Rất hân hạnh được đón tiếp quý khách tiếng anh

Mẫu câu thông dụng “trị đau đầu” khi viết email tiếng Anh gửi khách hàng [Nguồn: Shutterstock]

Trong doanh nghiệp, có rất nhiều lý do chúng ta phải viết email cho khách hàng như trả lời thông tin sản phẩm, nhắc nhở thanh toán, phản hồi lời đề nghị, thư đóng góp ý kiến, xin lỗi về lời than phiền…

Dường như viết email bằng tiếng Việt có phần “dễ thở” hơn thế nhưng email tiếng Anh phải như thế nào để không bị xem là “vô lễ”. Hãy cùng Edu2Review bỏ túi vài mẫu câu thông dụng để phòng trường hợp khi dùng nhé!

Bạn muốn học tiếng Anh nhưng chưa biết học ở đâu tốt? Xem ngay bảng xếp hạng các trung tâm ngoại ngữ tốt nhất Việt Nam!

Salutation and Starting [Chào hỏi và lời mở đầu]

Một bức thư bao giờ cũng bắt đầu bằng lời chào hỏi. Các bạn có thể sử dụng Dear Mr./Ms. khi bạn biết tên người nhận hoặc Dear Sir/ Madam khi không biết rõ tên khách hàng.

Lời mở đầu thường là lý do hoặc mục đích bức thư. Bạn có thể sử dụng một số câu sau đây:

• I am writing to you regarding…/ in connection with [Tôi viết email nhằm liên hệ về vấn đề…]

• I am writing to you on behalf of… [Tôi viết email này thay mặt cho công ty…]

• I am writing to inform you that …/ to confirm/ to request/ to enquire about… [Tôi viết email này nhằm thông báo với bạn rằng…/ xác nhận/ yêu cầu về…]

• I am contacting you for the following reason… [Tôi liên hệ với bạn vì…]

• I recently read/ heard about… and would like to know… [Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…]

• Further to… / With reference to… [liên quan đến vấn đề…]

• Might I take a moment of your time to… [Xin ông/ bà cho phép tôi...]: cách nói rất trang trọng, chỉ dùng trong trường hợp liên lạc khách hàng lần đầu tiên

• In reply to your request… [Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…]

Reminding previous contact [Khi muốn nhắc việc liên lạc trước đó]

• Thank you for your email [Cảm ơn email của ông/ bà…]

• Thank you for contacting us [Cảm ơn đã liên hệ với chúng tôi]

• With reference to our telephone conversation yesterday… [Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua…]

• It was a pleasure meeting you… [Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với quý khách…]

• I would just like to confirm the main points we discussed… [Trước hết, tôi muốn xác nhận một vài thông tin đã bàn bạc trước đó]

Có rất nhiều lý do viết email cho khách hàng. Tùy vào từng mục đích, người viết sẽ lựa chọn những mẫu câu khác nhau phù hợp [Nguồn: TechZ]

Offering help [Thành ý đưa ra lời giúp đỡ]

• Our company would be pleased to… [Công ty chúng tôi hân hạnh được...]

• We would be happy to… [Chúng tôi vô cùng hạnh phúc được…]

• We are willing to… [Chúng tôi sẵn lòng…]

• It is our pleasure to… [Đây là niềm hân hạnh công ty chúng tôi được…]

Thông thường, khi công ty bạn đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ, chúng ta sẽ cung cấp tài liệu liên quan đính kèm. Vì vậy, nhằm giúp khách hàng không bỏ qua thông tin hữu ích nào, ta có thể viết:

• I’ve attached file below [Tôi đã đính kèm thêm tệp tài liệu phía dưới]

• Please find attached file [Xin lưu ý tệp đính kèm trong email]

• Attached you will find [Bạn sẽ tìm thấy thông tin đính kèm trong email này]

• I am sending you… as an attachment [Tôi gửi bạn thông tin đính kèm]

Making request [Đưa ra lời yêu cầu]

• We would appreciate it if you would… [Chúng tôi vô cùng cảm kích nếu bạn có thể…]

• I would be grateful if you could… [Tôi vô cùng biết ơn nếu bạn có thể…]

• Could you please send me…? [Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi…?]

• It would be helpful if you could send us… [Thật tuyệt nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…]

• I would appreciate it/ be grateful if you could [Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể…]

• Would you mind…?/ Would you be so kind as to…? [Bạn có phiền lòng…/ Xin bạn vui lòng…]

• We are interested in…and we would like to… [Chúng tôi rất quan tâm đến…và muốn…]

• We carefully consider…and it is our intention to… [Chúng tôi đã cân nhắc kỹ càng…và mong muốn được…]

Announcing good news [Thông báo tin tốt]

• We are pleased to announce that… [Chúng tôi vui mừng thông báo rằng…]

• I am delighted to inform you that... [Tôi hân hạnh được thông báo với quý khách rằng…]

• You will be pleased to learn that… [Quý khách sẽ rất vui khi biết rằng…]

Kỹ năng viết email tốt cũng sẽ giúp tạo ấn tượng tốt và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng [Nguồn: Brandsauce]

Announcing bad news [Thông báo tin xấu]

• We regret to inform you that… [Chúng tôi lấy làm tiếc phải thông báo rằng…]

• We are afraid it would not be possible to … [Chúng tôi e là không thể…]

• Unfortunately, we cannot / we are unable to … [Rất tiếc chúng tôi không thể…]

Giving apology [Đưa lời xin lỗi]

• Please accept our sincere apologies for… [Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…]

• We truly understand and apologize for…you are given due to… [Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…]

• We promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation [Chúng tôi xin cam kết việc này sẽ không bao giờ tái diễn và rất mong bạn có thể chấp nhận khoản bồi thường này thay cho lời xin lỗi]

• We are deeply sorry for… [Chúng tôi lấy làm tiếc vì…]

• We really owe you an apology for… [Chúng tôi thật sự nợ bạn một lời xin lỗi…]

Ending [Kết thúc email]

• Please don’t hesitate to contact us if you have any concern. [Xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ thắc mắc gì]

• I believe that the above detail resolves your issues. Please feel free to contact us if we can be of further assistance [Hy vọng những thông tin vừa rồi đã giải đáp thắc mắc của quý khách. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận được hỗ trợ]

• Please reply once you have the chance to… [Xin hồi âm chúng tôi ngay khi bạn nhận được email này]

Bạn đã bị “bội thực” với những mẫu câu email tiếng Anh gửi khách hàng trên này chưa nhỉ? Thực ra, những mẫu câu này không quá phức tạp và Edu2Review tin chắc rằng các bạn có thể dễ dàng học được. Lấy bút giấy ghi lại và hãy tạo ấn tượng thật tốt đẹp trong mắt khách hàng qua kỹ năng viết email thật “ngầu” nhé!

Trang Thanh [tổng hợp]