác;…
Thông tin chính xác, trung thực. Trình bày ngắn gọn, súc tích.
Những nội dung trong Proposal
Quy trình viết Proposal
Sau khi nắm được cấu trúc Proposal cơ bản, chúng ta hãy cùng đến với quy trình để có cách viết Proposal chất lượng hơn.
Thu thập thông tin và dữ liệu
Đây được xem là bước quan trọng nhất trong hướng dẫn cách viết Proposal. Tuy nhiên, câu hỏi là thông tin và dữ liệu cần thu thập trước khi triển khai xây dựng Proposal là gì? Đó là các thông tin, dữ liệu hướng tới khách hàng/ đối tác và sản phẩm/ ý tưởng/ dự án. Cụ thể:
- Thông tin và dữ liệu liên quan tới khách hàng/ đối tác
Để làm được điều này, người thực hiện cần có những khảo sát thực tế, kết hợp số liệu đã tổng hợp từ trước. Mục tiêu là tìm ra Insight của người đọc, hiểu rõ văn hóa, đặc tính, phong cách trong kinh doanh và mua sắm của họ. Khi đạt được mục tiêu này, nội dung Proposal không chỉ tiệm cận với nhu cầu, mong muốn khách hàng/ đối tác mà còn dễ xây dựng được cách tiếp cận phù hợp nhất, từ văn phong, diễn đạt đến tông giọng,…
- Thông tin và dữ liệu liên quan tới sản phẩm/ ý tưởng/ dự án
Sản phẩm/ ý tưởng/ dự án là gì? Có thể giải quyết vấn đề gì? Giá trị đem lại là gì? Chi phí triển khai bao nhiêu? Có những hạn chế gì?… Đây là những câu hỏi sẽ giúp bạn thu thập thông và dữ liệu liên quan tới sản phẩm/ ý tưởng/ dự án được tốt hơn.
Quy trình viết Proposal
Tuy nhiên, như đã chia sẻ, khi trình bày các thông tin, cần sắp xếp phù hợp và biết cách làm nổi bật giá trị đem lại cho khách hàng/ đối tác. Sản phẩm/ dự án có tốt đến đâu mà không giải quyết vấn đề của người mua, định hướng kinh doanh của đối tác thì chắc chắn khó mà thành công.
Trình bày Proposal
Tùy vào đối tượng và nội dung, Proposal sẽ có cách trình bày tương ứng. Một bản đề xuất chiến dịch truyền thông khác đề xuất mở rộng quy mô kinh doanh. Một bản đề xuất hướng tới khách hàng mục tiêu không giống đề xuất cho đối tác vận chuyển. Để có cách trình bày tốt nhất thì cần phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và kỹ năng của người viết, phụ thuộc vào bước tìm kiếm và khai thác Insight người đọc như đã chia sẻ.
Tuy nhiên, một lời khuyên bạn có thể tham khảo, đó là tận dụng các Proposal mẫu, được cung cấp bởi nhiều đơn vị chuyên về lĩnh vực này, ví dụ như: Better Proposals, Proposify,… Ngoài ra, đừng quên khéo léo sử dụng các số liệu thống kê, biểu đồ phân tích và hình ảnh minh họa để tăng độ xác thực, sự lôi cuốn cho Proposal.
Kiểm tra và hoàn thiện
Rõ ràng, đây là khâu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện khi xây dựng Proposal. Việc kiểm tra không chỉ đảm bảo bản đề nghị tránh được các lỗi không đáng có, mà còn gợi ra nhiều ý tưởng, góc nhìn mới giúp bạn diễn đạt và truyền tải nội dung mượt mà, trơn tru hơn. Vì thế, trong cách viết Proposal, bạn đừng quên công đoạn quan trọng này.
Một số Proposal mẫu dành cho bạn
Ưu điểm của việc sử dụng các mẫu Proposal là gì? Đó là giúp người thực hiện tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như tìm kiếm cách thức trình bày mới, phù hợp nhất. Dưới đây là một số đơn vị cung cấp Proposal mẫu bạn nên tham khảo.
Better Proposals là đơn vị chuyên cung cấp các Proposal với chất lượng tốt, hình thức độc đáo và ấn tượng. Song, mức phí bỏ ra cũng rất hợp lý, chỉ từ 13$/ tháng cho 10 bộ Proposals tuyệt vời. Không những thế, nhà phát triển Better Proposals khá hào phóng khi tích hợp thêm nhiều mẫu template, tính năng đo lường cùng chữ ký số có sẵn, mang đến nhiều tiện lợi.
