Junk mail nghĩa là gì

Việc phải nhận quá nhiều Junk Mail hay thư rác với nội dung mời dùng thử hay quảng cáo chắc chắn sẽ khiến bạn khó chịu, thậm chí là ảnh hưởng đến người nhận nếu nó chứa mã nguồn độc hại hay virus. Tuy nhiên nếu có quá nhiều Junk Mail thì một số tin quan trọng của bạn có thể bị nhầm là Junk Mail và bị đẩy vào mục spam. 

Vậy Junk Mail là gì và lý do nào khiến email của bạn bị liệt kê vào Junk Mail? Tất cả mọi lời giải đáp cùng những kiến thức cần thiết có liên quan khác sẽ được Bizfly Cloud chia sẻ trong các phần nội dung thuộc bài viết dưới đây.

Khái niệm Junk Mail 

Bắt nguồn từ chuyên ngành bưu chính của Mỹ, Junk Mail hay thư rác là một thư từ chuyên dùng cho công việc truyền tải thông tin [chủ yếu là các quảng cáo có liên quan đến thứ mà người dùng tương tác]. Junk Mail cũng có thể bao gồm các loại thư từ nguy hiểm có chứa virus hay những nội dung nguy hiểm.

Để giải quyết tình trạng Junk Mail xuất hiện thường xuyên, hệ thống Google đã lập ra thư mục để chứa những Junk Mail được phát hiện một cách tự động. Tuy nhiên, hệ thống này chỉ có thể nhận diện và lọc Junk Mail theo một số tiêu chí nhất định. Và đây cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến một số tin quan trọng bị nhầm là thư rác và bị chuyển vào mục spam.

Junk Mail hay thư rác là một thư từ chuyên dùng cho công việc truyền tải thông tin

Một số thuật ngữ liên quan đến Junk Mail 

Một số thuật ngữ có liên quan đến Junk Mail chắc chắn bạn sẽ gặp qua khi tìm hiểu về nó đó là:

• Content filters [bộ lọc nội dung]: Nhiệm vụ của Content filters là duyệt các nội dung có trong thư để nhận diện thư đó có phải là thư rác hay là không.
• Header filters [bộ lọc tiêu đề]: Với khả năng đánh giá email thông qua tiêu đề, header filters được sử dụng với mục đích chính là xác định email được gửi đến có chứa thông tin giả mạo hay không.
• URL Blacklist: Đây là một danh sách đen có chứa các đường dẫn bị đưa vào mục nguy hiểm. Khi các trang web sử dụng thủ thuật SEO black hat hoặc các tool để thay đổi tên miền, nội dung, giao diện,... Thư này sẽ bị Google khoá URL và không được index.
• IP Blacklist: Đây là một danh sách đen có chứa các địa chỉ IP được đánh giá là spam hoặc không an toàn. Khi các tài khoản trên server spam số lượng lớn mail thì các tổ chức SPAM trên thế giới sẽ thêm IP của địa chỉ đó vào danh sách đen. Nếu IP bị đưa vào danh sách này, bạn sẽ phải kiểm tra, xử lý các vấn đề liên quan đồng thời liên hệ lại với tổ chức SPAM để rời khỏi đó.

Nguyên nhân mail gửi bị spam mail [Junk Mail]

Có rất nhiều nguyên nhân khiến mail của bạn bị xác nhận là Junk Mail cho dù đó là các thư quan trọng. Tuy vấn đề chính là do khả năng nhận diện bộ lọc của hệ thống chỉ mang tính tương đối vì dựa vào một số tiêu chí nhất định nhưng tình trạng Junk Mail vẫn đến từ nhiều nguyên nhân khác như:

