Việc làm Quản lý điều hành
Trước khi tìm hiểu PDCA là gì, bạn có đang thắc về việc PDCA xuất phát từ đâu không?
Walter Shewhart - Một nhà thống kê và vật lý học người Mỹ, ông được xem là người đã khai sinh ra PDCA. Ông đã xây dựng nền tảng này sau nhiều sự say mê phân tích cải tiến chất lượng và sự thống kê. Nhiều ấn phẩm trên thế giới đã ghi lại điều này.
Nhiều năm sau đó, lấy cảm hứng từ ý tưởng của Walter Shewhart, William Deming đã phát triển mô hình thành một chu trình học tập và cải tiến, trở nên phổ biến như PDCA. Đây cũng chính là lý do tại sao PDCA còn được gọi là chu kỳ Shewhart hay chu kỳ Deming. Deming muốn tạo ra một cách để xác định nguyên nhân khiến sản phẩm không đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Giải pháp của ông giúp các doanh nghiệp phát triển các giả thuyết về những gì cần thay đổi, sau đó kiểm tra những điều này trong một vòng phản hồi liên tục.
PDCA là gì? PDCA là một chu trình thể hiện phương thức tiếp cận một cách tuần hoàn để liên tục cải tiến liên tục chất lượng dịch vụ, sản phẩm và con người. Nó trở thành một phần không thể thiếu của ngày nay, được gọi là Lean Management. Nó bao gồm kiểm tra một cách có hệ thống các giải pháp khả thi, đánh giá kết quả và thực hiện các giải pháp được chứng minh là có hiệu quả. Bốn giai đoạn đó là:
- PLAN [kế hoạch]: xác định và phân tích vấn đề hoặc cơ hội, phát triển các giả thuyết về vấn đề có thể là gì và quyết định thử nghiệm cái nào.
- DO [làm]: kiểm tra giải pháp tiềm năng, lý tưởng ở quy mô nhỏ và đo lường kết quả.
- CHECK [kiểm tra]: kiểm tra, nghiên cứu kết quả, đo lường hiệu quả và quyết định xem giả thuyết có được hỗ trợ hay không.
- ACTION [hành động]: nếu giải pháp thành công, hãy thực hiện nó.
Chẳng hạn như, hãy nghĩ rằng khách hàng của bạn có khá nhiều ý kiến không hài lòng về tốc độ phản hồi của đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn rất chậm. Sau đó, bạn có thể sẽ cần phải cải thiện cách làm việc nhóm của bạn để giữ cho khách hàng hài lòng. Đó là điểm mà PDCA phát huy tác dụng.
Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp ngày nay, nơi mọi thứ có thể giúp họ hợp lý hóa quy trình của họ để giảm chi phí, tăng lợi nhuận, doanh thu và cải thiện sự hài lòng của khách hàng có thể mang lại lợi thế.
Nhiều nhà quản lý, có khả năng vô tình sử dụng chu trình PDCA giúp chỉ đạo các tổ chức của họ, vì nó bao gồm các nguyên lý rất cơ bản của việc hoạch định chiến lược. Bốn thành phần của chu trình PDCA được phân tích như sau:
2.1. Plan - Lập kế hoạch
Một kế hoạch dự án được xác định rõ ràng cung cấp cho bạn một khung vận hành. Điều quan trọng, nó sẽ phản ánh sứ mệnh cũng như giá trị của tổ chức. Bạn sẽ cần lên kế hoạch cho những gì cần phải làm trong giai đoạn đầu tiên này. Tùy thuộc vào quy mô của dự án, việc lập kế hoạch có thể chiếm phần lớn trong nỗ lực của bạn và team. Thông thường, các kế hoạch sẽ bao hàm các bước nhỏ và chi tiết bên trong, Chính vì thế bạn không phải lo việc không có kế hoạch phù hợp hay dễ bị thất bại.
Tuy nhiên, cần chắc chắn rằng tự vấn bản thân những câu hỏi này trước khi bạn chuyển sang giai đoạn kế tiếp. Những câu hỏi có thể như sau:
- Mấu chốt là vấn đề nào bạn cần giải quyết?
- Bạn cần chuẩn bị những tài nguyên gì?
- Bạn hiện tại đang có những tài nguyên gì?
- Phương pháp tối ưu nhất cùng với tài nguyên sẵn có để bạn có thể khắc phục sự cố là gì?
- Nếu kế hoạch thành công, vậy nó hướng đến mục đích gì?
Nếu ý tưởng của bạn thành công và vấn đề của bạn đã được giải quyết, bạn sẽ trở lại điều này trontg giai đoạn check [kiểm tra].
