Về định nghĩa, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Như vậy có thể thấy, nhà quản trị làm việc trong một tổ chức. Tổ chức là một sự xếp đặt người một cách hệ thống nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định, chúng có ba đặc trưng cơ bản:
- Có mục đích riêng biệt thể hiện thông qua các mục tiêu cụ thể
- Có nhiều người chia sẻ và thực hiện mục đích
- Có cấu trúc, quan hệ, phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định.
Trong một tổ chức thông thường sẽ có 2 vai trò khác nhau. Đầu tiên là nhà quản trị như chúng ta đã biết, các bộ phận còn lại được gọi chung với tên gọi là Người thừa hành. Người thừa hành là người trực tiếp làm một công việc hay một nhiệm vụ, và không có trách nhiệm trông coi công việc của những người khác. Cấp trên của người thừa hành chính là các nhả quản trị trực tiếp.
Các cấp bậc của nhà quản trị
Hiện tại người ta chia nhà quản trị thành 4 cấp bậc khác nhau: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp giữa, nhà quản trị cấp cơ sở và các nhân viên thừa hành.
Nhà quản trị cấp caoNhà quản trị cấp cao là một nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng trong tổ chức. Công việc của họ là xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, đề ra các mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện…
- Kiến tạo tầm nhìn phát triển tổ chức
- Xây dựng các kế hoạch và chiến lược dài hạn.
- Quyết định và triển khai các chương trình thay đổi tổ chức [cơ cấu tổ chức, văn hoá].
- Lựa chọn các nhân sự chủ chốt của công ty.
- Điều phối hoạt động của công ty.
- Đánh giá thành tích chung của công ty và các bộ phận.
- Kiểm soát việc thực hiện chiến lược và mục tiêu chung của công ty.
Chức danh của cấp quản trị này là: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…
Nhà quản trị cấp trung/cấp giữaBao gồm những nhà quản trị ở cấp chỉ huy trung gian, họ là cấp trên của các nhà quản trị cấp cơ sở và là cấp dưới của các nhà quản trị cấp cao. Họ có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, họ vừa quản trị các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác.
- Lập các kế hoạch trung hạn và chuẩn bị các kế hoạch dài hạn để cấp trên phê duyệt dựa trên chiến lược công ty.
- Thiết lập các chính sách của phòng/ban
- Xem xét các báo cáo ngày và báo cáo tuần về sản xuất hoặc bán hàng.
- Đánh giá thành tích quản lý đề xác định năng lực và sự sẵn sàng cho đề bạt.
- Tư vấn cho cấp dưới về các vấn đề sản xuất, nhân sự hoặc các vấn đề khác.
- Tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.
Chức danh của cấp quản trị này là: Trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa…
Nhà quản trị cấp cơ sởBao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành và họ cũng tham gia trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dưới quyền họ.
- Lập các kế hoạch ngắn hạn và chi tiết.
- Phân công công việc cụ thể.
- Giám sát hoạt động hàng ngày.
- Đánh giá thành tích của cấp dưới.
- Duy trì liên lạc chặt chẽ với các nhân viên thừa hành nhằm tạo động lực, truyền thông chính sách và hỗ trợ nhân viên.
Chức danh của cấp quản trị này là: Tổ trưởng, đốc công, trưởng ca…
Kỹ năng của nhà quản trị
Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị. Theo Robert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:
- Kỹ năng kỹ thuật [kỹ năng chuyên môn]: là kỹ năng vận dụng những kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc cụ thể. Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, hay những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thể nào đó. Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, việc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing… Kỹ năng này nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rèn luyện.
- Kỹ năng nhân sự [kỹ năng giao tiếp]: là kỹ năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung. Nhà quản trị phải thực hiện công việc của mình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên.
- Kỹ năng tư duy [kỹ năng bao quát]: là khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể, những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộ phận trong tổ chức gắn bó với nhau. Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy luôn nhìn thấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy. Chẳng hạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị không chỉ xem xét vấn đề đó một cách độc lập mà còn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó với những vấn đề khác. Kỹ năng tư duy là kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao. Các chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của nhà quản trị cấp cao thường phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ.
Kỹ năng chuyên môn là khả năng làm việc với các sự vật
Kỹ năng nhân sự là khả năng làm việc với con người
Kỹ năng tự duy là khả năng làm việc với các ý tưởng và khái niệm
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và kỹ năng quản trị
Các nhà quản trị phải có đầy đủ cả ba kỹ năng chung nói trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng sẽ thay đổi theo từng cấp bậc quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị lên cao dần trong hệ thống cấp bậc. Ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ năng tư duy hơn. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con người.
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và các chức năng của quản trị
Các chức năng của quản trị bao gồm 4 chức năng chính: Hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát. Những chức năng này phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.
Xem thêm: Tổng quan về quản trị
Từ số liệu ở bảng trên chúng ta có thể nhận xét, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao sẽ dùng nhiều thời gian hơn để thực hiện chức năng tổ chức [36%] và hoạch định [28%]. Ngược lại, nhà quản lý cấp cơ sở thì chủ yếu thực hiện chức năng điều khiển [51%]. Còn nhà quản trị cấp trung thì phần lớn thời gian để điều khiển [36%] và tổ chức [33%].
Xu hướng quản trị
Có thể nói công việc của nhà quản trị đã thay đổi không ngừng, rõ rệt nhất là từ việc tập trung vào vai trò quản lý, điều hành chuyển sang đào tạo, hướng dẫn, điều phối và hỗ trợ nhân viên. Nhiều nhà quản trị ngày nay đã giảm bớt quyền hạn quyền lực của mình. Sau đây là một số xu hướng quản trị của Brian Dumaine:
- Chuyển từ việc suy nghĩ mình là quản lý, ông chủ sang người tư vấn nội bộ trong công ty.
