Dừng chức năng macro như thế nào

Nếu bạn làm việc với Microsoft Word nhiều và thấy mình làm những việc giống nhau lặp đi lặp lại, hãy tạo macro. Vậy macro trong Word là gì? Tại sao nó lại giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi làm việc trên văn bản? Chúng ta hãy đi tìm câu trả lời trong bài viết này nhé.

1. Macro trong Word là gì?

Macro là cách viết tắt của từ macroinstruction. Đây là một chuỗi các lệnh được ghi lại để nó có thể được phát lại (thực thi) sau đó. Macro có thể giảm số lượng công việc mà bạn thực hiện thường xuyên. Điều tuyệt vời khi tạo macro trong Word là bạn không cần biết cách lập trình.

2. Tại sao bạn nên sử dụng macro trong Word?

Với macro, bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách nhấp vào một lệnh thay vì thực hiện tất cả các bước. Một số tình huống mà bạn có thể sử dụng macro để tăng hiệu quả công việc như:

• Chèn logo và tên công ty của bạn vào một kiểu chữ cụ thể.
• Chèn một bảng mà bạn cần tạo thường xuyên.
• Định dạng tài liệu với các đặc điểm nhất định như đánh số trang và các đoạn văn có khoảng cách riêng.

Nói chung, tạo và sử dụng macro là một kỹ năng có thể học được dễ dàng nhưng hiệu quả mang lại rất cao.

3. Cách xem có bao nhiêu macro trong Word

Bạn đã từng nghe nói về macro là những thứ độc hại vì chúng có thể chứa vi-rút. Ngoài ra, bạn còn được khuyên rằng nên cẩn thận khi mở tài liệu Office từ những người không quen biết vì họ có thể gán macro độc hại. Tuy nhiên, điều đó lại không phải vấn đề ở đây. Bạn tạo macro của riêng mình, vì vậy bạn có thể yên tâm sử dụng nó.

Có hơn 950 lệnh trong Word và hầu hết chúng đều nằm trên menu và thanh công cụ. Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt để thực hiện một trong số các lệnh đó. Tuy nhiên, một số lệnh lại không được gán cho các menu hoặc thanh công cụ theo mặc định. Trước khi bạn tạo macro của riêng mình trong Word, hãy kiểm tra xem nó có tồn tại hoặc được đưa lên thanh công cụ hay không. Để xem các lệnh có sẵn trong Word, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu của bạn trên máy tính và chọn tab View trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn Macros trong mục Macros. Đây là tuỳ chọn nằm cuối cùng ở trong tab View.

Bước 3: Chọn View Macros. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F8 để truy cập hộp thoại Macros.

Bước 4: Trong hộp thoại Macros, bạn hãy chọn Word Commands nằm ở trong phần Macros in.

Bước 5: Trong danh sách tên lệnh theo thứ tự bảng chữ cái, bạn hãy sử dụng chuột chọn lệnh và xem mô tả ở bên dưới trong phần Description.

Nếu lệnh macro bạn muốn tạo tồn tại, đừng sao chép nó với macro Word của riêng bạn. Nếu nó không tồn tại, hãy tiếp tục tạo macro Word.

4. Lập kế hoạch trước khi tạo macro cho riêng bạn

Bước quan trọng nhất trong việc tạo macro Word hiệu quả là lập kế hoạch cẩn thận. Việc lập kế hoạch này bao gồm việc có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn macro Word thực hiện, cách nó sẽ giúp công việc trong tương lai của bạn dễ dàng hơn và các trường hợp bạn dự định sử dụng nó.

Khi đã có tất cả trong đầu, bạn hãy lên kế hoạch cho các bước trong thực tế. Điều này rất quan trọng vì trình ghi sẽ ghi nhớ mọi thứ bạn làm và đưa nó vào macro. Ví dụ, nếu bạn gõ một cái gì đó và sau đó xóa nó, mỗi khi bạn chạy macro đó, Word sẽ thực hiện cùng một thao tác như vậy, làm cho macro hoạt động không hiệu quả.

