Vạn vật không ngừng vận động và phát triển. Vì vậy, nếu muốn tồn tại, doanh nghiệp cần bước ra khỏi vùng an toàn của mình, liên tục thay đổi để thích nghi với cái mới. Vậy làm thế nào để tạo ra một quy trình quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp hiệu quả? Câu trả lời sẽ được bật mí qua bài viết dưới đây.
Tìm hiểu về quy trình quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì?
Quy trình quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp là chuỗi các hoạt động được hoạch định ra để chuyển đổi một cách liền mạch từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mới. Chuỗi hoạt động này sẽ không gây cản trở cho quy trình làm việc hoặc phát sinh bất kỳ thiệt hại nào.
Thị trường không ngừng biến động, xã hội ngày một cải tiến. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không thích nghi với các nhu cầu mới sẽ trở nên lỗi thời, thu lỗ và thất bại.
Một ví dụ điển hình là “ông lớn” Blackberry – hãng điện thoại danh tiếng một thời, sở hữu hơn 80 triệu người dùng trên thế giới. Tuy nhiên, do không áp dụng công nghệ màn hình cảm ứng mới, thương hiệu này đã nhanh chóng “bốc hơi” khỏi thị trường, để lại nhiều nuối tiếc cho người dùng thế giới.
3 kiểu quản lý thay đổi trong doanh nghiệp
Sự thay đổi thường xảy ra ở các mức độ khác nhau, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có cách quản lý khác nhau để mang lại hiệu quả tốt nhất. Có 3 kiểu quản lý thay đổi cơ bản, bao gồm: quản lý thay đổi từ cá nhân, quản lý thay đổi từ tổ chức và quản lý thay đổi từ doanh nghiệp.
Quản lý thay đổi từ cá nhân
Mặc dù là đơn vị nhỏ nhất trong một doanh nghiệp, nhưng mỗi cá nhân lại là “chiếc chìa khóa” tạo nên sự thành công trong quá trình thay đổi. Để tạo ra sự thay đổi cho mọi cá nhân, nhà lãnh đạo cần thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng và mong ước của họ.
Bạn có thể đặt ra một số câu hỏi sau để dễ dàng lắng nghe được “tiếng lòng” của mỗi nhân viên:
- Những thông điệp thay đổi cần truyền tải đến nhân viên là gì? Ai sẽ là phù hợp truyền tải những thông điệp ấy? Thời điểm nào phù hợp để truyền tải thông điệp?
- Nên đào tạo cho nhân viên những kỹ năng mới nào? Bao giờ đào tạo là hợp lý?
- Làm cách nào thuyết phục nhân viên thay đổi mà không ảnh hưởng đến tâm lý của họ? Đào tạo nhân viên thay đổi theo phương hướng nào?…
Quản lý thay đổi từ tổ chức
So với cá nhân, tổ chức là phần tử mở rộng và bao quát hơn. Để tạo ra sự thay đổi của tổ chức, trước tiên bạn phải xác định được đội nhóm nào cần thay đổi để đạt kết quả kinh doanh tốt hơn. Sau đó, bạn chỉ cần xây dựng bản kế hoạch cụ thể, dựa vào đó để phát triển, đào tạo nhận thức, kỹ năng và chuyên môn mới cho nhân viên.
Quản lý thay đổi từ doanh nghiệp
Đối với loại hình này, bạn phải tạo ra sự đổi mới toàn diện, từ trên xuống dưới, bao gồm: vai trò của ban lãnh đạo, quản lý, cấu trúc, quy trình, thủ tục,…, của toàn bộ doanh nghiệp.
Đặc biệt, khi thay đổi, bạn phải chú đến đến sự đồng bộ và nhất quán. Mặc dù các phòng ban trong doanh nghiệp hoạt động riêng lẻ, nhưng lại gắn bó mật thiết với nhau.
8 bước quan trọng trong quy trình quản lý sự thay đổi doanh nghiệp
Thay đổi không đơn thuần là một quyết định nhất thời, đây là một chiến dịch cụ thể với các nguyên tắc rõ ràng và chi tiết. Mặc dù những yếu tố dẫn đến sự thay đổi là khác nhau, nhưng nguyên tắc cốt lõi của quy trình quản lý sự thay đổi là giống nhau. 8 bước sau sẽ giúp bạn đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp bạn.
Bước 1: Xác định những mục tiêu của doanh nghiệp
Đây cũng là bước quan trọng nhất của quy trình quản lý sự thay đổi là định hướng được mục tiêu. Để thiết lập mục tiêu rõ ràng, bạn cần biết được vị trí hiện tại và vị trí bạn mong muốn doanh nghiệp đạt được trong tương lai.
Ngoài ra, bạn phải đảm bảo mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp tỷ lệ thuận với nhau. Một tầm nhìn tốt giúp doanh nghiệp bạn giữ được bản sắc và nét độc đáo riêng của mình.