- Chuyển đổi từ việc ra lệnh sang hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên để hoàn thành công việc.
- Không còn một mô hình cấu trúc doanh nghiệp cứng nhắt, thay vào đó thay đổi linh hoạt theo sự thay đổi của thị trường.
- Cho nhân viên của mình tham gia vào việc đưa ra ý kiến và quyết định
- Chia sẻ thông tin với mọi người
- Nắm vững nhiều lĩnh vực, kiến thức quản lý hơn trước
- Tập trung vào kết quả công việc nhiều hơn là thời gian làm việc của nhân viên.
Quản trị là một việc quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Vậy chức năng quản trị được hiểu như thế nào? Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị diễn ra là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời được những thắc mắc trên.
Chức năng quản trị là gì?
Chức năng quản trị có thể được hiểu là những hoạt động khác nhau của nhà quản trị thể hiện những phương thức tác động khác nhau của quản trị viên đến các lĩnh vực quản trị trong công ty, doanh nghiệp.
Chức năng quản trị của con người đã ra đời một khoảng thời gian rất lâu nhưng khi con người đã tổ chức, hoạt động các nhà máy, xí nghiệp khổng lồ và đạt được các tiến bộ to lớn về kỹ thuật nhưng khoa học quản trị vẫn chưa được quan tâm đến.
Đến khoảng đầu thế kỉ 20, những nghiên cứu khoa học về mối quan hệ giữa các chức năng quản trị mới được đưa ra một cách có hệ thống và phân tích các chức năng quản trị. Bản thân các cách phân loại của các nhà khoa học hàng đầu theo thời gian cũng có sự khác nhau.
Phân loại chức năng quản trị
Các chức năng quản trị được phân loại thành các chức năng sau:
- Chức năng hoạch định
- Chức năng tổ chức
- Chức năng chỉ đạo
- Chức năng phối hợp
- Chức năng kiểm soát
Nội dung các chức năng quản trị
Chức năng hoạch định trong mối quan hệ giữa các chức năng quản trị là việc hoạch định những kế hoạch, phương hướng và định hướng cho doanh nghiệp trong tương lai. Với sự chi tiết và hiệu quả giúp doanh nghiệp được hoạt động có lộ trình đúng đắn và phát triển theo từng giai đoạn khác nhau.
Việc hoạch định là công việc rất quan trọng gắn liền với những tầm nhìn phát triển của công ty, doanh nghiệp, do đó đòi hỏi sự đóng góp công sức của toàn bộ cán bộ, đoàn thể của nhân viên, với sự dẫn dắt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Đây là chức năng giúp các doanh nghiệp có thể hoạt động một cách trơn tru và liên tục, duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả có nghĩa là doanh nghiệp ấy có đủ nguồn lực cả về mặt tài chính, nhân sự, nguyên vật liệu,… được xây dựng thành một tổ chức chặt chẽ, vận hành hiệu quả.
Chức năng quản trị chỉ đạo trong mối quan hệ giữa các chức năng quản trị là việc xác định công việc của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp để có kế hoạch chỉ đạo hướng dẫn đúng đắn, chi tiết. Kết quả công việc nhận được từ mỗi cán bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ được tối ưu, đạt hiệu quả cao hơn nếu quản lý có những chỉ đạo đúng đắn và định hướng rõ ràng.
Nhà quản trị giỏi và thông minh là người luôn giao tiếp một cách cởi mở, truyền đạt nhanh chóng, dễ hiểu và thường xuyên xem xét kịp thời các mục tiêu công việc, thảo luận các chỉ đạo của mình cùng các cố vấn.
Là chức năng quan trọng để điều chỉnh tất cả các hoạt động của doanh nghiệp giúp chúng được phối hợp một cách ăn ý, hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả nhất. Chính những sự ảnh hưởng từ thái độ, cách ứng xử, cư xử của nhân viên sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động giữa các phòng ban khác nhau và các cấp quản lý.
Kiểm soát trong mối quan hệ giữa các chức năng quản trị là những công việc theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quản lý hiệu quả công việc của từng nhân viên, xem xét liệu rằng các nhân viên có đáp ứng đúng đầy đủ các mục tiêu công việc đưa ra hay không.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: văn hóa giao tiếp
Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị
Các mối quan hệ giữa các chức năng quản trị có sự liên kết chặt chẽ với nhau, liên hệ, tác động qua lại lẫn nhau. Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, các chức năng quản trị cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả được nguồn lực và duy trì sự hoạt động, phát triển bền vững, hiệu quả trong tương lai.
Các doanh nghiệp hoạt động lớn có các cấp quản trị rõ ràng, và phân cấp bậc, những nhà quản trị lớn chỉ tập trung thời gian vào quản lý những nhà quản trị cấp trung của doanh nghiệp.
Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị quan trọng được phân công ở nhiều mức độ khác nhau, mỗi cấp độ sẽ đóng một vai trò và vị trí nhất định trong hoạt động tổ chức, cấp độ quản trị càng cao thì chức năng hoạch định, trách nhiệm và tổ chức càng cao, và ngược lại, chức năng điều hành càng thấp khi cấp quản trị càng thấp.
Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết mật thiết với nhau, chức năng này sẽ bổ trợ cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp phát triển và lớn mạnh hơn qua thời gian.
Xem thêm: Tâm sự Ceo
Trên đây là bài viết về mối quan hệ giữa các chức năng quản trị. Hi vọng thông qua bài viết này sẽ cung cấp thêm cho bạn những thông tin hữu ích nhất khi tìm đọc chủ đề này.