• IP của mail server bị đưa vào Blacklist: Bạn nên kiểm tra và chắc chắn địa chỉ IP của mail server mình dùng không bị đặt trong danh sách bằng cách check tại //mxtoolbox.com/blacklists.aspx. Nếu kết quả trả về là LISTED thì nó đã bị liệt kê vào Blacklist. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại các tiêu chí và gỡ IP ra khỏi danh sách đó.
• Chưa trỏ PRT record: Trỏ PRT record sẽ giúp gia tăng mức độ tin cậy cho mail server khi nó được gửi đến các mail server khác. Bạn có thể kiểm tra tên miền đã trỏ PRT bằng đường dẫn //intodns.com/. Nếu kết quả là biểu tượng [!] thì mail server của bạn chưa được trỏ.
• Chưa cấu hình SPF record: Bằng cách kiểm tra domain sở hữu email, SPF record có thể đánh giá và phát hiện các thư điện tử giả mạo. Điều này giúp tăng độ tin cậy cho email. Bạn chỉ cần truy cập vào //mxtoolbox.com/ để kiểm tra tên miền đã cấu hình SPF record hay chưa.
• Mail bị gửi nhầm vào địa chỉ của tổ chức SPAM: Khi người dùng của bạn gửi nhầm mail vào một mail được định sẵn thì một loạt mail "bẫy" sẽ được tạo ra bởi tổ chức SPAM. Nếu mail của bạn được gửi vào bẫy thì IP sẽ bị liệt vào Blacklist.
• Mail của bạn bị chiếm quyền: Khi hacker tấn công, chiếm quyền và gửi hàng loạt mail cho nhiều người nhận sẽ khiến IP server bị liệt vào Blacklist. Do đó, hãy đảm bảo mail server tới client của bạn đã được cấu hình bảo mật bài bản.
• Mail của bạn bị đánh dấu spam: Người nhận mail khi đánh dấu thư của bạn là Junk Mail thì các thư sau sẽ nghiễm nhiên bị đánh dấu là spam. Nếu mail bị đánh dấu quá nhiều thì IP server sẽ nằm trong danh sách đen.
• Nội dung mail spam: Nếu nội dung mail chứa nội dung đe doạ, ngôn từ thù ghét, giả mạo người khác, nội dung khiêu dâm, thông tin cá nhân, nội dung bạo lực, bất hợp pháp, lạm dụng trẻ vị thành niên,... thì nó sẽ bị xác định là Junk Mail.

Hướng dẫn cách gửi mail không bị vào Junk Mail

Có rất nhiều lý do khiến mail của bạn bị liệt vào Junk Mail cho dù đó là những thông tin mang tính quan trọng. Để khắc phục được tình trạng này, bạn có thể thực hiện một số thao tác theo hướng dẫn sau:

• Đổi các địa chỉ website thiếu uy tín như tenweb.ga hay tenweb.com bởi mức độ uy tín của website thấp sẽ khiến email bị liệt vào danh mục spam.
• Xem xét lại nội dung, tránh việc mail chỉ có một ảnh, thông tin cần được bổ sung đầy đủ đồng thời căn chỉnh lại bố cục và nội dung để mail không bị nhầm là thư rác.
• Những nội dung sao chép từ các trình soạn thảo như Excel hay Word cần được thay đổi bởi việc sao chép và dán gây ra hiện tượng lỗi font sẽ khiến nội dung của mail bị hệ thống nghi ngờ.
• Chỉnh sửa các đường dẫn trang web trở về nguyên bản. Việc rút ngắn các đường dẫn có thể khiến hệ thống không kiểm tra được nơi mà trang web dẫn đến và mail sẽ bị đưa vào danh mục spam.
• Thực hiện chuyển đổi các HTML bị lỗi bởi chúng khiến cho hệ thống không thể kiểm tra được mã nguồn và mail sẽ không gửi được.

Đối với các email doanh nghiệp, việc hiểu rõ Junk Mail là gì không chỉ giúp hạn chế tối đa được tình trạng mail quan trọng bị đưa vào mục thư rác mà còn khiến cho email trở nên chuyên nghiệp hơn. Chắc chắn, bài viết mà Bizfly Cloud chia sẻ đã mang đến nguồn thông tin hữu ích dành cho bạn nhất là đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý thư điện tử.

BizFly Cloud là nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây với chi phí thấp, được vận hành bởi VCCorp.

BizFly Cloud là một trong 4 doanh nghiệp nòng cốt trong "Chiến dịch thúc đẩy chuyển đổi số bằng công nghệ điện toán đám mây Việt Nam" của Bộ TT&TT; đáp ứng đầy đủ toàn bộ tiêu chí, chỉ tiêu kỹ thuật của nền tảng điện toán đám mây phục vụ Chính phủ điện tử/chính quyền điện tử.

Độc giả quan tâm đến các giải pháp của BizFly Cloud có thể truy cập tại đây.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ và NHẬN ƯU ĐÃI 3 THÁNG tại: Manage.bizflycloud

'Junk mail' là thuật ngữ miêu tả các thư hay tài liệu quảng cáo được gửi mà người nhận không yêu cầu [thư rác]. Thuật ngữ này cũng áp dụng với thư điện tử.

Ví dụ

Why does no one send me real letters anymore? All I ever receive is junk mail!

