Khi bạn có quá nhiều việc và thời gian xử lý dài hơn dự kiến. bạn sẽ sớm thấy mọi thứ dần rối tung lên. Mọi công việc từ sửa lỗi, hỗ trợ nhóm, truyền tải thông tin giữa các bộ phận,…. việc nào cũng khẩn cấp, cần thiết và PHẢI LÀM. Nhưng khi tất cả các nhiệm vụ đều là ưu tiên, làm thế nào để bạn biết cái nào là quan trọng nhất? Đó chính là lúc bạn cần đến ma trận quản lý thời gian Eisenhower.
Ma trận Eisenhower là gì?
“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?
Được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ : Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower
Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Khẩn cấp và quan trọng [nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức].
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp [nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau].
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng [nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác].
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng [nhiệm vụ phải được loại bỏ].
Điều tuyệt vời nhất của ma trận Eisenhower là nó có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn [kế hoạch cho cả tuần] cũng như những kế hoạch nhỏ hơn [kế hoạch trong ngày].
Cấp độ 1 [P1]: Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại việc:
- Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
- Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
- Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.
Cấp độ 2 [P2]: Quan trọng, không khẩn cấp
Để quản lý thời gian tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!
Cấp độ 3 [P3]: Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.
Cấp độ 4 [P4]: Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?
Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower
P1: ~15% – 20% P2: ~60% – 65% P3: ~10% – 15%
P4: < 5%
Chúng ta vẫn thường trả lời khi được hỏi về thời gian “mình ước gì ngày có thể dài hơn 24 tiếng, như thế mới đủ để mình làm được mọi việc trong ngày”. Điều này làm tôi nhớ đến câu nói của H. Jackson Brow :"Đừng nói rằng bạn không có đủ thời gian.
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet [DARPA], chương trình thăm dò không gian [NASA]và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế [Luật Năng lượng nguyên tử - Atomic Energy Act]. Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu. Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?
Câu trả lời chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.
Ma trận quản lý thời gian – Time management Matrix
Cuộc sống tặng cho bạn, cũng như cho Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Mẹ Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson và Albert Einstein, mỗi ngày 24 giờ như nhau”. Có lẽ chúng ta không thiếu thời gian, điều khiến chúng ta khác biệt trong việc đạt được hiệu quả trong công việc chính là cách chúng ta phân bố thời gian và sử dụng nó. Giả sử như cùng một lượng thời gian là 10 tiếng, chúng ta được phân làm 4 nhiệm vụ, thì người biết cách quản lý thời gian sẽ biết phân phối sao cho vừa làm được nhiều việc nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người tạo ra phương pháp quản lý thời gian mang chính tên ông - Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box
Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ QUAN TRỌNG [IMPORTANT] chứ không phải vào những thứ KHẨN CẤP [URGENT]. Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:
- VIỆC QUAN TRỌNG: là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với MỤC TIÊU [mang tính dài hạn] đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc.
- VIỆC KHẨN CẤP: yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường liên quan tới người khác [mục tiêu của người khác], chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới...
Nội dung phương pháp ma trận The Eisenhower Matrix
Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.
Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau
- Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent [nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức].
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent [nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau].
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important [nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác].
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent [nhiệm vụ sẽ được loại bỏ].
P1 - Quan trọng và khẩn cấp
Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:
- Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...
- Đoán trước được thời điểm xảy ra: Lễ kỷ niệm của công ty, Các chương trình hội thảo, hội nghị với khách hàng
- Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....
Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.
P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp
P2 không yêu cầu làm ngay nhưng phải làm hết tất cả vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...
Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.
P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn, chẳng hạn ai đó nhờ đi mua đồ khi đang làm việc, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè. Cách tốt nhất để giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt là ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.
P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp
Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện. Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.
Tóm lại
- Đầu tiên ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu, bao gồm các việc tốn thời gian nhưng không quan trọng. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.
- Hãy dành thời gian xem xét danh sách các nhiệm vụ của bạn và xác định chúng thuộc những mức độ ưu tiên nào bằng cách đặt ra những câu hỏi: Nhệm vụ có thời hạn không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng. Thời hạn có sát không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ khẩn cấp. Đây có phải là nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ khác không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng. Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, thì đó không phải nhiệm vụ không quan trọng. Phải làm gì cho sự phát triển cá nhân của bản thân? Phải làm gì đối với sự phát triển sự nghiệp của bản thân?
- Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước.
- Có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
- Nếu đang làm việc Quan Trọng Không Khẩn Cấp [P2] có phát sinh việc Quan Trọng Khẩn Cấp [P1] --> ưu tiên hoàn thành [P1] trước sau đó giải quyết nốt [P2] chứ không để sang ngày hôm sau.
Nếu không có khả năng tự tạo tool cho riêng mình thì có thể tải ứng dụng trên app vào điện thoại di động
Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.
Theo Vân Anh, quantrimang.com [dịch từ Mind Tools]
Xem thêm: Cách để sắp xếp các công việc ưu tiên