Trong một tài liệu Excel , khi in ấn hoặc dùng tính năng Print Preview bạn thấy nó không in hết hoặc chỉ thấy được một phần của nội dung hoặc nó bị ngắt sang trang khác sai .
Để khắc phục vấn đề này bạn làm như sau .
Đánh dấu cả Sheet cần in .
Chọn tab Page Layout , trong Print Area chọn Clear Print Area .
Bấm Break , chọn Reset All Page Breaks
Đã khi nào bạn gặp trường hợp trong file excel có dòng bị ẩn mà bạn không thể mở ẩn [unhide] được không? Đây còn lại là trường hợp filter trong excel bị ẩn? Tại sao lại xảy ra trường hợp đó? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Ví dụ như sau [tải file ví dụ tại: //bit.ly/2SaVb77]
Trong hình trên, chúng ta có thể thấy bảng dữ liệu có các dòng đã bị ẩn đi. Nhưng khi chọn unhide các dòng bị ẩn thì không có kết quả gì.
Cách sửa lỗi này như thế nào?
Nguyên nhân bảng dữ liệu có dòng ẩn không unhide được
Khi chú ý vào phần số dòng màu xanh, chúng ta nhận thấy đây là dấu hiệu cho biết bảng dữ liệu đang ở chế độ Filter [lọc dữ liệu]. Tuy nhiên không có ký hiệu Filter => Đây là kết quả của việc sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter.
Để kiểm tra có đúng nguyên nhân này không, chúng ta chọn thẻ Data
Khi thấy biểu tượng Clear [loại bỏ chế độ lọc] có nổi rõ lên [không chìm như biểu tượng Reapply bên dưới] thì chứng tỏ bảng dữ liệu đang ở chế độ lọc dữ liệu.
Cách khắc phục lỗi không unhide được dòng ẩn
Chúng ta chỉ việc bấm vào biểu tượng Clear trong thẻ Data là bảng dữ liệu sẽ tự động mở các dòng bị ẩn:
Bảng dữ liệu đầy đủ khi bỏ lọc
Chú ý: Chỉ xảy ra trường hợp này với dòng bị ẩn.
Lọc dữ liệu trực tiếp trong bảng với Advanced Filter
Chúng ta thường sử dụng AutoFilter trong excel để lọc dữ liệu trong bảng mà ít khi để ý đến Advanced Filter cũng có tác dụng lọc dữ liệu trực tiếp trong bảng.
Cách làm như sau:
Ví dụ muốn lọc dữ liệu theo nhân viên là Lâm:
- Filter the list, in-place là cách thức lọc: lọc trực tiếp trong bảng dữ liệu
- List range: vùng bảng dữ liệu cần lọc [bao gồm cả dòng tiêu đề]
- Criteria range: điều kiện cần lọc [gồm tiêu đề và điều kiện tương ứng theo tiêu đề đó]
Khi bấm OK thì chúng ta sẽ có kết quả là bảng dữ liệu được lọc giống như ở đề bài. Và các dòng đã bị ẩn bởi chức năng lọc này sẽ không Unhide được.
Đây không hẳn là 1 lỗi của Excel, nó chỉ là kết quả của chức năng Lọc. Cách khắc phục đơn giản chỉ là bỏ chế độ lọc đi mà thôi. Nhưng qua đó chúng ta cũng học thêm được những kiến thức mới về Advanced Filter, cũng khá thú vị phải không nào.
Xem thêm các bài viết về ứng dụng của Advanced Filter nhé:
Hướng dẫn cách lọc tránh dữ liệu gần giống nhau bằng advanced filter
Hướng dẫn cách lập báo cáo chi tiết NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel
Hướng dẫn cách khắc phục file excel bị lỗi không mở được
Đôi khi bảng dữ liệu của bạn quá dài và lúc xử lý bạn không để ý, đến khi in ra thì bản excel của bạn bị tách cột thành 2 trang riêng rẽ khiến bạn gặp khó khăn khi theo dõi. Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn khắc phục điều đó.
1. THIẾT LẬP THÔNG SỐ CHO TRANG IN
Trước tiên, để bản excel của bạn in ra một cách khoa học, bạn cần thiết lập 1 số thông số cơ bản cho trang in. Các thông số để thiết lập cho trang in nằm ở thẻ Page Layout → Page Setup bao gồm:
– Margins: căn chỉnh lề
– Orientation: chiều của trang in [xoay ngang hoặc xoay dọc]
– Size: chỉnh kích cỡ trang giấy
– Print Area: chọn vùng cần in
– Print Titles: thiết lập tiêu đề trang in
Tương ứng với 5 nội dung trên là 5 phần như sau:
1.1. Căn chỉnh lề của trang in
Vào Page Layout → chọn Margins → chọn kiểu căn lề có sẵn. Mình thường chọn kiểu Normal với lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải như hình dưới đây. Theo ý kiến cá nhân mình thì đây là kiểu đẹp và khoa học nhất.
Hoặc bạn có thể tự căn chỉnh lề bằng cách vào Custom Margins.
Điền vào thẻ Margins trong hộp thoại Page Setup về các thông số: lề trên [Top], lề dưới [Bottom], lề trái [Left], lề phải [Right], Header, Footer mà bạn muốn đặt rồi chọn OK. [Lưu ý: Đơn vị mặc định của Excel là inch]
1.2. Xoay chiều của trang in
Vào Page Layout → Orientation → chọn chiều của trang giấy:
– Portrait: chiều dọc
– Landscape: chiều ngang
Một bảng tính Excel thường có nhiều cột nên mình khuyên bạn nên đặt giấy xoay ngang và chọn Landscape:
1.3. Chỉnh kích cỡ trang giấy [khổ giấy]
Vào Page Layout → Size → chọn khổ giấy.