When I checked my email this morning there were 15 items of junk mail advertising all kinds of weird things.

Xin lưu ý

Bạn cũng có thể đã biết đến cụm từ 'junk food'. Những thức ăn nhanh, không bổ béo gì như hamburgers và bánh mì kẹp xúc xích là các ví dụ về junk food.

I really need to stop eating so much junk food. I'm 2kg heavier than I was 2 months ago.

Thực tế thú vị:

Trong năm 2010, Cơ quan Bưu chính Anh, Royal Mail, phân phát 1,7 tỉ junk mail tới các hộ gia đình trên toàn quốc. Con số này tương đương với trung bình 26 thư rác một người mỗi năm.

BBC

Bài trước: "Scraping the barrel" nghĩa là gì?

Junk mail là một thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ những thư điện tử quảng cáo mà người nhận không yêu cầu. Hầu hết tất cả các thư này đều không được họ xem. Vì thế, để email gửi không bị rơi vào thư mực thùng rác, mời bạn cùng tham khảo cách khắc phục junk mail là gì trong bài viết này nhé.

Junk mail là gì?

Junk mail còn được gọi với tên khác là thư rác hay bulk mail. Đây là nội dung thư điện tử dùng cho việc truyền tải thông tin không mong muốn. Bên cạnh đó, Junk mail cũng được hiểu là những email chứa nội dung quảng cáo mà người nhận không yêu cầu gửi. Hay thậm chí, Junk mail còn bao gồm cả các thư chứa virus, mã độc.

Để xử lý vấn nạn Junk mail, Google lập ra thư mục Spam. Như vậy, những email có nội dung mà theo quy định của Google là thuộc về quảng cáo, chứa mã độc sẽ được liệt vào dạng thư rác, sau đó đẩy thẳng vào hộp Spam. Tuy nhiên, trong thực tế, có không ít email bình thường, thậm chí chứa nội dung quan trọng, liên quan đến công việc của đối tác gửi cho người nhận lại bị hệ thống server hiểu sai, và đẩy vào hộp thư Spam.

Nguyên nhân mail bị gửi vào spam

Nguyên nhân thường xảy ra nhiều nhất khiến email người dùng bị chuyển vào thư mục Spam là do hệ thống mail server phía bên gửi chưa có đủ độ tin cậy. Hoặc cũng có trường hợp, người nhận vô tình đánh dấu email là Spam. Thông thường, nguyên tắc để hệ thống Google xác định một email thuộc vào diện Spam là dựa vào một số cụm từ có trong thư như “Click vào”, “Hãy mua ngay”…

Thêm vào đó, người gửi email còn vô tình mắc phải một số lỗi khiến thư bị đưa vào Spam như:

• Gửi cùng lúc đến nhiều địa chỉ email trong cùng hệ thống mail server, dẫn đến việc hệ thống “lầm tưởng” thư điện tử đó là một hành động tấn công bằng Spam mail.
• Trong thư điện tử có dùng các từ ngữ mang nghĩa Spam, điển hình như “Hãy mua ngay”, “Nhận miễn phí”, “chúc mừng bạn đã trúng thưởng/nhận giải thưởng”, “Miễn phí 100%”, “Hãy nhấn vào đây”, “Cách kiếm tiền nhanh”…
• Nội dung thư chứa từ ngữ nhạy cảm, mang nghĩa xấu. Thậm chí một số từ như resort, gay, marketing, bất động sản, … cũng được Google liệt kê là nhạy cảm.
• Tiêu đề thư có chứa cụm từ “Kiểm tra ngay”.
• Toàn bộ nội dung email viết chữ in hoa.
• Thiết kế trang HTML trong Word và sau đó xuất ra lại file HTML.

Do đó, tránh được các lỗi trên sẽ giảm thiểu được tình trạng email gửi bị hệ thống nhận diện là thư rác, và chuyển vào thư mục Spam.

Cách thức hoạt động của bộ lọc Junk mail là gì?

Khi đã biết được nguyên nhân email bị chuyển vào thùng rác thì bạn cũng nên tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của bộ lọc, nhằm giúp cho thư gửi luôn ở trong hộp inbox.

Hệ thống mail server có bộ lọc được lập trình các tiêu chí nhằm thực hiện việc đánh giá mail là spam hay không. Mỗi tiêu chí sẽ ứng với một điểm số. Từ đó, hệ thống tính được tổng điểm đạt tiêu chí của email và ra điểm Spam. Nếu điểm vượt ngưỡng Spam thì hiển nhiên thư sẽ được hệ thống đánh dấu là mail rác.