Bước 2: Kêu gọi cộng sự tham gia
Quy trình quản lý sự thay đổi sẽ không hiệu quả nếu bạn tham gia một mình. Một cá nhân nhỏ lẻ không đủ sức thay đổi toàn bộ doanh nghiệp, ngay cả khi bạn có đủ kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ. Vậy nên, sự hỗ trợ của những cộng sự khác sẽ tạo nên hiệu ứng cánh bướm, giúp lan tỏa sự thay đổi trong phạm vi rộng.
Bước 3: Chỉ định người dẫn đầu
Mặc dù sức mạnh lớn nhất chính là tinh thần đoàn của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần chọn ra một hoặc một vài nhân tố dẫn dắt quy trình quản lý sự thay đổi trong các bộ phận khác nhau. Điều này giúp quá trình đổi mới diễn ra đúng hướng, hiệu quả và dễ kiểm soát hơn.
Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn cho đội ngũ
Sau khi chỉ định người dẫn đầu điều phối mỗi bộ phận, bước tiếp theo bạn cần làm là truyền đạt mục tiêu, tầm nhìn về sự thay đổi cho các nhân sự nắm rõ. Sự thấu hiểu lẫn nhau giữa đôi bên chính là tín hiệu tốt để quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp phát triển bền vững.
Bước 5: Loại bỏ mọi thách thức
Ở giai đoạn này, bạn và những cộng sự của mình đã “bước lên cùng một thuyền’’. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng không có bất kỳ rào cản nào ngăn bước tiến của mình và đồng đội. Bạn có thể trả lời một số câu hỏi sau để tìm ra các thách thức mình có thể gặp phải như:
- Quy trình và hệ thống cũ nào cần nhường chỗ cho những hệ thống mới?
- Công cụ nào cần được bổ sung thể để chuyển đổi hệ thống?
- Các nhân viên trong bộ phận có cần được đào tạo thêm kỹ năng để thực hiện các nhiệm vụ trong hệ thống mới không?
- Cần phân công lại nhiệm vụ và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm không?
Bước 6: Chia mục tiêu thành các cột mốc khác nhau
Bạn không thể cùng một lúc đạt được các mục tiêu thay đổi đã đặt ra. Vì vậy, hãy giảm áp lực cho doanh nghiệp bằng cách chia mục tiêu thành những cột mốc nhỏ. Điều này giúp cho bạn và cộng sự của mình tận hưởng cảm giác thành công khi hoàn thành được một cột mốc nào đó, giúp quá trình thay đổi trở nên thuận lợi và nhẹ nhàng hơn.
Bước 7: Không ngừng quan sát tiến trình của mình
Quy trình quản lý sự thay đổi bao gồm rất nhiều công việc như: lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát và đánh giá. Tất cả các yếu tố này cần được thực hiện đồng bộ và nhất quán để đạt mục tiêu tốt hơn.
Theo dõi mọi hoạt động đang diễn ra giúp bạn dễ dàng kiểm soát tốt hiệu quả tiến trình thực hiện, chẳng hạn như:
- Doanh nghiệp bạn có tốn quá nhiều thời gian để đạt được những cột mốc quan trọng hay không?
- Điều gì đã khiến doanh nghiệp bạn chậm trễ như vậy?
- Quy trình thay đổi vẫn còn những thách thức nào chưa được giải quyết?
Đặc biệt, theo dõi sát sao tiến trình còn giúp bạn duy trì động lực cho các thành viên. Những cuộc họp được tổ chức thường xuyên là nhân tố xốc lại tinh thần cho mọi người trong doanh nghiệp.
Bước 8: Liên tục cải thiện
Thay đổi là một hành trình dài và liên tục vì xã hội luôn có những biến động không ngừng. Do đó, bạn không nên tự mãn dù đã đạt được mục tiêu của mình.
Bạn có thể xem xét, đánh giá lại quy trình kinh doanh hiện tại để liên tục đổi mới, nâng cấp. Điều này giúp bạn xác định được những rào cản có thể phát sinh từ hệ thống mới mà bạn vừa triển khai.
Hiểu được nhu cầu thay đổi và triển khai quy trình vào đúng thời điểm là điều cần thiết giúp một doanh nghiệp duy trì sự tồn tại của mình. Bạn đã có kế sách thay đổi chưa? Nếu chưa, hãy bắt tay thực hiện ngay quy trình quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp nhé!
FAQs về quy trình quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp
Có rất nhiều mô hình quản lý thay đổi khác nhau, nhưng nhìn chung có 5 mô hình quản lý sự thay đổi phổ biến nhất là:– Mô hình ADKAR– Mô hình của Lewin– Mô hình của Kotter– Mô hình McKinsey 7-S
– Mô hình Kubler-Ross