Việc làm chuyên viên quản trị dự án
2.2. Do - Thực hiện
Đây là bước mà kế hoạch sẽ được thực hiện hóa. Kế hoạch được thực hiện bởi một lý do, vì vậy, điều quan trọng là người chơi phải thực hiện nó như đã vạch ra trước đó. Giai đoạn này có thể được phân chia thành ba phân đoạn, bao gồm đào tạo tất cả các nhân viên tham gia, quá trình thực hiện công việc và ghi lại những hiểu biết, hoặc dữ liệu để có thể đánh giá trong tương lai.
Sau khi bạn đã đồng ý về kế hoạch, đây là lúc để hành động. Bạn sẽ phải áp dụng mọi thứ đã được xem xét trong giai đoạn trước ở giai đoạn này. Lưu ý rằng trong giai đoạn này, vẫn có những rủi ro và sự cố có thể xảy ra. Đó cũng chính là lý do tại sao bạn cần cố gắng kết hợp kế hoạch của mình ở quy mô nhỏ và trong một môi trường được kiểm soát cho một tình huống hoàn hảo.
Tiêu chuẩn hóa giúp bạn ứng dụng kế hoạch một cách trơn tru. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết đến vai trò và trách nhiệm của họ.
2.3. Check - Kiểm tra
Khi bạn đã hoàn thành thử nghiệm của mình, đã đến lúc xem xét và phân tích kết quả. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó cho phép bạn đánh giá giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Kế hoạch có thực sự hiệu quả không? Nếu vậy, có bất kỳ trục trặc trong quá trình? Những bước nào có thể được cải thiện hoặc cần được loại bỏ khỏi các lần lặp lại trong tương lai?
Thông thường, nên có hai kiểm tra trong suốt dự án của bạn. Đầu tiên, kiểm tra nên được thực hiện cùng với việc thực hiện để đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án đang được đáp ứng. Thứ hai, một đánh giá toàn diện hơn về dự án nên được thực hiện sau khi hoàn thành để cho phép thành công và thất bại được giải quyết, và để thực hiện các điều chỉnh trong tương lai. Đánh giá của bạn trong giai đoạn này sẽ hướng dẫn các quyết định của bạn trong bước tiếp theo, vì vậy điều quan trọng là phải xem xét kết quả của bạn một cách cẩn thận.
Việc làm chuyên viên phát triển dự án
2.4. Action - Hành động
Cuối cùng, đã đến lúc hành động. Nếu tất cả đã đi theo kế hoạch, bây giờ bạn có thể thực hiện kế hoạch đã thử và thử nghiệm của mình. Quá trình mới này bây giờ trở thành cơ sở của bạn cho các lần lặp PDCA trong tương lai. Bây giờ, bạn cần phải hành động. Khi các lỗi trong quá khứ đã được xác định và tính toán, chu trình PDCA có thể được xác định lại và lặp lại một lần nữa trong tương lai, có lẽ để kết quả tốt hơn theo hướng dẫn mới.
Hãy xem xét các câu hỏi sau đây trước khi bạn hành động:
- Những nguồn lực nào bạn cần để thực hiện giải pháp ở quy mô đầy đủ?
- Cần đào tạo những gì để thực hiện và áp dụng thành công?
- Làm thế nào bạn có thể đo lường và theo dõi hiệu suất của giải pháp?
- Những cơ hội nào để cải thiện?
- Chúng ta đã học được những gì có thể được áp dụng cho các dự án khác?
Nếu kế hoạch không được triển khai như mong đợi, bạn có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch để điều chỉnh và chuẩn bị cho một thử nghiệm mới.
Chu trình Plan-Do-Check-Act [PDCA] là một khung đơn giản nhưng mạnh mẽ để khắc phục các sự cố ở bất kỳ cấp nào trong tổ chức của bạn. PDCA là một chu trình bao gồm việc bắt buộc sự cam kết để cải tiến liên tục, vì vậy, tác dụng của nó đối với việc tăng năng suất và quản lý doanh nghiệp hiệu quả là không hề nhỏ. Sau cùng, hãy ghi nhớ rằng, những trường hợp khẩn cấp không phù hợp để ứng dụng PDCA trong việc giải quyết.
3. Công dụng chính mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp
Sau khi đã biết khái niệm PDCA là gì cùng với sự hoạt động của nó. Tiếp sau đây, hãy ghi nhớ những công dụng mà phương pháp này mang lại cho bạn. Khả năng phục hồi của PDCA đối với thực tiễn ở mọi cấp độ hoặc mức độ đã góp phần vào sự phát triển của nó như là một trong những phương pháp cải tiến quy trình phổ biến và thường xanh nhất, bên cạnh việc mở rộng sử dụng sang một số mục đích khác.
3.1. Cải tiến quy trình
Chu trình PDCA cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty. Điều này làm PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho:
- Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến quy trình bất kể các mục tiêu và đóng cánh cửa vào sự tự mãn.
- Triển khai các dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi sẵn có của PDCA cho phép sửa chữa các nhược điểm và cải thiện mọi thứ ở giai đoạn thực hiện quy trình, mà không đặt toàn bộ tài nguyên hoặc danh tiếng.