Cách thức làm việc của bộ lọc Spam là kiểm tra nội dung tất cả các thư gửi đến như header, tiêu đề thư, nội dung thư, từ khóa, reverse DNS, URL Blacklist,…

Trong đó:

• Bộ lọc nội dung [Content filters]: Kiểm tra, xem xét nội dung thư để xác định nó có thuộc thư rác không.
• Bộ lọc Header [Header filters]: Kiểm tra, xem xét tiêu đề thư để xác định có thông tin giả mạo không.
• URL Blacklist: Điều này xảy ra khi các website sử dụng nhiều thủ thật, công cụ mà Google cấm, nhằm phục vụ cho mục đích tăng rank như link farms, cloaking, doorway pages, submit nhiều… Hoặc thay đổi nội dung, tên miền, giao diện quá nhiều; domain mua backorder không được index. Những hoạt động này dẫn đến việc URL bị khóa. Đồng thời, nó trở thành nguyên nhân làm cho email bị chuyển vào hộp Junk hay Spam.
• IP Blacklist: Đây là trường hợp do tài khoản của server gửi số lượng lớn email spam, dẫn đến tình trạng IP bị các tổ chức SPAM cho vào black list. Vì thế, đối với tình huống này, bạn cần kiểm tra kỹ vấn đề xem phát sinh ở đâu, rồi tiến hành xử lý. Sau đó, bạn liên hệ với tổ chức chống Spam để yêu cầu họ loại IP khỏi danh sách đen.

Danh sách tiêu chí Spam luôn được cải tiến và tăng mỗi ngày, giúp cho việc chống thư rác trở nên hiệu quả hơn. Bất kỳ người dùng nào khi nhận email và nhấn nút “báo cáo spam” thì bộ lọc sẽ tiếp nhận và tự động cập nhật ngay. Bên cạnh đó, các bộ lọc còn chia sẻ thông tin để hệ thống chống junk mail ngày càng hoàn hảo.

Hiện nay vẫn chưa có quy tắc tổng thể giúp người dùng tránh các bộ lọc, nhưng khi biết rõ về cách thức hoạt động của chúng, cũng như những nguyên nhân dẫn đến việc thư bị chuyển vào thùng rác thì phần nào đã giúp bạn hạn chế bị Junk mail. Đó là, bạn cần điều chỉnh và trau chuốt nội dung email để không phạm các lỗi như liệt kê ở phần trên.

Hướng dẫn cách khắc phục mail bị gửi vào spam

Như vậy, sau khi tìm hiểu về cách thức hoạt động của bộ lọc Junk mail là gì, cũng như nguyên nhân thư bị đưa vào thùng rác thì việc khắc phục chúng sẽ dễ dàng hơn. Cụ thể, để thư điện tử luôn ở hộp inbox, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Tuyệt đối không dùng HTML lỗi: Việc dùng HTML lỗi có nghĩa hệ thống sẽ không thể thực hiện kiểm tra code của website một cách nhanh chóng. Từ đó dẫn đến việc thư không gửi được và bị chuyển vào thư mục Spam.
• Tránh rút gọn link website: Thực hiện rút gọn link website sẽ làm cho hệ thống không thể kiểm tra trang web được. Vì thế, nó cũng không thể thực hiện việc duyệt thư, nên mặc nhiên sẽ được hiểu là thư Spam.
• Không sao chép nội dung từ các file sử dụng chương trình MS Office [Word, Excel, Power Point]. Do điều này sẽ làm phát sinh lỗi font khi dán vào email.
• Không gửi thư chỉ chứa hình ảnh mà không có nội dung kèm theo. Các email này không chỉ là hành động thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng người nhận, mà còn bị hệ thống mail server của bên nhận đánh dấu là Spam.
• Tránh việc để các địa chỉ website kém uy tín. Những tên miền có dạng như domain, domain.ga, domain.ml, domain.co… thường bị mail server liệt vào danh sách website spam.
• Tăng cường độ tin cậy cho mail server phía gửi: Bằng cách cấu hình đầy đủ SPF, DKIM, Domain keys… đồng thời, đảm bảo IP của máy chủ không nằm trong danh sách đen. Nếu địa chỉ IP bị các tổ chức SORBS-SPAM, Spamhaus, Spamcop liệt vào blacklist thì khả năng các thư điện tử gửi đi bị từ chối rất cao.