Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn ddienj tử năm 2024

“Hóa đơn đầu vào (hay còn được gọi là hóa đơn mua hàng thông thường), thuật ngữ này dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động trong tổ chức”.

Qua đó, hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào;
• Phiếu nhập kho: Với hàng hóa mua vào;
• Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;

  \>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 File luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chưa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

3. Quy định về cách lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ các quy định như sau:

• Hóa đơn điện tử đầu vào phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Hóa đơn điện tử tử đầu vào được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu;
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn theo quy định. Nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy;

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên bán và bên mua

3.1. Đối với bên bán

• Phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm;
• Không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu trữ dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào;
• Nên Export dữ liệu và nén lại dưới dạng .zip lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro. Bởi ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.

3.2. Đối với bên mua

• Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để hóa đơn điện tử có dạng XML;
• Hoặc có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng dạng khác là DPF. Tuy nhiên cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý;

\>>> ĐỌC THÊM: Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay

4. Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán

• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định là vấn đề vướng mắc của khá nhiều doanh nghiệp. Nếu như trước đây, khâu lưu trữ hóa đơn được thực hiện khá thủ công và tồn tại nhiều bất cập thì hóa đơn điện tử là giải pháp để tối ưu hóa vấn đề này. Doanh nghiệp hãy theo dõi ngay những thông tin dưới đây để nắm được cách lưu file hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định của pháp luật?

1. Tại sao doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo quy định của Cơ quan Thuế, doanh nghiệp xuất hóa đơn xong cần phải lưu trữ một thời hạn nhất định tuân theo Luật Kế toán, thông thường thời gian là 10 năm. Trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy gây nhiều điều bất cập khi lưu trữ: nguy cơ mất, hỏng, cháy hóa đơn. Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các vấn đề này được giải quyết triệt để.

Lý do doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử, một số trường hợp vẫn có thể xảy ra rủi ro dữ liệu bị xóa, virus xâm nhập, vấn đề liên quan đến ổ cứng,... Vì vậy, việc chuẩn bị phương án lưu trữ dữ liệu dự phòng là rất cần thiết để có thể đảm bảo khôi phục lại những dữ liệu quan trọng khi không may bị mất thông tin.

2. Căn cứ pháp lý để lưu trữ hóa đơn điện tử

Văn bản pháp luật nào doanh nghiệp cần nắm vững khi áp dụng lưu trữ hóa đơn điện tử? Căn cứ pháp lý để doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Cụ thể hơn, tại Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định về việc cả bên bán và bên mua sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định và thời hạn của Luật Kế toán.

Thông tư 32/2011/TT-BTC có hướng dẫn về việc lưu trữ hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo do một đơn vị trung gian đứng giữa cung cấp dịch vụ thì đơn vị trung gian này cũng cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn đã nêu ở trên.

Bên bán, bên mua là đơn vị kế toán và các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần sao lưu dữ liệu ra các vật mang tin để tiến hành lưu trữ. Các công cụ mang tin có thể là đĩa CD, đĩa flash USB, DVD,...

3. Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử chi tiết

Để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp cần phân loại hóa đơn đầu vào và đầu ra để áp dụng phù hợp.

3.1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào chi tiết

Người mua sẽ tiến hành lưu trữ hóa đơn đầu vào như sau:

• Sử dụng một email riêng để lưu trữ hóa đơn, thông báo email này với bên bán.
• Email này cần được có sự quản lý của Giám đốc hoặc quản lý, cụ thể là doanh nghiệp nên cấu hình cài đặt mail chuyển tiếp về mail của giám đốc hoặc quản lý để theo dõi.
• Tạo lập thư mục lưu trữ trên Google Drive cho email này.
• Sau khi nhận được email, người mua tải xuống và lưu trữ lại trên máy tính theo các tiêu chí: mã số thuế, tên bên bán, số hóa đơn để thuận tiện tra cứu. Đồng thời, với các hóa đơn này, người mua nên tạo lập một danh sách bằng file Excel để quản lý tình trạng hóa đơn, chèn link trên file danh sách trỏ tới từng hóa đơn để xem chi tiết khi cần.
• Sau đó, doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu trên máy tính với Google Drive.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên mua.

3.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Người bán áp dụng cách lưu hóa đơn điện tử đầu ra như sau:

• Trước khi ký trên hóa đơn điện tử, bên bán nên bật chế độ xem trước để kiểm tra lại toàn bộ thông tin quan trọng để tránh sai sót khi gửi cho khách hàng.
• Bên bán thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập theo một thư mục trên máy tính.
• Khi thực hiện gửi cho khách hàng qua email, bên bán nên gửi luôn hóa đơn vào 1 email riêng của công ty và sao lưu dữ liệu lên một email đã tạo trước đó.
• Danh sách và thông tin các hóa đơn phát sinh của bên bán cần được cập nhật bằng một file Excel để tiện theo dõi và quản lý và tra cứu, trỏ link đến từng hóa đơn chi tiết.
• Định kỳ một thời gian nhất định, doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc sao chép ra các vật mang tin.

4. E-invoice - Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật

Sử dụng công nghệ Blockchain, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do THAISONSOFT cung cấp đảm bảo doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, bảo mật.

Sử dụng E-invoice để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật.

Theo đó, E-invoice giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ bị rò rỉ hoặc bị xâm nhập, đánh cắp dữ liệu. Doanh nghiệp có thể yên tâm khi đưa dữ liệu lên hệ thống trực tuyến.

Công nghệ Blockchain được ứng dụng sẽ đảm bảo sự an toàn, tính minh bạch và độ chính xác của dữ liệu hóa đơn. Các trạng thái của hành động đều được ghi lại, các thao tác nhằm thay đổi dữ liệu cần phải được các bên kiểm tra và xác thực thì mới được thực hiện.

Trên đây là hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng khi triển khai hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc hoặc cần tư vấn giải pháp lưu trữ an toàn, bảo mật tối đa, vui lòng liên hệ theo số hotline sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.