- Quá trình theo dõi: Chu trình PDCA đòi hỏi phải kiểm tra các thay đổi đã thực hiện để thống nhất trước khi áp dụng nó trên bảng.
Việc sử dụng chu trình hành động kiểm tra kế hoạch cho phép chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và cho phép cải thiện dần dần.
3.2. Thay đổi cách quản lý
PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục - kaizen.
Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi thành phần lập kế hoạch [Plan], triển khai nguyên mẫu [Do], đánh giá nguyên mẫu về tính phù hợp và hiệu suất [Check] và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công nguyên mẫu [Action]. Điều này góp phần tích hợp quy trình quản lý sự thay đổi trong hoạt động tổ chức hàng ngày thông thường, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.
Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh
3.3. Quản lý chất lượng
Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.
PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA tạo điều kiện. Việc áp dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.
3.4. Duy trì kiểm soát dự án
Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách, chẳng hạn như:
- Cung cấp câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu,.. của dự án. Điều này làm tăng kiến thức giúp bạn dễ dàng khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau và chọn một phương pháp thực hiện dự án phù hợp.
- Đảm bảo rằng những điều chưa biết khi bắt đầu dự án vẫn được chứng minh hoặc giảm giá.
- Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.
- Cho phép hiểu rõ hơn về hiện tượng chi phí và hiệu ứng.
3.5. Quản lý hiệu suất
Giai đoạn “kế hoạch” kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “thực hiện” là hiệu suất thực tế và giai đoạn “kiểm tra” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “hành động” xác nhận hiệu suất đó.
Trong hầu hết các tổ chức quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản đánh giá hiệu suất cũ hơn của nó, vẫn là một chức năng "nhân viên" riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách lớn.
3.6. Năng lực cạnh tranh của tổ chức
Việc áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn hoặc kết hợp quản lý điều hành vòng kín với tốc độ.
PDCA là gì? PDCA nhanh nhẹn đòi hỏi phải xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt các biến động đó bất cứ khi nào có thể bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách hoặc quy tắc kinh doanh. Kế hoạch dự phòng được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại.
Quá trình này cũng giúp tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống CNTT trong một tổ chức. Việc xử lý như vậy với sự thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.
4. Ưu nhược điểm của PDCA là gì?
Mô hình này là một cách đơn giản nhưng mạnh mẽ để giải quyết các vấn đề mới và định kỳ trong bất kỳ ngành, bộ phận hay cơ quan nào. Phương pháp lặp lại của nó cho phép bạn và nhóm của bạn thử nghiệm các giải pháp và đánh giá kết quả trong một chu trình giảm chất thải. Nó mang đến một cam kết cải tiến liên tục, tuy nhỏ và có thể cải thiện hiệu quả và năng suất một cách có kiểm soát, không có rủi ro khi thực hiện quy mô lớn, những thay đổi chưa được kiểm chứng đối với các quy trình của bạn.
Tuy nhiên, trải qua chu trình PDCA có thể chậm hơn nhiều so với việc thực hiện “gung ho” đơn giản. Vì vậy, nó có thể không phải là cách tiếp cận phù hợp để xử lý một vấn đề khẩn cấp hay cấp bách. Nó cũng đòi hỏi sự “mua lại” đáng kể từ các thành viên trong nhóm và cung cấp ít cơ hội hơn cho sự đổi mới căn bản, nếu đó là những gì tổ chức của bạn cần.
Việc làm nhanh
5. PDCA không chỉ dừng lại ở việc áp dụng cho doanh nghiệp
Mặc dù PDCA là một công cụ hiệu quả cho các doanh nghiệp, bạn cũng có thể sử dụng nó để cải thiện hiệu suất của chính mình. Xác định những gì đang kìm hãm bạn trong sự nghiệp và cách mà bạn muốn tiến bộ. Nhìn vào nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào và đặt ra các mục tiêu để vượt qua những trở ngại này [Kế hoạch - Plan].
Khi bạn quyết định về hành động của mình, hãy thử các cách tiếp cận khác nhau để có được kết quả mà bạn muốn [Thực hiện - Do]. Xem xét tiến độ thường xuyên, điều chỉnh hành vi của bạn cho phù hợp và xem xét hậu quả của hành động mà bạn đã thực hiện [Kiểm tra - Check]. Cuối cùng, thực hiện những gì đang hoạt động và liên tục tinh chỉnh những gì không đúng [Hành động - Action].
Trên đây không chỉ là những chia sẻ về thông tin cho câu hỏi PDCA là gì? Mà bài viết này còn giúp bạn nhận ra làm thế nào để một phương pháp đơn giản có thể được thực hiện hiệu quả? Chúc bạn thành công khi ứng dụng PDCA cho riêng mình nhé!