Bạn có thể lựa chọn khổ giấy A5, B5, A4, B4, A3 tùy mục đích… Ở đây mình chọn khổ giấy A4 – kiểu in phổ biến nhất.
1.4. Chọn vùng cần in
Trong nhiều trường hợp bạn không muốn in toàn bộ bảng Excel mà chỉ muốn in một vài nội dung nhất định thì bạn chỉ cần thực hiện như sau:
Bôi đen vùng dữ liệu cần in. Sau đó vào Page Layout → Print Area → chọn Set Print Area
Vùng này sẽ được in ra, để hủy lệnh hoặc chọn vùng khác, bạn chọn Clear Print Area.
1.5. Thiết lập tiêu đề trang in
Bạn muốn 1 hàng hoặc 1 cột nào đó cố định ở mọi trang in thì cần sử dụng chức năng này:
Bước 1: Vào Page Layout → Print Titles.
Bước 2: Thẻ Sheet của hộp thoại Page Setup xuất hiện, ở mục Print Titles có nội dung sau để bạn lựa chọn:
– Row to repeat at top: chọn hàng bạn muốn lặp lại phía trên cùng ở trang. Với cách này thì hàng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang in.
– Columns to repeat at left: chọn cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của trang. Như vậy thì cột đó sẽ xuất hiện ở mọi trang in.
Ngoài ra thẻ Sheet còn có nhiều lựa chọn khác nhưng ít dùng đến nên mình chỉ giới thiệu Print Titles, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thì có thể click chọn các nội dung đó rồi bấm Preview để xem trước trang in là sẽ hiểu. Sau khi chọn xong bạn bấm OK.
2. CHỈNH CHO BẢNG TÍNH EXCEL IN VỪA VỚI KHỔ GIẤY A4
Ở mục 1 mình đã hướng dẫn cho bạn các thông số cơ bản để thiết lập cho trang in một cách khoa học nhất. Tuy nhiên vẫn chưa xong, nếu bảng Excel của bạn có quá nhiều cột và dài thì có thể khi in ra, bảng Excel của bạn sẽ bị tách cột như thế này:
Trang 1:
Và trang 2:
Nhìn rất mất thẩm mĩ và khó theo dõi đúng không? Vậy thì hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để khắc phục điều đó nhé:
Bước 1: Mở file Excel của bạn sau khi đã chỉnh thông số trang in ra, vào View → Page Break Preview
Giao diện Page Break Preview xuất hiện như sau:
Bước 2: Như bạn thấy đó, bảng Excel của mình bị tách thành 2 trang: Page 1 + Page 2 và giữa các page ngăn cách với nhau bằng đường viền màu xanh. Nhiệm vụ của bạn là căn chỉnh lại độ rộng của các cột sao cho nội dung của Page 2 được đưa vào Page 1. [Cách thực hiện: đặt con trỏ chuột vào ranh giới giữa các cột và kéo chuột].
Bạn có thể Zoom to hơn để căn chỉnh dễ hơn:
Đây là bảng Excel của mình sau khi chỉnh, nội dung đã được thu gọn vào Page 1.
Bước 3: Sau khi chỉnh xong, bạn vào View → Normal để trở lại chế độ chỉnh sửa trang tính bình thường.
Giao diện trang tính bình thường:
Bước 4: Tuy nhiên do vừa rồi mình co lại các cột nên một số nội dung bị mất chữ nên cần chỉnh lại bằng cách chọn toàn bộ trang tính [phím tắt: Ctrl + A] rồi vào Home → chọn Wrap Text để ngắt dòng.
Nội dung sẽ được hiển thị đầy đủ:
Bây giờ bạn hãy thử xem trước trang in bằng cách vào File → Print [phím tắt: Ctrl + P]
Đây là trang in của mình, nó đã được hiển thị đầy đủ các cột của trang tính:
3. CHỈNH CHẾ ĐỘ IN
Một số chế độ in cơ bản bạn cần chỉnh:
– Print One Sided: in 1 mặt
– Print Both Sided: in 2 mặt [nếu chọn in 2 mặt thì bạn nên chọn Print Both Sided – Flip pages on short edge nhé, nếu chọn Filp pages on long edge thì khi in ra mặt sau của trang giấy sẽ bị in ngược]
– Thiết lập Số lượng bản in ở mục Copies, sau đó ấn lệnh Print là trang Excel của bạn sẽ được in ra giấy.
4. KẾT LUẬN
Như vậy mình đã hướng dẫn xong cho bạn một cách chi tiết và đầy đủ nhất việc in trang Excel ra khổ giấy A4 vừa đẹp vừa khoa học. Việc cài đặt 1 trang in có thể phức tạp và rắc rối hơn do có quá nhiều chức năng nhưng mình đã chọn lọc và giới thiệu những nội dung cơ bản nhất, bạn có thể thực hiện theo và mình đảm bảo bạn sẽ có 1 trang in Excel hoàn hảo mà không lo bị mất cột, mấy nội dung, tránh việc phải in đi in lại tốn giấy.
Bài viết hơi dài nên mình sẽ chốt lại 3 việc chính bạn cần làm để in 1 trang Excel:
– Thiết lập thông số cho trang in [căn chỉnh lề, chiều của trang in, kích cỡ trang giấy…]
– Chỉnh cho bảng tính Excel vừa với khổ giấy
– Chỉnh chế độ in
Hi vọng bài viết này hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn thành công!