Khi bạn lập kế hoạch tạo macro của mình, đây là một số điều cần xem xét:

• Lập kế hoạch cho các lệnh và thứ tự mà bạn muốn macro thực hiện các lệnh.
• Biết các phím tắt cho các lệnh bạn định sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc điều hướng vì bạn không thể sử dụng chuột để điều hướng trong vùng tài liệu khi bạn chạy trình ghi. Hơn nữa, bạn sẽ tạo macro gọn gàng hơn nếu bạn sử dụng phím tắt thay vì các phím mũi tên.
• Lập kế hoạch cho các thông báo mà Word có thể hiển thị vì điều đó sẽ dừng hoạt động của macro.
• Sử dụng ít bước nhất có thể để giữ cho macro hoạt động hiệu quả nhất.
• Thực hiện ít nhất một lần chạy thử trước khi bạn bắt đầu ghi.

Sau khi bạn đã lập kế hoạch cho macro trong Word và thực hiện thử, bạn hãy sẵn sàng để ghi lại. Nếu bạn đã lập kế hoạch macro của mình một cách cẩn thận thì việc ghi lại nó để sử dụng sau này sẽ là phần dễ dàng nhất của quá trình. Sự khác biệt duy nhất giữa việc tạo macro và làm việc trên tài liệu là bạn chỉ cần nhấn một vài nút và thực hiện một vài lựa chọn trong hộp thoại để thay thế cho rất nhiều thao tác lặp lại.

5. Cách tạo macro trong Word

Khi bạn bắt đầu ghi macro, con trỏ chuột có một biểu tượng nhỏ trông giống như một cuộn băng cát-sét bên cạnh, cho biết rằng Word đang ghi lại các thao tác của bạn. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước bạn đã vạch sẵn ra trong giai đoạn lập kế hoạch. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn nút dừng lại (nó là nút hình vuông màu xanh ở bên trái). Khi bạn nhấn nút dừng, macro trong Word của bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Đây là các bước để bạn tạo macro:

Bước 1: Chuyển đến tab Views > Macros, sau đó chọn Record Macro… để mở hộp thoại Record Macro.

Bước 2: Trong hộp thoại Record Macro, bạn hãy lựa chọn một cái tên cho macro của mình ở trong mục Macro Name.

Lưu ý: Tên có thể chứa tối đa 80 chữ cái hoặc số (không có ký hiệu hoặc khoảng trắng) và phải bắt đầu bằng một chữ cái. Tên phải là duy nhất để bạn có thể xác định chức năng của nó mà không cần phải tham khảo mô tả.

Bước 3: Trong mục Description, bạn hãy nhập mô tả về các hành động mà macro thực hiện.

Bước 4: Chọn xem bạn muốn macro có sẵn trong tất cả các tài liệu hay chỉ trong tài liệu hiện tại. Nếu bạn chọn giới hạn tính khả dụng của lệnh, hãy đánh dấu tên tài liệu trong menu thả xuống của mục Store macro in.

Bước 5: Khi bạn đã nhập xong thông tin cho macro, hãy chọn OK. Thanh công cụ Record Macro sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của màn hình.

6. Cách kiểm tra macro trong Word

Mục đích đằng sau việc tạo macro trong Word là để tăng tốc công việc của bạn. Bằng cách đặt các tác vụ lặp đi lặp lại và chuỗi lệnh phức tạp, bạn có thể xử lý hàng tá công việc một cách hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo macro của bạn chạy như dự định bằng cách kiểm tra macro trước khi cho nó chạy trên các tài liệu quan trọng.

Bước 1: Để chạy macro, bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F8 để hiển thị hộp thoại Macros.

Bước 2: Đánh dấu macro trong danh sách, sau đó chọn Run.

Sau khi bạn thấy macro hoạt động như ý muốn, bạn có thể áp dụng nó cho nhiều tài liệu hơn. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Cám ơn bạn đã xem bài viết.