Better Proposals
Tương như Better Proposals, Proposify cũng là một website chuyên cung cấp các Proposal có sẵn dành cho khách hàng. Mức phí mà đơn vị này đơn ra có phần cao hơn, 19$/ tháng như cho phép 3 tài khoản cùng sử dụng. Ngoài ra, các tính năng đi kèm gồm có: thông báo, đo lường, chữ ký số.
Cái tên thứ ba trong danh sách là Qwilr. Tuy nhiên, đây là đơn vị chuyên về các tài liệu liên quan đến Marketing nói chung. Điều đó sẽ tạo điều kiện cho bạn tiếp cận một hệ sinh thái phong phú bên cạnh các Proposal mẫu. Đổi lại, mức giá cao hơn đáng kể so với Better hay Proposify, khoảng 29$/ tháng cho 3 tài khoản.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu Proposal miễn phí để thêm ý tưởng phát triển, xây dựng độc đáo hơn. Tuy nhiên, hãy kỹ lưỡng lựa chọn trước khi sử dụng.
Những lưu ý khi viết Proposal là gì?
- Nội dung cần có trọng tâm và xoay quanh người đọc
Giá trị của Proposal chỉ thực sự đạt được khi nội dung của nó có trọng tâm. Và trong cái trọng tâm ấy thì người đọc, ở đây là khách hàng/ đối tác cần được hướng đến nhiều nhất. Điều này đồng nghĩa, Proposal cần tránh hai điều, một sự lan man, hai là không đánh đúng Insight người đọc.
Một thực tế rằng, nhiều người làm nội dung cho bản đề nghị ý tưởng đã quá tham lam, cố gắng nhồi nhét nhiều thông tin và chi tiết thừa thãi. Vì thế, Proposal thiếu sức hấp dẫn, thiếu khả năng giữ chân khách hàng/ đối tác. Hệ quả cuối cùng, một sản phẩm tốn nhiều công sức và thời gian xây dựng như Proposal lại dễ bị “bỏ xó”, chìm vào quên lãng.
Những lưu ý khi viết Proposal
Tương tự, khi nội dung có trọng tâm nhưng ý tưởng/ dự án chỉ dành để nói về chính nó mà không liên hệ tới vấn đề mà người đọc gặp phải, không cho thấy giá trị mà nó mang lại cho người đọc thì kết quả cũng chẳng mấy khả quan. Hãy nhớ, dù mang giá trị tiếp thị nhưng Proposal không phải một bài quảng cáo, PR.
- Luôn đảm bảo hình thức, văn phong và diễn đạt tốt
Lưu ý về nội dung đã khó, lưu ý về hình thức càng khó hơn. Bởi vì, ngay cả khi thông tin cung cấp phù hợp, chính xác, nếu sắp xếp và thể hiện nó không tốt thì cũng khó đem đến kết quả như mong muốn. Làm sao để hình thức trình bày vừa hấp dẫn, thu hút lại vừa làm nổi bật nội dung, câu hỏi này thực sự làm khó cả những người có nhiều kinh nghiệm nhất.
Song, có một gợi ý để hỗ trợ giải quyết vấn đề, đó là đặt mình vào chính vị trí người đọc để phần nào hiểu được cách diễn đạt một Proposal sao cho tốt nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm đến số liệu, hình ảnh minh họa đi kèm,… để giúp nâng cao hiệu quả của Proposal.
>> Xem thêm: BÍ QUYẾT “CHINH PHỤC” THỊ TRƯỜNG MỤC TIÊU CHÍNH XÁC NHẤT
Trên đây là những chia sẻ của bePOS về Proposal là gì và hướng dẫn xây dựng Proposal hiệu quả hơn. Hy vọng rằng, bài viết đã mang lại những kiến thức cần thiết để bạn có thể tạo ra “bản đề nghị” ý tưởng, dự án như mong muốn. Đừng quên ghé qua blog bePOS mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin hay và hữu ích hơn nữa.
FAQ
Lý do doanh nghiệp cần đến Proposal là gì?
Mỗi doanh nghiệp đều cần đến Proposal vì những lý do sau:
- Giúp đánh giá và hoàn thiện ý tưởng/ sản phẩm/ dự án muốn đề xuất.
- Nâng cao hình ảnh, giá trị thương hiệu.
- Góp phần tiếp thị ý tưởng/ sản phẩm/ dự án.
Một số mẫu Proposal tốt hiện nay?
Hiện nay, có rất nhiều mẫu Proposal đáng để bạn tham khảo. Trong đó, có thể kể đến các mẫu đến từ: Better Proposals, Proposify hay Qwilr,… Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu Proposal miễn phí để thêm ý tưởng phát triển, xây dựng độc đáo hơn.